Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp,
kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ
chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách
hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả
những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những
điều muốn tránh.
Cũng trên nguyên tắc này, các hệ thống quản lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế
như ISO, TQM, QA/QC đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức đã được
xây dựng.
Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi
riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu
không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì
quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn
tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế
nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác,
khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như:
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi
ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài
sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo
tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành
viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy
định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn
lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây
dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần).
Cấu tạo của hệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống kiểm
soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thống này
cần óc đủ năm thành phần:
Môi trường kiểm soát: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của
hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đó toàn bộ
thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát
nội bộ hay không. Ví dụ, nhận thức của ban giám đốc thế nào về tầm quan trọng
của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về
việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn
bản các nội quy, quy chế, quy trình SXKD... Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là
nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Đánh giá rủi ro: Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí
địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các
yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động.
• Các yếu tố bên trong. Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức
nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy
tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay
đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả
lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ
hoặc do thiếu quan tâm...
• Các yếu tố bên ngoài. Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành.
Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện
hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động
đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới,
ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức...
Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định
rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện
và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của
ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục
tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Ví dụ: kiểm soát phòng
ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm soát xem tổ chức có hoạt
động theo đúng chuẩn mực mà tổ chức đã quy định, theo đúng các yêu cầu của
pháp luật hiện hành…
Hệ thống thông tin và truyền thông cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp
thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền.
Hệ thống giám sát và thẩm định: là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực
hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi
môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ thường xuyên rà
soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm
soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có
tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không.
Làm thế nào để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả?
Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm
soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần
tuân thủ một số nguyên tắc như: Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến
sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách
nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được
văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ
các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi
lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống
kiểm soát nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành
định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của
các biện pháp kiêm soát nội bộ.
Doanh nghiệp Việt Nam và kiểm soát nội bộ
Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã có và
đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM... Theo đánh giá của nhiều chuyên
gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách
xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Công tác
kiềm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến điện, tập trung vào các chỉ số kinh
tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú
trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng
ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục
để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu
kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ
chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách
hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả
những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những
điều muốn tránh.
Cũng trên nguyên tắc này, các hệ thống quản lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế
như ISO, TQM, QA/QC đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức đã được
xây dựng.
Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi
riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu
không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì
quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn
tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế
nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác,
khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như:
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi
ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài
sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo
tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành
viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy
định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn
lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây
dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần).
Cấu tạo của hệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống kiểm
soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thống này
cần óc đủ năm thành phần:
Môi trường kiểm soát: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của
hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đó toàn bộ
thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát
nội bộ hay không. Ví dụ, nhận thức của ban giám đốc thế nào về tầm quan trọng
của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về
việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn
bản các nội quy, quy chế, quy trình SXKD... Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là
nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Đánh giá rủi ro: Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí
địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các
yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động.
• Các yếu tố bên trong. Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức
nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy
tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay
đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả
lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ
hoặc do thiếu quan tâm...
• Các yếu tố bên ngoài. Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành.
Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện
hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động
đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới,
ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức...
Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định
rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện
và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của
ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục
tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Ví dụ: kiểm soát phòng
ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm soát xem tổ chức có hoạt
động theo đúng chuẩn mực mà tổ chức đã quy định, theo đúng các yêu cầu của
pháp luật hiện hành…
Hệ thống thông tin và truyền thông cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp
thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền.
Hệ thống giám sát và thẩm định: là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực
hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi
môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ thường xuyên rà
soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm
soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có
tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không.
Làm thế nào để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả?
Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm
soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần
tuân thủ một số nguyên tắc như: Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến
sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách
nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được
văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ
các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi
lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống
kiểm soát nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành
định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của
các biện pháp kiêm soát nội bộ.
Doanh nghiệp Việt Nam và kiểm soát nội bộ
Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã có và
đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM... Theo đánh giá của nhiều chuyên
gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách
xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Công tác
kiềm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến điện, tập trung vào các chỉ số kinh
tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú
trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng
ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục
để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu
