Các doanh nghiệp đang có kế hoạch triển khai giải pháp ERP sẽ không thể bỏ qua quá trình Thẩm định chi tiết (Due diligence). Các doanh nghiệp thường đánh giá thấp tầm quan trọng của việc thẩm định, hoặc họ không thu thập đủ các thông tin cần thiết để có những quyết định chính xác nhất.
Việc triển khai một giải pháp ERP có thể chứa một vài rủi ro tiềm ẩn nhất định nếu thông tin nhà cung cấp không được kiểm tra kĩ lưỡng ngay từ đầu. Quá trình thẩm định trước khi lựa chọn một phần mềm hoặc một nhà cung cấp phần mềm sẽ đánh giá tất cả các rủi ro có thể xảy ra trước khi đi đến thỏa thuận cuối cùng.
Hầu hết các hợp đồng về giải pháp công nghệ mang tính dài hạn. Do đó, nếu nhà cung cấp không đủ năng lực, khả năng cao là doanh nghiệp của bạn cũng sẽ gặp phải khó khăn lớn, đặc biệt nếu giải pháp ERP được dùng để hỗ trợ các chức năng chính của doanh nghiệp.
Các yếu tố cần xem xét trong quá trình thẩm định nhà cung cấp
Thẩm định công nghệ
Đây là bước kiểm tra tính năng của phần mềm một cách hoàn thiện, điều này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các chức năng và cách hoạt động của phần mềm. Một nhà cung cấp có uy tín sẽ luôn sẵn lòng cung cấp bản dùng thử sản phẩm của họ cho các khách hàng tiềm năng để họ có cái nhìn tổng thể về cách phần mềm hoạt động, xử lý dữ liệu, cũng như những giá trị mà sản phẩm của họ đem lại cho doanh nghiệp.
Giai đoạn này là thời điểm lý tưởng để doanh nghiệp đánh giá khả năng của phần mềm để đáp ứng nhu cầu hiện có của doanh nghiệp. Trong quá trình này, hãy tìm câu trả lời cho những câu hỏi sau:
Hãy kiểm tra xem nếu đối tác của bạn có bất kỳ khách hàng cũ nào trong cùng ngành kinh doanh của bạn không? Nếu có, hãy tiếp cận và xin các phản hồi từ họ nếu chúng không được cung cấp ngay từ đầu.
Hơn nữa, tiến hành kiểm tra tình hình hoạt động của nhà cung cấp cũng là điều cần thiết. Sự ổn định của một công ty sẽ được thể hiện qua tình trạng tài chính, tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên và những thay đổi lớn có khả năng xảy ra trong nội bộ của họ.
Thỏa thuận hợp đồng
Khi bạn đã quyết định tiếp tục thỏa thuận thì ở bước tiếp theo, sự trợ giúp từ luật sư, và những hướng dẫn pháp lý của họ là những gì bạn cần để hiểu tường tận các điều khoản và thỏa thuận trong hợp đồng dài hạn mà bạn sắp kí.
Đầu tiên, Bảng kê công việc hoặc Statement of Work (SOW) sẽ là tài liệu xác định những công việc cần phải được hoàn thành. Bảng kê công việc sẽ phác thảo kế hoạch phân phối, chi phí, cũng như các giai đoạn chính của kế hoạch, số ngày và chi phí cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ và dự tính của dự án.
Bạn có thể dễ dàng nhầm lẫn SOW với Service Level Agreement (SLA) hoặc Bảng cam kết chất lượng dịch vụ, đây là tài liệu để nhà cung cấp mô tả mức độ hoạt động và bảo trì của sản phẩm mà bạn sẽ nhận được. SLA sẽ làm rõ 'thời gian hoạt động' hoặc thời lượng ngưng hoạt động của phần mềm với sự đồng ý của cả hai bên.
Tài liệu này là một thỏa thuận quan trọng bởi nó giải thích mức độ hoạt động tối thiểu trong mức được chấp nhận, mức độ bảo trì mong muốn, xử lý leo thang của phần mềm và mức độ nghiêm trọng của một số vấn đề và mức phạt được áp dụng khi nhà cung cấp không hoàn thành được nhiệm vụ.
Quản lý & triển khai dự án
Cuối cùng, sau khi bạn đã xem xét lại kế hoạch, hoàn thành đánh giá tình trạng và thương lượng hợp đồng thành công, đã đến lúc tập trung vào quy trình quản lý và triển khai của dự án. Quá trình thẩm định trong giai đoạn này chủ yếu tập trung vào các tính năng ban đầu; cấu trúc của nhóm thực hiện và phương pháp tiến hành.
Các chi tiết như mốc thời gian và các thời điểm quan trọng của dự án; cách thức xác định, quản lý và giảm nhẹ rủi ro phải được làm rõ ngay từ đầu.
Quy trình thẩm định đặc biệt về nhà cung cấp phần mềm ERP cần được thực hiện một cách toàn diện và cẩn thận để giảm thiểu các rủi ro và loại bỏ mọi hậu quả có thể xảy ra.
Sau một quy trình nghiên cứu kỹ lưỡng, bạn sẽ có một đối tác kinh doanh không chỉ cung cấp một sản phẩm hoạt động bền vững mà còn hỗ trợ cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Việc triển khai một giải pháp ERP có thể chứa một vài rủi ro tiềm ẩn nhất định nếu thông tin nhà cung cấp không được kiểm tra kĩ lưỡng ngay từ đầu. Quá trình thẩm định trước khi lựa chọn một phần mềm hoặc một nhà cung cấp phần mềm sẽ đánh giá tất cả các rủi ro có thể xảy ra trước khi đi đến thỏa thuận cuối cùng.
Hầu hết các hợp đồng về giải pháp công nghệ mang tính dài hạn. Do đó, nếu nhà cung cấp không đủ năng lực, khả năng cao là doanh nghiệp của bạn cũng sẽ gặp phải khó khăn lớn, đặc biệt nếu giải pháp ERP được dùng để hỗ trợ các chức năng chính của doanh nghiệp.
Các yếu tố cần xem xét trong quá trình thẩm định nhà cung cấp
Thẩm định công nghệ
Đây là bước kiểm tra tính năng của phần mềm một cách hoàn thiện, điều này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các chức năng và cách hoạt động của phần mềm. Một nhà cung cấp có uy tín sẽ luôn sẵn lòng cung cấp bản dùng thử sản phẩm của họ cho các khách hàng tiềm năng để họ có cái nhìn tổng thể về cách phần mềm hoạt động, xử lý dữ liệu, cũng như những giá trị mà sản phẩm của họ đem lại cho doanh nghiệp.
Giai đoạn này là thời điểm lý tưởng để doanh nghiệp đánh giá khả năng của phần mềm để đáp ứng nhu cầu hiện có của doanh nghiệp. Trong quá trình này, hãy tìm câu trả lời cho những câu hỏi sau:
- Các vấn đề kỹ thuật sẽ được giải quyết như thế nào?
- Đào tạo sẽ được cung cấp như thế nào?
- Cập nhật và thay thế các ứng dụng có phát sinh chi phí phụ hay không?
- Và cuối cùng là những chi tiết về tính năng và hiệu suất của sản phẩm.
Hãy kiểm tra xem nếu đối tác của bạn có bất kỳ khách hàng cũ nào trong cùng ngành kinh doanh của bạn không? Nếu có, hãy tiếp cận và xin các phản hồi từ họ nếu chúng không được cung cấp ngay từ đầu.
Hơn nữa, tiến hành kiểm tra tình hình hoạt động của nhà cung cấp cũng là điều cần thiết. Sự ổn định của một công ty sẽ được thể hiện qua tình trạng tài chính, tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên và những thay đổi lớn có khả năng xảy ra trong nội bộ của họ.
Thỏa thuận hợp đồng
Khi bạn đã quyết định tiếp tục thỏa thuận thì ở bước tiếp theo, sự trợ giúp từ luật sư, và những hướng dẫn pháp lý của họ là những gì bạn cần để hiểu tường tận các điều khoản và thỏa thuận trong hợp đồng dài hạn mà bạn sắp kí.
Đầu tiên, Bảng kê công việc hoặc Statement of Work (SOW) sẽ là tài liệu xác định những công việc cần phải được hoàn thành. Bảng kê công việc sẽ phác thảo kế hoạch phân phối, chi phí, cũng như các giai đoạn chính của kế hoạch, số ngày và chi phí cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ và dự tính của dự án.
Bạn có thể dễ dàng nhầm lẫn SOW với Service Level Agreement (SLA) hoặc Bảng cam kết chất lượng dịch vụ, đây là tài liệu để nhà cung cấp mô tả mức độ hoạt động và bảo trì của sản phẩm mà bạn sẽ nhận được. SLA sẽ làm rõ 'thời gian hoạt động' hoặc thời lượng ngưng hoạt động của phần mềm với sự đồng ý của cả hai bên.
Tài liệu này là một thỏa thuận quan trọng bởi nó giải thích mức độ hoạt động tối thiểu trong mức được chấp nhận, mức độ bảo trì mong muốn, xử lý leo thang của phần mềm và mức độ nghiêm trọng của một số vấn đề và mức phạt được áp dụng khi nhà cung cấp không hoàn thành được nhiệm vụ.
Quản lý & triển khai dự án
Cuối cùng, sau khi bạn đã xem xét lại kế hoạch, hoàn thành đánh giá tình trạng và thương lượng hợp đồng thành công, đã đến lúc tập trung vào quy trình quản lý và triển khai của dự án. Quá trình thẩm định trong giai đoạn này chủ yếu tập trung vào các tính năng ban đầu; cấu trúc của nhóm thực hiện và phương pháp tiến hành.
Các chi tiết như mốc thời gian và các thời điểm quan trọng của dự án; cách thức xác định, quản lý và giảm nhẹ rủi ro phải được làm rõ ngay từ đầu.
Quy trình thẩm định đặc biệt về nhà cung cấp phần mềm ERP cần được thực hiện một cách toàn diện và cẩn thận để giảm thiểu các rủi ro và loại bỏ mọi hậu quả có thể xảy ra.
Sau một quy trình nghiên cứu kỹ lưỡng, bạn sẽ có một đối tác kinh doanh không chỉ cung cấp một sản phẩm hoạt động bền vững mà còn hỗ trợ cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
