Một số điểm về kiểm soát hàng tồn kho.

Son.Tran

Member
Hội viên mới
Kiểm soát hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào, vì nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách một công ty theo dõi hàng tồn kho của mình và số lượng hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn về cách thiết lập các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho và chọn loại phù hợp để giúp doanh nghiệp của bạn thành công.

1. Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát hàng tồn kho, còn được gọi là kiểm soát hoặc quản lý hàng tồn kho, là tập hợp các quy trình liên quan đến việc duy trì mức tồn kho thích hợp. Việc duy trì lượng hàng tồn kho phù hợp là rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không bị chậm trễ vận chuyển hoặc chi tiêu quá mức vào chi phí lưu kho.
Từ nguyên liệu thô đến thành phẩm, quản lý kho áp dụng cho mọi mặt hàng được sử dụng ở các giai đoạn sản xuất khác nhau. Nhưng kiểm soát hàng tồn kho không chỉ là theo dõi nơi ở của sản phẩm. Quy trình kiểm soát hàng tồn kho lý tưởng đảm bảo rằng vốn không bị chi tiêu một cách không cần thiết và giúp ngăn ngừa các vấn đề về chuỗi cung ứng .
Việc theo dõi hàng tồn kho nghe có vẻ đơn giản, nhưng các tình huống giảm nhẹ như bất ổn kinh tế và thậm chí cả các sự kiện thời tiết có thể khiến việc dự đoán trở nên khó khăn, đòi hỏi các phương pháp quản lý hàng tồn kho tiên tiến hơn.

2. Các thành phần chính của kiểm soát hàng tồn kho là gì?
  • Mức tồn kho tối thiểu: là số lượng ít nhất của bất kỳ sản phẩm nào mà doanh nghiệp nên giữ trong nguồn cung. Nói chung, khi tuân theo phương pháp kiểm soát hàng tồn kho được khuyến nghị, bất cứ khi nào mức tồn kho giảm xuống dưới mức tối thiểu, doanh nghiệp có thể gặp phải vấn đề liên quan đến việc mất doanh thu do nhu cầu không được đáp ứng.
  • Mức tồn kho tối đa và kiểm soát của bạn là số lượng lớn nhất của bất kỳ mặt hàng nào bạn cần trong kho. Việc giữ quá nhiều hàng có thể khiến bạn tốn kém, vì vậy việc không vượt qua có thể là điều bắt buộc đối với doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, một số công ty thích giữ một lượng lớn hàng tồn kho vì những lý do như tốc độ quay vòng sản phẩm cao, thời gian cung cấp dài hoặc giá dự kiến tăng.
  • Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho cho thấy nhu cầu phải đặt hàng lại. Việc có điểm đặt hàng lại rất hữu ích vì nó giúp loại bỏ việc phỏng đoán và giúp doanh nghiệp luôn có hàng trong kho.
3. Tại sao kiểm soát hàng tồn kho lại quan trọng?
Kiểm soát hàng tồn kho là một thành phần kinh doanh thiết yếu - nếu không có nó, những nhu cầu không lường trước được có thể dẫn đến mất doanh thu.
  • Cải thiện độ chính xác dự báo: Việc giữ dữ liệu tồn kho chính xác giúp dự báo hiệu quả nhu cầu tồn kho, cho phép kiểm soát tồn kho hiệu quả. Những con số chính xác về hàng tồn kho của bạn, như mặt hàng bán chạy nhất, giá lưu kho, hàng tồn kho đến và đi cũng như số liệu theo mùa, sẽ cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để biết cách quản lý kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả. Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho phù hợp cho phép doanh nghiệp của bạn chuẩn bị cho những điều bất ngờ.
  • Giảm mức tồn kho không luận chuyển (chết): Hàng tồn kho chưa bán có nghĩa là doanh nghiệp của bạn đã sử dụng số vốn có thể được chi tiêu tốt hơn ở nơi khác. Cho dù nguồn vốn có thể được dùng để mua những mặt hàng phổ biến hơn hay đầu tư vào máy móc mới, lượng hàng tồn kho chết cho thấy phương pháp kiểm soát hàng tồn kho của bạn cần được cải thiện. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả sử dụng dữ liệu lịch sử để xác định những con số tối ưu khi mua cổ phiếu, nhờ đó vốn được chi tiêu một cách khôn ngoan.
  • Loại bỏ tình trạng tồn kho: Tình trạng hết hàng là kết quả của việc dự đoán kém và dẫn đến trải nghiệm khách hàng kém khi bạn hết một mặt hàng nhất định trong kho. Bằng cách sử dụng phương pháp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, việc dự báo sẽ không còn là vấn đề nữa và hàng tồn kho của bạn phải luôn ở mức lý tưởng. Quá nhiều hàng tồn kho sẽ làm cạn kiệt vốn và quá ít sẽ gây nguy hiểm cho doanh thu.
  • Xác định sản phẩm chuyển động chậm: Nếu không có phương pháp kiểm soát hàng tồn kho, việc xác định các sản phẩm luân chuyển chậm có thể khó khăn hơn.
  • Cải thiện dòng tiền: Nếu không quản lý hàng tồn kho hiệu quả , hàng tồn kho của bạn chỉ là tập hợp những tài sản chưa bán được cho đến khi chúng được bán. Khi cổ phiếu của bạn không bán được hoặc bạn không đủ hàng để bán, bạn đang thua lỗ. Ngược lại, khi tồn kho, nó sẽ làm cạn kiệt nguồn lực. Quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả có nghĩa là bạn đang duy trì mức tồn kho phù hợp cho doanh nghiệp của mình và số lượng hàng được bán phù hợp. Khi điều này xảy ra, bạn có nhiều khả năng tiếp cận nguồn vốn hơn để đầu tư vào nơi khác, tối ưu hóa dòng tiền của mình .
  • Cải thiện trải nghiệm của khách hàng: Duy trì mức tồn kho tốt mang lại niềm tin và sự hài lòng cho khách hàng. Khi khách hàng tìm đến bạn để mua sản phẩm hoặc dịch vụ, họ. Quản lý kiểm soát hàng tồn kho kém có thể có nghĩa là hàng tồn kho giảm xuống dưới mức tối thiểu, dẫn đến hết hàng và mất doanh thu. Giữ cho khách hàng của bạn hài lòng là điều cần thiết để vận hành thành công và suôn sẻ.
4. Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho chính là gì?
Nhiều phương pháp khác nhau có thể được sử dụng để dự đoán nhu cầu trong tương lai trên thị trường một cách chính xác hơn. Với phương pháp được đề xuất, bạn có thể giúp đưa doanh nghiệp của mình đến một vị trí sinh lợi hơn.
  • Đúng Lúc (JIT): Phương pháp JIT được thiết kế để giảm chi phí lưu kho , giảm lãng phí và tăng hiệu quả. Mặc dù phương pháp này có lợi ích là tối đa hóa dòng tiền và giảm chi phí lưu kho nhưng dự báo nhu cầu phải chính xác; nếu không, kết quả có thể là hết hàng hoặc mất doanh thu.
  • Nhập trước xuất trước (FIFO): Khái niệm FIFO là hàng tồn kho đầu tiên được mua sẽ là hàng tồn kho đầu tiên được bán. Lợi ích của phương pháp FIFO bao gồm các phép tính đơn giản để tính toán chi phí và giá trị hàng tồn kho bất chấp sự thay đổi về giá. Ngoài ra, những sản phẩm có ngày nhận hàng cũ nhất sẽ được chọn và bán trước.
  • Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ): Hầu hết các doanh nghiệp đều muốn giảm thiểu chi phí trong khi vẫn giữ hàng tồn kho ở mức tối ưu, tối đa hóa không gian kho . Phương pháp EOQ được tạo ra để xác định lượng hàng tồn kho tối ưu. Việc đặt hàng phù hợp giúp bạn tránh tình trạng hết hàng và biết được mức tồn kho an toàn. Để tính ra EOQ của bạn, bạn cần có chi phí nắm giữ, nhu cầu hàng năm và chi phí đặt hàng.
  • Hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý: Một phương pháp quản lý hàng tồn kho ngày càng phổ biến, phương pháp kiểm kê do nhà cung cấp quản lý là một phương pháp tiếp cận được ủy quyền cho bên thứ ba. Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý cho phép bạn chỉ thanh toán tiền hàng khi hàng đã được bán. Doanh nghiệp bán hàng hóa của mình nhưng không bao giờ giữ hàng trong kho vì nhà cung cấp vận chuyển hàng hóa trực tiếp cho khách hàng. Ngoài ra, nhà cung cấp chịu mọi rủi ro trong việc quản lý hàng tồn kho, điều này giúp doanh nghiệp hoạt động với ít áp lực hơn.
  • Kiểm soát hàng loạt: Phương pháp kiểm soát hàng loạt rất hữu ích khi doanh nghiệp cần theo dõi từng mặt hàng. Thông thường, mã SKU sẽ gắn nhãn cho từng sản phẩm. Các mã này đôi khi có số sê-ri hoặc ngày hết hạn đi kèm. Mã này có thể hữu ích cho các công ty bán thực phẩm hoặc vật tư y tế có ngày hết hạn. muốn biết bạn sẽ có thứ họ cần.
5. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho là gì?
Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho bao gồm tất cả các nhiệm vụ cần thiết để tồn kho và duy trì hàng tồn kho hiệu quả: theo dõi sản phẩm, tốc độ quay vòng, vận chuyển và nhận hàng, nhập kho và đặt hàng lại. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho cũng có thể được mô tả như một hệ thống quản lý hàng tồn kho, cả hai đều có thể được phân phối theo những cách sau:
  • Hệ thống thủ công: Một số doanh nghiệp thích cách tiếp cận thủ công hơn là viết mọi thứ ra giấy. Mặc dù điều này có thể hiệu quả đối với một số doanh nghiệp nhưng lại khó duy trì khi công ty mở rộng.
  • Hệ thống thẻ kho: thẻ kho chứa một bảng theo dõi đơn giá đang chạy của sản phẩm, giá bán và số lượng mặt hàng trong kho. Hệ thống này cũng có thể theo dõi việc mua hàng, trả lại và hơn thế nữa. Nhưng việc sử dụng nhất quán và cập nhật liên tục là cần thiết để hệ thống thẻ kho hoạt động; nếu không, dữ liệu không chính xác sẽ gây ra vấn đề.
  • Hệ thống bảng tính: Các bảng tính như Excel có thể xử lý lượng lớn dữ liệu mà không cần sử dụng hệ thống tự động. Việc thu thập dữ liệu sản phẩm bằng bảng tính có thể hữu ích khi thực hiện cập nhật nhất quán. Có thể tùy chỉnh, điều này có thể hữu ích khi thêm mã hóa, macro cấp cao hoặc tích hợp với các hệ thống khác.
  • Phần mềm quản lý: Các giải pháp phần mềm quản lý hàng tồn kho thường không còn quá tốn kém đối với các công ty nhỏ hơn. Doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng hàng tồn kho trong thời gian thực, kết hợp phân tích, chạy so sánh chi phí và báo cáo hàng tồn kho, xác định hàng tồn kho và theo dõi mẫu khách hàng thông qua phần mềm quản lý hàng tồn kho. Ngoài ra, phần mềm đơn giản thường có thể mở rộng quy mô để kết hợp chức năng lớn hơn khi công ty của bạn mở rộng.
6. Các loại kiểm soát hàng tồn kho chính là gì?
Hai loại hệ thống chính giúp các công ty theo dõi hàng tồn kho của họ: hệ thống định kỳ và hệ thống thường xuyên.
  • Kiểm soát hàng tồn kho thường xuyên: Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho thường xuyên thường đắt hơn hệ thống định kỳ và cung cấp thông tin chính xác và cập nhật hơn. Sử dụng hệ thống tự động, bạn luôn biết mình có bao nhiêu hàng trong kho. Hệ thống theo dõi thường xuyên thường tốt hơn hệ thống định kỳ và là lựa chọn khôn ngoan để tránh tình trạng hết hàng. Mặc dù hầu hết các công việc thủ công không bắt buộc phải có với hệ thống kiểm kê thường xuyên, nhưng việc kiểm kê hàng tồn kho thủ công vẫn cần thiết để đảm bảo độ chính xác.
  • Kiểm soát tồn kho định kỳ: Nhiều doanh nghiệp nhỏ hơn sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ vì nó không yêu cầu phần mềm hoặc chức năng quét thông minh.Mặc dù đôi khi hệ thống này có thể cảm thấy dễ dàng hơn vì nó không yêu cầu lưu trữ hồ sơ nhất quán, nhưng cần phải đếm thường xuyên để theo dõi hàng tồn kho. Thông thường, khi kiểm kê hàng tồn kho một cách thực tế, doanh nghiệp sẽ cần phải trì hoãn tất cả các nhiệm vụ thông thường.
7. Một số điểm lưu ý về kiểm soát hàng tồn kho
Biết cách quản lý kiểm soát hàng tồn kho là một thách thức đối với hầu hết các doanh nghiệp. Yếu tố đa khía cạnh tạo nên một quy trình hiệu quả, nhưng bạn có thể bắt đầu với những gợi ý sau.
  • Hiểu mức tồn kho tối thiểu của bạn: Kiểm soát hàng tồn kho áp dụng cho các khía cạnh khác nhau của việc quản lý hàng tồn kho của bạn và một yếu tố quan trọng sẽ là mức kiểm soát hàng tồn kho tối thiểu của bạn. Việc luôn có số lượng mặt hàng rõ ràng mà bạn cần duy trì trong kho của mình sẽ giúp bạn biết chắc chắn khi nào nên đặt hàng thêm. Tự động hóa quy trình mua hàng của bạn có thể giúp ích nhiều hơn, giúp bạn rảnh tay để thực hiện các nhiệm vụ cấp bách hơn.
  • Phân loại hàng tồn kho bằng phương pháp phân tích ABC: Phân tích ABC là một phương pháp tổ chức hàng tồn kho theo thứ bậc. Bằng cách sắp xếp các sản phẩm để tạo thành các hạng mục quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất, việc lấy hàng, đóng gói và theo dõi trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ: sản phẩm cấp A được ưu tiên cao nhất, cần bổ sung liên tục . Các mặt hàng cấp B là hàng có giá trị trung bình, cần phải đặt hàng lại thường xuyên. Cuối cùng, lượng hàng tồn kho cấp C được đưa vào thông qua việc đặt hàng tối thiểu.
  • Tối ưu hóa thủ tục lưu kho: Kho lưu trữ thông minh giúp hoạt động vận hành trơn tru. Việc sắp xếp khoảng không quảng cáo của bạn theo cách dễ dàng truy cập là điều quan trọng để đạt được hiệu quả. Kiểm soát lưu trữ hiệu quả có nghĩa là quá trình thực hiện được thực hiện dễ dàng.
  • Thiết lập các điểm đặt hàng lại tối ưu: Xác định điểm đặt hàng lại rõ ràng bằng cách sử dụng công thức điểm đặt hàng lại giúp đảm bảo rằng bạn sẽ luôn có hàng. Nhu cầu gia tăng và sự sụt giảm của thị trường có thể khiến bạn mất cảnh giác. Tuy nhiên, giống như công thức điểm sắp xếp lại, các phương trình toán học có thể giúp bạn nhận được đơn hàng ngay lần đầu tiên. Hơn nữa, việc bảo trì hàng tồn kho hiệu quả có thể thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn và giúp bạn có được vị thế tốt trong thời kỳ kinh tế khó khăn.
  • Dự trữ an toàn cho các mặt hàng quan trọng: Tồn klho an toàn là nền tảng cho tất cả các doanh nghiệp. Bạn có nguy cơ mất khách hàng và doanh thu khi hàng tồn kho của bạn hết hàng. Mang theo hàng dự trữ an toàn để đề phòng những trường hợp bất ngờ có thể đảm bảo bạn luôn có sản phẩm để bán. Nếu không có hàng dự trữ an toàn, những khách hàng không hài lòng của bạn có thể đi nơi khác.
  • Xây dựng mối quan hệ nhà cung cấp mạnh mẽ: Các mối quan hệ đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp. Không chỉ mối quan hệ của bạn với khách hàng quan trọng mà mối quan hệ của bạn với các nhà cung cấp cũng rất quan trọng. Duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp bằng cách thanh toán hóa đơn đúng hạn và giao tiếp một cách tôn trọng sẽ giúp họ dễ dàng đối xử tốt với bạn. Khi bạn ở trong tình thế khó khăn, một nhà cung cấp thích làm việc với bạn sẽ có nhiều khả năng đề nghị giúp đỡ hơn.
  • Tạo báo cáo tự động: Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho có thể theo dõi dữ liệu lớn nhưng chúng sẽ vô dụng nếu không có phân tích. Nhiều hệ thống có thể tự động tạo báo cáo về nhật ký hàng tồn kho, trạng thái hàng tồn kho, dữ liệu lịch sử và tài chính, cho phép bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu kinh doanh của mình. Chia sẻ những báo cáo này với nhà cung cấp cũng có thể giúp doanh nghiệp của bạn có được hàng tồn kho bằng cách cho phép họ chuẩn bị cho nhu cầu của bạn.
  • Tiến hành đánh giá rủi ro: Rủi ro là một yếu tố trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Cho dù đó là sai sót về hàng tồn kho, doanh số bán hàng tăng đột biến hay các vấn đề về dòng tiền, việc chuẩn bị cho những điều bất ngờ là rất quan trọng để thành công. Tiến hành đánh giá rủi ro thường xuyên để xác định các tình huống xấu nhất và xem xét cách bạn có thể đối mặt với chúng có thể cứu bạn khi chúng xảy ra.
  • Đối chiếu số lượng tồn kho và đơn đặt hàng: Dữ liệu tồn kho chính xác là cần thiết để một doanh nghiệp duy trì lợi nhuận. Sắp xếp các con số để tìm ra mặt hàng nào đang bán và mặt hàng nào đang có sẵn có thể giúp bạn điều hòa lượng hàng tồn kho và lượng đặt hàng. Ngoài ra, việc xem xét tốc độ bán hàng của một số mặt hàng so với tốc độ bán chậm của những mặt hàng khác có thể giúp bạn xác định những điểm cần thực hiện thay đổi, cho phép bạn đưa ra quyết định thông minh hơn.
  • Đầu tư vào hệ thống kiểm soát hàng tồn kho: Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể thực hiện các quy trình kiểm soát hàng tồn kho tẻ nhạt cho bạn, giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ lớn hơn. Phần mềm thông minh giúp đảm bảo bạn không bao giờ hết các mặt hàng bán chạy và cung cấp thông tin chi tiết về kho hàng của bạn theo những cách mà bạn có thể đã bỏ lỡ. Bằng cách hiểu rõ doanh nghiệp của mình, bạn có thể đưa ra những lựa chọn tốt hơn.
8. KPI kiểm soát hàng tồn kho bạn cần theo dõi
Các KPI khác nhau có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị. Dưới đây là một số cách phổ biến hơn được sử dụng để theo dõi quản lý hàng tồn kho và kiểm soát hàng tồn kho.
  • Stock to sales ratio - Tỷ lệ tồn kho trên doanh thu: Tỷ lệ tồn kho trên doanh thu là số lượng hàng tồn kho trong kho so với số lượng bán ra. Việc tính toán có thể được sử dụng để điều chỉnh lượng hàng tồn kho nhằm duy trì tỷ suất lợi nhuận cao hơn.
  • Sell-through rate - Tỷ lệ bán hết: Tỷ lệ bán hết so sánh hàng tồn kho đã bán và hàng tồn kho nhận được từ nhà sản xuất, giúp đánh giá hiệu quả của chuỗi cung ứng.
  • Average inventory - Hàng tồn kho trung bình: Số liệu tồn kho trung bình đến từ số lượng hàng tồn kho mà công ty có trong một khoảng thời gian. Lý tưởng nhất là các doanh nghiệp duy trì số liệu tồn kho trung bình ổn định trong suốt một năm.
  • Backorder rate - Tỷ lệ đặt hàng trước: Tỷ lệ đặt hàng sẵn là số lượng đơn đặt hàng mà một công ty không thể thực hiện khi đặt hàng và cho biết mức độ dự trữ các sản phẩm phổ biến của doanh nghiệp đó.
  • Stock turnover rate - Tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho: là số lần doanh nghiệp bán và thay thế hàng tồn kho trong một kỳ. Công thức này được sử dụng để xác định số lượng tồn kho công ty đang bán.
  • Lost sales ratio - Tỷ lệ bán hàng bị mất: Tỷ lệ doanh thu bị mất là số ngày một sản phẩm hết hàng so với tỷ lệ bán hàng dự kiến, cho biết khi nào một công ty đang thiếu sản phẩm.
  • Inventory shrinkage – hao hụt hàng tồn kho: Sự hao hụt hàng tồn kho là số lượng sản phẩm mà một công ty lẽ ra phải có trong kho nhưng không thể hạch toán được, có thể do trộm cắp, đếm sai, hư hỏng hoặc gian lận.
  • Carrying costs - Phí vận chuyển: Chi phí vận chuyển còn được gọi là chi phí lưu giữ, là phần trăm giá trị mà doanh nghiệp phải trả để lưu giữ hàng tồn kho, bao gồm tiền thuê và nhân công.
Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online
 

CẨM NANG KẾ TOÁN TRƯỞNG


Liên hệ: 090.6969.247

KÊNH YOUTUBE DKT

Cách làm file Excel quản lý lãi vay

Đăng ký kênh nhé cả nhà

SÁCH QUYẾT TOÁN THUẾ


Liên hệ: 090.6969.247

Top