1. Thanh quyết toán 2% giữ lại đơn vị:
Căn cứ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 92 Luật Bảo hiểm xã hội : người sử dụng lao động giữ lại 2% tiền lương, tiền công đóng BHXH để chi trả kịp thời cho người lao động đủ điều kiện hưởng các chế độ ốm đau, thai sản và thực hiện quyết toán hàng quý với tổ chức bảo hiểm xã hội.
Kể từ ngày 01/01/2009, tất cả các đơn vị tham gia BHXH đều thực hiện việc giữ lại 2% để chi trả kịp thời các chế độ ốm đau, thai sản cho người lao động. Để thuận lợi cho các đơn vị thực hiện việc thanh quyết toán, Bảo hiểm xã hội Thành phố hướng dẫn các đơn vị cụ thể như sau:
1.1- Căn cứ hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe của người lao động, người sử dụng lao động sử dụng nguồn kinh phí của quỹ BHXH bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH được giữ lại để chi trả kịp thời cho người lao động có đủ điều kiện hưởng và lưu giữ hồ sơ, chứng từ theo qui định. Hàng quý (tháng) lập danh sách theo mẫu số C66a-HD, C67a-HD, C68a-HD, C69a-HD, C70a-HD, kèm theo hồ sơ của từng người lao động, file dữ liệu gửi cho cơ quan BHXH để quyết toán kinh phí ốm đau, thai sản, dưỡng sức.
1.2- Phương thức thanh toán kinh phí giữa cơ quan BHXH và đơn vị sử dụng lao động: Hàng quý, cơ quan BHXH sẽ tổng hợp số chi BHXH cho người lao động đã được duyệt theo các mẫu: C66b-HD, C67b-HD, C68b-HD, C69b-HD, C70b-HD, để lập thông báo quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động theo mẫu C71-DH gửi về đơn vị sử dụng lao động 01 bản để làm cơ sở thanh toán:
• Trường hợp số chi BHXH cao hơn 2% giữ lại bao gồm cả tạm ứng (nếu có) thì cơ quan BHXH sẽ chuyển trả cho đơn vị trong 30 ngày đầu của quý sau.
• Trường hợp số chi BHXH thấp hơn 2% giữ lại bao gồm cả tạm ứng (nếu có) hoặc không sử dụng đơn vị phải nộp số chênh lệch thừa về cơ quan BHXH trong 30 ngày đầu của quý sau. Hết thời hạn này, nếu không nộp, đơn vị phải chịu lãi chậm đóng theo quy định.
1.3- Trường hợp kinh phí 2% để lại không đủ chi, đơn vị gửi văn bản đề nghị cơ quan BHXH tạm ứng kinh phí bổ sung để chi trả kịp thời cho người lao động.
Điều kiện tạm ứng:
• Công văn đề nghị tạm ứng (theo mẫu đính kèm) gửi về cơ quan BHXH, nơi đóng BHXH (Phòng Kế hoạch Tài chính – Bảo hiểm xã hội Thành phố hoặc bộ phận kế toán của BHXH quận huyện);
• Số phát sinh thực chi ốm đau, thai sản và dưỡng sức phục hồi sức khỏe đã được duyệt cao hơn số kinh phí 2% để lại đơn vị;
• Đơn vị không nợ tiền đóng BHXH đến thời điểm tạm ứng;
• Số tiền tạm ứng bằng hoặc nhỏ hơn số chênh lệch giữa tổng số chi các chế độ BHXH đã được duyệt và 2% để lại (tính đến tháng đề nghị tạm ứng);
• Kinh phí tạm ứng sẽ được cấp chậm nhất là 07 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được văn bản đề nghị của đơn vị.
1.4. Do tính chất thanh toán rất phức tạp vì có kinh phí giữ lại 2% và tạm ứng bổ sung trong quý, các đơn vị phải mở sổ sách kế toán theo dõi chặt chẽ và thường xuyên đối chiếu với cơ quan BHXH (Phòng KHTC của BHXH Thành phố nếu đóng BHXH ở 117 C Nguyễn Đình Chính, phường 15 quận Phú Nhuận hoặc bộ phận kế toán của BHXH các quận huyện, nếu đóng BHXH tại các quận huyện) để thống nhất số phát sinh hàng quý và thực hiện thanh toán nghiêm túc theo quy định tại mục 1.2 của văn bản này.
1.5. Các đơn vị chưa có tài khỏan tiền đồng việt Nam, đề nghị khẩn trương mở tài khỏan và thông báo cho cơ quan BHXH biết để thực hiện việc thanh tóan kinh phí theo quy định tại mục 1.2 của văn bản này.