Hiện nay, tất cả các dữ liệu thông tin cung cấp dịch vụ, xuất nhập hàng hoá đều được thể hiện trên hoá đơn và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Do đó, doanh nghiệp cần phải đảm bảo những nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử. Mặc dù hóa đơn điện tử đều được hỗ trợ phát hành thông qua các phần mềm nhưng việc xảy ra sai sót là khó tránh khỏi. Sẽ có những trường hợp sai sót có thể điều chỉnh hoặc thay thế, tuy nhiên có trường hợp bắt buộc phải huỷ. Tuy nhiên, có nhiều trường hợp hóa đơn đã phát hành nhưng sau đó người bán tự ý hủy hóa đơn, không thông báo sai sót cho bên mua, như vậy trong trường hợp này người bán có bị xử phạt gì không? Các bạn cùng tìm hiểu các quy định liên quan trong bài viết sau đây nhé.
1. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Cụ thể:
1- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
2- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020 sau đó phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.
Như vậy, nếu thuộc 02 trường hợp trên thì người bán phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
2. Phân biệt giữa hủy và tiêu hủy hóa đơn
Hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử không phải là một, hủy hóa đơn là hóa đơn vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin có thể rà soát, tra cứu được chỉ là hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nữa còn tiêu hủy hóa điện tử là hóa đơn đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập/tham chiếu thông tin được nữa.
Cụ thể, khoản 10 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:
10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.
Còn điểm a khoản 11 Điều 3 Nghị định này quy định:
11. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:
a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
3. Tự ý hủy hóa đơn có bị phạt không?
Các quy định nêu trên đã hướng dẫn cụ thế cách xử lý hóa đơn khi có sai sót và những trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử. Vậy đối với trường hợp người bán tự ý hủy hóa đơn thì cả người mua lẫn người bán sẽ gặp những rủi ro gì? Các bạn cùng tham khảo một số tình huống sau nhé.
3.1 Tham khảo hướng dẫn của TCT trong buổi hỗ trợ trực tuyến hóa đơn điện tử ngày 15.06.2022
3.2 Công văn 4232/CTBDU-TTHT ngày 03/03/2023 hướng dẫn xử lý khi người bán hủy nhầm hóa đơn
Trường hợp nếu Công ty thực hiện hủy nhầm hóa đơn điện tử năm 2022 thì Công ty lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử hủy nhằm của năm 2022 kèm biên bản giải trình ghi rõ sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” được quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
3.3 Công văn 1952/CTBDU-TTHT ngày 09/02/2023 đối với trường hợp tự ý hủy hóa đơn
Trường hợp hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế đã lập theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã gửi cho người mua sau đó phát hiện có sai sót thì hai bên mua và bên bán thực hiện xử lý sai sót theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ. Trường hợp bên bán tự huỷ mà không thông báo với bên mua hoặc không có thoả thuận giữa hai bên thì hoá đơn trên được xem là hoá đơn bất hợp pháp, người mua không được kê khai khấu trừ thuế GTTGT và hạch toán vào chỉ phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Như vậy, khi bên bán đã hủy hóa đơn thì hóa đơn này không còn giá trị sử dụng, không được kê khai khấu trừ thuế và đưa vào chi phí hợp lý. Nếu bên mua không phát hiện ra sai sót và vẫn cố tình sử dụng thì được coi là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
Các bạn có thể tham khảo bài viết liên quan đến vấn đề sử dụng hóa đơn bát hợp pháp:
https://danketoan.com/threads/su-dung-hoa-don-tri-gia-200-000-mot-doanh-nghiep-bi-phat-den-35-trieu-dong.293094/
https://danketoan.com/threads/xu-ly-hoa-don-cua-doanh-nghiep-bo-tron.293096/
Trên đây là một số văn bản hướng dẫn các tình huống liên quan đến việc người bán tự ý hủy hóa đơn. Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định rất rõ các trường hợp được phép hủy hóa đơn. Bên cạnh đó, tại điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn:
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
Nếu bên bán cố tình hủy hóa đơn không có sai sót là vi phạm quy định, nếu không giải trình một cách hợp lý thì bên bán có rủi ro vi phạm về gian lận thuế, trốn thuế,…
Như vậy, tùy vào mỗi tình huống cụ thể mà cả bên bán, bên mua sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro liên quan đến thuế. Do đó, các bạn kế toán phải hết sức cẩn thận khi phát hành hóa đơn và xử lý các sai sót liên quan đến hóa đơn. Bên mua cũng phải thường xuyên tra cứu lại tình trạng các hóa đơn đang xử dụng để kịp thời phát hiện sai sót và xử lý.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau:
https://vinatas.com.vn/tu-van-thue/
Hoặc các khóa học của CleverCFO theo đường link sau:
https://clevercfo.com/
1. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Cụ thể:
1- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
2- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020 sau đó phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.
Như vậy, nếu thuộc 02 trường hợp trên thì người bán phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
2. Phân biệt giữa hủy và tiêu hủy hóa đơn
Hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử không phải là một, hủy hóa đơn là hóa đơn vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin có thể rà soát, tra cứu được chỉ là hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nữa còn tiêu hủy hóa điện tử là hóa đơn đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập/tham chiếu thông tin được nữa.
Cụ thể, khoản 10 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:
10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.
Còn điểm a khoản 11 Điều 3 Nghị định này quy định:
11. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:
a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
3. Tự ý hủy hóa đơn có bị phạt không?
Các quy định nêu trên đã hướng dẫn cụ thế cách xử lý hóa đơn khi có sai sót và những trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử. Vậy đối với trường hợp người bán tự ý hủy hóa đơn thì cả người mua lẫn người bán sẽ gặp những rủi ro gì? Các bạn cùng tham khảo một số tình huống sau nhé.
3.1 Tham khảo hướng dẫn của TCT trong buổi hỗ trợ trực tuyến hóa đơn điện tử ngày 15.06.2022
3.2 Công văn 4232/CTBDU-TTHT ngày 03/03/2023 hướng dẫn xử lý khi người bán hủy nhầm hóa đơn
Trường hợp nếu Công ty thực hiện hủy nhầm hóa đơn điện tử năm 2022 thì Công ty lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử hủy nhằm của năm 2022 kèm biên bản giải trình ghi rõ sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” được quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
3.3 Công văn 1952/CTBDU-TTHT ngày 09/02/2023 đối với trường hợp tự ý hủy hóa đơn
Trường hợp hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế đã lập theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã gửi cho người mua sau đó phát hiện có sai sót thì hai bên mua và bên bán thực hiện xử lý sai sót theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ. Trường hợp bên bán tự huỷ mà không thông báo với bên mua hoặc không có thoả thuận giữa hai bên thì hoá đơn trên được xem là hoá đơn bất hợp pháp, người mua không được kê khai khấu trừ thuế GTTGT và hạch toán vào chỉ phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Như vậy, khi bên bán đã hủy hóa đơn thì hóa đơn này không còn giá trị sử dụng, không được kê khai khấu trừ thuế và đưa vào chi phí hợp lý. Nếu bên mua không phát hiện ra sai sót và vẫn cố tình sử dụng thì được coi là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
Các bạn có thể tham khảo bài viết liên quan đến vấn đề sử dụng hóa đơn bát hợp pháp:
https://danketoan.com/threads/su-dung-hoa-don-tri-gia-200-000-mot-doanh-nghiep-bi-phat-den-35-trieu-dong.293094/
https://danketoan.com/threads/xu-ly-hoa-don-cua-doanh-nghiep-bo-tron.293096/
Trên đây là một số văn bản hướng dẫn các tình huống liên quan đến việc người bán tự ý hủy hóa đơn. Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định rất rõ các trường hợp được phép hủy hóa đơn. Bên cạnh đó, tại điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn:
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
Nếu bên bán cố tình hủy hóa đơn không có sai sót là vi phạm quy định, nếu không giải trình một cách hợp lý thì bên bán có rủi ro vi phạm về gian lận thuế, trốn thuế,…
Như vậy, tùy vào mỗi tình huống cụ thể mà cả bên bán, bên mua sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro liên quan đến thuế. Do đó, các bạn kế toán phải hết sức cẩn thận khi phát hành hóa đơn và xử lý các sai sót liên quan đến hóa đơn. Bên mua cũng phải thường xuyên tra cứu lại tình trạng các hóa đơn đang xử dụng để kịp thời phát hiện sai sót và xử lý.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau:
https://vinatas.com.vn/tu-van-thue/
Hoặc các khóa học của CleverCFO theo đường link sau:
https://clevercfo.com/
