Ví Dụ Minh Hoạ Cách Đánh Giá Hiệu Suất Phòng Kế Toán cho Một Kế Toán Trưởng trong Doanh Nghiệp Sản Xuất, Thương Mại và Dịch Vụ

[Son.Tran]

Giả sử: Công ty ABC là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ, với doanh thu hàng năm đạt 500 tỷ VND. Phòng kế toán của công ty gồm 15 nhân viên, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các hoạt động tài chính của công ty, bao gồm kế toán chi phí sản xuất, kế toán doanh thu bán hàng, quản lý công nợ, và lập báo cáo tài chính.

1. Đánh Giá Dựa Trên Các Chỉ Số Hiệu Suất Chính (KPIs)​

a. Độ chính xác của báo cáo tài chính

• Tiêu chí: Tỷ lệ sai sót trong các báo cáo tài chính.
• Mục tiêu: Giảm tỷ lệ sai sót xuống dưới 1% tổng số bút toán.
• Số liệu minh họa: Trong năm 2023, phòng kế toán đã thực hiện tổng cộng 10.000 bút toán, trong đó có 50 bút toán bị sai sót (0,5%). Kết quả này đạt mục tiêu đề ra.

b. Tính kịp thời trong báo cáo

• Tiêu chí: Thời gian hoàn thành báo cáo tài chính hàng tháng.
• Mục tiêu: Hoàn thành báo cáo tài chính trong vòng 10 ngày sau khi kết thúc tháng.
• Số liệu minh họa: Trong 12 tháng của năm 2023, 10 tháng phòng kế toán hoàn thành báo cáo đúng hạn (trong vòng 10 ngày), còn 2 tháng bị chậm trễ 3 ngày và 5 ngày do hệ thống phần mềm gặp lỗi.

c. Hiệu quả quản lý ngân sách và chi phí

• Tiêu chí: So sánh giữa chi phí thực tế và ngân sách đã lập.
• Mục tiêu: Chi phí thực tế không vượt quá 95% so với ngân sách.
• Số liệu minh họa: Ngân sách năm 2023 của công ty là 100 tỷ VND. Chi phí thực tế là 92 tỷ VND, đạt 92% so với ngân sách, thể hiện hiệu quả trong việc quản lý chi phí.

d. Quản lý công nợ (Accounts Receivable & Payable)

• Tiêu chí: Số ngày thu hồi công nợ (DSO) và số ngày thanh toán nợ (DPO).
• Mục tiêu: Giữ DSO dưới 45 ngày và DPO trên 30 ngày.
• Số liệu minh họa: DSO của công ty là 40 ngày và DPO là 35 ngày, thể hiện hiệu quả trong việc quản lý dòng tiền và tối ưu hoá thời gian thu hồi công nợ.

2. Đánh Giá Năng Lực và Hiệu Suất Cá Nhân của Nhân Viên​

a. Kiến thức chuyên môn và kỹ năng

• Tiêu chí: Tỷ lệ nhân viên đạt chứng chỉ chuyên môn (ACCA, CPA).
• Mục tiêu: Ít nhất 50% nhân viên phòng kế toán có chứng chỉ chuyên môn quốc tế.
• Số liệu minh họa: 8/15 nhân viên có chứng chỉ ACCA hoặc CPA, đạt tỷ lệ 53%.

b. Hiệu suất làm việc cá nhân

• Tiêu chí: Số lượng công việc hoàn thành đúng hạn và chất lượng công việc.
• Mục tiêu: 95% công việc hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng cao.
• Số liệu minh họa: Trong 100 nhiệm vụ giao cho nhân viên trong quý 4/2023, 95 nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng, đạt mục tiêu đề ra.

3. Đánh Giá Quy Trình và Hệ Thống Làm Việc​

a. Hiệu quả quy trình làm việc

• Tiêu chí: Thời gian xử lý chứng từ từ lúc nhận đến khi hoàn thành.
• Mục tiêu: Giảm thời gian xử lý xuống dưới 2 ngày/chứng từ.
• Số liệu minh họa: Thời gian xử lý trung bình hiện tại là 1,5 ngày/chứng từ.

b. Sử dụng công nghệ và hệ thống thông tin

• Tiêu chí: Tỷ lệ tự động hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán.
• Mục tiêu: 80% nghiệp vụ được xử lý tự động qua hệ thống ERP.
• Số liệu minh họa: 75% nghiệp vụ hiện tại được xử lý tự động, gần đạt mục tiêu, cần tiếp tục nâng cấp hệ thống.

4. Đánh Giá Qua Sự Hài Lòng của Các Bên Liên Quan​

a. Phản hồi từ ban lãnh đạo

• Tiêu chí: Mức độ hài lòng của ban lãnh đạo đối với báo cáo tài chính và sự hỗ trợ từ phòng kế toán.
• Mục tiêu: Đạt mức độ hài lòng 85% trở lên.
• Số liệu minh họa: Kết quả khảo sát cho thấy 90% ban lãnh đạo hài lòng với chất lượng báo cáo và sự hỗ trợ từ phòng kế toán.

b. Phản hồi từ các phòng ban khác

• Tiêu chí: Mức độ hài lòng của các phòng ban với dịch vụ kế toán.
• Mục tiêu: Đạt mức độ hài lòng 80% trở lên.
• Số liệu minh họa: Kết quả khảo sát nội bộ cho thấy 82% các phòng ban hài lòng với dịch vụ của phòng kế toán.

5. Đánh Giá Khả Năng Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật và Tiêu Chuẩn Nghề Nghiệp​

a. Tuân thủ quy định kế toán và thuế

• Tiêu chí: Tỷ lệ tuân thủ các quy định kế toán và thuế.
• Mục tiêu: Không có vi phạm trong kỳ kiểm tra của cơ quan thuế.
• Số liệu minh họa: Trong kỳ kiểm tra thuế năm 2023, phòng kế toán không có vi phạm nào bị cơ quan thuế phát hiện.

b. Đạo đức nghề nghiệp

• Tiêu chí: Số lượng vi phạm đạo đức nghề nghiệp.
• Mục tiêu: Không có vi phạm đạo đức nghề nghiệp.
• Số liệu minh họa: Không có vi phạm đạo đức nghề nghiệp nào trong năm 2023.

Kết Luận​

Thông qua ví dụ minh họa này, ta thấy rằng việc đánh giá hiệu suất phòng kế toán cần được thực hiện một cách toàn diện, bao gồm cả việc đo lường các chỉ số hiệu suất chính, đánh giá năng lực và hiệu suất cá nhân, quy trình làm việc, mức độ hài lòng của các bên liên quan, và tuân thủ các quy định pháp luật. Các số liệu minh họa này giúp kế toán trưởng có cái nhìn rõ ràng về hiệu suất của phòng kế toán và đưa ra các biện pháp cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online