Qui trình mua hàng
Minh soan quy trinh mua hang cua cong ty minh cac ban xem va gop y kien dum
TkS!
I- MỤC ĐÍCH
Công ty TNHH Thái Bình thiết lập, ban hành và duy trì dưới hình thức văn bản quá trình mua hàng nhằm:
- Mô tả các bước công việc, những thủ tục cần thiết và xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị trong công ty khi tham gia vào quá trình mua hàng.
- Thống nhất quy trình, thủ tục, phương thức mua hàng trong toàn Công ty và thẩm quyền đề nghị, ký duyệt những văn bản liên quan đến công tác này.
- Đảm bảo vật tư, nguyên liệu, công cụ sản xuất mua vào phù hợp với tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật, thỏa mãn các yêu cầu về chất lượng và đúng thời điểm quy định.
II- PHẠM VI ÁP DỤNG
- Bản quá trình mua hàng có phạm vi áp dụng trong toàn Công ty TNHH THÁI BÌNH.
- Tất cả các cá nhân, đơn vị tham gia hay có liên quan đến quá trình mua hàng đều phải thực hiện theo quá trình này.
III- TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Sổ tay chất lượng phần 7.4 – Mua hàng
- Quá trình chất lượng QT 4.2.4 – Kiểm soát hồ sơ chất lượng.
- Quá trình chất lượng phần 7.5.1– Kiểm soát hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ.
IV- TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
1- Tổng giám đốc
- Duyệt nội dung và những điều chỉnh trong quá trình áp dụng quá trình này.
- Ký kết các hợp đồng mua hàng.
2- Trưởng phòng Bán
- Chịu trách nhiệm cung ứng các nguồn tài chính thanh tóan tiền hàng cho các nhà cung ứng một cách kịp thời.
- Kiểm tra tính hợp lý về số lượng, chất lượng, gía cả, giao nhận, thanh tóan,… đối với quá trình mua hàng và giám sát tòan bộ quá trình mua hàng nhằm đảm bảo thực hiện đúng các quy định của công ty.
3- Giám đốc KHVT - CBSX kiêm Trưởng phòng Mua
- Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc trong việc tổ chức thực hiện một cách hiệu quả các họat động mua hàng.
- Chủ trì phân bổ nguồn lực để thực hiện quá trình này.
- Theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng mua hàng, kịp thời đưa ra những quyết định thích hợp nhằm đảm bảo cung ứng đầy đủ, chính xác, kịp thời và đáp ứng các yêu cầu về chất lượng các lọai vật tư, công cụ, dụng cụ cho họat động sản xuất của công ty.
- Tổ chức ghi chép và lưu trữ các lọai biểu mẫu, hồ sơ tài liệu liên quan đến việc mua hàng
theo qui định.
4- Phó phòng Mua/Phụ trách vật tư nội:
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc KHVT – CBSX về kết quả của các họat động cung ứng các lọai vật tư nội địa.
- Tổ chức, triển khai thực hiện các họat động mua hàng nội địa, kịp thời đưa ra những những quyết định thích hợp trong phạm vi quyền hạn được phân công nhằm đảm bảo cung ứng đầy đủ, chính xác, kịp thời và đáp ứng các yêu cầu về chất lượng các lọai vật tư, công cụ, dụng cụ cho họat động sản xuất của công ty.
5- Phó phòng Mua/ Phụ trách kế họach:
- Tổ chức xây dựng kế họach mua hàng.
- Triển khai kế họach và kiểm sóat tiến độ thực hiện kế họach mua hàng.
6- Nhân viên tổng hợp
- Tổng hợp nhu cầu và liệt kê danh mục các lọai vật tư cần thiết cho các đơn hàng sản xuất trong kỳ.
- Tiến hành cân đối giữa nhu cầu vật tư so với tồn kho nhằm xác định chủng lọai và khối lượng vật tư cần mua.
7- Nhân viên định mức
- Chịu trách nhiệm phân tích đơn đặt hàng và xác định một cách chính xác, đầy đủ nhu cầu các lọai vật tư, công cụ, dụng cụ,…đáp ứng yêu bcầu của sản xuất.
- Xây dựng các lọai định mức vật tư, nguyên liệu bao gồm: Định mức vật tư theo size chuẩn, định mức cơ bản, định mức tối ưu, định mức sản xuất.
- Lập đơn hàng sản xuất.
8- Nhân viên nghiệp vụ (phòng Mua)
- Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của công ty trong các mối quan hệ, giao dịch với các nhà cung ứng và các quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc trong quá trình thực hiện các bước công việc của quá trình này.
- Tham gia đàm phán, thỏa thuận các điều khỏan của hợp đồng kinh tế theo đơn hàng được giao phụ trách. Đảm bảo cho công ty mua được những lọai vật tư, nguyên – phụ liệu đáp ứng các yêu cầu về chất lượng với giá cả hợp lý.
- Kiểm tra, gíam sát sản lượng sản xuất và chất lượng hàng mua tại nơi sản xuất của nhà cung ứng.
- Giám sát, theo dõi quá trình giao hàng của nhà cung ứng và tham gia kiểm tra chất lượng hàng mua tại Công ty.
9- Nhân viên quản lý kho vật tư
- Thực hiện các thủ tục giao nhận, cấp phát các lọai vật tư, công cụ, dụng cụ sản xuất nhanh chóng và chính xác.
- Quản lý tồn kho các lọai vật tư, công cụ, dụng cụ sản xuất một cách khoa học và an tòan.
V- ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT
5.1 Giải thích cụm từ
• Nhà cung ứng : Cá nhân hay tổ chức cung ứng nguyên vật liệu cho công ty.
• Đơn hàng repeat : Đơn hàng lặp lại
5.2 Các chữ viết tắt
• TGĐ Tổng Giám đốc
• TP. Bán Trưởng phòng bán
• GĐ KHVT-CBSX Giám đốc Kế họach Vật tư – chuẩn bị sản xuất
kiêm TP.Mua kiêm Trưởng phòng Mua.
• PP/PTVTNĐ Phó phòng Mua/ Phụ trách vật tư nội địa
• PP/PTKH Phó phòng Mua/ Phụ trách kế họach vật tư
• QĐPX: Quản đốc phân xưởng
• NV TH Nhân viên tổng hợp/ Phòng Mua
• NV ĐM: Nhân viên định mức
• NV NV/PM Nhân viên nghiệp vụ/ Phòng Mua
• NV TKCN & QLCL Nhân viên thiết kế công nghệ và quản lý chất lượng
• P.KDTT Phòng kinh doanh thị trường
• P.ĐHSX Phòng Điều hành sản xuất
• C&C: Cement and Compound: là các hóa chất liên kết (keo dán, hóa chất xử lý), hỗn hợp cao su và các hóa chất khác dùng làm đế.
VI- NỘI DUNG QUY TRÌNH.
1- Lưu đồ:
Bước CV Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu – Tài liệu
1-
- NV TH
- Đơn đặt hàng
- BM 01/PM
2-
- NV ĐM
3-
- NV ĐM
4-
- NV ĐM - BM 02/PM
- BM 03/PM
- HD 01-08.01/PM
5-
- NV ĐM
- NV NV/PM - BM 04/PM
- BM 05, 06, 07/PM
- BM 08/ PM
- HD 08.01/PM
- HD 01-14.02/PM
6-
- NV NV/PM - BM 09/ PM
7-
- NV NV/PM
- BM 10/ PM
8-
- NV NV/PM
- PP/PTKH - BM 11/ PM
9-
- NV NV/PM
- HD 16.02/PM
10-
- NV NV/PM No
Đạt
11-
- NV NV/PM - BM 12/PM
12-
- PP/PTVTNĐ No
Yes
13-
- NV NV/PM
14-
- NV NV/PM
- BM 13/ PM
- HD 17.02/ PM
15-
- TP. Mua
- TGĐ No
Yes
16-
- NV NV/PM
17- - NV NV/PM
18-
- NV TKCN & QLCL
- Thủ kho
- BM 15/PM
- BM 16/PM
-
19-
- Thủ kho
- NV TKCN & QLCL
- NV NV/PM
b- Mô tả quá trình công việc:
• Bước 1- Tiếp nhận đơn hàng
- Nhân viên tổng hợp tiếp nhận đơn đặt hàng từ P. KDTT và vào Sổ tổng hợp tiếp nhận đơn hàng (BM 01/PM) với những thông tin chủ yếu như: Ngày tháng nhận, tên khách hàng, loại giày, mã giày, số lượng, ngày xuất hàng,… và lưu đơn hàng theo tên khách hàng làm tài liệu gốc.
- Thông qua việc tiếp nhận đơn đặt hàng, nhân viên tổng hợp có thể xác định sơ bộ những yêu cầu của khách hàng và các chủng loại vật tư chủ yếu của chiếc giày, số size và số lượng mỗi size, ngày xuất hàng, quy cách tem nhãn (nếu có),…
• Bước 2- Tiếp nhận tài liệu của khách hàng
- Khi nhận được các tài liệu của khách hàng, P.KDTT tiến hành bàn giao cho NV định mức, tài liệu có thể bao gồm một hay một số : Giày mẫu, Bảng quy cách vật tư (Spec sheet), rập, hay vật tư mẫu,…
- NV định mức tiến hành lưu tài liệu theo danh mục khách hàng làm cơ sở xác định nhu cầu vật tư, bảng qui cách vật tư, hay sử dụng để đối chiếu khi cần thiết và làm tài liệu cho những lần đặt hàng tiếp theo (đơn hàng repeat).
• Bước 3- Xác định chủng lọai vật tư – công cụ
- Căn cứ vào tài liệu do khách hàng cung cấp, NV định mức xác định những chủng loại vật tư - công cụ, các thông số kỹ thuật, yêu cầu về chất lượng,… cần thiết cho đơn hàng như: Loại da, chất lượng da, độ dày của da, form…
• Bước 4- Lập định mức vật tư
NV định mức tiến hành thiết lập định mức các lọai vật tư cần thiết cho đơn hàng. Trình tự tiến hành như sau:
1) Tính định mức cơ bản:
- Định mức cơ bản được tính theo size mẫu (size do khách hàng đặt hàng).
- Phương pháp tính thực hiện theo các bước trong HD03.01/PM.
2) Tính định mức sản xuất:
2.1) Chọn size chuẩn:
Size chuẩn là giá trị trung bình gia quyền của dãy size theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Size chuẩn của đơn hàng được tính theo công thức:
Trong đó:
+ SI: Sise thứ i theo đơn đặt hàng;
+ QI: Số lượng đặt hàng của size thứ i.
• Thí dụ: Một đơn hàng có 3 size: 25, 26, 27 với số lượng đặt hàng tương ứng với từng size là 100, 200, 300 đôi. Size chuẩn của đơn hàng là:
(25 x 100) + ( 26 x 200) + (27 x 100)
Sizechuẩn = = 26
(100 + 200 + 100)
2.2) Tính định mức vật tư sản xuất:
Phương pháp xây dựng định mức vật tư được thực hiện theo 4 bước:
- Bước 1: Thống kê các chi tiết đối với mã giày cần tính định mức;
- Bước 2: Tính định mức cho size chuẩn.
- Bước 3: Tính định mức cho full size
- Bước 4: Phối hợp với các phòng, phân xưởng để xác định định mức tối ưu.
Phương pháp tính thực hiện theo các bước trong HD03.01/PM.
Các kết quả tính định mức vật tư sản xuất được ghi vào Bảng khảo sát định mức tối ưu (BM 02/PM) và Bảng định mức vật tư cho 1000 đôi (BM03/PM).
• Bước 5- Lập đơn hàng sản xuất, xác định nhu cầu và lập bảng tổng hợp nhu cầu vật tư
- Hoàn thành đơn hàng sản xuất
- Chuyển đơn hàng sản xuất cho Phòng ĐHSX.
- Nhân viên định mức lập Đơn hàng sản xuất (BM04/ PM) làm cơ sở cho việc xác định nhu cầu vật tư và quản lý cấp phát sử dụng vật tư ở các bộ phận liên quan. Phương pháp lập đơn hàng sản xuất thực hiện theo HD08.01/ PM.
- Dựa vào định mức sản xuất, xác định nhu cầu từng loại vật tư theo từng mã giày, nhân viên tổng hợp sẽ tổng hợp nhu cầu vật tư các lọai của tất cả đơn hàng cho kỳ sản xuất.
Để xây dựng bảng tổng hợp nhu cầu vật tư, nhân viên tổng hợp sẽ thu thập danh sách các loại vật tư và khối lượng của chúng từ các nhân viên nghiệp vụ phụ trách từng mảng vật tư kể trên. Việc xác định nhu cầu vật tư được thực hiện theo HD 01-14.02/PM.
- Lập bảng kê danh mục và khối lượng vật tư cần thiết cho các đơn hàng gồm các lọai vật tư chủ yếu như:
+ Tool;
+ Vật Tư Mũ giầy;
+ Vật Tư Đế;
+ Bao bì, tem – nhãn (Parking) và các lọai vật tư – phụ liệu khác phục vụ cho việc đóng gói thành phẩm,
+ Các lọai keo – cao su – hóa chất (C&C),…
Các số liệu này được ghi vào các Bảng nhu cầu vật tư tool-article; đế; hóa chất (BM05, 06, 07/ PM).
Các số liệu tổng hợp về nhu cầu vật tư cho một kỳ sản xuất được ghi vào Bảng tổng hợp nhu cầu vật tư (BM 08/ PM).
• Bước 6- Cân đối vật tư
So sánh giữa nhu cầu về chủng lọai và khối lượng vật tư cần thiết cho sản xuất với chủng lọai và khối lượng vật tư hiện còn tồn kho có thể sử dụng cho sản xuất.
+ Nhu cầu > Tồn kho Mua thêm phần nhu cầu lớn hơn số lượng hiện tồn kho;
+ £Nhu cầu Tồn kho Không mua thêm vật tư.
Nhân viên nghiệp vụ (PM) ghi các số liệu cân đối vật tư vào Bảng cân đối vật tư (BM09/ PM).
• Bước 7- Xác định danh mục và khối lượng vật tư cần mua
Sau khi tiến hành cân đối và định được chủng lọai, khối lượng vật tư cần mua, nhân viên nghiệp vụ (PM) lập bảng kê danh mục và khối lượng vật tư cần mua. Các số liệu về danh mục và khối lượng vật tư cần mua được ghi vào Bảng kê danh mục vật tư cần mua (BM10/ PM).
• Bước 8- Lập kế hoạch mua hàng
- Nhân viên nghiệp vụ (PM) dựa vào các số liệu về chủng lọai và khối lượng vật tư cần mua, thời gian giao hàng cho khách hàng, thời gian cần thiết cho sản xuất để hòan thành đơn hàng, thời gian vận chuyển – giao nhận vật tư,… để lập kế hoạch đặt hàng.
- Nội dung của kế họach mua hàng bao gồm:
+ Chủng lọai vật tư, khối lượng cần mua, thời điểm cần vật tư, nhà cung ứng chính, phụ, tiến độ nhận hàng, …
+ Nhân viên nghiệp vụ (PM) ghi những số liệu và thông tin đặt hàng vào Kế họach mua hàng (BM11/ PM).
- Phó phòng Mua/ Phụ trách kế họach chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung kế họach mua hàng và lưu trữ hồ sơ để kiểm sóat tiến độ thực hiện.
• Bước 9- Liên hệ nhà cung ứng & tiếp nhận vật tư mẫu
- Dựa vào kế họach mua hàng, nhu cầu về chủng lọai vật tư, nhân viên nghiệp vụ (PM) liên hệ với các nhà cung ứng vật tư thích hợp đã được Ban đánh giá các nhà cung ứng chấp thuận theo Danh sách nhà cung ứng được chọn (BM 20) để đề nghị cung ứng và tiếp nhận các lọai vật tư mẫu.
- Việc đánh giá và chọn lựa nhà cung ứng được tiến hành theo định kỳ và được quy định tại HD 04/PM. Trong trường hợp cần thiết, Công ty sẽ tiến hành kiểm tra hàng mua tại cơ sở của nhà cung ứng (HD 18.02/PM).
• Bước 10- Kiểm tra vật tư mẫu
Sau khi nhận được vật tư mẫu, nhân viên nghiệp vụ (PM) tiến hành so sánh các thông số chất lượng của vật tư mẫu với tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu của đơn hàng:
+ Nếu vật tư mẫu đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của đơn hàng, thì tiến hành lập phiếu đặt hàng;
+ Nếu vật tư mẫu không đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của đơn hàng, thì liên hệ với nhà cung ứng để yêu cầu nâng cao chất lượng cho phù hợp, hoặc chuyển yêu cầu cung ứng vật tư mẫu cho nhà cung ứng phụ hay tìm nhà cung ứng khác;
• Bước 11- Lập phiếu đặt hàng
- Nhân viên nhân viên nghiệp vụ (PM) lập phiếu đặt hàng đối với những lọai vật tư cần thiết
cho hợp đồng do mình phụ trách mà các nhà cung ứng nội địa có đủ khả năng đáp ứng. Các số liệu đặt hàng được ghi vào Phiếu đặt hàng (BM12/ PM).
- Trong trường hợp điều chỉnh các số liệu đặt hàng, nhân viên nghiệp vụ (PM) thông báo hủy phiếu đặt hàng cũ và lập phiếu đặt hàng mới thay thế gửi nhà cung ứng.
• Bước 12- Duyệt phiếu đặt hàng
- Sau khi hòan thành đơn đặt hàng, nhân viên nghiệp vụ (PM) trình phiếu đặt hàng cho Phó phòng Mua phụ trách vật tư nội địa duyệt. Phó phòng Mua/PTVTNĐ có trách nhiệm xem xét tính hợp lý của các nội dung trong phiếu đặt hàng và quyết định đặt hàng.
+ Trong trường hợp phiếu đặt hàng không được duyệt thì chuyển lại cho nhân viên vật tư phụ trách hợp đồng đó để điều chỉnh theo chỉ đạo của Phó phòng Mua/PTVTNĐ;
+ Trường hợp phiếu đặt hàng được duyệt thì chuyển sang bước công việc tiếp theo.
• Bước 13- Chuyển phiếu đặt hàng cho nhà cung ứng
Nhân viên nghiệp vụ (PM) chuyển phiếu đặt hàng đã được duyệt đến nhà cung ứng nội địa đã được Ban đánh giá nhà cung ứng lựa chọn.
• Bước 14- Đàm phán và lập hợp đồng
Sau khi nhà cung ứng xác nhận các số liệu đặt hàng, Nhân viên nghiệp vụ (PM) tiến hành đàm phán với nhà cung ứng.
- Các nội dung đàm phán với các nhà cung ứng nội địa bao gồm: Mặt hàng, số lượng,đơn giá, chiết khấu, quy cách, chất lượng, thanh tóan, giao nhận, giải quyết tranh chấp,…Các nội dung, điều kiện và thủ tục mua hàng được thể hiện trong bản Hợp đồng kinh tế (BM13/ PM). Hợp đồng kinh tế được lập thành 04 (bốn) bản.
- Quá trình đàm phán và thỏa thuận hợp đồng mua hàng được thực hiện theo HD17.02/PM.
• Bước 15- Duyệt hợp đồng
- Sau khi đàm phán và thỏa thuận với các nhà cung ứng về các điều khỏan của hợp đồng, nhân viên nghiệp vụ (PM) lần lượt chuyển hợp đồng cho Trưởng phòng Mua và Trưởng phòng Bán xem xét, kiểm tra.
+ Nếu đồng ý, trưởng phòng Mua ký nháy vào hợp đồng xác nhận đã kiểm tra tính hợp lý của các chủng lọai, số liệu, tiêu chuẩn chất lượng của các lọai vật tư cần mua; trưởng phòng Bán ký nháy vào hợp đồng xác nhận đã kiểm tra tính hợp lý về giá cả, cùng các nội dung khác của hợp đồng và chuyển nhân viên phụ trách hợp đồng trình TGĐ ký duyệt;
+ Nếu không đồng ý, trưởng phòng Mua và trưởng phòng Bán chuyển hợp đồng cho nhân viên vật tư phụ trách hợp đồng để đàm phán lại và điều chỉnh hợp đồng.
- Nhân viên nghiệp vụ (PM) trình hợp đồng đã được các Trưởng phòng ký nháy để TGĐ ký duyệt.
+ Nếu TGĐ thuận duyệt, chuyển sang bước tiếp theo;
+ Nếu TGĐ không thuận duyệt, nhân viên vật tư phụ trách hợp đồng thực hiện những điều chỉnh cần thiết theo ý kiến chỉ đạo của TGĐ.
• Bước 16- Chuyển hợp đồng cho các đối tượng liên quan
Nhân viên nghiệp vụ (PM) chuyển hợp đồng đã được TGĐ ký duyệt cho các đối tượng liên quan gồm:
1) Nhà cung ứng: Để phối hợp thực hiện;
2) Phòng Kế tóan: Để thanh tóan;
3) Trưởng phòng Bán: Để kiểm sóat;
4) Lưu hồ sơ
• Bước 17- Thông báo nhận hàng, kiểm tra chất lượng và theo dõi tiến độ giao nhận
- Thông báo giao hàng:
Nhân viên nghiệp vụ (PM) thông báo cho nhà cung ứng về số lượng, thời điểm và địa điểm giao nhận (Căn cứ vào kế họach sản xuất, thông báo xuất hàng từ P.ĐHSX).
- Kiểm tra chất lượng hàng mua:
Căn cứ vào những tiêu chuẩn chất lượng đối với vật tư, nguyên – phụ liệu đã được ghi trong hợp đồng, nhân viên nghiệp vụ (PM) phối hợp cùng P.QLCL & TKCN định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra chất lượng hàng mua tại nơi sản xuất của nhà cung ứng. Các công việc kiểm tra này được thực hiện theo HD18.02/ PM.
Trong trường hợp không thể trực tiếp đến kiểm tra tại cơ sở sản xuất của nhà cung ứng, nhân viên nghiệp vụ (PM) có thể yêu cầu cung cấp hồ sơ về chất lượng sản phẩm bao gồm:
+ Bản cam kết đã kiểm tra sản phẩm đạt yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật so với mẫu đặt hàng.
+ Bản kết quả kểm tra thử nghiệm của từng lô hàng mà nhà cung ứng đã gửi đi kiểm tra.
- Theo dõi tiến độ giao hàng:
+ Căn cứ vào các điều khỏan của hợp đồng mua hàng, nhân viên nghiệp vụ (PM) có trách nhiệm theo dõi tiến trình nhận hàng và đôn đốc nhà cung ứng giao hàng đúng thời điểm, đảm bảo chất lượng, phục vụ kịp thời cho sản xuất.
+ Nhân viên nghiệp vụ (PM) có thể yêu cầu nhà cung ứng thông báo bằng văn bản tình hình sản lượng sản xuất hàng ngày và kế họach tiến độ giao hàng.
• Bước 18- Nhận hàng và kiểm tra chất lượng tại kho vật tư của Công ty
- Chuẩn bị nhận hàng:
+ Nhân nhân viên nghiệp vụ (PM) chịu trách nhiệm thông báo cho bộ phận kho biết về số lượng, thời gian nhận hàng;
+ Bộ phận kho chuẩn bị nhân sự, phương tiện xếp dỡ, mặt bằng kho , bố trí sơ đồ sắp xếp hàng.
- Tiếp nhận hàng mua :
+ Tổ chức bốc xếp hàng và sắp xếp vào đúng vị trí theo sơ đồ.
+ Lập biên bản nếu phương tiện vận chuyển không đảm bảo, có khả năng ảnh hưởng chất lượng hàng mua.
- Chuẩn bị kiểm tra hàng mua :
+ Bố trí nhân sự tham gia kiểm tra hàng mua bao gồm: NV VTPTHĐ, NV TKCN & QLCL, thủ kho và người giao hàng.
+ Lập kế hoạch kiểm tra hàng mua.
- Kiểm tra hàng mua :
* Kiểm tra dữ liệu tổng hợp :
+ Kiểm tra số lượng ghi ngoài bao bì so với hóa đơn nhập kho.
+ Kiểm tra số lượng kiện so với hóa đơn nhập kho.
+ Kiểm tra đai, kiện bảo vệ .
+ Ghi các số liệu kiểm tra vào Bảng kiểm tra hàng nhập kho (BM15/ PM).
* Kiểm tra chất lượng hàng mua:
Tùy theo đặc tính hoặc điều kiện mua bán để tổ chức kiểm tra 100% lô hàng hoặc kiểm tra theo tỷ lệ xác suất. (Theo QT 8.2.4)
- Xử lý hàng không đạt chất lượng:
+ Khi phát hiện hàng mua không đạt chất lượng, các thành viên thuộc nhóm kiểm tra hàng mua tiến hành lập Biên bản vật tư không đạt chất lượng (BM16/ PM);
+ Sắp xếp hàng không đạt chất lượng vào khu vực riêng biệt, treo bảng báo hiệu;
+ Thông báo cho nhà cung ứng biết để tái chế hoặc đổi hàng mới.
• Bước 19- Lưu hồ sơ
Sau khi nhập kho vật tư – nguyên liệu, các nhân viên tham gia quá trình mua hàng có trách nhiệm lưu các lọai hồ sơ sau:
- Phó phòng Mua/Phụ trách kế họach:
+ BM 11/PM
- Nhân viên tổng hợp:
+ BM 01/ PM.
+ BM 09/ PM.
- Nhân viên định mức:
+ BM 02/ PM
+ BM 03/ PM
+ BM 04/ PM
+ BM 05/ PM; BM 06/ PM; BM 07/ PM
+ BM 08/ PM
- Nhân viên nghiệp vụ (PM):
+ BM 10/ PM.
+ BM 12/ PM.
+ BM 13/ PM.
+ BM 14/ PM.
+ BM 15/ PM.
+ BM 16/ PM
- P.ĐHSX:
+ BM 15/ PM.
+ BM: 16/PM
- NV TKCN & QLCL:
+ BM: 16/PM
V- PHỤ LỤC VÀ BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM
STT TÊN TÀI LIỆU VÀ BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM KÝ HIỆU
1. HD nhóm nghề định mức vật tư đơn hàng HD01-08.01/ PM
2. HD nhóm nghề Mua hàng HD01-14.02/ PM
3. HD nhóm nghề quản lý, cấp phát vật tư và quyết toán đơn hàng HD01-03.03/ PM
4. Sổ tổng hợp tiếp nhận đơn hàng BM01/ PM
5. Bảng khảo sát định mức tối ưu BM02/ PM
6. Bảng định mức vật tư cho 1000 đôi BM 03/ PM
7. Đơn hàng sản xuất giày BM04/ PM
8. Bảng nhu cầu vật tư tool-article BM05/ PM
9. Bảng nhu cầu vật tư đế BM06/ PM
10. Bảng nhu cầu hóa chất BM07/ PM
11. Bảng tổng hợp nhu cầu vật tư BM08/ PM
12. Bảng cân đối vật tư BM09/ PM
13. Bảng kê danh mục vật tư cần mua BM10/ PM
14. Kế họach mua hàng BM11/ PM
15. Phiếu đặt hàng BM12/ PM
16. Hợp đồng kinh tế BM 13/ PM
17. Bảng đề nghị nhập bù vật tư BM14/ PM
18. Bảng kiểm tra hàng nhập kho BM15/ PM
19. Biên bản vật tư không đạt chất lượng BM 16/PM
20. Danh sách các nhà cung ứng theo từng lọai vật tư BM 18/PM
21. Phiếu đánh giá nhà cung ứng BM 19/PM
22. Bảng tổng hợp kết quả đánh giá nhà cung ứng BM 20/PM
23. Danh sách nhà cung ứng được lựa chọn BM 21/PM
Sọan thảo Thẩm xét Phê duyệt
(QMR) (Tổng Giám Đốc)
Tên :
Ngày :
Chữ ký :
