Nghị định 105/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 16/05/2026, đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong việc quản lý và thực thi đóng kinh phí công đoàn. Văn bản này không chỉ làm rõ trách nhiệm pháp lý mà còn thắt chặt các quy định đối với hầu hết các doanh nghiệp có sử dụng lao động, đặc biệt là các doanh nghiệp quy mô nhỏ và doanh nghiệp gia đình.
Lưu ý đặc biệt: Các doanh nghiệp thường có xu hướng chủ quan khi thuộc nhóm dưới 10 lao động hoặc chưa có đoàn viên. Tuy nhiên, theo quy định mới, dù chưa thành lập công đoàn cơ sở hoặc chưa có đoàn viên, doanh nghiệp vẫn phải nộp kinh phí theo đúng lộ trình.
Nguồn: Phạm Thịnh tổng hợp.
Tóm tắt điều hành
Nghị định 105/2026/NĐ-CP được ban hành nhằm chuẩn hóa và siết chặt việc đóng kinh phí công đoàn, xóa bỏ các quan niệm sai lầm phổ biến về đối tượng phải thực hiện nghĩa vụ này. Những nội dung cốt lõi bao gồm:- Phạm vi áp dụng: Mở rộng và bao phủ hầu hết các loại hình doanh nghiệp, bao gồm cả những đơn vị chưa thành lập công đoàn cơ sở.
- Mức đóng cố định: 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc.
- Chế tài nghiêm ngặt: Định nghĩa rõ hành vi "không đóng" bao gồm cả việc chậm nộp quá 60 ngày hoặc nộp thiếu, nhằm ngăn chặn tình trạng lơ là nghĩa vụ.
- Cơ chế hỗ trợ: Cho phép tạm dừng, giảm hoặc miễn đóng trong các trường hợp bất khả kháng hoặc khủng hoảng kinh tế.
Phân tích các quy định trọng yếu
1. Đối tượng và phạm vi áp dụng
Một trong những điểm quan trọng nhất của Nghị định là việc khẳng định nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã có tổ chức công đoàn hay chưa.| Loại hình tổ chức | Nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn |
| Công ty TNHH | Bắt buộc |
| Công ty cổ phần | Bắt buộc |
| Hợp tác xã | Bắt buộc |
| Tổ chức khác có thuê lao động | Bắt buộc |
2. Định mức và căn cứ tính kinh phí
Nghị định xác định rõ công thức tính và nguồn chi trả để doanh nghiệp dễ dàng hạch toán:- Mức đóng: 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động.
- Hạch toán: Khoản kinh phí này được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
- Phân biệt khái niệm:
- Kinh phí công đoàn: Do doanh nghiệp chi trả.
- Đoàn phí công đoàn: Do người lao động (đoàn viên) chi trả.
3. Thời hạn và quy trình nộp
Để đảm bảo tính đồng bộ với hệ thống quản lý lao động, thời hạn nộp kinh phí công đoàn được gắn liền với kỳ đóng BHXH:- Tần suất: Đóng hàng tháng.
- Thời điểm: Cùng kỳ với việc đóng BHXH.
- Hạn cuối: Ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
- Ví dụ: Kinh phí phát sinh của tháng 06/2026 phải được nộp chậm nhất vào ngày 31/07/2026.
Các điểm "siết chặt" mới về thực thi pháp luật
Nghị định 105/2026/NĐ-CP đưa ra các tiêu chí cụ thể để xác định hành vi vi phạm. Các trường hợp sau đây sẽ bị coi là "không đóng" và phải đối mặt với rủi ro truy thu hoặc xử phạt:- Đóng thiếu tiền: Không trích đủ 2% trên quỹ lương thực tế làm căn cứ đóng BHXH.
- Đóng thiếu lao động: Không tính toán kinh phí cho toàn bộ số lượng lao động thuộc diện phải đóng BHXH.
- Kéo dài thời gian: Chậm nộp quá 60 ngày kể từ hạn nộp chính thức.
Chính sách hỗ trợ và miễn giảm
Trong những bối cảnh đặc biệt, Nghị định cho phép doanh nghiệp được hưởng các chính sách ưu đãi về kinh phí công đoàn (tạm dừng, giảm hoặc miễn đóng) nếu rơi vào các trường hợp:- Thiên tai, hỏa hoạn hoặc dịch bệnh.
- Khủng hoảng kinh tế.
- Doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể hoặc phá sản.
Khuyến nghị hành động cho doanh nghiệp
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro tài chính phát sinh từ việc truy thu hay xử phạt, các doanh nghiệp cần thực hiện ngay các bước sau:- Rà soát dữ liệu nhân sự: Kiểm tra chính xác danh sách lao động đang tham gia BHXH tại đơn vị.
- Kiểm tra hạch toán: Đối soát việc trích lập 2% kinh phí công đoàn so với quỹ lương đóng BHXH để đảm bảo tính đủ và đúng.
- Thiết lập hệ thống theo dõi: Giám sát chặt chẽ thời hạn nộp hàng tháng để không quá hạn 60 ngày.
- Chủ động tìm hiểu hồ sơ: Trong trường hợp gặp khó khăn khách quan, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị hồ sơ xin tạm dừng hoặc giảm mức đóng theo đúng quy định thay vì tự ý ngưng nộp.
Nguồn: Phạm Thịnh tổng hợp.
