Thủ tục đăng ký tham gia BHXH – BHYT – BHTN lần đầu 2015
Hướng dẫn làm thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, bảo hiểm y tế (BHYT) bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) lần đầu cho nhân viên trong Công ty tham gia lần đầu và DN di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến.
Chú ý: Kể từ ngày 1/1/2015 theo Luật Làm việc số 38/2013/QH13: Khi ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên thì DN phải đóng bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên (Không còn giới hạn phải đủ 10 người như trước).
- Theo Nghị định 105/2014/NĐ-CP: Trong thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản thì NLĐ vẫn phải đóng BHYT, mức đóng hằng tháng bằng 4,5% tiền lương tháng trước khi nghỉ thai sản do tổ chức Bảo hiểm xã hội đóng.
- Người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp, cũng phải đóng BHYT mức đóng bằng 4,5% tiền trợ cấp thất nghiệp.
Như vậy: Khi ký hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 03 tháng DN và NLĐ phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN (không phân biệt số lượng lao động đơn vị đang sử dụng).
I. Thủ tục đăng ký tham gia BHXH, BHYT bắt buộc và BHTN đối với đơn vị tham lần đầu:
1. Người lao động nộp hồ sơ cho đơn vị gồm:
-Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN Mẫu số TK1-TS (theo Quyết định 1018/QĐ-BHXH)
- 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 cm (01 ảnh dán trên tờ khai tham gia BHXH, BHYT; 01 ảnh lưu cùng hồ sơ tham gia để xây dựng cơ sở dữ liệu).
- Đối với người đã hưởng BHXH một lần nhưng chưa hưởng BHTN: thêm giấy xác nhận thời gian đóng BHTN chưa hưởng BHTN do cơ quan BHXH nơi giải quyết BHXH một lần cấp.
- Đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (người có công…): thêm bản sao giấy tờ liên quan (kèm theo bản chính) để chứng minh.
2. Đơn vị sử dụng lao động cần chuẩn bị những thủ tục sau:
- Hướng dẫn người tham gia BHXH, BHYT kê khai tờ khai, kiểm tra, đối chiếu và ký trong tờ khai của người lao động.
- Bản sao Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép hoạt động.
- Hai (02) Bản danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN Mẫu D02-TS (theo Quyết định 1018/QĐ-BHXH)
- Đối với đơn vị đăng ký đóng hằng quý hoặc 6 tháng một lần: văn bản đăng ký phương thức đóng của đơn vị (Mẫu D01-TS theo QĐ 1111/QĐ-BHXH), kèm theo:
+ Phương án sản xuất, kinh doanh của đơn vị;
+ Phương thức trả lương cho người lao động.
3. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
4. Nơi nộp hồ sơ:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH., riêng dữ liệu điện tử có thể chuyển qua internet… ( bằng IMS, bằng USB, bằng email)
- Bộ phận một cửa: Nhận hồ sơ, dữ liệu điện tử (nếu có) của đơn vị. Kiểm đếm thành phần và số lượng, nếu đúng, đủ theo quy định thì viết giấy hẹn. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, đủ theo quy định thì ghi rõ và trả lại sau đó chuyển hồ sơ cho phòng Thu.
- Phòng Thu: kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, nhập dữ liệu vào chương trình quản lý thu. Chuyển hồ sơ đã giải quyết cho Phòng Cấp sổ, thẻ.
- Phòng Cấp sổ thẻ: Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, cấp sổ BHXH (đối với trường hợp chưa có sổ BHXH), thẻ BHYT và chuyển kết quả giải quyết cho bộ phận một cửa.
Thời hạn cấp thẻ BHYT tối đa không quá 10 ngày làm việc; cấp sổ BHXH không quá 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. (Quá hạn trả hồ sơ 30 ngày, các đơn vị chưa đến nhận, cơ quan BHXH sẽ chuyển hồ sơ này vào kho lưu trữ)
Chú ý:Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng người sử dụng lao động phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định.
5. Đối với đơn vị đăng ký chậm so với giấy phép thành lập, có truy thu BHXH, BHYT, hồ sơ bổ sung gồm:
- Văn bản giải trình của đơn vị (Mẫu D01b-TS theo QĐ 1111/QĐ-BHXH)
- 02 bản Bảng tính lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN - nếu có (Mẫu D02b-TS theo QĐ 1111/QĐ-BHXH)
- Văn bản xử lý vi phạm về BHXH, BHYT, BHTN của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền - nếu có (Bản sao)
Lưu ý: Đơn vị phải lưu Hợp đồng lao động; Bảng thanh toán tiền lương, tiền công tháng ứng với thời gian truy thu để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
II. Đối với đơn vị đã tham gia BHXH tại nơi khác chuyển đến, hồ sơ bổ sung:
1. Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT của cơ quan BHXH tham gia trước đó(Mẫu C12-TS theo QĐ 1111/QĐ-BHXH)
Lưu ý: Đơn vị có trách nhiệm nộp toàn bộ số tiền bảo hiểm phải đóng (hoặc số tiền bảo hiểm một tháng tham gia của toàn bộ người lao động trong danh sách) trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận hồ sơ để được cấp thẻ BHYT.
III. Trường hợp có sự thay đổi về số lượng lao động DN cần làm thủ tục sau:
1. Trường hợp tặng lao động:
- 02 bản danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS).
- Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN Mẫu số TK1-TS.
- 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 cm (01 ảnh dán trên tờ khai tham gia BHXH, BHYT; 01 ảnh lưu cùng hồ sơ tham gia để xây dựng cơ sở dữ liệu).
2. Trường hợp giảm lao động:
- Văn bản đề nghị (Mẫu D01b-TS).
- 02 bản danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS).
- Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, thuyên chuyển, nghỉ việc hưởng chế độ hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc vừa hết thời hạn.
- Sổ BHXH.
- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (trừ trường hợp chết)
IV. Tỷ lệ đóng Bảo hiểm XH, BHYT, BHTN:
- Hàng tháng, DN phải nộp cho Quỹ BHXH, BHYT, BHTN với tỷ lệ đóng là 32,5 %
Trong đó:
- Người sử dụng lao động đóng 22%.
Trong đó: (18% : BHXH, 3% : BHYT, 1% : BH thất nghiệp).
- Người lao động đóng 10,5%
Trong đó: (8%: BHXH, 1,5%: BHYT và 1%: BHTN).
Chi tiết xem tại đây: Tỷ lệ các khoản trích theo lương năm 2015
V. Mức tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN:
- Mức tiền lương tháng thấp nhất để tính mức đóng BHXH là mức lương tối thiểu vùng và mức tối đa để tính mức đóng BHXH là 20 lần mức lương cơ sở.
- Mức tiền lương tháng tối đa để tính mức đóng BHYT là 20 lần mức lương cơ sở.
- Mức tiền lương tháng thấp nhất để tính đóng BHTN là mức lương tối thiểu vùng và mức tối đa để tính mức đóng BHTN là 20 lần mức lương tối thiểu vùng.
Hướng dẫn làm thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, bảo hiểm y tế (BHYT) bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) lần đầu cho nhân viên trong Công ty tham gia lần đầu và DN di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến.
Chú ý: Kể từ ngày 1/1/2015 theo Luật Làm việc số 38/2013/QH13: Khi ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên thì DN phải đóng bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên (Không còn giới hạn phải đủ 10 người như trước).
- Theo Nghị định 105/2014/NĐ-CP: Trong thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản thì NLĐ vẫn phải đóng BHYT, mức đóng hằng tháng bằng 4,5% tiền lương tháng trước khi nghỉ thai sản do tổ chức Bảo hiểm xã hội đóng.
- Người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp, cũng phải đóng BHYT mức đóng bằng 4,5% tiền trợ cấp thất nghiệp.
Như vậy: Khi ký hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 03 tháng DN và NLĐ phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN (không phân biệt số lượng lao động đơn vị đang sử dụng).
I. Thủ tục đăng ký tham gia BHXH, BHYT bắt buộc và BHTN đối với đơn vị tham lần đầu:
1. Người lao động nộp hồ sơ cho đơn vị gồm:
-Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN Mẫu số TK1-TS (theo Quyết định 1018/QĐ-BHXH)
- 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 cm (01 ảnh dán trên tờ khai tham gia BHXH, BHYT; 01 ảnh lưu cùng hồ sơ tham gia để xây dựng cơ sở dữ liệu).
- Đối với người đã hưởng BHXH một lần nhưng chưa hưởng BHTN: thêm giấy xác nhận thời gian đóng BHTN chưa hưởng BHTN do cơ quan BHXH nơi giải quyết BHXH một lần cấp.
- Đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (người có công…): thêm bản sao giấy tờ liên quan (kèm theo bản chính) để chứng minh.
2. Đơn vị sử dụng lao động cần chuẩn bị những thủ tục sau:
- Hướng dẫn người tham gia BHXH, BHYT kê khai tờ khai, kiểm tra, đối chiếu và ký trong tờ khai của người lao động.
- Bản sao Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép hoạt động.
- Hai (02) Bản danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN Mẫu D02-TS (theo Quyết định 1018/QĐ-BHXH)
- Đối với đơn vị đăng ký đóng hằng quý hoặc 6 tháng một lần: văn bản đăng ký phương thức đóng của đơn vị (Mẫu D01-TS theo QĐ 1111/QĐ-BHXH), kèm theo:
+ Phương án sản xuất, kinh doanh của đơn vị;
+ Phương thức trả lương cho người lao động.
3. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
4. Nơi nộp hồ sơ:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH., riêng dữ liệu điện tử có thể chuyển qua internet… ( bằng IMS, bằng USB, bằng email)
- Bộ phận một cửa: Nhận hồ sơ, dữ liệu điện tử (nếu có) của đơn vị. Kiểm đếm thành phần và số lượng, nếu đúng, đủ theo quy định thì viết giấy hẹn. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, đủ theo quy định thì ghi rõ và trả lại sau đó chuyển hồ sơ cho phòng Thu.
- Phòng Thu: kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, nhập dữ liệu vào chương trình quản lý thu. Chuyển hồ sơ đã giải quyết cho Phòng Cấp sổ, thẻ.
- Phòng Cấp sổ thẻ: Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, cấp sổ BHXH (đối với trường hợp chưa có sổ BHXH), thẻ BHYT và chuyển kết quả giải quyết cho bộ phận một cửa.
Thời hạn cấp thẻ BHYT tối đa không quá 10 ngày làm việc; cấp sổ BHXH không quá 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. (Quá hạn trả hồ sơ 30 ngày, các đơn vị chưa đến nhận, cơ quan BHXH sẽ chuyển hồ sơ này vào kho lưu trữ)
Chú ý:Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng người sử dụng lao động phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định.
5. Đối với đơn vị đăng ký chậm so với giấy phép thành lập, có truy thu BHXH, BHYT, hồ sơ bổ sung gồm:
- Văn bản giải trình của đơn vị (Mẫu D01b-TS theo QĐ 1111/QĐ-BHXH)
- 02 bản Bảng tính lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN - nếu có (Mẫu D02b-TS theo QĐ 1111/QĐ-BHXH)
- Văn bản xử lý vi phạm về BHXH, BHYT, BHTN của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền - nếu có (Bản sao)
Lưu ý: Đơn vị phải lưu Hợp đồng lao động; Bảng thanh toán tiền lương, tiền công tháng ứng với thời gian truy thu để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
II. Đối với đơn vị đã tham gia BHXH tại nơi khác chuyển đến, hồ sơ bổ sung:
1. Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT của cơ quan BHXH tham gia trước đó(Mẫu C12-TS theo QĐ 1111/QĐ-BHXH)
Lưu ý: Đơn vị có trách nhiệm nộp toàn bộ số tiền bảo hiểm phải đóng (hoặc số tiền bảo hiểm một tháng tham gia của toàn bộ người lao động trong danh sách) trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận hồ sơ để được cấp thẻ BHYT.
III. Trường hợp có sự thay đổi về số lượng lao động DN cần làm thủ tục sau:
1. Trường hợp tặng lao động:
- 02 bản danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS).
- Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN Mẫu số TK1-TS.
- 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 cm (01 ảnh dán trên tờ khai tham gia BHXH, BHYT; 01 ảnh lưu cùng hồ sơ tham gia để xây dựng cơ sở dữ liệu).
2. Trường hợp giảm lao động:
- Văn bản đề nghị (Mẫu D01b-TS).
- 02 bản danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS).
- Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, thuyên chuyển, nghỉ việc hưởng chế độ hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc vừa hết thời hạn.
- Sổ BHXH.
- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (trừ trường hợp chết)
IV. Tỷ lệ đóng Bảo hiểm XH, BHYT, BHTN:
- Hàng tháng, DN phải nộp cho Quỹ BHXH, BHYT, BHTN với tỷ lệ đóng là 32,5 %
Trong đó:
- Người sử dụng lao động đóng 22%.
Trong đó: (18% : BHXH, 3% : BHYT, 1% : BH thất nghiệp).
- Người lao động đóng 10,5%
Trong đó: (8%: BHXH, 1,5%: BHYT và 1%: BHTN).
Chi tiết xem tại đây: Tỷ lệ các khoản trích theo lương năm 2015
V. Mức tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN:
- Mức tiền lương tháng thấp nhất để tính mức đóng BHXH là mức lương tối thiểu vùng và mức tối đa để tính mức đóng BHXH là 20 lần mức lương cơ sở.
- Mức tiền lương tháng tối đa để tính mức đóng BHYT là 20 lần mức lương cơ sở.
- Mức tiền lương tháng thấp nhất để tính đóng BHTN là mức lương tối thiểu vùng và mức tối đa để tính mức đóng BHTN là 20 lần mức lương tối thiểu vùng.
