Ðề: Hỏi về công ty mới thành lập
SỔ SÁCH KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC CHUẨN BỊ:
1 - Công tác sắp xếp chứng từ gốc
- Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thế
- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. ,...
Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
2 - Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
3 - Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký chi tiền
- Số nhật ký thu tiền
- Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
- Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
- Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,...621, 622, 627, 641, 642,...Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
- Sổ khấu hao tài sản cố định
- Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
- Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
- Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.
4 - Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
- Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ
- Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.
5 - Hồ sơ pháp lý
- Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
- Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
6 – Kiểm tra chi tiết khác:
Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
Kiểm tra các khoản phải trả
Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
Đầu vào và đầu ra có cân đối
Kiểm tra ký tá có đầy đủ
Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp : Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ
Nội dung công việc sẽ thực hiện :
1. Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán;
2. Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
3. Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng;
4. Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
5. Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
6. Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định;
7. Điều chinh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật;
8. Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế;
9. Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch;
10. Làm việc và giải trình với cơ quan thuế.
---------- Post added at 08:20 ---------- Previous post was at 08:19 ----------
Công việc in sổ là của kế toán do đó sau khi in cần có bìa Ngoài và Trong cho sổ sách kế toán
bia ngoai.doc
bia ngoai.doc
Chung tu thu chi.doc
Kỹ năng kiểm tra sổ sách kế toán:
+ Nhật ký chung: rà soát lại các định khoản kế toán xem đã định khoản đối ứng Nợ - Có đúng chưa, kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối mỗi tháng đã đúng chưa, tổng phát sinh ở Nhật Ký chung = Tổng phát sinh Ở Bảng Cân đối Tài Khoản
+ Bảng cân đối tài khoản: Tổng Số Dư Nợ đầu kỳ = Tổng số Dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang, Tổng Phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở Nhật Ký Chung trong kỳ, Tổng Số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ; Nguyên tắc Tổng Phát Sinh Bên Nợ = Tổng Phát Sinh Bên Có
+ Tài khoản 1111 tiền mặt: Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt, Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt
+ Tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng: Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê, Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ Phụ Ngân Hàng hoặc sao kê
+ Tài khoản 334 : Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh, Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca), Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng; Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh
+ Tài khoản 142,242,214: số tiền phân bổ tháng trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ có khớp với số phân bổ trên số cái tài khoản 142,242,214
Thuế Đầu ra – đầu vào:
+ Tài khoản 1331: số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO, Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22]; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO
+ Tài khoản 33311: số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-1_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO, Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22]; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO
Nếu trong tháng phát sinh đầu ra > đầu vào => nộp thuế thì số dư cuối kỳ Có TK 33311 = chỉ tiêu [40] tờ khai thuế tháng đó
Nếu còn được khấu trừ tức đầu ra < đầu vào => thuế còn được khấu trừ kỳ sau chỉ tiêu [22] = số dư đầu kỳ Nợ TK 1331, số dư Cuối Kỳ Nợ 1331 = chỉ tiêu [43]
+ Hàng tồn kho
+Số dư đầu kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn đầu kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
+Số Phát sinh Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Nhập trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
+Số Phát sinh Có Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Xuất trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
+Số dư cuối kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn cuối kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
+ Tổng phát sinh Nhật Ký chung = Tổng phát sinh (Nợ Có) trong kỳ trên bảng Cân đối phát sinh
+ Các Tài khoản Loại 1 và 2 ko có số dư Có ( trừ lưỡng tính 131,214,129,159..) chỉ có số dư Nợ, cũng ko có số dư cuối kỳ âm
+ Các tải khoản loại 3.4 ko có số dư Nợ ( trừ lưỡng tính 331,421...) chỉ có số dư Có, ko có số dư cuối kỳ âm
+ Các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 : sổ cái và cân đối phát sinh phải = 0 , nếu > 0 là làm sai do chưa kết chuyển hết
+ TỔNG CỘNG TÀI SẢN = TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN trên Bảng Cân đối kế toán
- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
Lương, thưởng:
Để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có đầy đủ các thủ tục sau
+ Hợp đồng lao động
+ Bảng chấm công hàng tháng
+ Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
+ Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi
+ Tất cả có ký tá đầy đủ
= > thiếu 1 trong các cái trên cơ quan thuế sẽ loại trừ ra vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào, và bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN
+Phiếu chi tiền lương + bảng lương + bảng chấm công + tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có ....=> gói lại môt cục
Hóa đơn đầu ra:
+Hóa đơn bán ra < 20 triệu mà thu băng tiền mặt: phải kẹp theo Phiếu thu + đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho or biên bản giao hàng ( thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu ( xây dựng) + biên bản xác nhận khối lượng+ bảng quyết toán khối lượng nếu có, kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
+Hóa đơn bán ra > 20 triệu : phải kẹp theo phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) + đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho or biên bản giao hàng ( thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu ( xây dựng) + biên bản xác nhận khối lượng+ bảng quyết toán khối lượng nếu có, kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.=> sau này nhận được tiền kẹp thêm : - Khi khách hàng chuyển vào TK của cty : Giấy báo có
Hóa đơn đầu vào:
+Hóa đơn mua vào (đầu vào) < 20 triệu nếu thanh toán bằng tiền mặt : phải kẹp với phiếu chi + phiếu nhập kho or biên bản giao hàng + Giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
+Hóa đơn mua vào (đầu vào) >20 triệu: phải kẹp với phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) + phiếu nhập kho or biên bản giao hàng + Giấy đề nghị chuyển khoản kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. .=> sau này chuyển tiền kẹp thêm : - Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi
+ Tạm ứng:
- Dự toán chi đã được Kế toán trưởng - BGH ký duyệt
-Giấy đề nghị tạm ứng.
- Phiếu chi tiền
+Hoàn ứng:
-Bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) Bạn thu hóa đơn (nếu ứng tiền mua hàn, tiền phòng,...công tác,...) chứng từ có liên quan đến việc chi số tiền ứng trên => Số tiền còn thừa thì hoàn ứng, nếu thiếu tiền thì chi thêm.
+ Chứng từ ngân hàng: cuối tháng ra ngân hàng : lấy sổ phụ, sao kê chi tiết, UNC, Giấy báo nợ, Giấy báo có về lưu trữ và làm căn cứ lên sổ sách kế toán
+ Đối với CCDC, TSCĐ thì phải có Bảng theo dõi phân bổ
………………………………
Tham khảo: nguyenhangpt
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ CÁCH LƯU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.
1. Một số quy định chung về chứng từ.
- Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều phải lập chứng từ, chứng từ phải lập theo đúng qui định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống :
+ Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc
+ Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hoá về qui cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ công ty, các hóa đơn đặc thù…, nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng và trên cơ sở đó các công ty vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp, có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
- Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 chỉ tiêu :
Chỉ tiêu lao động và tiền lương
Chỉ tiêu hàng tồn kho
Chỉ tiêu mua, bán hàng
Chỉ tiêu tiền mặt
Chỉ tiêu tài sản cố định
- Chứng từ kế toán phải có đủ các yếu tố sau đây:
1. Tên gọi của chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…)
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
3. Số hiệu của chứng từ
4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
5. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
6. Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ
7. Các chỉ tiêu về lượng và giá trị
8. Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm vế tính chính xác của chứng từ, những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người phê duyệt (Tổng Giám đốc) và có đóng dấu của công ty.
9. Đối với những chứng từ liên quan đến việc mua, bán, cung cấp hay nhận hàng hóa dịch vụ thì ngoài những yếu tố qui định trên phải có thêm chỉ tiêu thuế suất và số thuế phải nộp, những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo qui định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được sữa chữa, tẩy xóa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn, số hiệu chứng từ phải được ghi liên tục
• Chứng từ gốc:
Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ gốc gồm các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra, các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, invoice, tờ khai hải quan, chứng từ ngân hàng, hóa đơn tài chính, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, các bảng thanh toán lương, các giấy đề xuất, đề nghị và các giấy tờ khác có liên quan. Các chứng từ gốc được đính kèm vào chứng từ kế toán để diễn giải và hợp thức hóa chứng từ mới hợp lệ.
• Chứng từ kế toán:
Là chứng từ được lập nên từ chứng từ gốc bao gồm các phiếu thu, chi tiền mặt, phiếu nhập, xuất kho, các bảng kê, bảng phân bổ... Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, phản ảnh vào sổ sách kế toán làm cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính kế toán.
2. Một số nguyên tắc khi lưu chứng từ.
2.1 Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng.
• Một số nguyên tắc.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu chi tiền kế toán lập Phiếu thu chi, Giấy báo Nợ, báo Có phải kèm theo các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
+ Đối với các nghiệp vụ thu, chi tiền tạm ứng của các CB CNV công ty: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng ..được cấp thẩm quyền phê duyệt.
+ Đối với các nghiệp vụ thu tiền của khách hàng, chi tiền tạm ứng cho nhà cung cấp: Hợp đồng kinh tế ( bản sao), Hóa đơn tài chính, Công văn đề nghị tạm ứng của nhà cung cấp, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền, Đề nghị tạm ứng theo Hợp đồng của CB CNV công ty…
+ Đối với các nghiệp vụ thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, hàng hóa, dịch vụ thanh toán trực tiếp bằng tiền hoặc chi trả người bán phải có Giấy đề nghị thanh toán được cấp thẩm quyền phê duyệt, hóa đơn tài chính ( đối với nhập kho CCDC, TSCĐ..phải kèm theo Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận TSCĐ), Công văn đề nghị thanh toán của người bán, Biên lai thu tiền, Phiếu thu của đơn vị nhận tiền, trả tiền, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền ( trường hợp người bán cử nhân viên đến thu tiền)
+ Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán lương, thưởng cho CB CNV thì phải kèm theo Bảng tạm ứng, bảng thanh toán lương, thưởng..có đầy đủ chữ ký của cấp có thẩm quyền, người nhận..
+ Đối với các nghiệp vụ rút gửi ngân hàng nhập quỹ phải photo tờ Séc lĩnh tiền mặt, bảng kê rút tiền..
+ Đối với các nghiệp vụ nhận tiền vay ngắn hạn, dài hạn của tổ chức, cá nhân..phải có Giấy nhận nợ, Giấy rút tiền mặt, Khế ước hoặc hợp đồng vay kèm theo.
+ Đối với các nghiệp vụ nộp tiền vào KHo bạc Nhà nước phải có Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước kèm theo.
+ Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán xuất nhập khẩu phải có chứng từ tạm ứng, thanh toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Giây đề nghị mua ngoại tệ, bản sao Hồ sơ XNK ( Hợp đồng, hóa đơn, Vận đơn, Tờ khai hải quan, Phiếu đóng gói…)
• Cách lưu chứng từ.
- Lưu chứng từ Tiền mặt:
Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh của công ty kế toán có thể lưu theo tháng hoặc quý ( tốt nhất nên lưu theo tháng). Kế toán sử dụng bấm lỗ, kẹp acco ( để dễ lấy ra khi cần thiết) đóng thành cuốn. Bìa ngoài ghi: Phiếu thu, chi hoặc Chứng từ Tiền mặt tháng…...năm, ghi rõ Phiếu thu, chi từ số……đến số….số hiệu tài khoản, tên tài khoản.
- Lưu chứng từ ngân hàng:
- Kế toán lưu theo thứ tự thời gian phát sinh và theo thứ tự các loại chứng từ:
1. Sổ phụ hay còn gọi là sao kê: Tổng hợp các phát sinh tăng giảm của tài khoản trong khoảng thời gian.
2. Chứng từ giao dịch: Phản ánh chi tiết giao dịch của tài khoản ngân hàng. Chứng từ này thường đính kèm Giấy nộp, rút tiền, Ủy nhiệm chi…
3. Giấy báo Nợ, Báo Có: thông báo các nghiệp vụ biến động của tài khoản ngân hàng.
4. Các chứng từ gốc có liên quan. Ví dụ: hóa đơn, hồ sơ thanh toán nhập khẩu, giấy đề nghị mua ngoại tệ…
5. Giấy báo Số dư cuối kỳ: Xác nhận số dư của tổ chức tín dụng nơi công ty có giao dịch ( dung để đối chiếu số dư với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng)
- Kế toán phải lưu riêng chứng từ ngân hàng của từng loại nguyên tệ: tiền việt nam đồng, ngọai tệt; loại tài khoản: tiền gửi không kỳ hạn, tiền vay ngắn hạn, dài hạn; tổ chức tín dụng: ngân hàng A, B..đóng thành từng cuốn riêng biệt. Bìa ngoài ghi rõ: Sổ phụ hoặc chứng từ ngân hàng tháng…..năm…..Số hiệu tài khoản, Tên tài khoản
Lưu ý: Thông thường cuối tháng trước khi đóng cuốn chứng từ kế toán thường tiến hành tách các Hóa đơn, tờ khai hải quan để lưu riêng trong Phân hệ: Hóa đơn đầu vào hoặc Hồ sơ nhập khẩu.. Trong phân hệ Tiền mặt, ngân hàng chỉ sử dụng các chứng từ photo..
2.2 Phân hệ Công nợ phải thu, phải trả:
- Kế toán nên thực hiện file công nợ đối với từng ng mua, người bán với các chỉ tiêu:
+ Thông tin doanh nghiệp
+ Hợp đồng, phụ lục hợp đồng kinh tế.
+ Thông báo tài khoản ngân hàng.
+ Công văn đề nghị tạm ứng, thanh toán…
+ Các chứng từ tăng giảm công nợ ( bản sao)
+ Biên bản đối chiếu công nợ kèm Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp công nợ.
+ Các chứng từ khác.
Lưu ý: Cách theo dõi trên chỉ áp dụng đối với các khách hàng, nhà cung cấp có phát sinh giao dịch nhiều, trong thời gian dài. Đối với khách lẻ, vãng lai thì không cần thiết áp dụng.
2.3 Phân hệ Hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
+ Đối với các nguyên liệu, hàng hóa
- Kế toán in và đóng các loại: Phiếu nhập mua hàng, Phiếu nhập, xuất kho, điều chuyển nội bộ..thành từng cuốn theo tháng, quý hoặc năm.
+ Đối với công cụ, dụng cụ..
- Kế toán in và đóng thành cuốn Phiếu nhập, xuất công cụ dụng cụ.
- Hồ sơ công cụ, dụng cụ: Chứng từ tăng, giảm CCDC, Bảng kê chi tiết CCDC tại Bộ phận sử dụng..Biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ…
- Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước: Kế toán theo dõi và lập bảng tính chi phí trả trước theo tháng, quý năm và đóng thành cuốn.
- Biên bản kiểm kê CCDC.
+ Đối với tài sản cố định:
- Hồ sơ tài sản cố định: bao gồm: Hợp đồng mua bán, hóa đơn, biên bản giao nhận. Thẻ tài sản cố định, Sổ, bảng kê TSCĐ tại nơi sử dụng..lưu riêng cho từng tài sản cố định.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Biên bản kiểm kê TSCĐ.
2.4 Phân hệ Lao động và Tiền lương.
- File lưu trữ các quy chế, quyết định liên quan đến lao động – tiền lương: Quy chế lao động tiền lương và chế độ cho người lao động, quyết định lương, thưởng..
- Các bảng lương từng tháng, bảng thanh toán tiền thưởng, phụ cấp, lương phép…đóng thành 01 cuốn theo thứ tự thời gian.
2.5 Lưu trữ hóa đơn, tờ khai thuế
- Hóa đơn đầu vào được lưu trữ theo 06 tháng hoặc 1 năm kẹp cùng bảng kê chi tiết các hóa đơn và đóng thành từng cuốn
- Hóa đơn đầu ra: Lưu trữ liên 1 theo cuốn hóa đơn in sẵn. Lưu trữ liên 3: đóng thành từng cuốn theo thứ tự thời gian.
- Hồ sơ thuế: Lưu trữ Giấy chứng nhận đăng ký thuế, mẫu điều chỉnh thông tin thuế (08/MST), Biên bản kiểm tra thuế, Công văn gỏi và trả lời….
- Hồ sơ khai thuế GTGT: Sắp xếp các tờ khai theo thứ tự từng tháng đóng thành 01 cuốn.
- Hồ sơ thuế đăng ký thuế TNCN: Danh sách đăng ký MST cá nhân, tờ khai đăng ký MST cá nhân của từng CB CNV, giấy tờ xác nhận giảm trừ gia cảnh…
- Hồ sơ khai thuế TNCN: Sắp xếp các tờ khai theo tháng hoặc quý, tờ khai quyết toán năm.
- Hồ sơ khai thuế TNDN: Các tờ khai tạm tính theo quý, quyết toán năm.
- Hồ sơ khai thuế môn bài: Đóng thành cuốn riêng cho nhiều năm.
- Hồ sơ đăng ký, in và phát hành hóa đơn: Hợp đồng in hóa đơn, Biên bản hủy bảng kẽm, hóa đơn mẫu, thông báo phát hành, báo mất hóa đơn..
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Báo cáo của từng tháng, quý đóng thành 01 cuốn.
- File văn bản, chính sách thuế: Tài liệu về thuế..
C. IN VÀ LƯU TRỮ SỔ SÁCH KẾ TOÁN.
- Trong trường hợp công ty không đăng ký với cơ quan thuế hình thức ghi sổ kế toán “trên máy vi tính” mà chỉ đăng ký theo các hình thức ghi sổ “ Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ, Nhật ký – Sổ cái”, cuối năm tài chính, kế toán phải tiến hành In các sổ sách kế toán và đóng cuốn từng loại sổ để lưu trữ.
- Đối với doanh nghiệp Áp dụng hình thức ghi sổ kế toán “ Nhật ký chung” yêu cầu In sổ sách kế toán như sau:
1. Chứng từ kế toán các phân hệ gồm ( đã đề cập ở phần 2 phần này chỉ thống kê)
- Phiếu thu, chi
- Biên bản kiểm kê quỹ hàng tháng
- Giấy báo Nợ, báo Có ( có thể in kẹp với sổ phụ hoặc chỉ lưu riêng 1 cuốn sổ phụ) chi tiết cho từng loại tài khoản.
- Phiếu nhập, xuất, điều chuyển kho.
- Phiếu nhập mua hàng, chi phí mua hàng
- Bảng tổng nguyên vật liệu, hàng hóa nhập, xuất kho.
- Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn.
- Biên bản kiểm kê tài sản ( TSCĐ, CCDC, NVL, HH)
- Biên bản lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước.
- Bảng tính khấu hao TSCĐ.
- Bảng lương.
- Bảng thanh toán phụ cấp, thưởng, lương phép..
- Phiếu kế toán tổng hợp.
2. Sổ sách kế toán:
- Nhật ký chung.
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ chi tiết các tài khoản.
- Sổ cái các tài khoản.
3. Báo cáo tài chính.
- Bảng cân đối phát sinh tài khoản ( Quyết định 48 bắt buộc có)
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( QĐ 48 không bắt buộc, khuyến khích lập)
- Thuyết minh Báo cáo tài chính.
Ghi chú: Các Bạn Lưu Ý Mình Có Một Vài ý kiến Như sau Theo mình tư Suy nghĩ
Đối với Chứng Từ Kế Toán(Thu,chi,nhập,Xuất,CCDC,Phiếu Kế Toán Khác) các Bạn Có thể
1
hô tô chứng từ gốc để kẹp với các chứng từ kế toán đó khiến cho công việc kiểm tra thực tế dễ dàng kiểm soát.nhưng cũng phải tỷ mỷ,cẩn thận,(Dùng cho doanh nghiệp Vừa Và nhỏ)
2:Đối với chứng từ kế toán đã nêu ở trên các bạn có thể viêt bút chi số Hóa đơn và trình tự sắp xếp các chứng từ kế toán với chứng từ gốc phải trùng nhau
VD:+chứng từ phiếu chi 01/0001 HĐ 0012345 (1)
01/0002 HĐ 0012346 (2)
+Hóa Đơn Đầu Vào Cũng sắp xếp 0012345 (1)
0012346 (2)
Để Khi đối Chiếu Nhanh và chính Xác (Dùng cho Doanh Nghiệp Có Phát sinh nhiều)
Tham khảo thêm : tranthibichvan_tax06
1/ Về báo cáo thuế :
Kiểm tra lại xem các báo cáo thuế đã đúng, chuẩn chỉ chưa ? Nếu chưa thì làm báo cáo điều chỉnh, bổ sung. Khi Thuế đã ra quyết định & công bố thanh tra, kiểm tra tại trụ sở NNT thì coi như số phận đã an bài. Vậy soát xét lại báo cáo thuế lần nữa.
1.1 Với thuế GTGT : Sắp xếp 12 tháng/năm & đối chiếu sổ 1331 của năm đó với số liệu trên tờ khai thuế. Chênh lệch ở đâu thì lập file word giải trình sẵn. Lúc Thuế xuống làm việc còn biết mà giải trình, luống cuống, lo sợ...là quên béng thì Sếp lại gõ đầu cho. Kiểm tra các hóa đơn trên 20 triệu đã có đầy đủ điều kiện để đc khấu trừ thuế GTGT chưa ? như UNC chuyển khoản ? Biên Bản đối chiếu, bù trừ công nợ ? Hợp Đồng Kinh Tế/Mua Bán- quy định rõ điều khoản trả chậm.(Làm file mềm excel kiểm tra.)
Ví dụ : Có file mềm theo dõi TT qua NH, có file excel kết xuất từ HTKK & trộn 12 tháng với nhau, sau đó đặt mã cho từng nhà cung cấp sao cho mã NCC ở file theo dõi TT qua NH & mã NCC ở file khai thuế vừa kết xuất là trùng nhau, dùng subtotal & Vlookup để làm cho nhanh.
1.2 Với tờ khai Quyết Toán Thuế TNDN : Kiểm tra Doanh Thu/Chi Phí trên Tờ Khai Thuế đã ổn với sổ sách chưa ? CHênh lệch giữa LN kế toán với LN Thuế ở đâu cũng phải tự giải trình sẵn trên file word.
Có thời gian thì soát xét lại các khoản chi phí, tự khoanh vùng xem những chi phí nào có khả năng bị loại, rủi ro lớn nhất (là những khoản chi phí ko theo Luật Thuế, ko được chấp nhận theo Luật Thuế...)
1.3 Với tờ khai QT Thuế TNCN : Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)? Danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai QT Thuế TNCN chưa ? Quan trọng nữa : Kiểm tra hợp đồng lao động xe đã đầy đủ chưa ? Và các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HDLD chưa ? Nếu chưa phải làm phụ lục HDLD đưa hết vào trong HDLD các khoản lương, thưởng & phụ cấp rõ ràng nhé. Lương bao nhiêu đ/tháng ? phụ cấp A bn đ/tháng ? phụ cấp b đồng/tháng...phải cụ thể số tiền & cụ thể khoản phụ cấp, trợ cấp. Hoặc các khoản phụ cấp phải được quy định trong thỏa ước LD, QĐ của HDQT, HĐTV / Các khoản phụ cấp miễn thuế TNCN, các khoản khoán chi cho NLĐ...
1.4 Với Thuế GTGT NK (nếu có) : Kiểm tra hồ sơ NK, Tờ Khai Hải Quan, Lệnh Chuyển Tiền & Chứng từ nộp thuế GTGT NK, kê khai thuế GTGT = Biên Lai, Chứng từ nộp thuế GTGT NK (KO khai = TKHQ, nếu khai bằng TK HQ thì làm thay thế bC Thuế nộp lại trước khi Thuế xuống lv )
2/ Về sổ sách kế toán :
Lấy bảng cân đối phát sinh tài khoản từng năm căn cứ vào đó kiểm tra sổ sách xem đã in đủ sổ sách theo BCDPSTK chưa ?
Với những sổ có chi tiết đối tượng thì phải in chi tiết, ngoài in sổ cái.
Sổ chi tiết TK 112 : Nếu có nhiều TK ngân hàng mở nhiều NH khác nhau.
Sổ chi tiết TK 131 / 331 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả
Sổ chi tiết 138 / 338 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả khác (nếu có)
Sổ chi tiết 141 : Chi tiết từng đối tượng ứng cá nhân
Sổ chi tiết 154 : 1541/1542/1543... (nếu có)
Sổ chi tiết 333 : 33311 / 3334/3335/3338...
....
2.1 Kiểm tra kỹ các khoản phải thu, phải trả trên sổ sách so với hóa đơn mua vào/bán ra. Số dư cuối năm, làm biên bản xác nhận công nợ.
2.2. Kiểm tra sổ 112 với số phụ ngân hàng, số dư cuối năm khớp với số dư cuối năm trên sổ phụ NH không ? có thời gian thì đối chiếu từng tháng.
2.3 Kiểm tra sổ quỹ Tiền Mặt, tránh hiện tượng âm quỹ, phải có số dư cuối ngày trên sổ quỹ. Nhiều DN cuối tháng dương quỹ nhưng trong tháng vẫn có ngày âm quỹ : Không có thu sao có chi ??? => cần điều chỉnh lại hoặc làm giấy vay, mượn tiền bổ sung VLĐ của DN (Cách khắc phục tránh âm quỹ-Thuế.)
2.4. Làm file mềm tự giải trình sẵn chênh lệch giữa doanh thu - giá vốn, của từng hóa đơn xuất ra. Cái nào lỗ thì comment giải trình sẵn, chuẩn bị các giấy tờ để có thể giải trình vì sao lỗ.
2.5 Đối chiếu sổ chi tiết 333 với chứng từ nộp thuế mà doanh nghiệp đang lưu giữ. Tự làm file excel tổng hợp các khoản thuế đã nộp theo chứng từ. Bởi khi QT Thuế, trên BB làm việc CQ Thuế sẽ tổng hợp quan hệ Nghĩa Vụ NSNN của Doanh Nghiệp trên BBQT (Thuế lấy theo số họ lưu trên hệ thống QLT, nếu có sai lệch bạn y/c Thuế điều chỉnh với đk bạn phải xuất trình được chứng từ nộp thuế đầy đủ do DN đang lưu.)
2.6 Kiểm tra sổ sách của các khoản chi phí : TK đầu 6, đầu 8.
2.7 Kiểm tra nhập xuất tồn kho, in chi tiết NXT từng mặt hàng & có số dư cuối ngày của từng mặt hàng (giống in sổ quỹ) để CQ Thuế kiểm tra hiện tượng âm kho.(Không có nhập kho, lại có xuất kho=>????)
2.8. Kiểm tra sổ giá thành (nếu có) & phải có sẵn bảng định mức đã đăng ký với CQ Thuế, ko nộp bảng định mức tiêu hao NVL, CQ Thuế ấn định theo mức tiêu hao của NN quy định.
2.9. Nếu có phát sinh các khoản vay ngân hàng/ vay cá nhân thì kiểm tra sắp xếp đầy đủ KUNN từng lần theo phát sinh, kiểm tra các khoản lãi vay. Lập file excel tổng hợp chi phí lãi vay ps từng tháng (cái này lấy từ sổ 635, trừ TH chi phí lãi vay đủ đk vốn hóa thì ko nằm trên 635...)
2.10. Kiểm tra chi phí khấu hao tài sản / hồ sơ tài sản.
2.11.Kiểm tra hóa đơn xem hợp pháp chưa ? : Hóa đơn đầu vào đã đảm bảo đúng đủ các thông tin bắt buộc phải có theo quy định TT 153/2010/TT-BTC chưa ? Tra cứu xem các hóa đơn đầu vào (nếu ko có thời gian cố gắng tra cứu những hóa đơn trị giá trên 20 triệu ) đã được bên bán đã làm thông báo phát hành sd hóa đơn với CQ Thuế chưa ? tình trạng NNT đang hoạt động hay tạm ngừng, bỏ trốn, khóa MST....vàohttp://tracuuhoadon.gdt.gov.vn và
Tổng Cục Thuế - Bộ Tài Chính - Trang chủ để tra cứu nhé !
.....vv.....Nói chung là có thời gian thì cứ kiểm tra kỹ càng lại những gì đã làm theo số liệu nằm trên bảng cân đối PSTK.
Cuối cùng : Tổng hợp được các khoản chi phí có thể bị loại , khoanh vùng & cảnh báo với ban lãnh đạo trước.
Sau khi chuẩn bị sẵn sàng thì chờ các bác Thuế xuống làm việc thôi.
Về cơ bản là vậy ! Thái độ của DN đón tiếp đoàn thuế cũng quan trọng nhé !
P/s : Còn 1 cái phải chuẩn bị nữa là " phong bì...để gửi..." thư " cảm ơn " đoàn thuế. Hi hi.
KT làm tốt hay không thì khâu QT Thuế này là quan trọng nhất, đánh giá năng lực của KT, bảo vệ DN ntn, am hiểu pháp luật thuế đến đâu, & sao cho DN bị truy thu thuế là ít nhất ! Cố lên, trải qua 1 lần thì sau em sẽ vững tin hơn khi tiếp đoàn thuế khác, QT kỳ thuế khác. ^^ Chúc em may mắn.
Chia sẻ thêm ngoài lề khi đón tiếp đoàn thuế :
Hội thảo với Sếp, thống nhất một số quan điểm khi đón tiếp đoàn thuế :
1/ Nếu ĐoànThuế biết DN bạn có xe ô tô con, họ sẽ nói khéo để DN đưa/đón => Tuyệt đối không nhé ! Từ chối khéo, cũng đừng sợ họ gây khó dễ...vì kiểu gì họ cũng có người vừa đấm, vừa xoa trong đoàn.
2/ Chuẩn bị sẵn một chút hoa quả ngon ngon + bánh kẹo ngon + nước lọc chai để đón tiếp.(Thường đoàn thuế làm việc trong 3-5 ngày ) , lịch sự chút, không nên tiếc rẻ. Sau đó, mời đoàn thuế sang phòng KT làm việc, KT chuẩn bị bưng bê toàn bộ sổ sách các năm, hóa đơn, chứng từ. Chia theo năm, sắp xếp cho khoa học, & để các bác Thuế check, mình ngồi đấy, các bác hỏi gì thì giải trình.
3/ Sếp các bạn còn nhiều việc phải làm, nên hạn chế đi ăn nhà hàng xịn vào buổi trưa hoặc chiều khi đoàn nghỉ, tốt nhất nên lì xì để đoàn tự ăn trưa (Lì xì cho 3 ngày QT, đưa 1 lần vào buổi đầu, vừa phải thôi.)/ Cần thiết thì măm trưa cùng đoàn thuế buổi cuối cùng gọi cho có tí hòa khí thôi (Sếp + phòng KT + đội thuế)
4/ Sếp hạn chế, ko nên xuất hiện nhiều. Cứ để kế toán phụ trách đứng ra làm việc quyết toán, giải trình. Sếp chỉ nên xuất hiện vào phút cuối thôi, tránh hiện tượng vòi vĩnh, tra khảo (Sếp ko nắm bắt hết NVKT cũng như chính sách thuế bằng KT)
5/ Buổi cuối cùng của thời gian QT Thuế, Sếp bắt đầu xuất hiện để nắm tay cảm ơn tạm thời. Vì sau đó đoàn về CQ Thuế ra biên bản lv, gọi Sếp & KT lên (cũng có khi họ ko gọi KT đâu, gọi KT đi cùng Sếp thì khó làm việc, vậy thì cứ để Sếp đi 1 mình nhưng tuyệt đối là Sếp chỉ nhận BBLV & mang về hội ý với KT, chuẩn bị tài liệu giải trình các vấn đề sai phạm mà Thuế liệt kê trong biên bản drap. Các bạn yên tâm là biên bản liệt kê đủ mọi thứ hằm bà làng : DN làm đúng cũng cứ liệt kê cho là sai phạm khiến cái biên bản lv dài tới 3-4 trang, tung hỏa mù... khiến Sếp & KT hốt => Lúc này là lúc Sếp & KT bình tĩnh giải quyết, KT bắt đầu tung chiêu ra bảo vệ DN đây )
6/ Cuối mà chưa phải cuối, vì biên bản làm việc chưa ký ngay được giữa 2 bên, DN còn giải trình & thương thảo...=> chốt số & ra biên bản chính thức => DN gửi " thư " cảm ơn & DN nhận Quyết Định.
7/ QT Thuế xong, nhận Quyết Định, DN chưa chắc đã an phận & coi như các năm QT Thuế đã oke nhé! => Nếu Cục Thuế hoặc bp kiểm tra sau QT, phát hiện ra có sai sót, gian lận chưa được xử lý => họ có quyền phúc tra lại phần chi phí hoặc doanh thu nằm trong diện nghi ngờ => QT lại phần đó.
Sơ sơ là vậy...cũng có đoàn không hoàn toàn là thế. Mọi thứ chia sẻ ở trên của BV chỉ có tính chất tham khảo.
