Kiểm soát qui trình mua hàng

[giangthoaikt]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

trước tiên tui muốn hỏi rằng trong công việc bạn có tâm huyết với công việc hay không?
nếu có tui có 1 cách như sau :
- cần có 1 thủ kho biết về kế toán và vi tính
quy trình nhập hàng phải qua bảo vệ thủ kho và nhân viên thu mua cùng kiểm.
phiếu NK bảo vệ giữ 1 liên cuối ngày nộp lại kế toán, thu mua giữ 1 liên kèm vào phiếu đề nghị thanh toán( phiếu chi ), thủ kho giữ 1 liên dùng để nhập vào chương trình theo dõi kho( ctrình này đồng thời phải có link với máy của bạn )
vào buổi sáng bạn cứ việc mở ctrình theo dõi kho lên kiểm tra số lượng nhập ngày hôm qua so với phiếu NK của bảo vệ đã giao, nếu thấy chênh lệch thì phải đối chứng lại giữa bảo vệ và thủ kho, về phần thu mua thì kẹp phiếu nhập kho vào PC, nếu không có *** phải báo lại để người ta bổ sung ( *** phải có đủ chữ ký của bảo vệ, thủ kho, và khách hàng ) . ah còn nưa bạn phải dặn thủ kho theo dõi kho nên gắn thẻ kho để bạn có thể kiểm kê bất chợt để kiểm tra thủ kho nghen, " nên nhớ bạn phải làm cách nào để thủ kho, bảo vệ và thu mua không hợp tác được với nhau nhé" nếu họ mà hợp tác thì chúng ta phá sản. chúc bạn thành công

 

[hoet88]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

cho em hỏi ,nếu như nhân viên giám sát đối chiếu sôd lượng trên thực tế thấp hơn số lượng đã đặt hàng trước đó thì nên xử lý ntn ạ ?

 

[haitvonline]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Chưa chắc, cái này cũng một chiều, kế hoạch có dăm bảy đường kế hoạch, không phải nhất nhất ngồi canh cái kho nữa, mà còn cà dự tính cái cần đầu vào, cái bán, cái chi phí.... lập kế hoạch nhập theo phương án của SX, mà ngồi trên thì số liệu dưới đưa lên nhiêu biết bấy nhiêu, đố ông kế hoạch nào biết được chính xác dưới nó còn cái gì hết cái gì đó, nên nhớ kế hoạch là tương đối mà không phải là tuyệt đối

Không biết mà cứ ngồi đó à?

Có nhấc cái mông lên mà xuống xường, xuống kho nắm tình hình không?

(Bắt xuởng nó báo, báo sai ->

Trình BGĐ duyệt là từ phòng Kế hoạch đưa qua).

VNI113 nói thía cũng ko đúng đâu. Việc ngồi cạnh cái kho và việc lập KH là khác nhau.

Mình thì đồng ý với muontennguoi. Tuy nhiên, quy trình gì thì quy trình nhưng cái cốt lõi nhất vẫn là con người và Văn hóa của DN đó nữa. Thực ra nhiều khi Văn hóa DN nó cũng là 1 công cụ vô hình để kiểm soát không chỉ quy trình mua hàng mà tất cả các quy trình khác, thậm trí là cả con người nữa.

 

[TECH.TA]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Gởi các thành viên, mình là kế toán nên lúc nào mình cũng có tính nghi ngờ, không tin ai, nhất là nhân viên mua hàng. Vì mua hàng luôn luôn được hoa hồng hay được chiết khấu. Nếu mua hàng với giá cao thì công ty khó cạnh tranh, do đầu vào cao thì đầu ra sao thấp được. Mình suy nghĩ rất nhiều để xây dựng qui trình mua hàng hợp lý nhưng chưa có cách. Rất mong các thành viên ai có qui trình nào hay xin gởi cho mình với. Cám ơn trước nhe.

Trời đất, bạn có tính nghi ngờ, ko tin ai thì truớc hết người thiệt là bạn. Thế anh em-bạn bè ... ko tin được ai hả? nếu thế thì bạn mắc bệnh nghề nghiệp khá nặng rồi, và bệnh này càng nặng thì bạn càng bất hạnh chứ chẳng sướng gì đâu.
còn vấn đề bạn hỏi, theo mình-đó là vấn đề muôn thủa và không bao giờ có thể giải quyết dứt điểm được. Vì nếu kể cả nhân viên mua hàng không đội giá thì theo nguyên tắc bên bán hàng vẫn có quyền trích hoa hồng cho người mua (nhiều khi chỉ là một chút gọi là tiền xăng xe cho anh em chứ chẳng nhiều nhặn gì). Bộ phận Kế toán là Back, tức là chỉ ngồi ở nhà để hỗ trợ các bộ phận khác xông ra trước (tức Front). Nếu suốt ngày ngồi mà săm soi người ta từng cái hóa đơn như thế, liệu có ai còn muốn xông ra trước (bạn nên đặt thử mình là người đi mua hàng xem, thì vấn đề nó nhẹ nhàng hơn). Với lại vật tư là thứ trọng yếu, nếu là vật tư chính-số lượng lớn đã có Giám đốc ký duyệt, còn vật tư phụ đã có trưởng phòng, giám đốc... giám sát rồi --> không cần đến bạn phải soi đâu .
Qua câu chuyện của bạn, mình thấy lại đề tài muôn thủa ở các doanh nghiệp là: phòng kế toán luôn săm soi, hoạnh họe với phòng kinh doanh, phòng vật tư... và các bộ phận này lúc nào cũng trong tình trạng ức chế, phản ứng lại phòng kế toán. tất nhiên, mọi việc nếu ko kiểm soát thì sẽ gay những thất thoát lớn, nhưng cái gì chẳng có nguyên tắc của nó. Bạn có nguyên tắc về kế toán thì mua hàng có nguyên tắc của mua hàng. nếu thế kỷ 21 mà bạn vẫn còn tư duy kiểu này thì cũng bó tay thực sự.

 

[ngocnmvn]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Trước tiên bạn phải xác định mình là ai? có quyền hạn đến đâu trong chuyện này đã? Thường thì với DN Nhà nước thì người ở vị trí mua hàng thường là người mà bạn có muốn không tin cũng ...không được. Còn ở DN tư nhân, cổ phần thì người mua hàng trực tiếp thường là người nhà, tin cẩn của Sếp, mình là kế toán chỉ có thể kiểm tra một cách hình thức thôi, còn nếu người nhà Sếp có gian lận thì đa số trường hợp cũng khó làm được gì(bởi nếu nó phát hiện mình biết và có ý định gì đấy thì nó thịt mình trước rồi). Khi mua hàng thì chỉ yêu cầu lấy báo giá của nhiều nơi về từ đó chọn ra một đvị có giá cạnh tranh nhất mà mua thôi. Quan trọng nhất vẫn là 'Mình là ai?'. Chúc bạn cẩn thận và thành công.

Mình cũng đang muốn xây dựng quy trình kiểm soát mua hàng, có thể đưa ra mức % chênh lệch có thể chấp nhận được trong những trường hợp tiêu biểu. Nếu ai có cao kiến gì thì góp ý nhé. Thanks nhiều!

 

[haitvonline]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Trời đất, bạn có tính nghi ngờ, ko tin ai thì truớc hết người thiệt là bạn. Thế anh em-bạn bè ... ko tin được ai hả? nếu thế thì bạn mắc bệnh nghề nghiệp khá nặng rồi, và bệnh này càng nặng thì bạn càng bất hạnh chứ chẳng sướng gì đâu.
còn vấn đề bạn hỏi, theo mình-đó là vấn đề muôn thủa và không bao giờ có thể giải quyết dứt điểm được. Vì nếu kể cả nhân viên mua hàng không đội giá thì theo nguyên tắc bên bán hàng vẫn có quyền trích hoa hồng cho người mua (nhiều khi chỉ là một chút gọi là tiền xăng xe cho anh em chứ chẳng nhiều nhặn gì). Bộ phận Kế toán là Back, tức là chỉ ngồi ở nhà để hỗ trợ các bộ phận khác xông ra trước (tức Front). Nếu suốt ngày ngồi mà săm soi người ta từng cái hóa đơn như thế, liệu có ai còn muốn xông ra trước (bạn nên đặt thử mình là người đi mua hàng xem, thì vấn đề nó nhẹ nhàng hơn). Với lại vật tư là thứ trọng yếu, nếu là vật tư chính-số lượng lớn đã có Giám đốc ký duyệt, còn vật tư phụ đã có trưởng phòng, giám đốc... giám sát rồi --> không cần đến bạn phải soi đâu .
Qua câu chuyện của bạn, mình thấy lại đề tài muôn thủa ở các doanh nghiệp là: phòng kế toán luôn săm soi, hoạnh họe với phòng kinh doanh, phòng vật tư... và các bộ phận này lúc nào cũng trong tình trạng ức chế, phản ứng lại phòng kế toán. tất nhiên, mọi việc nếu ko kiểm soát thì sẽ gay những thất thoát lớn, nhưng cái gì chẳng có nguyên tắc của nó. Bạn có nguyên tắc về kế toán thì mua hàng có nguyên tắc của mua hàng. nếu thế kỷ 21 mà bạn vẫn còn tư duy kiểu này thì cũng bó tay thực sự.

Không biết bạn có làm kế toán hay không nhưng có lẽ bạn hơi quá lời rồi. Bởi vì:

- Bạn dùng từ săm soi, hoạnh họe là ko đúng. Phòng KD có nguyên tắc của phòng KD còn Kế toán có nguyên tắc của kế toán. Nhưng mục tiêu chung của 2 phòng này là làm cho Cty phát triển và hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra. Phòng KD thường là người đi trước trong các nghiệp vụ kinh tế còn Phòng KT là người có vai trò hậu kiểm. Để thực hiện được vai trò hậu kiểm và kiểm soát thì phòng KT phải trao đổi, thu thập các bằng chứng từ phòng KD. Vì thế bạn nhầm hành động này thành săm soi và hoạnh họe để rồi Phòng KD bị ức chế...

- Bạn nói thế kỷ 21 mà còn tư duy kiểu này hay kiểu kia cũng ko hẳn. Không kể là thế kỷ nào 21, 20 hay.....100 thì việc kiểm soát để thực hiện theo đúng quy trình là luôn cần thiết. Vấn đề là ở chỗ các bên liên quan phải nhìn về một mục tiêu chung là Cty phát triển và các lợi ích thu được là cho Cty chứ không phải cho bất kỳ cá nhân hay phòng ban nào.

Mình nói thế có đúng không nhở các Bro?

 

[Thanhbinhtay]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Không biết bạn có làm kế toán hay không nhưng có lẽ bạn hơi quá lời rồi. Bởi vì:

- Bạn dùng từ săm soi, hoạnh họe là ko đúng. Phòng KD có nguyên tắc của phòng KD còn Kế toán có nguyên tắc của kế toán. Nhưng mục tiêu chung của 2 phòng này là làm cho Cty phát triển và hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra. Phòng KD thường là người đi trước trong các nghiệp vụ kinh tế còn Phòng KT là người có vai trò hậu kiểm. Để thực hiện được vai trò hậu kiểm và kiểm soát thì phòng KT phải trao đổi, thu thập các bằng chứng từ phòng KD. Vì thế bạn nhầm hành động này thành săm soi và hoạnh họe để rồi Phòng KD bị ức chế...

- Bạn nói thế kỷ 21 mà còn tư duy kiểu này hay kiểu kia cũng ko hẳn. Không kể là thế kỷ nào 21, 20 hay.....100 thì việc kiểm soát để thực hiện theo đúng quy trình là luôn cần thiết. Vấn đề là ở chỗ các bên liên quan phải nhìn về một mục tiêu chung là Cty phát triển và các lợi ích thu được là cho Cty chứ không phải cho bất kỳ cá nhân hay phòng ban nào.

Mình nói thế có đúng không nhở các Bro?

Lâu quá không vào n/v nên ko gặp bác hải
Theo em ,Tech.Ta không những là kế toán mà còn vững KT là khác,với môt phong cách làm việc thoáng,rất dể thành công trong công việc,tuy nhiên lời nói bác ấy hơi quá đáng,tình trạng phòng KT mâu thuẫn với các phòng ban khác là chuyện thường ngày ở huyện đối với các DN,mà người làm KT kinh qua nhìu DN sẽ hiểu.Doanh nghiệp là một tổ chức Kinh Doanh,đã là 1 tổ chức thì ngoài quan hệ công việc còn quan hệ giao tiếp.kết nhất là câu này

Vấn đề là ở chỗ các bên liên quan phải nhìn về một mục tiêu chung là Cty phát triển và các lợi ích thu được là cho Cty chứ không phải cho bất kỳ cá nhân hay phòng ban nào.

Như thế ko ai xăm soi ai,cũng ko ai ức chế ai,làm việc dựa trên sự hợp tác để đưa DN đi lên

 

[lostly]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Gởi các thành viên, mình là kế toán nên lúc nào mình cũng có tính nghi ngờ, không tin ai, nhất là nhân viên mua hàng. Vì mua hàng luôn luôn được hoa hồng hay được chiết khấu. Nếu mua hàng với giá cao thì công ty khó cạnh tranh, do đầu vào cao thì đầu ra sao thấp được. Mình suy nghĩ rất nhiều để xây dựng qui trình mua hàng hợp lý nhưng chưa có cách. Rất mong các thành viên ai có qui trình nào hay xin gởi cho mình với. Cám ơn trước nhe.

Không biết Công ty bạn là Công ty Nhà nước hay tư nhân. Nói chung là kiểm soát thì chẳng khó lắm đâu cứ tuân thủ đúng các qui định thì dễ dàng thôi VD: Nhân viên KD Lấy báo giá trưởng phòng duyệt các phòng ban chức năng như kế toán .. kiểm tra sau đó GĐ duyệt. Quan trọng là đồng chí Trưởng phòng và GĐ có muốn kiểm tra kỹ hay không thôi chứ khó gì! VD căn cứ vào báo giá phone trực tiếp cho bên bán hàng gặp hẳn chủ hàng nói là tôi mua cho cty của tôi mọi chiết khấu tính thẳng vào giá bán thì biết ngay thôi. gửi emai minh sẽ cho bạn qui trình + cách kiểm soát tốt.

 

[Hoangtamphat]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Mình có ý kiến thế này , bạn hãy tìm hiểu các thông tin trên mạng về giá cả , ngoài gia tham khảo tại hệ thống chuyên cung cấp hàng chuyên dụng , sẽ có giá mức mua buôn và mua lẻ , tìm các đơn vị chuyên cung cấp hàng thường xuyên mà bạn có thể kiểm soát giá cả hàng ngày . điều quan trọng là kiểm soát giá cả , khối lượng nhập hàng về đầy đủ , chất lượng đúng theo báo giá .tốt nhất là tìm nhà cung cấp thường xuyên , ký HĐ nguyên tắc trả tiền định kỳ , nếu giá cả lên xuống gì sẽ có thông báo chi tiết .

 

[huyvh]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Đúng là một vấn đề rất khó và rất phức tạp. Đây là 1 vấn đề thường dành cho các nhà quản trị doanh nghiệp, hoặc những người có quyền quyết định. Tuy nhiên, việc chúng ta thảo luận ở đây chỉ là để cùng nhau xây dựng 1 quy trình tương đối ổn để sau này mình mà có quyền quyết định thì mình sẽ áp dụng ngay. Mình thấy cách mà Cty cuncon_kiss đang áp dụng cũng ổn đấy chứ.

Bên mình thì thế này, giá các loại mặt hàng đầu vào sẽ có nhà cung cấp ổn định, giá ko được thay đổi trong vòng 2 tháng, giá các mặt hàng sẽ được post vào hệ thống phần mềm, các đơn mua hàng sẽ được duyệt bởi FC hàng ngày, nếu chưa duyệt thì đợi, Hàng hoá kô bao giờ được nhận nếu đơn mua hàng chưa đuyệt. Khi nhận hàng có bộ phận kế toán và kỹ thuật kiểm tra,kế toán kiểm tra về số lượng, BP kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm về chất lượng và cùng ký vào Giấy giao hàng.

 

[SOMALYBUON]

Qui trình mua haøng

Minh soan quy trinh mua hang cua cong ty minh cac ban xem va gop y kien dum
TkS!
I- MUÏC ÑÍCH
Coâng ty TNHH Thaùi Bình thieát laäp, ban haønh vaø duy trì döôùi hình thöùc vaên baûn quaù trình mua haøng nhaèm:
- Moâ taû caùc böôùc coâng vieäc, nhöõng thuû tuïc caàn thieát vaø xaùc ñònh roõ traùch nhieäm cuûa caùc caù nhaân, ñôn vò trong coâng ty khi tham gia vaøo quaù trình mua haøng.
- Thoáng nhaát quy trình, thuû tuïc, phöông thöùc mua haøng trong toaøn Coâng ty vaø thaåm quyeàn ñeà nghò, kyù duyeät nhöõng vaên baûn lieân quan ñeán coâng taùc naøy.
- Ñaûm baûo vaät tö, nguyeân lieäu, coâng cuï saûn xuaát mua vaøo phuø hôïp vôùi tieâu chuaån, quy caùch kyõ thuaät, thoûa maõn caùc yeâu caàu veà chaát löôïng vaø ñuùng thôøi ñieåm quy ñònh.
II- PHAÏM VI AÙP DUÏNG
- Baûn quaù trình mua haøng coù phaïm vi aùp duïng trong toaøn Coâng ty TNHH THAÙI BÌNH.
- Taát caû caùc caù nhaân, ñôn vò tham gia hay coù lieân quan ñeán quaù trình mua haøng ñeàu phaûi thöïc hieän theo quaù trình naøy.
III- TAØI LIEÄU THAM KHAÛO
- Soå tay chaát löôïng phaàn 7.4 – Mua haøng
- Quaù trình chaát löôïng QT 4.2.4 – Kieåm soaùt hoà sô chaát löôïng.
- Quaù trình chaát löôïng phaàn 7.5.1– Kieåm soaùt hoaït ñoäng saûn xuaát vaø cung caáp dòch vuï.
IV- TRAÙCH NHIEÄM VAØ QUYEÀN HAÏN
1- Toång giaùm ñoác
- Duyeät noäi dung vaø nhöõng ñieàu chænh trong quaù trình aùp duïng quaù trình naøy.
- Kyù keát caùc hôïp ñoàng mua haøng.

2- Tröôûng phoøng Baùn
- Chòu traùch nhieäm cung öùng caùc nguoàn taøi chính thanh toùan tieàn haøng cho caùc nhaø cung öùng moät caùch kòp thôøi.
- Kieåm tra tính hôïp lyù veà soá löôïng, chaát löôïng, gía caû, giao nhaän, thanh toùan,… ñoái vôùi quaù trình mua haøng vaø giaùm saùt toøan boä quaù trình mua haøng nhaèm ñaûm baûo thöïc hieän ñuùng caùc quy ñònh cuûa coâng ty.

3- Giaùm ñoác KHVT - CBSX kieâm Tröôûng phoøng Mua
- Chòu traùch nhieäm tröôùc Toång Giaùm Ñoác trong vieäc toå chöùc thöïc hieän moät caùch hieäu quaû caùc hoïat ñoäng mua haøng.
- Chuû trì phaân boå nguoàn löïc ñeå thöïc hieän quaù trình naøy.
- Theo doõi tieán ñoä thöïc hieän caùc hôïp ñoàng mua haøng, kòp thôøi ñöa ra nhöõng quyeát ñònh thích hôïp nhaèm ñaûm baûo cung öùng ñaày ñuû, chính xaùc, kòp thôøi vaø ñaùp öùng caùc yeâu caàu veà chaát löôïng caùc loïai vaät tö, coâng cuï, duïng cuï cho hoïat ñoäng saûn xuaát cuûa coâng ty.
- Toå chöùc ghi cheùp vaø löu tröõ caùc loïai bieåu maãu, hoà sô taøi lieäu lieân quan ñeán vieäc mua haøng
theo qui ñònh.
4- Phoù phoøng Mua/Phuï traùch vaät tö noäi:
- Chòu traùch nhieäm tröôùc Giaùm ñoác KHVT – CBSX veà keát quaû cuûa caùc hoïat ñoäng cung öùng caùc loïai vaät tö noäi ñòa.
- Toå chöùc, trieån khai thöïc hieän caùc hoïat ñoäng mua haøng noäi ñòa, kòp thôøi ñöa ra nhöõng nhöõng quyeát ñònh thích hôïp trong phaïm vi quyeàn haïn ñöôïc phaân coâng nhaèm ñaûm baûo cung öùng ñaày ñuû, chính xaùc, kòp thôøi vaø ñaùp öùng caùc yeâu caàu veà chaát löôïng caùc loïai vaät tö, coâng cuï, duïng cuï cho hoïat ñoäng saûn xuaát cuûa coâng ty.

5- Phoù phoøng Mua/ Phuï traùch keá hoïach:
- Toå chöùc xaây döïng keá hoïach mua haøng.
- Trieån khai keá hoïach vaø kieåm soùat tieán ñoä thöïc hieän keá hoïach mua haøng.

6- Nhaân vieân toång hôïp
- Toång hôïp nhu caàu vaø lieät keâ danh muïc caùc loïai vaät tö caàn thieát cho caùc ñôn haøng saûn xuaát trong kyø.
- Tieán haønh caân ñoái giöõa nhu caàu vaät tö so vôùi toàn kho nhaèm xaùc ñònh chuûng loïai vaø khoái löôïng vaät tö caàn mua.

7- Nhaân vieân ñònh möùc
- Chòu traùch nhieäm phaân tích ñôn ñaët haøng vaø xaùc ñònh moät caùch chính xaùc, ñaày ñuû nhu caàu caùc loïai vaät tö, coâng cuï, duïng cuï,…ñaùp öùng yeâu bcaàu cuûa saûn xuaát.
- Xaây döïng caùc loïai ñònh möùc vaät tö, nguyeân lieäu bao goàm: Ñònh möùc vaät tö theo size chuaån, ñònh möùc cô baûn, ñònh möùc toái öu, ñònh möùc saûn xuaát.
- Laäp ñôn haøng saûn xuaát.

8- Nhaân vieân nghieäp vuï (phoøng Mua)
- Nghieâm chænh chaáp haønh caùc quy ñònh cuûa coâng ty trong caùc moái quan heä, giao dòch vôùi caùc nhaø cung öùng vaø caùc quy trình, thuû tuïc, höôùng daãn coâng vieäc trong quaù trình thöïc hieän caùc böôùc coâng vieäc cuûa quaù trình naøy.
- Tham gia ñaøm phaùn, thoûa thuaän caùc ñieàu khoûan cuûa hôïp ñoàng kinh teá theo ñôn haøng ñöôïc giao phuï traùch. Ñaûm baûo cho coâng ty mua ñöôïc nhöõng loïai vaät tö, nguyeân – phuï lieäu ñaùp öùng caùc yeâu caàu veà chaát löôïng vôùi giaù caû hôïp lyù.
- Kieåm tra, gíam saùt saûn löôïng saûn xuaát vaø chaát löôïng haøng mua taïi nôi saûn xuaát cuûa nhaø cung öùng.
- Giaùm saùt, theo doõi quaù trình giao haøng cuûa nhaø cung öùng vaø tham gia kieåm tra chaát löôïng haøng mua taïi Coâng ty.

9- Nhaân vieân quaûn lyù kho vaät tö
- Thöïc hieän caùc thuû tuïc giao nhaän, caáp phaùt caùc loïai vaät tö, coâng cuï, duïng cuï saûn xuaát nhanh choùng vaø chính xaùc.
- Quaûn lyù toàn kho caùc loïai vaät tö, coâng cuï, duïng cuï saûn xuaát moät caùch khoa hoïc vaø an toøan.

V- ÑÒNH NGHÓA VAØ CAÙC CHÖÕ VIEÁT TAÉT
5.1 Giaûi thích cuïm töø
• Nhaø cung öùng : Caù nhaân hay toå chöùc cung öùng nguyeân vaät lieäu cho coâng ty.
• Ñôn haøng repeat : Ñôn haøng laëp laïi
5.2 Caùc chöõ vieát taét
• TGÑ Toång Giaùm ñoác
• TP. Baùn Tröôûng phoøng baùn
• GÑ KHVT-CBSX Giaùm ñoác Keá hoïach Vaät tö – chuaån bò saûn xuaát
kieâm TP.Mua kieâm Tröôûng phoøng Mua.
• PP/PTVTNÑ Phoù phoøng Mua/ Phuï traùch vaät tö noäi ñòa
• PP/PTKH Phoù phoøng Mua/ Phuï traùch keá hoïach vaät tö
• QÑPX: Quaûn ñoác phaân xöôûng
• NV TH Nhaân vieân toång hôïp/ Phoøng Mua
• NV ÑM: Nhaân vieân ñònh möùc
• NV NV/PM Nhaân vieân nghieäp vuï/ Phoøng Mua
• NV TKCN & QLCL Nhaân vieân thieát keá coâng ngheä vaø quaûn lyù chaát löôïng
• P.KDTT Phoøng kinh doanh thò tröôøng
• P.ÑHSX Phoøng Ñieàu haønh saûn xuaát
• C&C: Cement and Compound: laø caùc hoùa chaát lieân keát (keo daùn, hoùa chaát xöû lyù), hoãn hôïp cao su vaø caùc hoùa chaát khaùc duøng laøm ñeá.

VI- NOÄI DUNG QUY TRÌNH.
1- Löu ñoà:

Böôùc CV Traùch nhieäm Löu ñoà Bieåu maãu – Taøi lieäu
1-
- NV TH
- Ñôn ñaët haøng
- BM 01/PM
2-
- NV ÑM
3-
- NV ÑM
4-
- NV ÑM - BM 02/PM
- BM 03/PM
- HD 01-08.01/PM
5-
- NV ÑM
- NV NV/PM - BM 04/PM
- BM 05, 06, 07/PM
- BM 08/ PM
- HD 08.01/PM
- HD 01-14.02/PM
6-
- NV NV/PM - BM 09/ PM
7-
- NV NV/PM
- BM 10/ PM

8-
- NV NV/PM
- PP/PTKH - BM 11/ PM
9-
- NV NV/PM
- HD 16.02/PM
10-
- NV NV/PM No
Ñaït
11-
- NV NV/PM - BM 12/PM
12-
- PP/PTVTNÑ No
Yes
13-
- NV NV/PM

14-
- NV NV/PM
- BM 13/ PM
- HD 17.02/ PM
15-
- TP. Mua
- TGÑ No

Yes
16-
- NV NV/PM




17- - NV NV/PM






18-
- NV TKCN & QLCL
- Thuû kho
- BM 15/PM
- BM 16/PM
-
19-
- Thuû kho
- NV TKCN & QLCL
- NV NV/PM


b- Moâ taû quaù trình coâng vieäc:
• Böôùc 1- Tieáp nhaän ñôn haøng
- Nhaân vieân toång hôïp tieáp nhaän ñôn ñaët haøng töø P. KDTT vaø vaøo Soå toång hôïp tieáp nhaän ñôn haøng (BM 01/PM) vôùi nhöõng thoâng tin chuû yeáu nhö: Ngaøy thaùng nhaän, teân khaùch haøng, loaïi giaøy, maõ giaøy, soá löôïng, ngaøy xuaát haøng,… vaø löu ñôn haøng theo teân khaùch haøng laøm taøi lieäu goác.
- Thoâng qua vieäc tieáp nhaän ñôn ñaët haøng, nhaân vieân toång hôïp coù theå xaùc ñònh sô boä nhöõng yeâu caàu cuûa khaùch haøng vaø caùc chuûng loaïi vaät tö chuû yeáu cuûa chieác giaøy, soá size vaø soá löôïng moãi size, ngaøy xuaát haøng, quy caùch tem nhaõn (neáu coù),…

• Böôùc 2- Tieáp nhaän taøi lieäu cuûa khaùch haøng
- Khi nhaän ñöôïc caùc taøi lieäu cuûa khaùch haøng, P.KDTT tieán haønh baøn giao cho NV ñònh möùc, taøi lieäu coù theå bao goàm moät hay moät soá : Giaøy maãu, Baûng quy caùch vaät tö (Spec sheet), raäp, hay vaät tö maãu,…
- NV ñònh möùc tieán haønh löu taøi lieäu theo danh muïc khaùch haøng laøm cô sôû xaùc ñònh nhu caàu vaät tö, baûng qui caùch vaät tö, hay söû duïng ñeå ñoái chieáu khi caàn thieát vaø laøm taøi lieäu cho nhöõng laàn ñaët haøng tieáp theo (ñôn haøng repeat).

• Böôùc 3- Xaùc ñònh chuûng loïai vaät tö – coâng cuï
- Caên cöù vaøo taøi lieäu do khaùch haøng cung caáp, NV ñònh möùc xaùc ñònh nhöõng chuûng loaïi vaät tö - coâng cuï, caùc thoâng soá kyõ thuaät, yeâu caàu veà chaát löôïng,… caàn thieát cho ñôn haøng nhö: Loaïi da, chaát löôïng da, ñoä daøy cuûa da, form…

• Böôùc 4- Laäp ñònh möùc vaät tö
NV ñònh möùc tieán haønh thieát laäp ñònh möùc caùc loïai vaät tö caàn thieát cho ñôn haøng. Trình töï tieán haønh nhö sau:
1) Tính ñònh möùc cô baûn:
- Ñònh möùc cô baûn ñöôïc tính theo size maãu (size do khaùch haøng ñaët haøng).
- Phöông phaùp tính thöïc hieän theo caùc böôùc trong HD03.01/PM.

2) Tính ñònh möùc saûn xuaát:
2.1) Choïn size chuaån:
Size chuaån laø giaù trò trung bình gia quyeàn cuûa daõy size theo ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng.
Size chuaån cuûa ñôn haøng ñöôïc tính theo coâng thöùc:






Trong ñoù:
+ SI: Sise thöù i theo ñôn ñaët haøng;
+ QI: Soá löôïng ñaët haøng cuûa size thöù i.

• Thí duï: Moät ñôn haøng coù 3 size: 25, 26, 27 vôùi soá löôïng ñaët haøng töông öùng vôùi töøng size laø 100, 200, 300 ñoâi. Size chuaån cuûa ñôn haøng laø:
(25 x 100) + ( 26 x 200) + (27 x 100)
Sizechuaån = = 26
(100 + 200 + 100)

2.2) Tính ñònh möùc vaät tö saûn xuaát:
Phöông phaùp xaây döïng ñònh möùc vaät tö ñöôïc thöïc hieän theo 4 böôùc:
- Böôùc 1: Thoáng keâ caùc chi tieát ñoái vôùi maõ giaøy caàn tính ñònh möùc;
- Böôùc 2: Tính ñònh möùc cho size chuaån.
- Böôùc 3: Tính ñònh möùc cho full size
- Böôùc 4: Phoái hôïp vôùi caùc phoøng, phaân xöôûng ñeå xaùc ñònh ñònh möùc toái öu.
Phöông phaùp tính thöïc hieän theo caùc böôùc trong HD03.01/PM.
Caùc keát quaû tính ñònh möùc vaät tö saûn xuaát ñöôïc ghi vaøo Baûng khaûo saùt ñònh möùc toái öu (BM 02/PM) vaø Baûng ñònh möùc vaät tö cho 1000 ñoâi (BM03/PM).

• Böôùc 5- Laäp ñôn haøng saûn xuaát, xaùc ñònh nhu caàu vaø laäp baûng toång hôïp nhu caàu vaät tö
- Hoaøn thaønh ñôn haøng saûn xuaát
- Chuyeån ñôn haøng saûn xuaát cho Phoøng ÑHSX.
- Nhaân vieân ñònh möùc laäp Ñôn haøng saûn xuaát (BM04/ PM) laøm cô sôû cho vieäc xaùc ñònh nhu caàu vaät tö vaø quaûn lyù caáp phaùt söû duïng vaät tö ôû caùc boä phaän lieân quan. Phöông phaùp laäp ñôn haøng saûn xuaát thöïc hieän theo HD08.01/ PM.
- Döïa vaøo ñònh möùc saûn xuaát, xaùc ñònh nhu caàu töøng loaïi vaät tö theo töøng maõ giaøy, nhaân vieân toång hôïp seõ toång hôïp nhu caàu vaät tö caùc loïai cuûa taát caû ñôn haøng cho kyø saûn xuaát.
Ñeå xaây döïng baûng toång hôïp nhu caàu vaät tö, nhaân vieân toång hôïp seõ thu thaäp danh saùch caùc loaïi vaät tö vaø khoái löôïng cuûa chuùng töø caùc nhaân vieân nghieäp vuï phuï traùch töøng maûng vaät tö keå treân. Vieäc xaùc ñònh nhu caàu vaät tö ñöôïc thöïc hieän theo HD 01-14.02/PM.
- Laäp baûng keâ danh muïc vaø khoái löôïng vaät tö caàn thieát cho caùc ñôn haøng goàm caùc loïai vaät tö chuû yeáu nhö:
+ Tool;
+ Vaät Tö Muõ giaày;
+ Vaät Tö Ñeá;
+ Bao bì, tem – nhaõn (Parking) vaø caùc loïai vaät tö – phuï lieäu khaùc phuïc vuï cho vieäc ñoùng goùi thaønh phaåm,
+ Caùc loïai keo – cao su – hoùa chaát (C&C),…
Caùc soá lieäu naøy ñöôïc ghi vaøo caùc Baûng nhu caàu vaät tö tool-article; ñeá; hoùa chaát (BM05, 06, 07/ PM).
Caùc soá lieäu toång hôïp veà nhu caàu vaät tö cho moät kyø saûn xuaát ñöôïc ghi vaøo Baûng toång hôïp nhu caàu vaät tö (BM 08/ PMù).

• Böôùc 6- Caân ñoái vaät tö
So saùnh giöõa nhu caàu veà chuûng loïai vaø khoái löôïng vaät tö caàn thieát cho saûn xuaát vôùi chuûng loïai vaø khoái löôïng vaät tö hieän coøn toàn kho coù theå söû duïng cho saûn xuaát.
+ Nhu caàu > Toàn kho Mua theâm phaàn nhu caàu lôùn hôn soá löôïng hieän toàn kho;
+ Nhu caàu  Toàn kho Khoâng mua theâm vaät tö.
Nhaân vieân nghieäp vuï (PM) ghi caùc soá lieäu caân ñoái vaät tö vaøo Baûng caân ñoái vaät tö (BM09/ PM).

• Böôùc 7- Xaùc ñònh danh muïc vaø khoái löôïng vaät tö caàn mua
Sau khi tieán haønh caân ñoái vaø ñònh ñöôïc chuûng loïai, khoái löôïng vaät tö caàn mua, nhaân vieân nghieäp vuï (PM) laäp baûng keâ danh muïc vaø khoái löôïng vaät tö caàn mua. Caùc soá lieäu veà danh muïc vaø khoái löôïng vaät tö caàn mua ñöôïc ghi vaøo Baûng keâ danh muïc vaät tö caàn mua (BM10/ PM).

• Böôùc 8- Laäp keá hoaïch mua haøng
- Nhaân vieân nghieäp vuï (PM) döïa vaøo caùc soá lieäu veà chuûng loïai vaø khoái löôïng vaät tö caàn mua, thôøi gian giao haøng cho khaùch haøng, thôøi gian caàn thieát cho saûn xuaát ñeå hoøan thaønh ñôn haøng, thôøi gian vaän chuyeån – giao nhaän vaät tö,… ñeå laäp keá hoaïch ñaët haøng.
- Noäi dung cuûa keá hoïach mua haøng bao goàm:
+ Chuûng loïai vaät tö, khoái löôïng caàn mua, thôøi ñieåm caàn vaät tö, nhaø cung öùng chính, phuï, tieán ñoä nhaän haøng, …
+ Nhaân vieân nghieäp vuï (PM) ghi nhöõng soá lieäu vaø thoâng tin ñaët haøng vaøo Keá hoïach mua haøng (BM11/ PM).
- Phoù phoøng Mua/ Phuï traùch keá hoïach chòu traùch nhieäm kieåm tra noäi dung keá hoïach mua haøng vaø löu tröõ hoà sô ñeå kieåm soùat tieán ñoä thöïc hieän.


• Böôùc 9- Lieân heä nhaø cung öùng & tieáp nhaän vaät tö maãu
- Döïa vaøo keá hoïach mua haøng, nhu caàu veà chuûng loïai vaät tö, nhaân vieân nghieäp vuï (PM) lieân heä vôùi caùc nhaø cung öùng vaät tö thích hôïp ñaõ ñöôïc Ban ñaùnh giaù caùc nhaø cung öùng chaáp thuaän theo Danh saùch nhaø cung öùng ñöôïc choïn (BM 20) ñeå ñeà nghò cung öùng vaø tieáp nhaän caùc loïai vaät tö maãu.
- Vieäc ñaùnh giaù vaø choïn löïa nhaø cung öùng ñöôïc tieán haønh theo ñònh kyø vaø ñöôïc quy ñònh taïi HD 04/PM. Trong tröôøng hôïp caàn thieát, Coâng ty seõ tieán haønh kieåm tra haøng mua taïi cô sôû cuûa nhaø cung öùng (HD 18.02/PM).

• Böôùc 10- Kieåm tra vaät tö maãu
Sau khi nhaän ñöôïc vaät tö maãu, nhaân vieân nghieäp vuï (PM) tieán haønh so saùnh caùc thoâng soá chaát löôïng cuûa vaät tö maãu vôùi tieâu chuaån chaát löôïng theo yeâu caàu cuûa ñôn haøng:
+ Neáu vaät tö maãu ñaùp öùng caùc tieâu chuaån chaát löôïng cuûa ñôn haøng, thì tieán haønh laäp phieáu ñaët haøng;
+ Neáu vaät tö maãu khoâng ñaùp öùng caùc tieâu chuaån chaát löôïng cuûa ñôn haøng, thì lieân heä vôùi nhaø cung öùng ñeå yeâu caàu naâng cao chaát löôïng cho phuø hôïp, hoaëc chuyeån yeâu caàu cung öùng vaät tö maãu cho nhaø cung öùng phuï hay tìm nhaø cung öùng khaùc;

• Böôùc 11- Laäp phieáu ñaët haøng
- Nhaân vieân nhaân vieân nghieäp vuï (PM) laäp phieáu ñaët haøng ñoái vôùi nhöõng loïai vaät tö caàn thieát
cho hôïp ñoàng do mình phuï traùch maø caùc nhaø cung öùng noäi ñòa coù ñuû khaû naêng ñaùp öùng. Caùc soá lieäu ñaët haøng ñöôïc ghi vaøo Phieáu ñaët haøng (BM12/ PM).
- Trong tröôøng hôïp ñieàu chænh caùc soá lieäu ñaët haøng, nhaân vieân nghieäp vuï (PM) thoâng baùo huûy phieáu ñaët haøng cuõ vaø laäp phieáu ñaët haøng môùi thay theá göûi nhaø cung öùng.

• Böôùc 12- Duyeät phieáu ñaët haøng
- Sau khi hoøan thaønh ñôn ñaët haøng, nhaân vieân nghieäp vuï (PM) trình phieáu ñaët haøng cho Phoù phoøng Mua phuï traùch vaät tö noäi ñòa duyeät. Phoù phoøng Mua/PTVTNÑ coù traùch nhieäm xem xeùt tính hôïp lyù cuûa caùc noäi dung trong phieáu ñaët haøng vaø quyeát ñònh ñaët haøng.
+ Trong tröôøng hôïp phieáu ñaët haøng khoâng ñöôïc duyeät thì chuyeån laïi cho nhaân vieân vaät tö phuï traùch hôïp ñoàng ñoù ñeå ñieàu chænh theo chæ ñaïo cuûa Phoù phoøng Mua/PTVTNÑ;
+ Tröôøng hôïp phieáu ñaët haøng ñöôïc duyeät thì chuyeån sang böôùc coâng vieäc tieáp theo.

• Böôùc 13- Chuyeån phieáu ñaët haøng cho nhaø cung öùng
Nhaân vieân nghieäp vuï (PM) chuyeån phieáu ñaët haøng ñaõ ñöôïc duyeät ñeán nhaø cung öùng noäi ñòa ñaõ ñöôïc Ban ñaùnh giaù nhaø cung öùng löïa choïn.

• Böôùc 14- Ñaøm phaùn vaø laäp hôïp ñoàng
Sau khi nhaø cung öùng xaùc nhaän caùc soá lieäu ñaët haøng, Nhaân vieân nghieäp vuï (PM) tieán haønh ñaøm phaùn vôùi nhaø cung öùng.
- Caùc noäi dung ñaøm phaùn vôùi caùc nhaø cung öùng noäi ñòa bao goàm: Maët haøng, soá löôïng,ñôn giaù, chieát khaáu, quy caùch, chaát löôïng, thanh toùan, giao nhaän, giaûi quyeát tranh chaáp,…Caùc noäi dung, ñieàu kieän vaø thuû tuïc mua haøng ñöôïc theå hieän trong baûn Hôïp ñoàng kinh teá (BM13/ PM). Hôïp ñoàng kinh teá ñöôïc laäp thaønh 04 (boán) baûn.
- Quaù trình ñaøm phaùn vaø thoûa thuaän hôïp ñoàng mua haøng ñöôïc thöïc hieän theo HD17.02/PM.

• Böôùc 15- Duyeät hôïp ñoàng
- Sau khi ñaøm phaùn vaø thoûa thuaän vôùi caùc nhaø cung öùng veà caùc ñieàu khoûan cuûa hôïp ñoàng, nhaân vieân nghieäp vuï (PM) laàn löôït chuyeån hôïp ñoàng cho Tröôûng phoøng Mua vaø Tröôûng phoøng Baùn xem xeùt, kieåm tra.
+ Neáu ñoàng yù, tröôûng phoøng Mua kyù nhaùy vaøo hôïp ñoàng xaùc nhaän ñaõ kieåm tra tính hôïp lyù cuûa caùc chuûng loïai, soá lieäu, tieâu chuaån chaát löôïng cuûa caùc loïai vaät tö caàn mua; tröôûng phoøng Baùn kyù nhaùy vaøo hôïp ñoàng xaùc nhaän ñaõ kieåm tra tính hôïp lyù veà giaù caû, cuøng caùc noäi dung khaùc cuûa hôïp ñoàng vaø chuyeån nhaân vieân phuï traùch hôïp ñoàng trình TGÑ kyù duyeät;
+ Neáu khoâng ñoàng yù, tröôûng phoøng Mua vaø tröôûng phoøng Baùn chuyeån hôïp ñoàng cho nhaân vieân vaät tö phuï traùch hôïp ñoàng ñeå ñaøm phaùn laïi vaø ñieàu chænh hôïp ñoàng.
- Nhaân vieân nghieäp vuï (PM) trình hôïp ñoàng ñaõ ñöôïc caùc Tröôûng phoøng kyù nhaùy ñeå TGÑ kyù duyeät.
+ Neáu TGÑ thuaän duyeät, chuyeån sang böôùc tieáp theo;
+ Neáu TGÑ khoâng thuaän duyeät, nhaân vieân vaät tö phuï traùch hôïp ñoàng thöïc hieän nhöõng ñieàu chænh caàn thieát theo yù kieán chæ ñaïo cuûa TGÑ.

• Böôùc 16- Chuyeån hôïp ñoàng cho caùc ñoái töôïng lieân quan
Nhaân vieân nghieäp vuï (PM) chuyeån hôïp ñoàng ñaõ ñöôïc TGÑ kyù duyeät cho caùc ñoái töôïng lieân quan goàm:
1) Nhaø cung öùng: Ñeå phoái hôïp thöïc hieän;
2) Phoøng Keá toùan: Ñeå thanh toùan;
3) Tröôûng phoøng Baùn: Ñeå kieåm soùat;
4) Löu hoà sô

• Böôùc 17- Thoâng baùo nhaän haøng, kieåm tra chaát löôïng vaø theo doõi tieán ñoä giao nhaän
- Thoâng baùo giao haøng:
Nhaân vieân nghieäp vuï (PM) thoâng baùo cho nhaø cung öùng veà soá löôïng, thôøi ñieåm vaø ñòa ñieåm giao nhaän (Caên cöù vaøo keá hoïach saûn xuaát, thoâng baùo xuaát haøng töø P.ÑHSX).
- Kieåm tra chaát löôïng haøng mua:
Caên cöù vaøo nhöõng tieâu chuaån chaát löôïng ñoái vôùi vaät tö, nguyeân – phuï lieäu ñaõ ñöôïc ghi trong hôïp ñoàng, nhaân vieân nghieäp vuï (PM) phoái hôïp cuøng P.QLCL & TKCN ñònh kyø hoaëc ñoät xuaát tieán haønh kieåm tra chaát löôïng haøng mua taïi nôi saûn xuaát cuûa nhaø cung öùng. Caùc coâng vieäc kieåm tra naøy ñöôïc thöïc hieän theo HD18.02/ PM.
Trong tröôøng hôïp khoâng theå tröïc tieáp ñeán kieåm tra taïi cô sôû saûn xuaát cuûa nhaø cung öùng, nhaân vieân nghieäp vuï (PM) coù theå yeâu caàu cung caáp hoà sô veà chaát löôïng saûn phaåm bao goàm:
+ Baûn cam keát ñaõ kieåm tra saûn phaåm ñaït yeâu caàu veà tieâu chuaån chaát löôïng vaø tieâu chuaån kyõ thuaät so vôùi maãu ñaët haøng.
+ Baûn keát quaû keåm tra thöû nghieäm cuûa töøng loâ haøng maø nhaø cung öùng ñaõ göûi ñi kieåm tra.

- Theo doõi tieán ñoä giao haøng:
+ Caên cöù vaøo caùc ñieàu khoûan cuûa hôïp ñoàng mua haøng, nhaân vieân nghieäp vuï (PM) coù traùch nhieäm theo doõi tieán trình nhaän haøng vaø ñoân ñoác nhaø cung öùng giao haøng ñuùng thôøi ñieåm, ñaûm baûo chaát löôïng, phuïc vuï kòp thôøi cho saûn xuaát.
+ Nhaân vieân nghieäp vuï (PM) coù theå yeâu caàu nhaø cung öùng thoâng baùo baèng vaên baûn tình hình saûn löôïng saûn xuaát haøng ngaøy vaø keá hoïach tieán ñoä giao haøng.

• Böôùc 18- Nhaän haøng vaø kieåm tra chaát löôïng taïi kho vaät tö cuûa Coâng ty
- Chuaån bò nhaän haøng:
+ Nhaân nhaân vieân nghieäp vuï (PM) chòu traùch nhieäm thoâng baùo cho boä phaän kho bieát veà soá löôïng, thôøi gian nhaän haøng;
+ Boä phaän kho chuaån bò nhaân söï, phöông tieän xeáp dôõ, maët baèng kho , boá trí sô ñoà saép xeáp haøng.

- Tieáp nhaän haøng mua :
+ Toå chöùc boác xeáp haøng vaø saép xeáp vaøo ñuùng vò trí theo sô ñoà.
+ Laäp bieân baûn neáu phöông tieän vaän chuyeån khoâng ñaûm baûo, coù khaû naêng aûnh höôûng chaát löôïng haøng mua.

- Chuaån bò kieåm tra haøng mua :
+ Boá trí nhaân söï tham gia kieåm tra haøng mua bao goàm: NV VTPTHÑ, NV TKCN & QLCL, thuû kho vaø ngöôøi giao haøng.
+ Laäp keá hoaïch kieåm tra haøng mua.

- Kieåm tra haøng mua :
* Kieåm tra döõ lieäu toång hôïp :
+ Kieåm tra soá löôïng ghi ngoaøi bao bì so vôùi hoùa ñôn nhaäp kho.
+ Kieåm tra soá löôïng kieän so vôùi hoùa ñôn nhaäp kho.
+ Kieåm tra ñai, kieän baûo veä .
+ Ghi caùc soá lieäu kieåm tra vaøo Baûng kieåm tra haøng nhaäp kho (BM15/ PM).
* Kieåm tra chaát löôïng haøng mua:
Tuøy theo ñaëc tính hoaëc ñieàu kieän mua baùn ñeå toå chöùc kieåm tra 100% loâ haøng hoaëc kieåm tra theo tyû leä xaùc suaát. (Theo QT 8.2.4)

- Xöû lyù haøng khoâng ñaït chaát löôïng:
+ Khi phaùt hieän haøng mua khoâng ñaït chaát löôïng, caùc thaønh vieân thuoäc nhoùm kieåm tra haøng mua tieán haønh laäp Bieân baûn vaät tö khoâng ñaït chaát löôïng (BM16/ PM);
+ Saép xeáp haøng khoâng ñaït chaát löôïng vaøo khu vöïc rieâng bieät, treo baûng baùo hieäu;
+ Thoâng baùo cho nhaø cung öùng bieát ñeå taùi cheá hoaëc ñoåi haøng môùi.


• Böôùc 19- Löu hoà sô
Sau khi nhaäp kho vaät tö – nguyeân lieäu, caùc nhaân vieân tham gia quaù trình mua haøng coù traùch nhieäm löu caùc loïai hoà sô sau:
- Phoù phoøng Mua/Phuï traùch keá hoïach:
+ BM 11/PM
- Nhaân vieân toång hôïp:
+ BM 01/ PM.
+ BM 09/ PM.
- Nhaân vieân ñònh möùc:
+ BM 02/ PM
+ BM 03/ PM
+ BM 04/ PM
+ BM 05/ PM; BM 06/ PM; BM 07/ PM
+ BM 08/ PM
- Nhaân vieân nghieäp vuï (PM):
+ BM 10/ PM.
+ BM 12/ PM.
+ BM 13/ PM.
+ BM 14/ PM.
+ BM 15/ PM.
+ BM 16/ PM

- P.ÑHSX:
+ BM 15/ PM.
+ BM: 16/PM
- NV TKCN & QLCL:
+ BM: 16/PM


V- PHUÏ LUÏC VAØ BIEÅU MAÃU ÑÍNH KEØM

STT TEÂN TAØI LIEÄU VAØ BIEÅU MAÃU ÑÍNH KEØM KYÙ HIEÄU
1. HD nhoùm ngheà ñònh möùc vaät tö ñôn haøng HD01-08.01/ PM
2. HD nhoùm ngheà Mua haøng HD01-14.02/ PM
3. HD nhoùm ngheà quaûn lyù, caáp phaùt vaät tö vaø quyeát toaùn ñôn haøng HD01-03.03/ PM
4. Soå toång hôïp tieáp nhaän ñôn haøng BM01/ PM
5. Baûng khaûo saùt ñònh möùc toái öu BM02/ PM
6. Baûng ñònh möùc vaät tö cho 1000 ñoâi BM 03/ PM
7. Ñôn haøng saûn xuaát giaøy BM04/ PM
8. Baûng nhu caàu vaät tö tool-article BM05/ PM
9. Baûng nhu caàu vaät tö ñeá BM06/ PM
10. Baûng nhu caàu hoùa chaát BM07/ PM
11. Baûng toång hôïp nhu caàu vaät tö BM08/ PM
12. Baûng caân ñoái vaät tö BM09/ PM
13. Baûng keâ danh muïc vaät tö caàn mua BM10/ PM
14. Keá hoïach mua haøng BM11/ PM
15. Phieáu ñaët haøng BM12/ PM
16. Hôïp ñoàng kinh teá BM 13/ PM
17. Baûng ñeà nghò nhaäp buø vaät tö BM14/ PM
18. Baûng kieåm tra haøng nhaäp kho BM15/ PM
19. Bieân baûn vaät tö khoâng ñaït chaát löôïng BM 16/PM
20. Danh saùch caùc nhaø cung öùng theo töøng loïai vaät tö BM 18/PM
21. Phieáu ñaùnh giaù nhaø cung öùng BM 19/PM
22. Baûng toång hôïp keát quaû ñaùnh giaù nhaø cung öùng BM 20/PM
23. Danh saùch nhaø cung öùng ñöôïc löïa choïn BM 21/PM






Soïan thaûo Thaåm xeùt Pheâ duyeät
(QMR) (Toång Giaùm Ñoác)
Teân :
Ngaøy :

Chöõ kyù :

 

[muontennguoi]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Sửa lại font giùm cho Somaly:

I- MỤC ĐÍCH
Công ty TNHH Thái Bình thiết lập, ban hành và duy trì dưới hình thức văn bản quá trình mua hàng nhằm:
- Mô tả các bước công việc, những thủ tục cần thiết và xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị trong công ty khi tham gia vào quá trình mua hàng.
- Thống nhất quy trình, thủ tục, phương thức mua hàng trong toàn Công ty và thẩm quyền đề nghị, ký duyệt những văn bản liên quan đến công tác này.
- Đảm bảo vật tư, nguyên liệu, công cụ sản xuất mua vào phù hợp với tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật, thỏa mãn các yêu cầu về chất lượng và đúng thời điểm quy định.
II- PHẠM VI ÁP DỤNG
- Bản quá trình mua hàng có phạm vi áp dụng trong toàn Công ty TNHH THÁI BÌNH.
- Tất cả các cá nhân, đơn vị tham gia hay có liên quan đến quá trình mua hàng đều phải thực hiện theo quá trình này.
III- TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Sổ tay chất lượng phần 7.4 – Mua hàng
- Quá trình chất lượng QT 4.2.4 – Kiểm soát hồ sơ chất lượng.
- Quá trình chất lượng phần 7.5.1– Kiểm soát hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ.
IV- TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
1- Tổng giám đốc
- Duyệt nội dung và những điều chỉnh trong quá trình áp dụng quá trình này.
- Ký kết các hợp đồng mua hàng.
2- Trưởng phòng Bán
- Chịu trách nhiệm cung ứng các nguồn tài chính thanh tóan tiền hàng cho các nhà cung ứng một cách kịp thời.
- Kiểm tra tính hợp lý về số lượng, chất lượng, gía cả, giao nhận, thanh tóan,… đối với quá trình mua hàng và giám sát tòan bộ quá trình mua hàng nhằm đảm bảo thực hiện đúng các quy định của công ty.
3- Giám đốc KHVT - CBSX kiêm Trưởng phòng Mua
- Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc trong việc tổ chức thực hiện một cách hiệu quả các họat động mua hàng.
- Chủ trì phân bổ nguồn lực để thực hiện quá trình này.
- Theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng mua hàng, kịp thời đưa ra những quyết định thích hợp nhằm đảm bảo cung ứng đầy đủ, chính xác, kịp thời và đáp ứng các yêu cầu về chất lượng các lọai vật tư, công cụ, dụng cụ cho họat động sản xuất của công ty.
- Tổ chức ghi chép và lưu trữ các lọai biểu mẫu, hồ sơ tài liệu liên quan đến việc mua hàng
theo qui định.
4- Phó phòng Mua/Phụ trách vật tư nội:
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc KHVT – CBSX về kết quả của các họat động cung ứng các lọai vật tư nội địa.
- Tổ chức, triển khai thực hiện các họat động mua hàng nội địa, kịp thời đưa ra những những quyết định thích hợp trong phạm vi quyền hạn được phân công nhằm đảm bảo cung ứng đầy đủ, chính xác, kịp thời và đáp ứng các yêu cầu về chất lượng các lọai vật tư, công cụ, dụng cụ cho họat động sản xuất của công ty.
5- Phó phòng Mua/ Phụ trách kế họach:
- Tổ chức xây dựng kế họach mua hàng.
- Triển khai kế họach và kiểm sóat tiến độ thực hiện kế họach mua hàng.
6- Nhân viên tổng hợp
- Tổng hợp nhu cầu và liệt kê danh mục các lọai vật tư cần thiết cho các đơn hàng sản xuất trong kỳ.
- Tiến hành cân đối giữa nhu cầu vật tư so với tồn kho nhằm xác định chủng lọai và khối lượng vật tư cần mua.
7- Nhân viên định mức
- Chịu trách nhiệm phân tích đơn đặt hàng và xác định một cách chính xác, đầy đủ nhu cầu các lọai vật tư, công cụ, dụng cụ,…đáp ứng yêu bcầu của sản xuất.
- Xây dựng các lọai định mức vật tư, nguyên liệu bao gồm: Định mức vật tư theo size chuẩn, định mức cơ bản, định mức tối ưu, định mức sản xuất.
- Lập đơn hàng sản xuất.
8- Nhân viên nghiệp vụ (phòng Mua)
- Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của công ty trong các mối quan hệ, giao dịch với các nhà cung ứng và các quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc trong quá trình thực hiện các bước công việc của quá trình này.
- Tham gia đàm phán, thỏa thuận các điều khỏan của hợp đồng kinh tế theo đơn hàng được giao phụ trách. Đảm bảo cho công ty mua được những lọai vật tư, nguyên – phụ liệu đáp ứng các yêu cầu về chất lượng với giá cả hợp lý.
- Kiểm tra, gíam sát sản lượng sản xuất và chất lượng hàng mua tại nơi sản xuất của nhà cung ứng.
- Giám sát, theo dõi quá trình giao hàng của nhà cung ứng và tham gia kiểm tra chất lượng hàng mua tại Công ty.
9- Nhân viên quản lý kho vật tư
- Thực hiện các thủ tục giao nhận, cấp phát các lọai vật tư, công cụ, dụng cụ sản xuất nhanh chóng và chính xác.
- Quản lý tồn kho các lọai vật tư, công cụ, dụng cụ sản xuất một cách khoa học và an tòan.
V- ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT
5.1 Giải thích cụm từ
• Nhà cung ứng : Cá nhân hay tổ chức cung ứng nguyên vật liệu cho công ty.
• Đơn hàng repeat : Đơn hàng lặp lại
5.2 Các chữ viết tắt
• TGĐ Tổng Giám đốc
• TP. Bán Trưởng phòng bán
• GĐ KHVT-CBSX Giám đốc Kế họach Vật tư – chuẩn bị sản xuất
kiêm TP.Mua kiêm Trưởng phòng Mua.
• PP/PTVTNĐ Phó phòng Mua/ Phụ trách vật tư nội địa
• PP/PTKH Phó phòng Mua/ Phụ trách kế họach vật tư
• QĐPX: Quản đốc phân xưởng
• NV TH Nhân viên tổng hợp/ Phòng Mua
• NV ĐM: Nhân viên định mức
• NV NV/PM Nhân viên nghiệp vụ/ Phòng Mua
• NV TKCN & QLCL Nhân viên thiết kế công nghệ và quản lý chất lượng
• P.KDTT Phòng kinh doanh thị trường
• P.ĐHSX Phòng Điều hành sản xuất
• C&C: Cement and Compound: là các hóa chất liên kết (keo dán, hóa chất xử lý), hỗn hợp cao su và các hóa chất khác dùng làm đế.
VI- NỘI DUNG QUY TRÌNH.
1- Lưu đồ:
Bước CV Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu – Tài liệu
1-
- NV TH
- Đơn đặt hàng
- BM 01/PM
2-
- NV ĐM
3-
- NV ĐM
4-
- NV ĐM - BM 02/PM
- BM 03/PM
- HD 01-08.01/PM
5-
- NV ĐM
- NV NV/PM - BM 04/PM
- BM 05, 06, 07/PM
- BM 08/ PM
- HD 08.01/PM
- HD 01-14.02/PM
6-
- NV NV/PM - BM 09/ PM
7-
- NV NV/PM
- BM 10/ PM
8-
- NV NV/PM
- PP/PTKH - BM 11/ PM
9-
- NV NV/PM
- HD 16.02/PM
10-
- NV NV/PM No
Đạt
11-
- NV NV/PM - BM 12/PM
12-
- PP/PTVTNĐ No
Yes
13-
- NV NV/PM
14-
- NV NV/PM
- BM 13/ PM
- HD 17.02/ PM
15-
- TP. Mua
- TGĐ No
Yes
16-
- NV NV/PM


17- - NV NV/PM



18-
- NV TKCN & QLCL
- Thủ kho
- BM 15/PM
- BM 16/PM
-
19-
- Thủ kho
- NV TKCN & QLCL
- NV NV/PM

b- Mô tả quá trình công việc:
• Bước 1- Tiếp nhận đơn hàng
- Nhân viên tổng hợp tiếp nhận đơn đặt hàng từ P. KDTT và vào Sổ tổng hợp tiếp nhận đơn hàng (BM 01/PM) với những thông tin chủ yếu như: Ngày tháng nhận, tên khách hàng, loại giày, mã giày, số lượng, ngày xuất hàng,… và lưu đơn hàng theo tên khách hàng làm tài liệu gốc.
- Thông qua việc tiếp nhận đơn đặt hàng, nhân viên tổng hợp có thể xác định sơ bộ những yêu cầu của khách hàng và các chủng loại vật tư chủ yếu của chiếc giày, số size và số lượng mỗi size, ngày xuất hàng, quy cách tem nhãn (nếu có),…
• Bước 2- Tiếp nhận tài liệu của khách hàng
- Khi nhận được các tài liệu của khách hàng, P.KDTT tiến hành bàn giao cho NV định mức, tài liệu có thể bao gồm một hay một số : Giày mẫu, Bảng quy cách vật tư (Spec sheet), rập, hay vật tư mẫu,…
- NV định mức tiến hành lưu tài liệu theo danh mục khách hàng làm cơ sở xác định nhu cầu vật tư, bảng qui cách vật tư, hay sử dụng để đối chiếu khi cần thiết và làm tài liệu cho những lần đặt hàng tiếp theo (đơn hàng repeat).
• Bước 3- Xác định chủng lọai vật tư – công cụ
- Căn cứ vào tài liệu do khách hàng cung cấp, NV định mức xác định những chủng loại vật tư - công cụ, các thông số kỹ thuật, yêu cầu về chất lượng,… cần thiết cho đơn hàng như: Loại da, chất lượng da, độ dày của da, form…
• Bước 4- Lập định mức vật tư
NV định mức tiến hành thiết lập định mức các lọai vật tư cần thiết cho đơn hàng. Trình tự tiến hành như sau:
1) Tính định mức cơ bản:
- Định mức cơ bản được tính theo size mẫu (size do khách hàng đặt hàng).
- Phương pháp tính thực hiện theo các bước trong HD03.01/PM.
2) Tính định mức sản xuất:
2.1) Chọn size chuẩn:
Size chuẩn là giá trị trung bình gia quyền của dãy size theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Size chuẩn của đơn hàng được tính theo công thức:



Trong đó:
+ SI: Sise thứ i theo đơn đặt hàng;
+ QI: Số lượng đặt hàng của size thứ i.
• Thí dụ: Một đơn hàng có 3 size: 25, 26, 27 với số lượng đặt hàng tương ứng với từng size là 100, 200, 300 đôi. Size chuẩn của đơn hàng là:
(25 x 100) + ( 26 x 200) + (27 x 100)
Sizechuẩn = = 26
(100 + 200 + 100)
2.2) Tính định mức vật tư sản xuất:
Phương pháp xây dựng định mức vật tư được thực hiện theo 4 bước:
- Bước 1: Thống kê các chi tiết đối với mã giày cần tính định mức;
- Bước 2: Tính định mức cho size chuẩn.
- Bước 3: Tính định mức cho full size
- Bước 4: Phối hợp với các phòng, phân xưởng để xác định định mức tối ưu.
Phương pháp tính thực hiện theo các bước trong HD03.01/PM.
Các kết quả tính định mức vật tư sản xuất được ghi vào Bảng khảo sát định mức tối ưu (BM 02/PM) và Bảng định mức vật tư cho 1000 đôi (BM03/PM).
• Bước 5- Lập đơn hàng sản xuất, xác định nhu cầu và lập bảng tổng hợp nhu cầu vật tư
- Hoàn thành đơn hàng sản xuất
- Chuyển đơn hàng sản xuất cho Phòng ĐHSX.
- Nhân viên định mức lập Đơn hàng sản xuất (BM04/ PM) làm cơ sở cho việc xác định nhu cầu vật tư và quản lý cấp phát sử dụng vật tư ở các bộ phận liên quan. Phương pháp lập đơn hàng sản xuất thực hiện theo HD08.01/ PM.
- Dựa vào định mức sản xuất, xác định nhu cầu từng loại vật tư theo từng mã giày, nhân viên tổng hợp sẽ tổng hợp nhu cầu vật tư các lọai của tất cả đơn hàng cho kỳ sản xuất.
Để xây dựng bảng tổng hợp nhu cầu vật tư, nhân viên tổng hợp sẽ thu thập danh sách các loại vật tư và khối lượng của chúng từ các nhân viên nghiệp vụ phụ trách từng mảng vật tư kể trên. Việc xác định nhu cầu vật tư được thực hiện theo HD 01-14.02/PM.
- Lập bảng kê danh mục và khối lượng vật tư cần thiết cho các đơn hàng gồm các lọai vật tư chủ yếu như:
+ Tool;
+ Vật Tư Mũ giầy;
+ Vật Tư Đế;
+ Bao bì, tem – nhãn (Parking) và các lọai vật tư – phụ liệu khác phục vụ cho việc đóng gói thành phẩm,
+ Các lọai keo – cao su – hóa chất (C&C),…
Các số liệu này được ghi vào các Bảng nhu cầu vật tư tool-article; đế; hóa chất (BM05, 06, 07/ PM).
Các số liệu tổng hợp về nhu cầu vật tư cho một kỳ sản xuất được ghi vào Bảng tổng hợp nhu cầu vật tư (BM 08/ PMù).
• Bước 6- Cân đối vật tư
So sánh giữa nhu cầu về chủng lọai và khối lượng vật tư cần thiết cho sản xuất với chủng lọai và khối lượng vật tư hiện còn tồn kho có thể sử dụng cho sản xuất.
+ Nhu cầu > Tồn kho Mua thêm phần nhu cầu lớn hơn số lượng hiện tồn kho;
Tồn kho+ Nhu cầu Không mua thêm vật tư.
Nhân viên nghiệp vụ (PM) ghi các số liệu cân đối vật tư vào Bảng cân đối vật tư (BM09/ PM).
• Bước 7- Xác định danh mục và khối lượng vật tư cần mua
Sau khi tiến hành cân đối và định được chủng lọai, khối lượng vật tư cần mua, nhân viên nghiệp vụ (PM) lập bảng kê danh mục và khối lượng vật tư cần mua. Các số liệu về danh mục và khối lượng vật tư cần mua được ghi vào Bảng kê danh mục vật tư cần mua (BM10/ PM).
• Bước 8- Lập kế hoạch mua hàng
- Nhân viên nghiệp vụ (PM) dựa vào các số liệu về chủng lọai và khối lượng vật tư cần mua, thời gian giao hàng cho khách hàng, thời gian cần thiết cho sản xuất để hòan thành đơn hàng, thời gian vận chuyển – giao nhận vật tư,… để lập kế hoạch đặt hàng.
- Nội dung của kế họach mua hàng bao gồm:
+ Chủng lọai vật tư, khối lượng cần mua, thời điểm cần vật tư, nhà cung ứng chính, phụ, tiến độ nhận hàng, …
+ Nhân viên nghiệp vụ (PM) ghi những số liệu và thông tin đặt hàng vào Kế họach mua hàng (BM11/ PM).
- Phó phòng Mua/ Phụ trách kế họach chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung kế họach mua hàng và lưu trữ hồ sơ để kiểm sóat tiến độ thực hiện.

• Bước 9- Liên hệ nhà cung ứng & tiếp nhận vật tư mẫu
- Dựa vào kế họach mua hàng, nhu cầu về chủng lọai vật tư, nhân viên nghiệp vụ (PM) liên hệ với các nhà cung ứng vật tư thích hợp đã được Ban đánh giá các nhà cung ứng chấp thuận theo Danh sách nhà cung ứng được chọn (BM 20) để đề nghị cung ứng và tiếp nhận các lọai vật tư mẫu.
- Việc đánh giá và chọn lựa nhà cung ứng được tiến hành theo định kỳ và được quy định tại HD 04/PM. Trong trường hợp cần thiết, Công ty sẽ tiến hành kiểm tra hàng mua tại cơ sở của nhà cung ứng (HD 18.02/PM).
• Bước 10- Kiểm tra vật tư mẫu
Sau khi nhận được vật tư mẫu, nhân viên nghiệp vụ (PM) tiến hành so sánh các thông số chất lượng của vật tư mẫu với tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu của đơn hàng:
+ Nếu vật tư mẫu đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của đơn hàng, thì tiến hành lập phiếu đặt hàng;
+ Nếu vật tư mẫu không đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của đơn hàng, thì liên hệ với nhà cung ứng để yêu cầu nâng cao chất lượng cho phù hợp, hoặc chuyển yêu cầu cung ứng vật tư mẫu cho nhà cung ứng phụ hay tìm nhà cung ứng khác;
• Bước 11- Lập phiếu đặt hàng
- Nhân viên nhân viên nghiệp vụ (PM) lập phiếu đặt hàng đối với những lọai vật tư cần thiết
cho hợp đồng do mình phụ trách mà các nhà cung ứng nội địa có đủ khả năng đáp ứng. Các số liệu đặt hàng được ghi vào Phiếu đặt hàng (BM12/ PM).
- Trong trường hợp điều chỉnh các số liệu đặt hàng, nhân viên nghiệp vụ (PM) thông báo hủy phiếu đặt hàng cũ và lập phiếu đặt hàng mới thay thế gửi nhà cung ứng.
• Bước 12- Duyệt phiếu đặt hàng
- Sau khi hòan thành đơn đặt hàng, nhân viên nghiệp vụ (PM) trình phiếu đặt hàng cho Phó phòng Mua phụ trách vật tư nội địa duyệt. Phó phòng Mua/PTVTNĐ có trách nhiệm xem xét tính hợp lý của các nội dung trong phiếu đặt hàng và quyết định đặt hàng.
+ Trong trường hợp phiếu đặt hàng không được duyệt thì chuyển lại cho nhân viên vật tư phụ trách hợp đồng đó để điều chỉnh theo chỉ đạo của Phó phòng Mua/PTVTNĐ;
+ Trường hợp phiếu đặt hàng được duyệt thì chuyển sang bước công việc tiếp theo.
• Bước 13- Chuyển phiếu đặt hàng cho nhà cung ứng
Nhân viên nghiệp vụ (PM) chuyển phiếu đặt hàng đã được duyệt đến nhà cung ứng nội địa đã được Ban đánh giá nhà cung ứng lựa chọn.
• Bước 14- Đàm phán và lập hợp đồng
Sau khi nhà cung ứng xác nhận các số liệu đặt hàng, Nhân viên nghiệp vụ (PM) tiến hành đàm phán với nhà cung ứng.
- Các nội dung đàm phán với các nhà cung ứng nội địa bao gồm: Mặt hàng, số lượng,đơn giá, chiết khấu, quy cách, chất lượng, thanh tóan, giao nhận, giải quyết tranh chấp,…Các nội dung, điều kiện và thủ tục mua hàng được thể hiện trong bản Hợp đồng kinh tế (BM13/ PM). Hợp đồng kinh tế được lập thành 04 (bốn) bản.
- Quá trình đàm phán và thỏa thuận hợp đồng mua hàng được thực hiện theo HD17.02/PM.
• Bước 15- Duyệt hợp đồng
- Sau khi đàm phán và thỏa thuận với các nhà cung ứng về các điều khỏan của hợp đồng, nhân viên nghiệp vụ (PM) lần lượt chuyển hợp đồng cho Trưởng phòng Mua và Trưởng phòng Bán xem xét, kiểm tra.
+ Nếu đồng ý, trưởng phòng Mua ký nháy vào hợp đồng xác nhận đã kiểm tra tính hợp lý của các chủng lọai, số liệu, tiêu chuẩn chất lượng của các lọai vật tư cần mua; trưởng phòng Bán ký nháy vào hợp đồng xác nhận đã kiểm tra tính hợp lý về giá cả, cùng các nội dung khác của hợp đồng và chuyển nhân viên phụ trách hợp đồng trình TGĐ ký duyệt;
+ Nếu không đồng ý, trưởng phòng Mua và trưởng phòng Bán chuyển hợp đồng cho nhân viên vật tư phụ trách hợp đồng để đàm phán lại và điều chỉnh hợp đồng.
- Nhân viên nghiệp vụ (PM) trình hợp đồng đã được các Trưởng phòng ký nháy để TGĐ ký duyệt.
+ Nếu TGĐ thuận duyệt, chuyển sang bước tiếp theo;
+ Nếu TGĐ không thuận duyệt, nhân viên vật tư phụ trách hợp đồng thực hiện những điều chỉnh cần thiết theo ý kiến chỉ đạo của TGĐ.
• Bước 16- Chuyển hợp đồng cho các đối tượng liên quan
Nhân viên nghiệp vụ (PM) chuyển hợp đồng đã được TGĐ ký duyệt cho các đối tượng liên quan gồm:
1) Nhà cung ứng: Để phối hợp thực hiện;
2) Phòng Kế tóan: Để thanh tóan;
3) Trưởng phòng Bán: Để kiểm sóat;
4) Lưu hồ sơ
• Bước 17- Thông báo nhận hàng, kiểm tra chất lượng và theo dõi tiến độ giao nhận
- Thông báo giao hàng:
Nhân viên nghiệp vụ (PM) thông báo cho nhà cung ứng về số lượng, thời điểm và địa điểm giao nhận (Căn cứ vào kế họach sản xuất, thông báo xuất hàng từ P.ĐHSX).
- Kiểm tra chất lượng hàng mua:
Căn cứ vào những tiêu chuẩn chất lượng đối với vật tư, nguyên – phụ liệu đã được ghi trong hợp đồng, nhân viên nghiệp vụ (PM) phối hợp cùng P.QLCL & TKCN định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra chất lượng hàng mua tại nơi sản xuất của nhà cung ứng. Các công việc kiểm tra này được thực hiện theo HD18.02/ PM.
Trong trường hợp không thể trực tiếp đến kiểm tra tại cơ sở sản xuất của nhà cung ứng, nhân viên nghiệp vụ (PM) có thể yêu cầu cung cấp hồ sơ về chất lượng sản phẩm bao gồm:
+ Bản cam kết đã kiểm tra sản phẩm đạt yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật so với mẫu đặt hàng.
+ Bản kết quả kểm tra thử nghiệm của từng lô hàng mà nhà cung ứng đã gửi đi kiểm tra.
- Theo dõi tiến độ giao hàng:
+ Căn cứ vào các điều khỏan của hợp đồng mua hàng, nhân viên nghiệp vụ (PM) có trách nhiệm theo dõi tiến trình nhận hàng và đôn đốc nhà cung ứng giao hàng đúng thời điểm, đảm bảo chất lượng, phục vụ kịp thời cho sản xuất.
+ Nhân viên nghiệp vụ (PM) có thể yêu cầu nhà cung ứng thông báo bằng văn bản tình hình sản lượng sản xuất hàng ngày và kế họach tiến độ giao hàng.
• Bước 18- Nhận hàng và kiểm tra chất lượng tại kho vật tư của Công ty
- Chuẩn bị nhận hàng:
+ Nhân nhân viên nghiệp vụ (PM) chịu trách nhiệm thông báo cho bộ phận kho biết về số lượng, thời gian nhận hàng;
+ Bộ phận kho chuẩn bị nhân sự, phương tiện xếp dỡ, mặt bằng kho , bố trí sơ đồ sắp xếp hàng.
- Tiếp nhận hàng mua :
+ Tổ chức bốc xếp hàng và sắp xếp vào đúng vị trí theo sơ đồ.
+ Lập biên bản nếu phương tiện vận chuyển không đảm bảo, có khả năng ảnh hưởng chất lượng hàng mua.
- Chuẩn bị kiểm tra hàng mua :
+ Bố trí nhân sự tham gia kiểm tra hàng mua bao gồm: NV VTPTHĐ, NV TKCN & QLCL, thủ kho và người giao hàng.
+ Lập kế hoạch kiểm tra hàng mua.
- Kiểm tra hàng mua :
* Kiểm tra dữ liệu tổng hợp :
+ Kiểm tra số lượng ghi ngoài bao bì so với hóa đơn nhập kho.
+ Kiểm tra số lượng kiện so với hóa đơn nhập kho.
+ Kiểm tra đai, kiện bảo vệ .
+ Ghi các số liệu kiểm tra vào Bảng kiểm tra hàng nhập kho (BM15/ PM).
* Kiểm tra chất lượng hàng mua:
Tùy theo đặc tính hoặc điều kiện mua bán để tổ chức kiểm tra 100% lô hàng hoặc kiểm tra theo tỷ lệ xác suất. (Theo QT 8.2.4)
- Xử lý hàng không đạt chất lượng:
+ Khi phát hiện hàng mua không đạt chất lượng, các thành viên thuộc nhóm kiểm tra hàng mua tiến hành lập Biên bản vật tư không đạt chất lượng (BM16/ PM);
+ Sắp xếp hàng không đạt chất lượng vào khu vực riêng biệt, treo bảng báo hiệu;
+ Thông báo cho nhà cung ứng biết để tái chế hoặc đổi hàng mới.

• Bước 19- Lưu hồ sơ
Sau khi nhập kho vật tư – nguyên liệu, các nhân viên tham gia quá trình mua hàng có trách nhiệm lưu các lọai hồ sơ sau:
- Phó phòng Mua/Phụ trách kế họach:
+ BM 11/PM
- Nhân viên tổng hợp:
+ BM 01/ PM.
+ BM 09/ PM.
- Nhân viên định mức:
+ BM 02/ PM
+ BM 03/ PM
+ BM 04/ PM
+ BM 05/ PM; BM 06/ PM; BM 07/ PM
+ BM 08/ PM
- Nhân viên nghiệp vụ (PM):
+ BM 10/ PM.
+ BM 12/ PM.
+ BM 13/ PM.
+ BM 14/ PM.
+ BM 15/ PM.
+ BM 16/ PM
- P.ĐHSX:
+ BM 15/ PM.
+ BM: 16/PM
- NV TKCN & QLCL:
+ BM: 16/PM

V- PHỤ LỤC VÀ BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM
STT TÊN TÀI LIỆU VÀ BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM KÝ HIỆU
1. HD nhóm nghề định mức vật tư đơn hàng HD01-08.01/ PM
2. HD nhóm nghề Mua hàng HD01-14.02/ PM
3. HD nhóm nghề quản lý, cấp phát vật tư và quyết toán đơn hàng HD01-03.03/ PM
4. Sổ tổng hợp tiếp nhận đơn hàng BM01/ PM
5. Bảng khảo sát định mức tối ưu BM02/ PM
6. Bảng định mức vật tư cho 1000 đôi BM 03/ PM
7. Đơn hàng sản xuất giày BM04/ PM
8. Bảng nhu cầu vật tư tool-article BM05/ PM
9. Bảng nhu cầu vật tư đế BM06/ PM
10. Bảng nhu cầu hóa chất BM07/ PM
11. Bảng tổng hợp nhu cầu vật tư BM08/ PM
12. Bảng cân đối vật tư BM09/ PM
13. Bảng kê danh mục vật tư cần mua BM10/ PM
14. Kế họach mua hàng BM11/ PM
15. Phiếu đặt hàng BM12/ PM
16. Hợp đồng kinh tế BM 13/ PM
17. Bảng đề nghị nhập bù vật tư BM14/ PM
18. Bảng kiểm tra hàng nhập kho BM15/ PM
19. Biên bản vật tư không đạt chất lượng BM 16/PM
20. Danh sách các nhà cung ứng theo từng lọai vật tư BM 18/PM
21. Phiếu đánh giá nhà cung ứng BM 19/PM
22. Bảng tổng hợp kết quả đánh giá nhà cung ứng BM 20/PM
23. Danh sách nhà cung ứng được lựa chọn BM 21/PM



Sọan thảo Thẩm xét Phê duyệt
(QMR) (Tổng Giám Đốc)
Tên :
Ngày :
Chữ ký :

 

[linhliem]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Chao cac ban!
công ty mình chuẩn bị làm ISO, mình phải viết quy trình mua hàng và quy trình thanh toán.Có bạn nào đã từng viết rồi thì hướng dẫn cho mình với.

 

[dgs]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Đây là vấn đề của các nhà quản lý và kế toán cũng ko nằm ngoài. Và vấn đề này lại là cả nghệ thuật của quản lý lẫn nhân viên nếu ko thì ko thể hợp tác làm ăn. Khó quá qlý chặt thì ko làm dc. mà qlý lỏng quá thì ko hiệu quả.

 

[tiahyvong]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Mình có ý kiến thế này , bạn hãy tìm hiểu các thông tin trên mạng về giá cả , ngoài gia tham khảo tại hệ thống chuyên cung cấp hàng chuyên dụng , sẽ có giá mức mua buôn và mua lẻ , tìm các đơn vị chuyên cung cấp hàng thường xuyên mà bạn có thể kiểm soát giá cả hàng ngày . điều quan trọng là kiểm soát giá cả , khối lượng nhập hàng về đầy đủ , chất lượng đúng theo báo giá .tốt nhất là tìm nhà cung cấp thường xuyên , ký HĐ nguyên tắc trả tiền định kỳ , nếu giá cả lên xuống gì sẽ có thông báo chi tiết .

Như vậy có khác jì bạn là " nhân viên thu mua "rồi còn j! Mỗi bộ phận có 1 chức năng khác nhau, làm nthế xem ra kô được ổn cho lắm. Mình nói nvậy có hợp lý kô các bác pro?

 

[hunghoah]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Kiểm soát chặt chi phí đầu vào của các DN là yếu tố tạo nên thanh công của DN. Theo minh không những công ty mà các khách sạn cũng vậy.
-Việc đầu tiên bạn kiểm soát người mua hàng là: Chọn người tin cậy và trung thực.
-Và nguyên tắc của bạn là: Mỗi nhân viên làm việc vì lợi ích Cty. Nếu lợi ích người mua hàng đưa lại cho Cty bạn lớn hơn gấp nhiều lần số tiền hoa hồng người ta có được thì ban không nên băn khoăn việc đó.
-Kỷ luật trong công ty cũng rất quan trọng: Bạn hãy có phần thưởng thích đáng và luôn qua tâm hỏi hạn người mua hàng cho cty bạn. Và bán rào trước là sẽ phạt rất nặng nếu bạn biết người đó có những gian lận gây nên những thiệt hại cho cty.
- Và điều cuối cùng nếu bạn là người kế toán tốt hoặc bạn là nhà quản trị giỏi thì vấn đề đó sẽ luôn năm trong suy nghĩ của bạn, ban phải mang nó đi mọi nơi để bất cứ lúc nào có cơ hội là bạn có thể kiểm chứng lại nhân viên của bạn.
chúc bạn thanh công!
-----------------------------------------------------------------------------------------
Gui ban samolybuon bác viết dài quá em đọc mà hoa cả mắt. Bác tóm tắt ý chính trước dùm em được không?

 

[ú ớ]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

bạn cho hoặc tăng công nhân mấy thùng nước của công ty mình,nhưng pha thêm nước mắm vào.lần sau ko dám lấy đâu.
đùa thôi ,bạn háy viết quy trình của mình ra giấy thử đã,do chính mình nghĩ ra đã.sau đó tham khảo sau.ok

 

[tranduchoai]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Chào bạn. Nghi ngờ trong lúc kiểm toán, xem xét , là tốt. Nhưng đừng có thái quá như Bác tào. Phiếu báo giá, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho của nhà cung cấp, hoá đơn GTGT.... tất cả đều là những chứng từ cần thiết nằm trong hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty. Cho dù có đầy đủ các chứng từ ấy, liệu rằng, bạn có thể ngăn chặn được khoản hoa hồng kia không ? HH là chính sách bán hàng của nhà Cung cấp mà ! Yêu cầu nhà cung cấp giảm giá ư ? cũng khó, vì nhà cung cấp có thể không muốn làm giảm giá trị hàng của mình qua việc hạ giá. Vấn đề còn lại là : giá cả có bị đôn lên không ? , có trung thực không ? Chất lượng có đúng như lúc thương lượng không ?...và cái khó là xử lý khoản hoa hồng đó như thế nào thôi.

 

[Nguyenvchien]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Thân chào cả nhà.
kiểm soát khâu mua hàng rất tế nhị và nhạy cảm. trước khi mua hàng phải có đề xuất mua hàng của bộ phận liên quan thể hiện chủng loại, quy cách, xuất xứ.....
- Pải có ít 3 phiếu báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau đáp ưng các chỉ tiêu theo dề xuất mua và giá ( có thuế hay chưa thuế).
- bạn yêu cầu nhân viên thu mua cung cấp địa chỉ các nhà ( Công ty mình có yêu cầu niêm yết các nhà cung cấp và như vậy người mua cũng không bao giờ dám kê giá) cung cấp khác để bạn khảo giá ( Phải bí mật) sau đó bạn chọn giá thấp nhất nhưng vãn đảm bảo yêu cầu mua hàng.
- Khi giao hàng phải có phiếu nghiệm thu nhập kho có xác nhận của cán bộ kỹ thuật liên quan và thủ kho.
- mua hàng có huê hồng là luật bất thành văn rồi, bạn phải chấp nhận ở một mức độ nào đó thôi.
Chúc bạn thành Công.

 

[Tuantu06]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Kiểm soát Mua hàng
3.1 Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng
3.1.1 Rủi ro
Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được.
3.1.2 Giải pháp
Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chính xác. Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi.
Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền.
3.2 Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp
3.2.1 Rủi ro
Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.
3.2.2 Giải pháp
Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác.
Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó.
3.3 Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp
3.3.1 Rủi ro
Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp.
3.3.2 Giải pháp
Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó.
Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.
Công ty cũng nên áp dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạt động của phòng thu mua.
3.4 Nhận đúng hàng
3.4.1 Rủi ro
Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng, chất lượng hay quy cách.
3.4.2 Giải pháp
Nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng, khi có thể được, và chức năng đặt hàng.
Nhân viên nhận hàng, thường là thủ kho ở một số công ty, chỉ nên nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến. Những biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp.
Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được. Biên bản nhận hàng nên có một mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp.
Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên được gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm bằng chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành.
3.5 Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành
3.5.1 Rủi ro
Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp.
3.5.2 Giải pháp
Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hóa đơn nhận được đã được hạch toán.
Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việc đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ.
Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng.
3.6 Thanh toán mua hàng chính xác
3.6.1 Rủi ro
Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền.
3.6.2 Giải pháp
Phòng kế toán, hoặc đối với một số công ty là bộ phận công nợ phải trả của phòng kế toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán.
Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v….. Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán.
Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước.
Hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán” và số thứ tự của các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được ghi lại.
........
Gửi các bạn tham khảo nhé