Giả sử chúng ta có một công ty cung cấp dịch vụ tư vấn tại Việt Nam, tên là Công ty Tư vấn ABC. Công ty này có các bộ phận như: bộ phận tư vấn (cung cấp dịch vụ chính), bộ phận marketing (tạo ra doanh thu) và bộ phận nhân sự (hỗ trợ tuyển dụng, quản lý nhân sự). Giám đốc Tài chính (CFO) và Kế toán trưởng (CAO) sẽ phân chia các bộ phận này thành các Trung tâm Trách nhiệm (Responsibility Centers) và giám sát hiệu quả hoạt động tài chính của từng bộ phận.
Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.
Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online
1. Phân loại Trung tâm Trách nhiệm
Công ty Tư vấn ABC phân chia các bộ phận theo các trung tâm trách nhiệm sau:- Trung tâm chi phí (Cost Center): Bộ phận nhân sự. Bộ phận này không tạo ra doanh thu trực tiếp mà chỉ chịu trách nhiệm về chi phí tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự.
- Trung tâm doanh thu (Revenue Center): Bộ phận marketing. Bộ phận này chịu trách nhiệm tạo ra doanh thu từ việc thu hút khách hàng và phát triển thị trường.
- Trung tâm lợi nhuận (Profit Center): Bộ phận tư vấn. Bộ phận này vừa chịu trách nhiệm về doanh thu (doanh thu từ dịch vụ tư vấn) và chi phí (chi phí nhân viên, chi phí hoạt động tư vấn).
2. Dữ liệu tài chính và chỉ số KPI
Giám đốc Tài chính/Kế toán trưởng sẽ sử dụng các số liệu sau để theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng trung tâm trách nhiệm:Dự toán tài chính cho các bộ phận (Dự toán tháng 01):
| Bộ phận | Doanh thu dự kiến (VNĐ) | Chi phí dự kiến (VNĐ) | Lợi nhuận (VNĐ) | Kiểm soát KPI |
|---|---|---|---|---|
| Bộ phận Tư vấn | 500,000,000 | 300,000,000 | 200,000,000 | Lợi nhuận |
| Bộ phận Marketing | 200,000,000 | 150,000,000 | 50,000,000 | Doanh thu |
| Bộ phận Nhân sự | 0 | 100,000,000 | -100,000,000 | Chi phí |
3. Thực hiện và giám sát kết quả
Sau khi triển khai công việc, Giám đốc Tài chính/Kế toán trưởng sẽ theo dõi kết quả thực tế trong tháng và so sánh với dự toán:Kết quả thực tế tháng 01:
| Bộ phận | Doanh thu thực tế (VNĐ) | Chi phí thực tế (VNĐ) | Lợi nhuận thực tế (VNĐ) | So sánh dự toán |
|---|---|---|---|---|
| Bộ phận Tư vấn | 480,000,000 | 290,000,000 | 190,000,000 | Doanh thu thấp hơn dự kiến, chi phí giảm |
| Bộ phận Marketing | 180,000,000 | 140,000,000 | 40,000,000 | Doanh thu thấp hơn dự kiến, chi phí giảm |
| Bộ phận Nhân sự | 0 | 95,000,000 | -95,000,000 | Chi phí thấp hơn dự kiến |
4. Phân tích và đánh giá
Bộ phận Tư vấn (Profit Center):- Doanh thu thực tế thấp hơn 20 triệu VNĐ so với dự kiến. Giám đốc Tài chính/Kế toán trưởng sẽ yêu cầu bộ phận tư vấn giải trình nguyên nhân, có thể là do số lượng khách hàng thấp hơn dự kiến hoặc giá dịch vụ không đạt kỳ vọng.
- Chi phí giảm 10 triệu VNĐ, có thể do tiết kiệm trong việc vận hành hoặc giảm bớt một số khoản chi không cần thiết. Đây là tín hiệu tích cực.
- Doanh thu thấp hơn 20 triệu VNĐ so với dự kiến. Đây có thể là do các chiến dịch marketing chưa hiệu quả hoặc không thu hút đủ khách hàng mới.
- Chi phí cũng giảm 10 triệu VNĐ, điều này có thể cho thấy bộ phận marketing đã tối ưu hóa chi phí quảng cáo hoặc các chiến dịch marketing đã được triển khai hiệu quả hơn.
- Bộ phận nhân sự không tạo ra doanh thu, nhưng chi phí thực tế thấp hơn 5 triệu VNĐ so với dự kiến. Điều này có thể là do giảm thiểu một số chi phí tuyển dụng, đào tạo hoặc các chương trình không cần thiết trong tháng.
5. Các bước tiếp theo của Giám đốc Tài chính/Kế toán trưởng
Sau khi phân tích kết quả, Giám đốc Tài chính/Kế toán trưởng sẽ thực hiện các bước sau để cải thiện hiệu quả tài chính:- Bộ phận Tư vấn: Giám đốc Tài chính/Kế toán trưởng sẽ yêu cầu bộ phận tư vấn xem xét lại chiến lược dịch vụ và tìm cách cải thiện doanh thu, chẳng hạn như tăng giá dịch vụ hoặc tìm kiếm thêm khách hàng tiềm năng.
- Bộ phận Marketing: Cần đánh giá lại chiến lược marketing, tối ưu hóa các kênh quảng cáo và xác định các chiến dịch cần được đẩy mạnh để đạt mục tiêu doanh thu.
- Bộ phận Nhân sự: Dù chi phí thấp hơn dự kiến, Giám đốc Tài chính/Kế toán trưởng sẽ yêu cầu bộ phận nhân sự chuẩn bị các kế hoạch tuyển dụng cho các tháng sau để đảm bảo nguồn lực phù hợp với nhu cầu công việc của công ty.
6. Kết luận
Thông qua việc vận dụng mô hình Trung tâm Trách nhiệm, Giám đốc Tài chính/Kế toán trưởng không chỉ có thể theo dõi và kiểm soát chi phí, doanh thu, mà còn giúp phân tích và đưa ra các quyết định chiến lược để cải thiện hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong công ty. Việc giám sát và đánh giá dựa trên các chỉ số tài chính giúp công ty đạt được mục tiêu tài chính bền vững, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực trong công ty.Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.
Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online
