MỘT SỐ QUY ĐỊNH VỀ LẬP, LƯU TRỮ CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN
A. KHÁI NHIỆM CHUNG VỀ CHỨNG TỪ SỔ SÁCH VÀ CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN.
Chứng từ, sổ sách và các tài liệu liên quan đến kế toán gồm có:
Chứng từ kế toán;
Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;
Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị;
Báo cáo thuế
Tài liệu khác có liên quan đến kế toán như: Các loại hợp đồng; Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; Quyết định miễn giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế; Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán; Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu; Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
B. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ CÁCH LƯU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.
1. Một số quy định chung về chứng từ.
- Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều phải lập chứng từ, chứng từ phải lập theo đúng qui định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống :
+ Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc
+ Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hoá về qui cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ công ty, các hóa đơn đặc thù…, nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng và trên cơ sở đó các công ty vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp, có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
- Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 chỉ tiêu :
Chỉ tiêu lao động và tiền lương
Chỉ tiêu hàng tồn kho
Chỉ tiêu mua, bán hàng
Chỉ tiêu tiền mặt
Chỉ tiêu tài sản cố định
- Chứng từ kế toán phải có đủ các yếu tố sau đây:
1. Tên gọi của chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…)
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
3. Số hiệu của chứng từ
4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
5. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
6. Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ
7. Các chỉ tiêu về lượng và giá trị
8. Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm vế tính chính xác của chứng từ, những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người phê duyệt (Tổng Giám đốc) và có đóng dấu của công ty.
9. Đối với những chứng từ liên quan đến việc mua, bán, cung cấp hay nhận hàng hóa dịch vụ thì ngoài những yếu tố qui định trên phải có thêm chỉ tiêu thuế suất và số thuế phải nộp, những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo qui định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được sữa chữa, tẩy xóa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn, số hiệu chứng từ phải được ghi liên tục
• Chứng từ gốc:
Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ gốc gồm các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra, các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, invoice, tờ khai hải quan, chứng từ ngân hàng, hóa đơn tài chính, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, các bảng thanh toán lương, các giấy đề xuất, đề nghị và các giấy tờ khác có liên quan. Các chứng từ gốc được đính kèm vào chứng từ kế toán để diễn giải và hợp thức hóa chứng từ mới hợp lệ.
• Chứng từ kế toán:
Là chứng từ được lập nên từ chứng từ gốc bao gồm các phiếu thu, chi tiền mặt, phiếu nhập, xuất kho, các bảng kê, bảng phân bổ... Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, phản ảnh vào sổ sách kế toán làm cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính kế toán.
2. Một số nguyên tắc khi lưu chứng từ.
2.1 Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng.
• Một số nguyên tắc.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu chi tiền kế toán lập Phiếu thu chi, Giấy báo Nợ, báo Có phải kèm theo các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
+ Đối với các nghiệp vụ thu, chi tiền tạm ứng của các CB CNV công ty: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng ..được cấp thẩm quyền phê duyệt.
+ Đối với các nghiệp vụ thu tiền của khách hàng, chi tiền tạm ứng cho nhà cung cấp: Hợp đồng kinh tế ( bản sao), Hóa đơn tài chính, Công văn đề nghị tạm ứng của nhà cung cấp, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền, Đề nghị tạm ứng theo Hợp đồng của CB CNV công ty…
+ Đối với các nghiệp vụ thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, hàng hóa, dịch vụ thanh toán trực tiếp bằng tiền hoặc chi trả người bán phải có Giấy đề nghị thanh toán được cấp thẩm quyền phê duyệt, hóa đơn tài chính ( đối với nhập kho CCDC, TSCĐ..phải kèm theo Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận TSCĐ), Công văn đề nghị thanh toán của người bán, Biên lai thu tiền, Phiếu thu của đơn vị nhận tiền, trả tiền, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền ( trường hợp người bán cử nhân viên đến thu tiền)
+ Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán lương, thưởng cho CB CNV thì phải kèm theo Bảng tạm ứng, bảng thanh toán lương, thưởng..có đầy đủ chữ ký của cấp có thẩm quyền, người nhận..
+ Đối với các nghiệp vụ rút gửi ngân hàng nhập quỹ phải photo tờ Séc lĩnh tiền mặt, bảng kê rút tiền..
+ Đối với các nghiệp vụ nhận tiền vay ngắn hạn, dài hạn của tổ chức, cá nhân..phải có Giấy nhận nợ, Giấy rút tiền mặt, Khế ước hoặc hợp đồng vay kèm theo.
+ Đối với các nghiệp vụ nộp tiền vào KHo bạc Nhà nước phải có Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước kèm theo.
+ Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán xuất nhập khẩu phải có chứng từ tạm ứng, thanh toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Giây đề nghị mua ngoại tệ, bản sao Hồ sơ XNK ( Hợp đồng, hóa đơn, Vận đơn, Tờ khai hải quan, Phiếu đóng gói…)
• Cách lưu chứng từ.
- Lưu chứng từ Tiền mặt:
Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh của công ty kế toán có thể lưu theo tháng hoặc quý ( tốt nhất nên lưu theo tháng). Kế toán sử dụng đục lỗ, kẹp acco ( để dễ lấy ra khi cần thiết) đóng thành cuốn. Bìa ngoài ghi: Phiếu thu, chi hoặc Chứng từ Tiền mặt tháng…...năm, ghi rõ Phiếu thu, chi từ số……đến số….số hiệu tài khoản, tên tài khoản.
- Lưu chứng từ ngân hàng:
- Kế toán lưu theo thứ tự thời gian phát sinh và theo thứ tự các loại chứng từ:
1. Sổ phụ hay còn gọi là sao kê: Tổng hợp các phát sinh tăng giảm của tài khoản trong khoảng thời gian.
2. Chứng từ giao dịch: Phản ánh chi tiết giao dịch của tài khoản ngân hàng. Chứng từ này thường đính kèm Giấy nộp, rút tiền, Ủy nhiệm chi…
3. Giấy báo Nợ, Báo Có: thông báo các nghiệp vụ biến động của tài khoản ngân hàng.
4. Các chứng từ gốc có liên quan. Ví dụ: hóa đơn, hồ sơ thanh toán nhập khẩu, giấy đề nghị mua ngoại tệ…
5. Giấy báo Số dư cuối kỳ: Xác nhận số dư của tổ chức tín dụng nơi công ty có giao dịch ( dung để đối chiếu số dư với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng)
- Kế toán phải lưu riêng chứng từ ngân hàng của từng loại nguyên tệ: tiền việt nam đồng, ngọai tệt; loại tài khoản: tiền gửi không kỳ hạn, tiền vay ngắn hạn, dài hạn; tổ chức tín dụng: ngân hàng A, B..đóng thành từng cuốn riêng biệt. Bìa ngoài ghi rõ: Sổ phụ hoặc chứng từ ngân hàng tháng…..năm…..Số hiệu tài khoản, Tên tài khoản
Lưu ý: Thông thường cuối tháng trước khi đóng cuốn chứng từ kế toán thường tiến hành tách các Hóa đơn, tờ khai hải quan để lưu riêng trong Phân hệ: Hóa đơn đầu vào hoặc Hồ sơ nhập khẩu.. Trong phân hệ Tiền mặt, ngân hàng chỉ sử dụng các chứng từ photo..
2.2 Phân hệ Công nợ phải thu, phải trả:
- Kế toán nên thực hiện file công nợ đối với từng ng mua, người bán với các chỉ tiêu:
+ Thông tin doanh nghiệp
+ Hợp đồng, phụ lục hợp đồng kinh tế.
+ Thông báo tài khoản ngân hàng.
+ Công văn đề nghị tạm ứng, thanh toán…
+ Các chứng từ tăng giảm công nợ ( bản sao)
+ Biên bản đối chiếu công nợ kèm Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp công nợ.
+ Các chứng từ khác.
Lưu ý: Cách theo dõi trên chỉ áp dụng đối với các khách hàng, nhà cung cấp có phát sinh giao dịch nhiều, trong thời gian dài. Đối với khách lẻ, vãng lai thì không cần thiết áp dụng.
2.3 Phân hệ Hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
+ Đối với các nguyên liệu, hàng hóa
- Kế toán in và đóng các loại: Phiếu nhập mua hàng, Phiếu nhập, xuất kho, điều chuyển nội bộ..thành từng cuốn theo tháng, quý hoặc năm.
+ Đối với công cụ, dụng cụ..
- Kế toán in và đóng thành cuốn Phiếu nhập, xuất công cụ dụng cụ.
- Hồ sơ công cụ, dụng cụ: Chứng từ tăng, giảm CCDC, Bảng kê chi tiết CCDC tại Bộ phận sử dụng..Biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ…
- Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước: Kế toán theo dõi và lập bảng tính chi phí trả trước theo tháng, quý năm và đóng thành cuốn.
- Biên bản kiểm kê CCDC.
+ Đối với tài sản cố định:
- Hồ sơ tài sản cố định: bao gồm: Hợp đồng mua bán, hóa đơn, biên bản giao nhận. Thẻ tài sản cố định, Sổ, bảng kê TSCĐ tại nơi sử dụng..lưu riêng cho từng tài sản cố định.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Biên bản kiểm kê TSCĐ.
2.4 Phân hệ Lao động và Tiền lương.
- File lưu trữ các quy chế, quyết định liên quan đến lao động – tiền lương: Quy chế lao động tiền lương và chế độ cho người lao động, quyết định lương, thưởng..
- Các bảng lương từng tháng, bảng thanh toán tiền thưởng, phụ cấp, lương phép…đóng thành 01 cuốn theo thứ tự thời gian.
2.5 Lưu trữ hóa đơn, tờ khai thuế
- Hóa đơn đầu vào được lưu trữ theo 06 tháng hoặc 1 năm kẹp cùng bảng kê chi tiết các hóa đơn và đóng thành từng cuốn
- Hóa đơn đầu ra: Lưu trữ liên 1 theo cuốn hóa đơn in sẵn. Lưu trữ liên 3: đóng thành từng cuốn theo thứ tự thời gian.
- Hồ sơ thuế: Lưu trữ Giấy chứng nhận đăng ký thuế, mẫu điều chỉnh thông tin thuế (08/MST), Biên bản kiểm tra thuế, Công văn gỏi và trả lời….
- Hồ sơ khai thuế GTGT: Sắp xếp các tờ khai theo thứ tự từng tháng đóng thành 01 cuốn.
- Hồ sơ thuế đăng ký thuế TNCN: Danh sách đăng ký MST cá nhân, tờ khai đăng ký MST cá nhân của từng CB CNV, giấy tờ xác nhận giảm trừ gia cảnh…
- Hồ sơ khai thuế TNCN: Sắp xếp các tờ khai theo tháng hoặc quý, tờ khai quyết toán năm.
- Hồ sơ khai thuế TNDN: Các tờ khai tạm tính theo quý, quyết toán năm.
- Hồ sơ khai thuế môn bài: Đóng thành cuốn riêng cho nhiều năm.
- Hồ sơ đăng ký, in và phát hành hóa đơn: Hợp đồng in hóa đơn, Biên bản hủy bảng kẽm, hóa đơn mẫu, thông báo phát hành, báo mất hóa đơn..
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Báo cáo của từng tháng, quý đóng thành 01 cuốn.
- File văn bản, chính sách thuế: Tài liệu về thuế..
C. IN VÀ LƯU TRỮ SỔ SÁCH KẾ TOÁN.
- Trong trường hợp công ty không đăng ký với cơ quan thuế hình thức ghi sổ kế toán “trên máy vi tính” mà chỉ đăng ký theo các hình thức ghi sổ “ Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ, Nhật ký – Sổ cái”, cuối năm tài chính, kế toán phải tiến hành In các sổ sách kế toán và đóng cuốn từng loại sổ để lưu trữ.
- Đối với doanh nghiệp Áp dụng hình thức ghi sổ kế toán “ Nhật ký chung” yêu cầu In sổ sách kế toán như sau:
1. Chứng từ kế toán các phân hệ gồm ( đã đề cập ở phần 2 phần này chỉ thống kê)
- Phiếu thu, chi
- Biên bản kiểm kê quỹ hàng tháng
- Giấy báo Nợ, báo Có ( có thể in kẹp với sổ phụ hoặc chỉ lưu riêng 1 cuốn sổ phụ) chi tiết cho từng loại tài khoản.
- Phiếu nhập, xuất, điều chuyển kho.
- Phiếu nhập mua hàng, chi phí mua hàng
- Bảng tổng nguyên vật liệu, hàng hóa nhập, xuất kho.
- Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn.
- Biên bản kiểm kê tài sản ( TSCĐ, CCDC, NVL, HH)
- Biên bản lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước.
- Bảng tính khấu hao TSCĐ.
- Bảng lương.
- Bảng thanh toán phụ cấp, thưởng, lương phép..
- Phiếu kế toán tổng hợp.
2. Sổ sách kế toán:
- Nhật ký chung.
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ chi tiết các tài khoản.
- Sổ cái các tài khoản.
3. Báo cáo tài chính.
- Bảng cân đối phát sinh tài khoản ( Quyết định 48 bắt buộc có)
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( QĐ 48 không bắt buộc, khuyến khích lập)
- Thuyết minh Báo cáo tài chính.
Ghi chú:Các Bạn Lưu Ý Mình Có Một Vài ý kiến Như sau Theo mình tư Suy nghĩ
Đối với Chứng Từ Kế Toán(Thu,chi,nhập,Xuất,CCDC,Phiếu Kế Toán Khác) các Bạn Có thể
1
hô tô chứng từ gốc để kẹp với các chứng từ kế toán đó khiến cho công việc kiểm tra thực tế dễ dàng kiểm soát.nhưng cũng phải tỷ mỷ,cẩn thận,(Dùng cho doanh nghiệp Vừa Và nhỏ)
2:Đối với chứng từ kế toán đã nêu ở trên các bạn có thể viêt bút chi số Hóa đơn và trình tự sắp xếp các chứng từ kế toán với chứng từ gốc phải trùng nhau
VD:+chứng từ phiếu chi 01/0001 HĐ 0012345 (1)
01/0002 HĐ 0012346 (2)
+Hóa Đơn Đầu Vào Cũng sắp xếp 0012345 (1)
0012346 (2)
Để Khi đối Chiếu Nhanh và chính Xác (Dùng cho Doanh Nghiệp Có Phát sinh nhiều)
A. KHÁI NHIỆM CHUNG VỀ CHỨNG TỪ SỔ SÁCH VÀ CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN.
Chứng từ, sổ sách và các tài liệu liên quan đến kế toán gồm có:
Chứng từ kế toán;
Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;
Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị;
Báo cáo thuế
Tài liệu khác có liên quan đến kế toán như: Các loại hợp đồng; Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; Quyết định miễn giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế; Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán; Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu; Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
B. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ CÁCH LƯU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.
1. Một số quy định chung về chứng từ.
- Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều phải lập chứng từ, chứng từ phải lập theo đúng qui định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống :
+ Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc
+ Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hoá về qui cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ công ty, các hóa đơn đặc thù…, nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng và trên cơ sở đó các công ty vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp, có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
- Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 chỉ tiêu :
Chỉ tiêu lao động và tiền lương
Chỉ tiêu hàng tồn kho
Chỉ tiêu mua, bán hàng
Chỉ tiêu tiền mặt
Chỉ tiêu tài sản cố định
- Chứng từ kế toán phải có đủ các yếu tố sau đây:
1. Tên gọi của chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…)
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
3. Số hiệu của chứng từ
4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
5. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
6. Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ
7. Các chỉ tiêu về lượng và giá trị
8. Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm vế tính chính xác của chứng từ, những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người phê duyệt (Tổng Giám đốc) và có đóng dấu của công ty.
9. Đối với những chứng từ liên quan đến việc mua, bán, cung cấp hay nhận hàng hóa dịch vụ thì ngoài những yếu tố qui định trên phải có thêm chỉ tiêu thuế suất và số thuế phải nộp, những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo qui định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được sữa chữa, tẩy xóa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn, số hiệu chứng từ phải được ghi liên tục
• Chứng từ gốc:
Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ gốc gồm các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra, các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, invoice, tờ khai hải quan, chứng từ ngân hàng, hóa đơn tài chính, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, các bảng thanh toán lương, các giấy đề xuất, đề nghị và các giấy tờ khác có liên quan. Các chứng từ gốc được đính kèm vào chứng từ kế toán để diễn giải và hợp thức hóa chứng từ mới hợp lệ.
• Chứng từ kế toán:
Là chứng từ được lập nên từ chứng từ gốc bao gồm các phiếu thu, chi tiền mặt, phiếu nhập, xuất kho, các bảng kê, bảng phân bổ... Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, phản ảnh vào sổ sách kế toán làm cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính kế toán.
2. Một số nguyên tắc khi lưu chứng từ.
2.1 Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng.
• Một số nguyên tắc.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu chi tiền kế toán lập Phiếu thu chi, Giấy báo Nợ, báo Có phải kèm theo các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
+ Đối với các nghiệp vụ thu, chi tiền tạm ứng của các CB CNV công ty: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng ..được cấp thẩm quyền phê duyệt.
+ Đối với các nghiệp vụ thu tiền của khách hàng, chi tiền tạm ứng cho nhà cung cấp: Hợp đồng kinh tế ( bản sao), Hóa đơn tài chính, Công văn đề nghị tạm ứng của nhà cung cấp, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền, Đề nghị tạm ứng theo Hợp đồng của CB CNV công ty…
+ Đối với các nghiệp vụ thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, hàng hóa, dịch vụ thanh toán trực tiếp bằng tiền hoặc chi trả người bán phải có Giấy đề nghị thanh toán được cấp thẩm quyền phê duyệt, hóa đơn tài chính ( đối với nhập kho CCDC, TSCĐ..phải kèm theo Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận TSCĐ), Công văn đề nghị thanh toán của người bán, Biên lai thu tiền, Phiếu thu của đơn vị nhận tiền, trả tiền, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền ( trường hợp người bán cử nhân viên đến thu tiền)
+ Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán lương, thưởng cho CB CNV thì phải kèm theo Bảng tạm ứng, bảng thanh toán lương, thưởng..có đầy đủ chữ ký của cấp có thẩm quyền, người nhận..
+ Đối với các nghiệp vụ rút gửi ngân hàng nhập quỹ phải photo tờ Séc lĩnh tiền mặt, bảng kê rút tiền..
+ Đối với các nghiệp vụ nhận tiền vay ngắn hạn, dài hạn của tổ chức, cá nhân..phải có Giấy nhận nợ, Giấy rút tiền mặt, Khế ước hoặc hợp đồng vay kèm theo.
+ Đối với các nghiệp vụ nộp tiền vào KHo bạc Nhà nước phải có Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước kèm theo.
+ Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán xuất nhập khẩu phải có chứng từ tạm ứng, thanh toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Giây đề nghị mua ngoại tệ, bản sao Hồ sơ XNK ( Hợp đồng, hóa đơn, Vận đơn, Tờ khai hải quan, Phiếu đóng gói…)
• Cách lưu chứng từ.
- Lưu chứng từ Tiền mặt:
Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh của công ty kế toán có thể lưu theo tháng hoặc quý ( tốt nhất nên lưu theo tháng). Kế toán sử dụng đục lỗ, kẹp acco ( để dễ lấy ra khi cần thiết) đóng thành cuốn. Bìa ngoài ghi: Phiếu thu, chi hoặc Chứng từ Tiền mặt tháng…...năm, ghi rõ Phiếu thu, chi từ số……đến số….số hiệu tài khoản, tên tài khoản.
- Lưu chứng từ ngân hàng:
- Kế toán lưu theo thứ tự thời gian phát sinh và theo thứ tự các loại chứng từ:
1. Sổ phụ hay còn gọi là sao kê: Tổng hợp các phát sinh tăng giảm của tài khoản trong khoảng thời gian.
2. Chứng từ giao dịch: Phản ánh chi tiết giao dịch của tài khoản ngân hàng. Chứng từ này thường đính kèm Giấy nộp, rút tiền, Ủy nhiệm chi…
3. Giấy báo Nợ, Báo Có: thông báo các nghiệp vụ biến động của tài khoản ngân hàng.
4. Các chứng từ gốc có liên quan. Ví dụ: hóa đơn, hồ sơ thanh toán nhập khẩu, giấy đề nghị mua ngoại tệ…
5. Giấy báo Số dư cuối kỳ: Xác nhận số dư của tổ chức tín dụng nơi công ty có giao dịch ( dung để đối chiếu số dư với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng)
- Kế toán phải lưu riêng chứng từ ngân hàng của từng loại nguyên tệ: tiền việt nam đồng, ngọai tệt; loại tài khoản: tiền gửi không kỳ hạn, tiền vay ngắn hạn, dài hạn; tổ chức tín dụng: ngân hàng A, B..đóng thành từng cuốn riêng biệt. Bìa ngoài ghi rõ: Sổ phụ hoặc chứng từ ngân hàng tháng…..năm…..Số hiệu tài khoản, Tên tài khoản
Lưu ý: Thông thường cuối tháng trước khi đóng cuốn chứng từ kế toán thường tiến hành tách các Hóa đơn, tờ khai hải quan để lưu riêng trong Phân hệ: Hóa đơn đầu vào hoặc Hồ sơ nhập khẩu.. Trong phân hệ Tiền mặt, ngân hàng chỉ sử dụng các chứng từ photo..
2.2 Phân hệ Công nợ phải thu, phải trả:
- Kế toán nên thực hiện file công nợ đối với từng ng mua, người bán với các chỉ tiêu:
+ Thông tin doanh nghiệp
+ Hợp đồng, phụ lục hợp đồng kinh tế.
+ Thông báo tài khoản ngân hàng.
+ Công văn đề nghị tạm ứng, thanh toán…
+ Các chứng từ tăng giảm công nợ ( bản sao)
+ Biên bản đối chiếu công nợ kèm Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp công nợ.
+ Các chứng từ khác.
Lưu ý: Cách theo dõi trên chỉ áp dụng đối với các khách hàng, nhà cung cấp có phát sinh giao dịch nhiều, trong thời gian dài. Đối với khách lẻ, vãng lai thì không cần thiết áp dụng.
2.3 Phân hệ Hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
+ Đối với các nguyên liệu, hàng hóa
- Kế toán in và đóng các loại: Phiếu nhập mua hàng, Phiếu nhập, xuất kho, điều chuyển nội bộ..thành từng cuốn theo tháng, quý hoặc năm.
+ Đối với công cụ, dụng cụ..
- Kế toán in và đóng thành cuốn Phiếu nhập, xuất công cụ dụng cụ.
- Hồ sơ công cụ, dụng cụ: Chứng từ tăng, giảm CCDC, Bảng kê chi tiết CCDC tại Bộ phận sử dụng..Biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ…
- Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước: Kế toán theo dõi và lập bảng tính chi phí trả trước theo tháng, quý năm và đóng thành cuốn.
- Biên bản kiểm kê CCDC.
+ Đối với tài sản cố định:
- Hồ sơ tài sản cố định: bao gồm: Hợp đồng mua bán, hóa đơn, biên bản giao nhận. Thẻ tài sản cố định, Sổ, bảng kê TSCĐ tại nơi sử dụng..lưu riêng cho từng tài sản cố định.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Biên bản kiểm kê TSCĐ.
2.4 Phân hệ Lao động và Tiền lương.
- File lưu trữ các quy chế, quyết định liên quan đến lao động – tiền lương: Quy chế lao động tiền lương và chế độ cho người lao động, quyết định lương, thưởng..
- Các bảng lương từng tháng, bảng thanh toán tiền thưởng, phụ cấp, lương phép…đóng thành 01 cuốn theo thứ tự thời gian.
2.5 Lưu trữ hóa đơn, tờ khai thuế
- Hóa đơn đầu vào được lưu trữ theo 06 tháng hoặc 1 năm kẹp cùng bảng kê chi tiết các hóa đơn và đóng thành từng cuốn
- Hóa đơn đầu ra: Lưu trữ liên 1 theo cuốn hóa đơn in sẵn. Lưu trữ liên 3: đóng thành từng cuốn theo thứ tự thời gian.
- Hồ sơ thuế: Lưu trữ Giấy chứng nhận đăng ký thuế, mẫu điều chỉnh thông tin thuế (08/MST), Biên bản kiểm tra thuế, Công văn gỏi và trả lời….
- Hồ sơ khai thuế GTGT: Sắp xếp các tờ khai theo thứ tự từng tháng đóng thành 01 cuốn.
- Hồ sơ thuế đăng ký thuế TNCN: Danh sách đăng ký MST cá nhân, tờ khai đăng ký MST cá nhân của từng CB CNV, giấy tờ xác nhận giảm trừ gia cảnh…
- Hồ sơ khai thuế TNCN: Sắp xếp các tờ khai theo tháng hoặc quý, tờ khai quyết toán năm.
- Hồ sơ khai thuế TNDN: Các tờ khai tạm tính theo quý, quyết toán năm.
- Hồ sơ khai thuế môn bài: Đóng thành cuốn riêng cho nhiều năm.
- Hồ sơ đăng ký, in và phát hành hóa đơn: Hợp đồng in hóa đơn, Biên bản hủy bảng kẽm, hóa đơn mẫu, thông báo phát hành, báo mất hóa đơn..
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Báo cáo của từng tháng, quý đóng thành 01 cuốn.
- File văn bản, chính sách thuế: Tài liệu về thuế..
C. IN VÀ LƯU TRỮ SỔ SÁCH KẾ TOÁN.
- Trong trường hợp công ty không đăng ký với cơ quan thuế hình thức ghi sổ kế toán “trên máy vi tính” mà chỉ đăng ký theo các hình thức ghi sổ “ Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ, Nhật ký – Sổ cái”, cuối năm tài chính, kế toán phải tiến hành In các sổ sách kế toán và đóng cuốn từng loại sổ để lưu trữ.
- Đối với doanh nghiệp Áp dụng hình thức ghi sổ kế toán “ Nhật ký chung” yêu cầu In sổ sách kế toán như sau:
1. Chứng từ kế toán các phân hệ gồm ( đã đề cập ở phần 2 phần này chỉ thống kê)
- Phiếu thu, chi
- Biên bản kiểm kê quỹ hàng tháng
- Giấy báo Nợ, báo Có ( có thể in kẹp với sổ phụ hoặc chỉ lưu riêng 1 cuốn sổ phụ) chi tiết cho từng loại tài khoản.
- Phiếu nhập, xuất, điều chuyển kho.
- Phiếu nhập mua hàng, chi phí mua hàng
- Bảng tổng nguyên vật liệu, hàng hóa nhập, xuất kho.
- Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn.
- Biên bản kiểm kê tài sản ( TSCĐ, CCDC, NVL, HH)
- Biên bản lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước.
- Bảng tính khấu hao TSCĐ.
- Bảng lương.
- Bảng thanh toán phụ cấp, thưởng, lương phép..
- Phiếu kế toán tổng hợp.
2. Sổ sách kế toán:
- Nhật ký chung.
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ chi tiết các tài khoản.
- Sổ cái các tài khoản.
3. Báo cáo tài chính.
- Bảng cân đối phát sinh tài khoản ( Quyết định 48 bắt buộc có)
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( QĐ 48 không bắt buộc, khuyến khích lập)
- Thuyết minh Báo cáo tài chính.
Ghi chú:Các Bạn Lưu Ý Mình Có Một Vài ý kiến Như sau Theo mình tư Suy nghĩ
Đối với Chứng Từ Kế Toán(Thu,chi,nhập,Xuất,CCDC,Phiếu Kế Toán Khác) các Bạn Có thể
1
hô tô chứng từ gốc để kẹp với các chứng từ kế toán đó khiến cho công việc kiểm tra thực tế dễ dàng kiểm soát.nhưng cũng phải tỷ mỷ,cẩn thận,(Dùng cho doanh nghiệp Vừa Và nhỏ)2:Đối với chứng từ kế toán đã nêu ở trên các bạn có thể viêt bút chi số Hóa đơn và trình tự sắp xếp các chứng từ kế toán với chứng từ gốc phải trùng nhau
VD:+chứng từ phiếu chi 01/0001 HĐ 0012345 (1)
01/0002 HĐ 0012346 (2)
+Hóa Đơn Đầu Vào Cũng sắp xếp 0012345 (1)
0012346 (2)
Để Khi đối Chiếu Nhanh và chính Xác (Dùng cho Doanh Nghiệp Có Phát sinh nhiều)
