Kiểm soát qui trình mua hàng

[trucquynh]

Gởi các thành viên, mình là kế toán nên lúc nào mình cũng có tính nghi ngờ, không tin ai, nhất là nhân viên mua hàng. Vì mua hàng luôn luôn được hoa hồng hay được chiết khấu. Nếu mua hàng với giá cao thì công ty khó cạnh tranh, do đầu vào cao thì đầu ra sao thấp được. Mình suy nghĩ rất nhiều để xây dựng qui trình mua hàng hợp lý nhưng chưa có cách. Rất mong các thành viên ai có qui trình nào hay xin gởi cho mình với. Cám ơn trước nhe.

 

[minhchien]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Chào TrucQunh
Ban đang trăn trở với một vấn đề hết sức phức tạp. Nếu bạn thành công thì ai là người lợi nhất đây? Bạn hay ông chủ? ông chủ có thuộc sở hữu của bạn k? hihi...
Bạn phải chấp nhận người mua hàng có lợi ích kinh tế ngoài tiền lương, bạn có thể khống chế bằng quy tắc "công khai" tài chính, sử dụng người không có chức năng mua hàng để khảo sát giá thị trường, bạn ấn định giá "trần" và thông báo để các nhân viên "canh tranh" thực hiện.
Bạn lưu ý vấn đề chất lượng. mọi vụ "qua mặt ngoạn mục" đều xuất phát từ "chất lượng madein china" nhưng giá "G7"
Chúc thành công.

 

[KILLER]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Trước tiên bạn phải xác định mình là ai? có quyền hạn đến đâu trong chuyện này đã? Thường thì với DN Nhà nước thì người ở vị trí mua hàng thường là người mà bạn có muốn không tin cũng ...không được. Còn ở DN tư nhân, cổ phần thì người mua hàng trực tiếp thường là người nhà, tin cẩn của Sếp, mình là kế toán chỉ có thể kiểm tra một cách hình thức thôi, còn nếu người nhà Sếp có gian lận thì đa số trường hợp cũng khó làm được gì(bởi nếu nó phát hiện mình biết và có ý định gì đấy thì nó thịt mình trước rồi). Khi mua hàng thì chỉ yêu cầu lấy báo giá của nhiều nơi về từ đó chọn ra một đvị có giá cạnh tranh nhất mà mua thôi. Quan trọng nhất vẫn là 'Mình là ai?'. Chúc bạn cẩn thận và thành công.

 

[kangbaoquy]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

XIN Hỏi cách quản lý tài sản, kế toán kho. Công ty mình đang thử nghiệm sản xuất nước uống tinh khiết đóng chai. Lám thế náo để quản lý sản phẩm khỏi thất thoát. XIn các anh chị nào có quy trình kiểm soát, quản lý thì chia she cho e nha. Càm ơn nhiểu...

 

[vuphuonglien]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Gởi các thành viên, mình là kế toán nên lúc nào mình cũng có tính nghi ngờ, không tin ai, nhất là nhân viên mua hàng. Vì mua hàng luôn luôn được hoa hồng hay được chiết khấu. Nếu mua hàng với giá cao thì công ty khó cạnh tranh, do đầu vào cao thì đầu ra sao thấp được. Mình suy nghĩ rất nhiều để xây dựng qui trình mua hàng hợp lý nhưng chưa có cách. Rất mong các thành viên ai có qui trình nào hay xin gởi cho mình với. Cám ơn trước nhe.

Theo mình bạn có thể chia làm 4 chu trình kiểm soát nhỏ trong việc kiểm soat chu trình mua hàng:

1. Kiểm soat từ việc xử lý đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán
vd: phải có kế hoạch mua -> giấy đề nghị mua hàng phải được phê duyệt bởi lãnh đạo --> đơn đặt mua hàng (slượng, clượng, mục đích...) có phê duyệt của lãnh đạo và đánh số liên tục....
Bên mua hàng phải độc lập với người làm đơn đặt hàng là điều quan trọng

2. Kiểm soát khâu nhận vật tư hàng hoá và kiểm nghiệm
....
3. Kiểm soát khâu ghi nhận khoản nợ phải trả người bán
....
4. Kiểm soát khâu xử lý, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ
....
Những vấn đề này bạn có thể tham khảo thêm trong phần kiểm toán báo cáo tài chính. Trong quy trình mua hàng phải trả có nêu rất cụ thể cách kỉêm soát của DN như thế nào tốt nhất. Bạn có thể dựa vào đó để xây dựng cách quản lý của mình.

 

[thuhangqueen]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

mình là kế toán khách sạn .bếp trưởng ở chổ mình kiêm luôn người gọi hàng dù biết là sai nguyên tắc .Có cách nào để quản lý chi phí ở bếp có hiệu quả không giúp mình với

 

[muontennguoi]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

mình là kế toán khách sạn .bếp trưởng ở chổ mình kiêm luôn người gọi hàng dù biết là sai nguyên tắc .Có cách nào để quản lý chi phí ở bếp có hiệu quả không giúp mình với

Hiệu quả được hiểu là lợi ích mang lại lớn hơn chi phí bỏ ra.
Như tình huống này bạn có thể cân nhắc: liệu rằng chi phí lương để trả thêm cho 1 người chuyên đi gọi hàng có thấp hơn thiệt hại (có thể có mà cũng có thể không) do bếp trưởng "ăn" hoa hồng khi mua hàng.
Và liệu rằng người mà bạn dự định tuyển vào chức danh "nguời gọi hàng" có đảm bảo 100% là không "ăn" hoa hồng của người bán?

Nguyên tắc "tam đầu" có nghĩa là: người duyệt giá, người thực hiện mua hàng và người ghi sổ theo dõi là 3 người khác nhau.
Theo đó mà kiểm tra xem bạn có vướng nguyên tắc đó không.
Cũng lưu ý rằng nguyên tắc này là nhằm tránh cả sai sót (nhầm lẫn) và tránh cả gian lận.
Nếu chỉ có 2 người nhưng vẫn đảm bảo chống gian lận và nhầm lẫn thì vẫn được xem là phù hợp nguyên tắc. Đừng áp dụng cứng nhắc.

 

[cuncon_kiss]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Gởi các thành viên, mình là kế toán nên lúc nào mình cũng có tính nghi ngờ, không tin ai, nhất là nhân viên mua hàng. Vì mua hàng luôn luôn được hoa hồng hay được chiết khấu. Nếu mua hàng với giá cao thì công ty khó cạnh tranh, do đầu vào cao thì đầu ra sao thấp được. Mình suy nghĩ rất nhiều để xây dựng qui trình mua hàng hợp lý nhưng chưa có cách. Rất mong các thành viên ai có qui trình nào hay xin gởi cho mình với. Cám ơn trước nhe.

Cty mình thường áp dụng cách ntn không biết có giúp gì đc bạn không:
Người đi mua hàng: Xin báo giá về mặt hàng cần lấy. Sau đó chuyển báo giá lên phòng kế toán or phòng vật tư (Tại phòng này bọn mình thường theo số đt ghi trên báo giá để thẩm tra lại thông tin về nguồn hàng và giá cả) sau đó Từ đó sẽ chuyển lên giám đốc ký duyệt. Khi được sự phê duyệt rùi thì bọn mình sẽ thông báo cho bên bán hàng về việc cung cấp thiết bị cho bên mình. Và cho người đi qua đó nghiệm thu và nhận hàng về. Vậy thôi! Bạn ơi! nhưng cái gì trong phạm vi cho phép thì hãy cho nó qua đi. Còn khi nó ngoài phạm vi rùi thì lúc đó nên tìm cách xử lý" Chúc bạn luôn may mắn và thành công!

 

[haitvonline]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Đúng là một vấn đề rất khó và rất phức tạp. Đây là 1 vấn đề thường dành cho các nhà quản trị doanh nghiệp, hoặc những người có quyền quyết định. Tuy nhiên, việc chúng ta thảo luận ở đây chỉ là để cùng nhau xây dựng 1 quy trình tương đối ổn để sau này mình mà có quyền quyết định thì mình sẽ áp dụng ngay. Mình thấy cách mà Cty cuncon_kiss đang áp dụng cũng ổn đấy chứ.

 

[Minh Hanh]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Vấn đề này khá phức tap và tế nhị, một số đơn vị có xây dựng quy chế tài chính , ví dụ : ví dụ khi mua mặt hàng nào có giá trị trên 1tr đồng thì lấy 3 bảng báo giá ( người mua lấy ) , sau đó chuyển cho kế toán kiểm tra , sau cùng trình giám đốc duyệt hoặc ký hợp đồng . Quan trọng nhất vẫn là chất lượng, chủng loại, thời gian bảo hành , nước sản xuất ... thể hiện ở biên bản nghiệm thu hàng hóa ... Nếu đã thực hiện đầy đủ các bước như vậy thì cứ yên tâm . Hơn nữa, mình phải có niềm tin ở người thực hiện, nếu không công việc sẽ luôn bị đình trệ do những khúc mắc của bạn và người khác sẽ có lý do để đổ lỗi cho bạn . Chúc thành công .

 

[hoathangtam]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Công ty tôi cũng đang muốn kiểm soát quá trình mua hàng. Nhưng đây thực sự là công việc rất lắt léo. cách làm của công ty ban cuncon-kiss vẫn có chỗ sơ hở. Nếu bạn chỉ gọi điện đến đucngs sđt đã được người mua hàng lấy về thì chắc chắn bạn sẽ không kiểm soát được đâu vì chuyện người ta thông đồng với nhau quá dễ. Nếu lấy 3 báo giá cũng không kiểm soát được. Vì nếu công ty bạn mua với số lượng nhiều thì giá chắc chắn thấp hơn các báo giá công khai. Nhưng vấn đề là thấp hơn bao nhiêu, và người mua hàng sẽ được bao nhiêu trong đấy.

 

[haitvonline]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Công ty tôi cũng đang muốn kiểm soát quá trình mua hàng. Nhưng đây thực sự là công việc rất lắt léo. cách làm của công ty ban cuncon-kiss vẫn có chỗ sơ hở. Nếu bạn chỉ gọi điện đến đucngs sđt đã được người mua hàng lấy về thì chắc chắn bạn sẽ không kiểm soát được đâu vì chuyện người ta thông đồng với nhau quá dễ. Nếu lấy 3 báo giá cũng không kiểm soát được. Vì nếu công ty bạn mua với số lượng nhiều thì giá chắc chắn thấp hơn các báo giá công khai. Nhưng vấn đề là thấp hơn bao nhiêu, và người mua hàng sẽ được bao nhiêu trong đấy.

Đồng ý với bạn. Vấn đề ở đây là chúng ta kiểm soát trên vấn đề trọng yếu thôi. Chứ đòi hỏi cao quá e là khó đấy.

 

[giongto]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

e còn là sinh viên nhưng cũng có chút mạo muội lên tiếng,theo e thì quí công ty thường phải có các nhà cung cấp cố định, làm ăn lâu dài chứ, thế thì thường sẽ có các hợp đồng với mức giá hợp lý nhất rồi, còn mua những hàng hóa k thường xuyên thì chắc cũng k ảnh hưởng nhiều tới đầu ra mà,co đúng k ạ?

 

[Trâu_KT]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

e còn là sinh viên nhưng cũng có chút mạo muội lên tiếng,theo e thì quí công ty thường phải có các nhà cung cấp cố định, làm ăn lâu dài chứ, thế thì thường sẽ có các hợp đồng với mức giá hợp lý nhất rồi, còn mua những hàng hóa k thường xuyên thì chắc cũng k ảnh hưởng nhiều tới đầu ra mà,co đúng k ạ?

Bạn nói tới các nhà cung cấp kia không sai. Nhưng không đơn giản như bạn nghĩ đâu bạn ạ.

Cty mình thường áp dụng cách ntn không biết có giúp gì đc bạn không:
Người đi mua hàng: Xin báo giá về mặt hàng cần lấy. Sau đó chuyển báo giá lên phòng kế toán or phòng vật tư (Tại phòng này bọn mình thường theo số đt ghi trên báo giá để thẩm tra lại thông tin về nguồn hàng và giá cả) sau đó Từ đó sẽ chuyển lên giám đốc ký duyệt. Khi được sự phê duyệt rùi thì bọn mình sẽ thông báo cho bên bán hàng về việc cung cấp thiết bị cho bên mình. Và cho người đi qua đó nghiệm thu và nhận hàng về. Vậy thôi! Bạn ơi! nhưng cái gì trong phạm vi cho phép thì hãy cho nó qua đi. Còn khi nó ngoài phạm vi rùi thì lúc đó nên tìm cách xử lý" Chúc bạn luôn may mắn và thành công!

Cách của Cun cũng là một trong sốc các cách mà các doanh nghiệp đang áp dụng. Tuy thế mình xin nói thẳng một câu nhé. Người mua hàng có muốn ăn không thôi chứ nếu họ muốn ah, đơn giản.

 

[muontennguoi]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Cũng có 1 nguyên tắc rất đơn giản trong quản lý nữa là: "Đừng treo mỡ trước miệng mèo".

Nghĩa là các cố gắng của nhà quản trị nên được công khai, song song đó là các hoạt động kiểm soát, giám sát ngầm ... làm sao cho người thực hiện hiểu rằng mọi hoạt động đều có kiểm soát. Dù thực chất thì chưa chắc đã kiểm soát được 100%. Người kiểm soát đôi khi phải nổ banh nhà lồng. Mục đích là ngăn ngừa gian lận.

Khi đó họ sẽ đắn đo khi có 1 thoáng ý nghĩ gian lận.

Phòng ngừa, răn đe quan trọng hơn là truy tìm, lùng bắt quả tang.

 

[haitvonline]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Cũng có 1 nguyên tắc rất đơn giản trong quản lý nữa là: "Đừng treo mỡ trước miệng mèo".

Nghĩa là các cố gắng của nhà quản trị nên được công khai, song song đó là các hoạt động kiểm soát, giám sát ngầm ... làm sao cho người thực hiện hiểu rằng mọi hoạt động đều có kiểm soát. Dù thực chất thì chưa chắc đã kiểm soát được 100%. Người kiểm soát đôi khi phải nổ banh nhà lồng. Mục đích là ngăn ngừa gian lận.

Khi đó họ sẽ đắn đo khi có 1 thoáng ý nghĩ gian lận.

Phòng ngừa, răn đe quan trọng hơn là truy tìm, lùng bắt quả tang.

Nguyên tắc này rất hay. Nhưng không phải là đơn giản đâu bạn. Để làm được điều này đòi hỏi Cty bạn phải có bề dày lịch sử và phải có thời gian.

 

[muontennguoi]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Nguyên tắc này rất hay. Nhưng không phải là đơn giản đâu bạn. Để làm được điều này đòi hỏi Cty bạn phải có bề dày lịch sử và phải có thời gian.

Không phải bề dày lịch sử của công ty.
Mà đó là kinh nghiệm đối nhân xử thế của người quản lý.

 

[haitvonline]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Không phải bề dày lịch sử của công ty.
Mà đó là kinh nghiệm đối nhân xử thế của người quản lý.

Ờ ờ kinh nghiệm đối nhân xử thế. Nhưng cũng phải nhắc đến lịch sử của Cty đó. Vì cái này truyền miệng là chính mà.

 

[chikt15a]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Mình là người được giao kiểm soát và đang lập qui trình mua hàng, nhưng mình nghĩ kể cả quy trình của mình có chặt chẽ đến đâu thì cũng ko thể kiểm soát hết được những "cán bộ vật tư dày dạn kinh nghiệm", các nhà cung cấp thì hết lòng theo "thượng đế" của họ, biết nhưng cũng phải chịu. Người Việt Nam mình "lậu" là chính mà. Nói chung trên nguyên tắc nghề nghiệp của kế toán mình là quản lý thật chặt chẽ và cũng chỉ là làm hạn chế một phần nhỏ những thất thoát đó thôi. Người mua hàng, nhà cung cấp, kể cả người nhận hàng nữa, đôi khi họ là 1 đấy. Vài dòng chia sẻ với bạn cùng nghề , Chúc bạn vui vẻ và thành công.

 

[gocnho1011]

Ðề: Kiểm soát qui trình mua hàng

Công ty mình cũng là một công ty lớn, mua rất nhiều công cụ dụng cụ rất thường xuyên và mua với nhiều chủng loại khác nhau. Và cách quản lý của công ty mình như sau. Các bạn tham khảo:
- Đầu tiên, người có trách nhiệm dưới xưởng sản xuất thường sẽ tập hợp những vật tư cần mua. Sau đó chuyển lên cho kế toán trưởng hoặc giám đốc. Nếu đồng ý thì giám đốc sẽ phê duyệt.
- Bước thứ 2: sẽ chuyển bản được phê duyệt đó cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư sẽ tìm nhà cung cấp và phải đề nghị báo giá. Như công ty mình đòi hỏi có ít nhất 3 báo giá.
- Bước thứ 3: chuyển 3 báo giá đó cho KKT hoặc Giám đốc. Sau đó, Giám đốc hoặc KTT sẽ lựa chọn NCC. Lúc này kế toán vật tư sẽ làm "Đơn đặt hàng" rồi Fax cho NCC. Trên Đơn đặt hàng (DDH) có đơn giá của mặt hàng đã được phê duyệt. Sau này khi NCC mang hàng đến phải mang DDH này kèm theo, và thủ kho chỉ được nhận hàng đúng theo DDH. Sau này khi đề nghị thanh toán, phải có kèm theo DDH và báo giá vì bạn chỉ thanh toán cho họ theo đơn giá mà bạn đã duyệt. Và theo mình như vậy là cũng đá khá chặt chẽ. Không biết ý kiến các bạn thế nào?