Cuối tuần, tôi có thói quen dọn dẹp nhà cửa, tìm một cái gì đó để đọc, một cái gì đó mới để học, hay đi khà khà với vài người bạn vài cốc bia, cũng có khi la cà ngồi quán café. Cuối tuần này, tôi đang dọn nhà bỗng chuông điện thoại của tôi kêu, đang dở tay nên tôi cố gắng làm nốt cho xong rồi chạy vội vào cầm điện thoại sợ đầu dây bên kia tắt máy. Cầm điện thoại lên, tôi rất bất ngờ vì thấy số của Chiên gọi vì theo thói quen hàng tuần, em đi bar hoặc ngồi đâu đó với đám bạn thân chân dài. Chiên mời tôi đi uống café với một người đối tác tư vấn về cách giảm cân. Tôi cũng chưa xong việc nhưng vì quý em nên tôi đồng ý.
Ra quán café, tôi đến sững sờ vì lần đầu tiên tôi gặp một người con gái da trắng, dáng cao, khuôn mặt khả ai, có đôi mắt long lanh như biết nói và nụ cười tươi đến lỗi tôi nghĩ rằng mình gặp nàng tiên. Chiên giới thiệu bạn em tên Châu, chuyên gia về tư vấn sức khỏe, giảm cân và là chủ một chuỗi gồm 5 trung tâm tập Yoga, Gym tại Hà Nội, Hải phòng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh. Tôi bắt đầu thấy nể vì một cô gái rất xinh và giỏi giang như vậy. Đúng như những gì Chiên nói, Châu rất am hiểu về trong lĩnh vực sức khỏe và cái cách Châu tư vấn cho Chiên cũng khiến tôi học hỏi được rất nhiều. Châu bắt đầu câu chuyện và cái cách diễn tả của Chiên làm cho Châu có cảm giác như Châu đang tả về câu chuyện cuộc đời mình. Tôi tò mò hỏi Châu, em có phải là thầy bói không mà những gì em nói như em là người theo Chiên từng bước vậy? Châu nở nụ cười tươi và đôi mắt long lanh, em làm trong nghề lâu rồi nên chỉ cần nghe một chút là hiểu được tại sao Chiên lại như vậy. Ban đầu, em cũng lơ ngơ trong phần tư vấn nhưng học hỏi từ nhiều chuyên gia marketing nên em cũng biết chắt lọc lời nói để làm sao cho người được tư vấn cảm thấy như em đang nói về chính câu chuyện của cuộc đời họ. Tôi gật đầu, cái này thì anh học hỏi vì anh làm nghề tư vấn phấn mềm để đạt được trính tư vấn theo cách của em, anh cũng cần phải học hỏi thêm rất nhiều.
Bắt đầu lan man sang câu chuyện phần mềm, Châu than với tôi cách quản lý hiện tại của em làm cho em mất rất nhiều thời gian và nhân viên của em cũng rất mệt mỏi. Khi em muốn xem báo cáo kinh doanh tại từng trung tâm thì phải chờ nhân viên tổng hợp ít nhất hết một ngày, rồi để làm một báo cáo kinh doanh tổng hợp thì lại tốn thêm 3 ngày nữa. Nhiều lúc vì công việc em hối thúc nhân viên giữ lắm, đôi lúc phát cáu lên vì chờ rất lâu mới có được một báo cáo. Hay khi nào muốn thay đổi chính sách giá hoặc một chương trình giảm giá cho khách hàng thì phải gửi email cho từng nơi và nhiều khi vì mới quá nhân viên quên không chiết khấu cho khách hàng nên cảm giác uy tín bị ảnh hưởng. Cứ thi thoảng, em lại giục nhân viên ở Văn phòng trung tâm gọi điện nhắc nhở hỏi thăm xem có thực hiện giảm giá cho khách hàng không hay chất lượng của chương trình giảm giá có tốt không,… Tất cả những vấn đề đó, làm Châu rất mệt mỏi, chưa nói trong 2 tháng nữa Châu mở thêm 3 trung tâm tập Gym ở Hà Nội. Tôi đùa Châu, em mở nhiều vậy giống như em đang mang dây chói chân mình vì em sẽ chả đi đâu được khi cứ phải tốn nhiều thời gian quản lý chuỗi như vậy.
Nghe Châu kể đến đây, tôi như ngứa nghề, trong người nóng lắm rồi vì tại sao em không ứng dụng một giải pháp nào đó để giải phóng sức lao động cho nhân viên, giải pháp cho chính mình. Tôi bắt đầu nói với Châu: Anh kể cho em về cái này, xem em thấy nó thế nào. Với thực trạng của em như vậy, anh tiến cử với em về việc ứng dụng một giải pháp CNTT vào quản lý đảm bảo em sẽ giải phóng được sức lao động cho nhân viên, đỡ phải tuyển nhiều nhân viên và chính em cũng được giải pháp mà bạn anh hay nói là “giải phóng lãnh đạo”. Châu bắt đầu tò mò và hào hứng. Vậy anh kể em nghe đi. Bằng trải nghiệm tư vấn phần mềm và cũng từng tiếp cận rất nhiều mô hình kinh doanh nên tôi bắt đầu câu chuyện của mình. Trong mô hình kinh doanh của em, anh biết em rất đau đầu trong việc tổng hợp báo cáo cho chuỗi, quản lý thông tin khách hàng (vì sau này mở nhiều trung tâm tại Hà Nội, một khách hàng họ có thể tập tại nhiều nơi), quản lý giá vé tự động, quản lý khách hàng thân thiết, quản lý thanh toán hỗn hợp cho khách hàng, tích điểm cho khách hàng, phân hạng khách hàng thân thiết, quản lý các chương trình chiết khấu cho khách hàng,… Tôi nói tới đây như động vào trái tim của Châu làm em gật đầu lia lịa và bảo anh nói đúng lắm. Em rất cần giải quyết những khâu quản lý này.
Trên thị trường Việt Nam, anh biết có rất nhiều giải pháp CNTT có thể ứng dụng vào mô hình của em. Hôm nào có thời gian em cứ lên google search thử xem thế nào. Anh biết có giải pháp 1C:BÁN LẺ 8 được việt hóa từ hãng 1C của Nga rất phù hợp với quản lý chuỗi cửa hàng, siêu thị, chuỗi dịch vụ giống như bên em đang làm. Giải pháp 1C:BÁN LẺ 8 này ưu việt và đã triển khai cho hơn 1,2 triệu đơn vị trên 22 quốc giá trên thế giới và ở Việt Nam cũng khá nhiều ông lớn ứng dụng trong đó có Tràng Tiền Plaza, Viettel Stamax, Viva,… và nhiều nhà hàng, cửa hàng bán vé dịch vụ quán cơm. Nghe tới đây, Châu lại càng sửng sốt muốn tôi trao đổi về việc ứng dụng vào mô hình của Châu đang quản lý. Từ cảm xúc của Châu, tôi cũng hư lên đồng nên bắt đầu hàn huyên chia sẻ về việc ứng dụng vào chuỗi quản lý của Châu.
Khi ứng dụng giải pháp 1C:BÁN LẺ 8 vào quản lý, em sẽ rất dễ dàng lập được bảng giá dịch vụ. Khi đó, em có thể lập bảng giá cho từng loại vé và có thể lập chung cho toàn bộ chuỗi trung tâm hoặc có thể lập riêng cho từng trung tâm một. Loại vé có thể phân loại như em đã thiết lâp vé ngày, vé thẻ gạch, vé 01 tháng, vé 02 tháng, vé 03 tháng, vé 06 tháng, vé 01 năm. Mỗi loại vé đều có mệnh giá và có thời hạn tới một ngày nào đó tùy vào loại vé.
Quản lý chi tiết thông tin khách hàng từ tên gọi, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, email để có thể lập thẻ chăm sóc khách hàng sau này ví dụ như chiết khấu giá vé vào kỳ sinh nhật của khách hàng. Sau này, có thể lập thẻ khách hàng thân thiết để tích lũy điểm cho khách hàng, phân hạng khách hàng ví dụ hạng kim cương, hạng vàng, hạng bạc, hạng đồng. Thẻ khách hàng có thể quản lý theo mã vạch, mã đặc biệt của khách hàng, không cho phép nhân viên thu ngân biết thông tin biết thông tin khách hàng. Có thể gửi email và SMS tự động cho khách hàng khi có chương trình giảm giá, khi có dịch vụ mới, khi có đợt tri ân khách hàng nào đó.
Hỗ trợ khách hàng thanh toán đa dạng khi mua vé như thanh toán bằng tiền mặt, thẻ ngân hàng, trả sau hay thanh toán bằng một thẻ thanh toán (voucher). Ngoài ra, các hình thức thanh toán trên có thể kết hợp với nhau như kết hợp thanh toán tiền mặt với thẻ ngân hàng, kết hợp thanh toán tiền mặt với thẻ thanh toán hay có thể kết hợp tất cả các hình thức thanh toán trên. Rất đa dạng và dễ dàng cho khách hàng khi thanh toán. Đáp ứng được như vậy, tạo cảm giác rất thoải mái cho khách hàng, làm cho họ thấy giống như đang ở nhà mình vậy.
Quản lý lịch mở cửa của các trung tâm, mỗi trung tâm sẽ được thiết lập một lịch riêng vì có thể một số trung tâm dành cho người trung niên nên cần mở vào buổi chiều hoặc sáng sớm.
Chương trình giảm giá cho khách hàng, mỗi hạng khách hàng được giảm giá một mức khác nhau, có thể ứng dụng tặng thêm dịch vụ cho khách hàng như một vé tập cho mẹ kèm theo một vé tập cho trẻ em dưới 6 tuổi. Giảm giá, kích thích khách hàng mua loại vé năm với một mức chiết khấu cao. Hay bán vé tập theo giờ để kích thích những người có nhiều thời gian rảnh tập vào giờ trống ít người tập.
Quản lý nhân viên bán hàng mà nhân viên bán hàng ở đây của em là Huấn luyện viên. Những người hướng dẫn tập luyện cho khách hàng, tư vấn sức khỏe cho khách hàng và có thể khách hàng sẽ mua thêm một thức uống nào đó kết hợp với tập luyện. Cuối ngày hoặc bất kỳ khi nào cũng có thể lập được báo cáo bán hàng theo từng huấn luyện viên. Đây cũng là cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc của huấn luyện viên.
Phân loại được người bán hàng và người thu tiền, người bán hàng là huấn luyện viên còn người thu tiền là nhân viên thu ngân tại quầy. Báo cáo lập ra rất rõ ràng đảm bảo không nhầm lẫn. Trong hệ thống, phân quyền theo từng thao tác người dùng nhằm bí mật hóa thông tin và tạo một quy trình chuẩn khi vận hành.
Điều hành chuỗi trung tâm rất nhàn, chỉ cần ngồi tại một nơi có thể điều hành được toàn bộ chuỗi trung tâm Yoga, Gym mà không phải tón công sức. Khi muốn thay đổi bảng giá chỉ cần ngồi tại Văn phòng trung tâm lập bảng giá mới sau đó bảng giá sẽ tự động luân chuyển đến các trung tâm tập luyện. Muốn lập báo cáo chỉ cần ngồi tại Văn phòng trung tâm, mở chương trình và chọn các tiêu chí lập báo cáo,… Mọi công việc phải chờ đợi trước đó hay sợ nhân viên tổng hợp sai sót giờ đây không còn nữa, rất đơn giản, rất chủ động.
Nếu mở rộng thêm tính năng có thể quản lý được nhật ký tập luyện, số đo, chỉ số cân nặng của khách hàng. Các chỉ số này sẽ được hiển thị khi khách hàng quét thẻ tập vào thiết bị chuyên dụng. Quản lý tủ đựng đồ của khách hàng hay các thiết bị tập của cá nhân khách hàng gửi tại trung tâm. Tích hợp hệ thống nhận dạng vân tay,… rất nhiều các thông tin khác có thể tùy chỉnh hệ thống để quản lý.
Chúng tôi chia sẻ thông tin cho nhau tới đây, Châu thấy mong muốn ứng dụng vào quản lý lắm vì nếu ứng dụng như vậy thì Châu không đau đầu vì phải chờ nhân viên, sợ nhân viên tổng hợp sai,… Kết thúc buổi trò chuyện, chúng tôi chia tay nhau ra về và Châu nắm chặt tay tôi nhắc lại, anh nhớ gửi cho em thêm tài liệu và bộ cài dùng thử để em thuyết phục bộ phận quản lý bên em rồi thực hiện triển khai phần mềm. Tôi biết như vậy là Châu đã tin tưởng vào tôi, vào hệ thống phần mềm nên thấy mình cần phải có trách nhiệm cao để hoàn thành việc tư vấn triển khai quản lý chuỗi trung tâm tập Yoga, Gym của Châu một cách hiệu quả nhất.
Ra quán café, tôi đến sững sờ vì lần đầu tiên tôi gặp một người con gái da trắng, dáng cao, khuôn mặt khả ai, có đôi mắt long lanh như biết nói và nụ cười tươi đến lỗi tôi nghĩ rằng mình gặp nàng tiên. Chiên giới thiệu bạn em tên Châu, chuyên gia về tư vấn sức khỏe, giảm cân và là chủ một chuỗi gồm 5 trung tâm tập Yoga, Gym tại Hà Nội, Hải phòng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh. Tôi bắt đầu thấy nể vì một cô gái rất xinh và giỏi giang như vậy. Đúng như những gì Chiên nói, Châu rất am hiểu về trong lĩnh vực sức khỏe và cái cách Châu tư vấn cho Chiên cũng khiến tôi học hỏi được rất nhiều. Châu bắt đầu câu chuyện và cái cách diễn tả của Chiên làm cho Châu có cảm giác như Châu đang tả về câu chuyện cuộc đời mình. Tôi tò mò hỏi Châu, em có phải là thầy bói không mà những gì em nói như em là người theo Chiên từng bước vậy? Châu nở nụ cười tươi và đôi mắt long lanh, em làm trong nghề lâu rồi nên chỉ cần nghe một chút là hiểu được tại sao Chiên lại như vậy. Ban đầu, em cũng lơ ngơ trong phần tư vấn nhưng học hỏi từ nhiều chuyên gia marketing nên em cũng biết chắt lọc lời nói để làm sao cho người được tư vấn cảm thấy như em đang nói về chính câu chuyện của cuộc đời họ. Tôi gật đầu, cái này thì anh học hỏi vì anh làm nghề tư vấn phấn mềm để đạt được trính tư vấn theo cách của em, anh cũng cần phải học hỏi thêm rất nhiều.
Bắt đầu lan man sang câu chuyện phần mềm, Châu than với tôi cách quản lý hiện tại của em làm cho em mất rất nhiều thời gian và nhân viên của em cũng rất mệt mỏi. Khi em muốn xem báo cáo kinh doanh tại từng trung tâm thì phải chờ nhân viên tổng hợp ít nhất hết một ngày, rồi để làm một báo cáo kinh doanh tổng hợp thì lại tốn thêm 3 ngày nữa. Nhiều lúc vì công việc em hối thúc nhân viên giữ lắm, đôi lúc phát cáu lên vì chờ rất lâu mới có được một báo cáo. Hay khi nào muốn thay đổi chính sách giá hoặc một chương trình giảm giá cho khách hàng thì phải gửi email cho từng nơi và nhiều khi vì mới quá nhân viên quên không chiết khấu cho khách hàng nên cảm giác uy tín bị ảnh hưởng. Cứ thi thoảng, em lại giục nhân viên ở Văn phòng trung tâm gọi điện nhắc nhở hỏi thăm xem có thực hiện giảm giá cho khách hàng không hay chất lượng của chương trình giảm giá có tốt không,… Tất cả những vấn đề đó, làm Châu rất mệt mỏi, chưa nói trong 2 tháng nữa Châu mở thêm 3 trung tâm tập Gym ở Hà Nội. Tôi đùa Châu, em mở nhiều vậy giống như em đang mang dây chói chân mình vì em sẽ chả đi đâu được khi cứ phải tốn nhiều thời gian quản lý chuỗi như vậy.
Nghe Châu kể đến đây, tôi như ngứa nghề, trong người nóng lắm rồi vì tại sao em không ứng dụng một giải pháp nào đó để giải phóng sức lao động cho nhân viên, giải pháp cho chính mình. Tôi bắt đầu nói với Châu: Anh kể cho em về cái này, xem em thấy nó thế nào. Với thực trạng của em như vậy, anh tiến cử với em về việc ứng dụng một giải pháp CNTT vào quản lý đảm bảo em sẽ giải phóng được sức lao động cho nhân viên, đỡ phải tuyển nhiều nhân viên và chính em cũng được giải pháp mà bạn anh hay nói là “giải phóng lãnh đạo”. Châu bắt đầu tò mò và hào hứng. Vậy anh kể em nghe đi. Bằng trải nghiệm tư vấn phần mềm và cũng từng tiếp cận rất nhiều mô hình kinh doanh nên tôi bắt đầu câu chuyện của mình. Trong mô hình kinh doanh của em, anh biết em rất đau đầu trong việc tổng hợp báo cáo cho chuỗi, quản lý thông tin khách hàng (vì sau này mở nhiều trung tâm tại Hà Nội, một khách hàng họ có thể tập tại nhiều nơi), quản lý giá vé tự động, quản lý khách hàng thân thiết, quản lý thanh toán hỗn hợp cho khách hàng, tích điểm cho khách hàng, phân hạng khách hàng thân thiết, quản lý các chương trình chiết khấu cho khách hàng,… Tôi nói tới đây như động vào trái tim của Châu làm em gật đầu lia lịa và bảo anh nói đúng lắm. Em rất cần giải quyết những khâu quản lý này.
Trên thị trường Việt Nam, anh biết có rất nhiều giải pháp CNTT có thể ứng dụng vào mô hình của em. Hôm nào có thời gian em cứ lên google search thử xem thế nào. Anh biết có giải pháp 1C:BÁN LẺ 8 được việt hóa từ hãng 1C của Nga rất phù hợp với quản lý chuỗi cửa hàng, siêu thị, chuỗi dịch vụ giống như bên em đang làm. Giải pháp 1C:BÁN LẺ 8 này ưu việt và đã triển khai cho hơn 1,2 triệu đơn vị trên 22 quốc giá trên thế giới và ở Việt Nam cũng khá nhiều ông lớn ứng dụng trong đó có Tràng Tiền Plaza, Viettel Stamax, Viva,… và nhiều nhà hàng, cửa hàng bán vé dịch vụ quán cơm. Nghe tới đây, Châu lại càng sửng sốt muốn tôi trao đổi về việc ứng dụng vào mô hình của Châu đang quản lý. Từ cảm xúc của Châu, tôi cũng hư lên đồng nên bắt đầu hàn huyên chia sẻ về việc ứng dụng vào chuỗi quản lý của Châu.
Khi ứng dụng giải pháp 1C:BÁN LẺ 8 vào quản lý, em sẽ rất dễ dàng lập được bảng giá dịch vụ. Khi đó, em có thể lập bảng giá cho từng loại vé và có thể lập chung cho toàn bộ chuỗi trung tâm hoặc có thể lập riêng cho từng trung tâm một. Loại vé có thể phân loại như em đã thiết lâp vé ngày, vé thẻ gạch, vé 01 tháng, vé 02 tháng, vé 03 tháng, vé 06 tháng, vé 01 năm. Mỗi loại vé đều có mệnh giá và có thời hạn tới một ngày nào đó tùy vào loại vé.
Quản lý chi tiết thông tin khách hàng từ tên gọi, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, email để có thể lập thẻ chăm sóc khách hàng sau này ví dụ như chiết khấu giá vé vào kỳ sinh nhật của khách hàng. Sau này, có thể lập thẻ khách hàng thân thiết để tích lũy điểm cho khách hàng, phân hạng khách hàng ví dụ hạng kim cương, hạng vàng, hạng bạc, hạng đồng. Thẻ khách hàng có thể quản lý theo mã vạch, mã đặc biệt của khách hàng, không cho phép nhân viên thu ngân biết thông tin biết thông tin khách hàng. Có thể gửi email và SMS tự động cho khách hàng khi có chương trình giảm giá, khi có dịch vụ mới, khi có đợt tri ân khách hàng nào đó.
Hỗ trợ khách hàng thanh toán đa dạng khi mua vé như thanh toán bằng tiền mặt, thẻ ngân hàng, trả sau hay thanh toán bằng một thẻ thanh toán (voucher). Ngoài ra, các hình thức thanh toán trên có thể kết hợp với nhau như kết hợp thanh toán tiền mặt với thẻ ngân hàng, kết hợp thanh toán tiền mặt với thẻ thanh toán hay có thể kết hợp tất cả các hình thức thanh toán trên. Rất đa dạng và dễ dàng cho khách hàng khi thanh toán. Đáp ứng được như vậy, tạo cảm giác rất thoải mái cho khách hàng, làm cho họ thấy giống như đang ở nhà mình vậy.
Quản lý lịch mở cửa của các trung tâm, mỗi trung tâm sẽ được thiết lập một lịch riêng vì có thể một số trung tâm dành cho người trung niên nên cần mở vào buổi chiều hoặc sáng sớm.
Chương trình giảm giá cho khách hàng, mỗi hạng khách hàng được giảm giá một mức khác nhau, có thể ứng dụng tặng thêm dịch vụ cho khách hàng như một vé tập cho mẹ kèm theo một vé tập cho trẻ em dưới 6 tuổi. Giảm giá, kích thích khách hàng mua loại vé năm với một mức chiết khấu cao. Hay bán vé tập theo giờ để kích thích những người có nhiều thời gian rảnh tập vào giờ trống ít người tập.
Quản lý nhân viên bán hàng mà nhân viên bán hàng ở đây của em là Huấn luyện viên. Những người hướng dẫn tập luyện cho khách hàng, tư vấn sức khỏe cho khách hàng và có thể khách hàng sẽ mua thêm một thức uống nào đó kết hợp với tập luyện. Cuối ngày hoặc bất kỳ khi nào cũng có thể lập được báo cáo bán hàng theo từng huấn luyện viên. Đây cũng là cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc của huấn luyện viên.
Phân loại được người bán hàng và người thu tiền, người bán hàng là huấn luyện viên còn người thu tiền là nhân viên thu ngân tại quầy. Báo cáo lập ra rất rõ ràng đảm bảo không nhầm lẫn. Trong hệ thống, phân quyền theo từng thao tác người dùng nhằm bí mật hóa thông tin và tạo một quy trình chuẩn khi vận hành.
Điều hành chuỗi trung tâm rất nhàn, chỉ cần ngồi tại một nơi có thể điều hành được toàn bộ chuỗi trung tâm Yoga, Gym mà không phải tón công sức. Khi muốn thay đổi bảng giá chỉ cần ngồi tại Văn phòng trung tâm lập bảng giá mới sau đó bảng giá sẽ tự động luân chuyển đến các trung tâm tập luyện. Muốn lập báo cáo chỉ cần ngồi tại Văn phòng trung tâm, mở chương trình và chọn các tiêu chí lập báo cáo,… Mọi công việc phải chờ đợi trước đó hay sợ nhân viên tổng hợp sai sót giờ đây không còn nữa, rất đơn giản, rất chủ động.
Nếu mở rộng thêm tính năng có thể quản lý được nhật ký tập luyện, số đo, chỉ số cân nặng của khách hàng. Các chỉ số này sẽ được hiển thị khi khách hàng quét thẻ tập vào thiết bị chuyên dụng. Quản lý tủ đựng đồ của khách hàng hay các thiết bị tập của cá nhân khách hàng gửi tại trung tâm. Tích hợp hệ thống nhận dạng vân tay,… rất nhiều các thông tin khác có thể tùy chỉnh hệ thống để quản lý.
Chúng tôi chia sẻ thông tin cho nhau tới đây, Châu thấy mong muốn ứng dụng vào quản lý lắm vì nếu ứng dụng như vậy thì Châu không đau đầu vì phải chờ nhân viên, sợ nhân viên tổng hợp sai,… Kết thúc buổi trò chuyện, chúng tôi chia tay nhau ra về và Châu nắm chặt tay tôi nhắc lại, anh nhớ gửi cho em thêm tài liệu và bộ cài dùng thử để em thuyết phục bộ phận quản lý bên em rồi thực hiện triển khai phần mềm. Tôi biết như vậy là Châu đã tin tưởng vào tôi, vào hệ thống phần mềm nên thấy mình cần phải có trách nhiệm cao để hoàn thành việc tư vấn triển khai quản lý chuỗi trung tâm tập Yoga, Gym của Châu một cách hiệu quả nhất.
