Tái Thiết Nội Bộ trong doanh nghiệp

[Son.Tran]

I. Tái Thiết Nội Bộ là gì?
Tái Thiết Nội Bộ là quá trình cải tổ, sắp xếp lại hoặc đổi mới các yếu tố bên trong một tổ chức, doanh nghiệp hoặc hệ thống nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa quy trình và thích ứng với những thay đổi của thị trường.
Các khía cạnh của Tái Thiết Nội Bộ:

1. Tái cơ cấu tổ chức – Điều chỉnh mô hình quản lý, bộ máy nhân sự, trách nhiệm và quyền hạn.
2. Cải tiến quy trình làm việc – Nâng cấp hoặc thay đổi quy trình để tăng năng suất và giảm lãng phí.
3. Tối ưu hóa nguồn lực – Sắp xếp lại tài chính, nhân sự, công nghệ để hoạt động hiệu quả hơn.
4. Đổi mới văn hóa doanh nghiệp – Xây dựng môi trường làm việc mới phù hợp với định hướng phát triển.
5. Ứng dụng công nghệ – Chuyển đổi số, áp dụng công nghệ để tăng tốc độ và chất lượng vận hành.

Tái thiết nội bộ thường được thực hiện khi doanh nghiệp gặp khó khăn, có sự thay đổi chiến lược, hoặc muốn phát triển bền vững hơn trong tương lai.

II. Các bước thực hiện Tái Thiết Nội Bộ trong doanh nghiệp
Tái thiết nội bộ trong doanh nghiệp là quá trình cải tổ, tái cấu trúc hoặc đổi mới các yếu tố bên trong tổ chức để nâng cao hiệu suất, thích ứng với thay đổi hoặc đạt được các mục tiêu chiến lược. Dưới đây là các bước quan trọng khi thực hiện tái thiết nội bộ:

1. Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp

• Xác định các vấn đề nội bộ như hiệu suất kém, cấu trúc tổ chức không phù hợp, văn hóa làm việc yếu kém...
• Phân tích dữ liệu tài chính, hiệu suất, quy trình vận hành, nhân sự, công nghệ.
• Khảo sát ý kiến từ nhân viên, khách hàng và các bên liên quan.

2. Xác định mục tiêu tái thiết

• Đặt ra các mục tiêu cụ thể như tăng doanh thu, cải thiện hiệu suất, tối ưu quy trình.
• Đảm bảo mục tiêu phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp.
• Xác định rõ các tiêu chí đo lường thành công.

3. Lập kế hoạch tái thiết

• Xây dựng kế hoạch chi tiết gồm các hạng mục cần cải tổ (nhân sự, quy trình, công nghệ, văn hóa…).
• Xác định nguồn lực cần thiết (tài chính, nhân lực, công nghệ…).
• Lập lộ trình triển khai theo giai đoạn để tránh gián đoạn hoạt động.

4. Triển khai tái thiết

• Áp dụng các thay đổi về cơ cấu tổ chức, công nghệ, quy trình vận hành.
• Thực hiện các chương trình đào tạo, tái đào tạo nhân viên.
• Điều chỉnh chính sách quản lý, lương thưởng, phúc lợi để phù hợp với mô hình mới.
• Kiểm soát rủi ro và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

5. Giám sát, đo lường hiệu quả

• Sử dụng KPI, báo cáo hiệu suất để theo dõi tác động của các thay đổi.
• Thu thập phản hồi từ nhân viên, khách hàng để đánh giá sự phù hợp.
• Điều chỉnh chiến lược nếu cần để đảm bảo tái thiết thành công.

6. Củng cố và duy trì thay đổi

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp hỗ trợ sự thay đổi và sáng tạo.
• Đảm bảo các thay đổi được tích hợp vào quy trình vận hành hàng ngày.
• Đào tạo liên tục và khuyến khích tinh thần cải tiến trong doanh nghiệp.

III. Các khó khăn khi thực hiện Tái Thiết Nội Bộ ở doanh nghiệp

Tái thiết nội bộ trong doanh nghiệp là một quá trình phức tạp, có thể gặp nhiều thách thức. Dưới đây là một số khó khăn thường gặp:

1. Kháng cự từ nhân viên

• Nhân viên có thể lo lắng về mất việc, thay đổi vai trò hoặc cảm thấy không thoải mái với cách làm mới.
• Văn hóa doanh nghiệp cũ có thể cản trở sự chấp nhận những thay đổi.

2. Thiếu sự đồng thuận từ ban lãnh đạo

• Nếu ban lãnh đạo không thống nhất về hướng đi hoặc chiến lược tái thiết, quá trình này dễ bị gián đoạn.
• Thiếu cam kết từ cấp cao khiến việc thực thi không hiệu quả.

3. Gián đoạn hoạt động kinh doanh

• Việc thay đổi quy trình, hệ thống có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc trong thời gian đầu.
• Một số dự án, đơn hàng hoặc khách hàng có thể bị ảnh hưởng tiêu cực.

4. Chi phí cao và rủi ro tài chính

• Tái thiết nội bộ có thể yêu cầu đầu tư lớn vào công nghệ, đào tạo, tư vấn…
• Nếu không được thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng lãng phí nguồn lực.

5. Thiếu kế hoạch và lộ trình rõ ràng

• Nếu không có chiến lược rõ ràng, doanh nghiệp dễ bị mất phương hướng.
• Thiếu KPI và các chỉ số đánh giá có thể khiến quá trình tái thiết không đạt được mục tiêu mong muốn.

6. Ứng dụng công nghệ chưa phù hợp

• Việc chuyển đổi số, áp dụng công nghệ mới có thể gặp khó khăn nếu nhân viên chưa sẵn sàng hoặc hệ thống không đồng bộ.
• Chọn sai công nghệ hoặc triển khai không đúng cách có thể gây lãng phí và kém hiệu quả.

7. Vấn đề văn hóa doanh nghiệp

• Nếu doanh nghiệp có văn hóa cứng nhắc hoặc thiếu minh bạch, việc thay đổi có thể gặp nhiều trở ngại.
• Để thành công, cần có sự thay đổi về tư duy và cách tiếp cận của tất cả nhân viên.

8. Quản lý sự thay đổi chưa hiệu quả

• Nếu không có chiến lược truyền thông và đào tạo hợp lý, nhân viên có thể hiểu sai về tái thiết, dẫn đến hiệu suất giảm.
• Thiếu sự hỗ trợ liên tục có thể làm quá trình thay đổi thất bại.

Để vượt qua những thách thức này, doanh nghiệp cần có một chiến lược rõ ràng, cam kết từ lãnh đạo, truyền thông nội bộ tốt và kế hoạch triển khai phù hợp với thực tế.

IV. Ví dụ về việc tái thiết nội bộ tại một công ty.

Tình huống Doanh nghiệp​

Công ty: Nội Thất Việt
Doanh thu năm 2023: 120 tỷ VND
Lợi nhuận trước thuế: 6 tỷ VND (~5%)
Số nhân viên: 500
Vấn đề gặp phải:

• Chi phí vận hành cao (tỷ lệ chi phí hoạt động/ doanh thu lên đến 40%).
• Hàng tồn kho lớn (20 tỷ VND, chiếm 16% tổng tài sản).
• Hiệu suất lao động thấp (doanh thu/ nhân viên chỉ đạt 240 triệu VND/năm, trong khi trung bình ngành là 350 triệu VND/năm).
• Tỷ lệ khách hàng quay lại giảm từ 60% xuống còn 40%.

BƯỚC 1: Đánh giá Hiện trạng

Dữ liệu thu thập:

• Chi phí nhân sự: 30 tỷ VND (chiếm 25% doanh thu).
• Chi phí sản xuất: 48 tỷ VND (chiếm 40% doanh thu).
• Hàng tồn kho cao dẫn đến chi phí lưu kho 2 tỷ VND/năm.
• Khảo sát khách hàng: 35% khách hàng phàn nàn về thời gian giao hàng chậm, 25% cho rằng sản phẩm không đúng yêu cầu.

Nguyên nhân chính:

• Quy trình sản xuất chưa tối ưu, gây tồn kho cao.
• Quản lý nhân sự không hiệu quả, bộ máy cồng kềnh.
• Chưa áp dụng công nghệ hiện đại để tự động hóa.

BƯỚC 2: Xác định Mục tiêu Tái thiết
Mục tiêu cho năm 2024:
Giảm 20% chi phí vận hành (từ 40% doanh thu xuống 32%).
Cắt giảm tồn kho từ 20 tỷ VND xuống 12 tỷ VND.
Tăng hiệu suất lao động từ 240 triệu lên 320 triệu VND/người/năm.
Tăng tỷ lệ khách hàng quay lại lên mức 55%.

BƯỚC 3: Lập kế hoạch Tái thiết

Các biện pháp cải tổ:

1. Tái cấu trúc nhân sự:
   
   • Giảm 10% nhân sự gián tiếp (từ 500 xuống 450 người).
   • Áp dụng KPI chặt chẽ hơn, tăng lương theo năng suất.
2. Tối ưu quy trình sản xuất:
   
   • Áp dụng hệ thống Just-in-Time (JIT) để giảm tồn kho.
   • Đầu tư 5 tỷ VND vào hệ thống tự động hóa (robot cắt gỗ, máy CNC).
3. Cải thiện dịch vụ khách hàng:
   
   • Xây dựng hệ thống CRM theo dõi khách hàng.
   • Đào tạo nhân viên bán hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ.

BƯỚC 4: Triển khai Tái thiết

Thực hiện từ tháng 1/2024 - 12/2024 theo từng giai đoạn:

Giai đoạn	Hoạt động triển khai	Chi phí (tỷ VND)	Kỳ vọng tác động
Quý 1	Giảm 50 nhân sự, tái cơ cấu	-	Giảm 6 tỷ chi phí nhân sự
Quý 2	Ứng dụng JIT, cắt giảm tồn kho	1	Giảm 8 tỷ VND hàng tồn kho
Quý 3	Đầu tư máy CNC, robot tự động	5	Nâng cao năng suất 15%
Quý 4	Triển khai CRM & đào tạo nhân viên	1	Tăng 10% tỷ lệ khách hàng quay lại

BƯỚC 5: Giám sát và Đo lường​

Báo cáo tháng 6/2024 (6 tháng sau khi tái thiết):

• Lợi nhuận trước thuế tăng từ 5% lên 7% (tương đương 8,4 tỷ VND).
• Chi phí nhân sự giảm còn 24 tỷ VND (giảm 20%).
• Tồn kho giảm còn 14 tỷ VND.
• Năng suất lao động đạt 290 triệu VND/người/năm (đạt 90% mục tiêu).
• Khách hàng quay lại đạt 50% (so với mục tiêu 55%).

Điều chỉnh:

• Đẩy mạnh marketing để đạt mục tiêu 55% khách hàng quay lại.
• Tăng cường tự động hóa ở khâu hoàn thiện sản phẩm.

BƯỚC 6: Củng cố & Duy trì thay đổi

Các biện pháp dài hạn:

• Liên tục cải tiến quy trình với công nghệ AI dự báo nhu cầu khách hàng.
• Đào tạo nhân viên định kỳ để nâng cao năng suất.
• Áp dụng chính sách thưởng hiệu suất để duy trì động lực nhân viên.

Kết quả cuối năm 2024

Lợi nhuận trước thuế tăng lên 9% (10,8 tỷ VND)
Doanh thu đạt 135 tỷ VND (tăng 12,5%)
Tỷ lệ khách hàng quay lại đạt 58% (vượt mục tiêu 55%)
Chi phí vận hành giảm xuống 30% doanh thu (so với 40% ban đầu)


Kết luận: Việc tái thiết nội bộ đã giúp công ty tăng hiệu suất, giảm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online