Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng một trong hai phương pháp kế toán làm nền tảng cho hệ thống kế toán: Kế toán dồn tích (Accrual basis) và Kế toán dựa trên dòng tiền (Cash basis). Chế độ kế toán Việt Nam quy định các doanh nghiệp phải hạch toán kế toán dựa trên phương pháp kế toán dồn tích nhằm đảm bảo tính Phù hợp giữa doanh thu và chi phí.
Kế toán dồn tích
Accrual basis, từ nguyên gốc theo tiếng Anh, được dịch sang tiếng Việt theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam là Kế toán dồn tích. Tuy nhiên, có thể hiểu một cách đơn giản, Accrual basis là phương pháp kế toán dựa trên cơ sở Dự thu - Dự chi. Theo định nghĩa của Chuẩn mực kế toán chung (VAS 01), “mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền.”
Một ví dụ điển hình của phương pháp Kế toán dồn tích là hoạt động bán chịu. Doanh thu được ghi nhận vào sổ kế toán khi phát hành hoá đơn, giao hàng thay vì vào thời điểm thu được tiền. Tương tự, một khoản chi phí phát sinh và được ghi nhận khi hàng đã được đặt mua hoặc đã chấm công cho công nhân thay vì thời điểm thanh toán tiền. Do đó, điểm yếu chính của phương pháp Kế toán dồn tích đó là công ty phải trả thuế thu nhập trước khi thực nhận được tiền từ doanh thu bán hàng hoá và dịch vụ.
Kế toán dựa trên dòng tiền
Cash basis, từ nguyên gốc theo tiếng Anh, nhiều khi được hiểu và dịch sai thành “Cơ sở tiền mặt”. Thực chất, cash basis là phương pháp kế toán dựa trên cơ sở Thực thu - Thực chi tiền. Phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền là phương pháp đơn giản nhất. Theo phương pháp này thu nhập và chi phí được ghi nhận khi thực nhận tiền và thực chi tiền.
Chọn Phương pháp kế toán nào cho phù hợp
Phương pháp Kế toán dồn tích được lựa cho hầu hết các doanh nghiệp có khối lượng doanh thu cao, không phân biệt bán chịu hay bán thu tiền ngay, và có kết cấu phức tạp. Thêm vào đó, những doanh nghiệp trong quá trình hoạt động có liên quan đến Hàng hoá tồn khó phải áp dụng phương pháp này; và việc áp dụng Kế toán dồn tích là thực sự cần thiết đối với những doanh nghiệp phát sinh các hoạt động bán chịu, khi đó nó sẽ đảm bảo tính Phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong một kỳ kế toán nhất định.
Phương pháp Kế toán dựa trên dòng tiền thương được áp dụng đối với những doanh nghiệp nhỏ mà hoạt động chủ yếu dựa trên các luồng tiền ra vào, đặc biệt là các doanh nghiệp dịch vụ không liên quan đến hàng hoá tồn kho. Trên thế giới, đứng trên quan điểm của thuế, một số trường hợp áp dụng phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền mang lại nhiều lợi thế cho các doanh nghiệp mới đi vào hoạt động. Theo phương pháp này, thu nhập có thể được ghi nhận vào năm tài chính sau, trong khi chi phí hay giá vốn có thể đã được ghi nhận trước, tại thời điểm thanh toán. Do đó, nó đảm bảo nguyên tắc Thận trọng trong kế toán cũng như Thận trọng trong kinh doanh. Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay, cơ quan thuế vẫn chưa chấp thuận cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp này.
Kết hợp giữa Kế toán dựa trên dòng tiền và Kế toán dồn tích
Cũng như Việt Nam, tại một số nước trên thế giới, cơ quan thuế vẫn chưa chấp thuận cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền. Tuy nhiên, do ưu điểm là rất đơn giản, một số doanh nghiệp vẫn áp dụng phương pháp kế toán này cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm tài chính, và vào cuối năm tài chính thực hiện CÁC BÚT TOÁN ĐIỀU CHỈNH để chuyển Báo cáo tài chính thành lập-theo-kế-toán-dồn-tích.
Họ đã làm như thế nào? Trong kỳ, kế toán ghi nhận doanh thu tại thời điểm thu được tiền và chi phí tại thời điểm chi tiền. Các hoá đơn phát hành và hoá đơn chi phí phát sinh được theo dõi chi tiết ngoại bảng.
Tại thời điểm cuối năm tài chính, kế toán thống kê lại các hoá đơn bán hàng đã phát hành nhưng chưa được thanh toán, và thực hiện lập bút toán điều chỉnh tăng doanh thu và các khoản phải thu
Nợ Phải thu khách hàng
Có Doanh thu
Kế toán thống kê các hoá đơn chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán tiền, và lập bút toán điều chỉnh tăng chi phí và các khoản phải trả.
Nợ Chi phí
Có Phải trả nhà cung cấp
Như vậy, công ty vẫn đảm bảo tuân thủ theo Phương pháp Kế toán dồn tích. Thông thường các hoá đơn chưa thu tiền hoặc chưa thanh toán còn lại rất ít. Do đó, đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc hạch toán kết hợp như vậy rất thuận lợi cho công tác quản lý, đặc biệt là đối với hình thức Doanh nghiệp tư nhân, khi ông chủ là người quản lý túi tiền.
Kế toán dồn tích
Accrual basis, từ nguyên gốc theo tiếng Anh, được dịch sang tiếng Việt theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam là Kế toán dồn tích. Tuy nhiên, có thể hiểu một cách đơn giản, Accrual basis là phương pháp kế toán dựa trên cơ sở Dự thu - Dự chi. Theo định nghĩa của Chuẩn mực kế toán chung (VAS 01), “mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền.”
Một ví dụ điển hình của phương pháp Kế toán dồn tích là hoạt động bán chịu. Doanh thu được ghi nhận vào sổ kế toán khi phát hành hoá đơn, giao hàng thay vì vào thời điểm thu được tiền. Tương tự, một khoản chi phí phát sinh và được ghi nhận khi hàng đã được đặt mua hoặc đã chấm công cho công nhân thay vì thời điểm thanh toán tiền. Do đó, điểm yếu chính của phương pháp Kế toán dồn tích đó là công ty phải trả thuế thu nhập trước khi thực nhận được tiền từ doanh thu bán hàng hoá và dịch vụ.
Kế toán dựa trên dòng tiền
Cash basis, từ nguyên gốc theo tiếng Anh, nhiều khi được hiểu và dịch sai thành “Cơ sở tiền mặt”. Thực chất, cash basis là phương pháp kế toán dựa trên cơ sở Thực thu - Thực chi tiền. Phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền là phương pháp đơn giản nhất. Theo phương pháp này thu nhập và chi phí được ghi nhận khi thực nhận tiền và thực chi tiền.
Chọn Phương pháp kế toán nào cho phù hợp
Phương pháp Kế toán dồn tích được lựa cho hầu hết các doanh nghiệp có khối lượng doanh thu cao, không phân biệt bán chịu hay bán thu tiền ngay, và có kết cấu phức tạp. Thêm vào đó, những doanh nghiệp trong quá trình hoạt động có liên quan đến Hàng hoá tồn khó phải áp dụng phương pháp này; và việc áp dụng Kế toán dồn tích là thực sự cần thiết đối với những doanh nghiệp phát sinh các hoạt động bán chịu, khi đó nó sẽ đảm bảo tính Phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong một kỳ kế toán nhất định.
Phương pháp Kế toán dựa trên dòng tiền thương được áp dụng đối với những doanh nghiệp nhỏ mà hoạt động chủ yếu dựa trên các luồng tiền ra vào, đặc biệt là các doanh nghiệp dịch vụ không liên quan đến hàng hoá tồn kho. Trên thế giới, đứng trên quan điểm của thuế, một số trường hợp áp dụng phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền mang lại nhiều lợi thế cho các doanh nghiệp mới đi vào hoạt động. Theo phương pháp này, thu nhập có thể được ghi nhận vào năm tài chính sau, trong khi chi phí hay giá vốn có thể đã được ghi nhận trước, tại thời điểm thanh toán. Do đó, nó đảm bảo nguyên tắc Thận trọng trong kế toán cũng như Thận trọng trong kinh doanh. Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay, cơ quan thuế vẫn chưa chấp thuận cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp này.
Kết hợp giữa Kế toán dựa trên dòng tiền và Kế toán dồn tích
Cũng như Việt Nam, tại một số nước trên thế giới, cơ quan thuế vẫn chưa chấp thuận cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền. Tuy nhiên, do ưu điểm là rất đơn giản, một số doanh nghiệp vẫn áp dụng phương pháp kế toán này cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm tài chính, và vào cuối năm tài chính thực hiện CÁC BÚT TOÁN ĐIỀU CHỈNH để chuyển Báo cáo tài chính thành lập-theo-kế-toán-dồn-tích.
Họ đã làm như thế nào? Trong kỳ, kế toán ghi nhận doanh thu tại thời điểm thu được tiền và chi phí tại thời điểm chi tiền. Các hoá đơn phát hành và hoá đơn chi phí phát sinh được theo dõi chi tiết ngoại bảng.
Tại thời điểm cuối năm tài chính, kế toán thống kê lại các hoá đơn bán hàng đã phát hành nhưng chưa được thanh toán, và thực hiện lập bút toán điều chỉnh tăng doanh thu và các khoản phải thu
Nợ Phải thu khách hàng
Có Doanh thu
Kế toán thống kê các hoá đơn chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán tiền, và lập bút toán điều chỉnh tăng chi phí và các khoản phải trả.
Nợ Chi phí
Có Phải trả nhà cung cấp
Như vậy, công ty vẫn đảm bảo tuân thủ theo Phương pháp Kế toán dồn tích. Thông thường các hoá đơn chưa thu tiền hoặc chưa thanh toán còn lại rất ít. Do đó, đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc hạch toán kết hợp như vậy rất thuận lợi cho công tác quản lý, đặc biệt là đối với hình thức Doanh nghiệp tư nhân, khi ông chủ là người quản lý túi tiền.
