PDCA hay chu trình "lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động" là một phương pháp quản lý nhằm cải tiến liên tục các sản phẩm hoặc quy trình của doanh nghiệp. Chu trình PDCA đã trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý tinh gọn, một phương pháp lấy cảm hứng từ Hệ thống sản xuất Toyota. PDCA là một phương pháp loại bỏ lãng phí và tối đa hóa hiệu quả trong việc theo đuổi những cải tiến liên tục. Có nhiều lợi ích của chu trình PDCA và tương đối ít nhược điểm của chu trình PDCA.
PDCA phát triển từ các nguyên tắc Quản lý chất lượng toàn diện bắt nguồn từ nhân viên và nhà thống kê của Bell Phone Walter Shewhart. Lấy cảm hứng từ công trình của Shewhart, William Edwards Deming đã phát triển chu trình PDCA. Trên thực tế, PDCA là một quy trình khuyến khích sự cải tiến liên tục của tổ chức, bộ phận hoặc bộ phận. Do nhấn mạnh vào việc cải tiến liên tục, giảm lãng phí và tối đa hóa hiệu quả, nó đã trở thành một yếu tố quan trọng của quản lý tinh gọn.
1. Các giai đoạn của PDCA
Chu trình PDCA là một quy trình gồm bốn bước, bắt đầu bằng "kế hoạch". Giai đoạn lập kế hoạch bao gồm việc xác định vấn đề cần giải quyết, đánh giá các nguồn lực sẵn có và các nguồn lực cần thiết để khắc phục vấn đề, xác định giải pháp tốt nhất và phát triển các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Điều quan trọng là KPI phải được thiết lập, nếu không bạn sẽ không có cách nào để tìm hiểu xem kế hoạch của mình có hiệu quả hay không và các bước khác của quy trình sẽ vô ích.
Trong giai đoạn “thực hiện” của chu trình PDCA, bạn sẽ thực hiện hành động theo kế hoạch của mình. Nhiều tổ chức ban đầu thực hiện kế hoạch ở quy mô nhỏ, có thể chỉ ở một số chi nhánh nhất định của chuỗi cửa hàng, hoặc ở một hoặc hai phòng ban của tổ chức. Những đối tượng thử nghiệm quy mô nhỏ này cho phép người quản lý thực hiện và kiểm tra nhiều lần nếu cần trước khi quyết định hành động đầy đủ để thực hiện thay đổi. Trong giai đoạn thực hiện này, các vấn đề có thể phát sinh. Điều này cho phép bạn xem điều gì có thể xảy ra và điều gì sẽ cần phải thay đổi để đạt được mục tiêu của mình.
Giai đoạn tiếp theo bạn phải “kiểm tra” xem kế hoạch có diễn ra như mong đợi hay không. Nếu có sự cố xảy ra, giai đoạn kiểm tra là thời gian để phân tích tác động không lường trước được và điều chỉnh kế hoạch giải quyết vấn đề. Khi bạn đã đăng ký để xem quy trình của mình đang hoạt động như thế nào, bạn có thể lặp lại giai đoạn "thực hiện" để giải quyết vấn đề hoặc chuyển sang giai đoạn "hành động".
Đến lúc phải “hành động”, bạn sẽ thực hiện đầy đủ kế hoạch của mình. Việc triển khai này có thể đang áp dụng một chính sách mới chi phối cách bộ phận của bạn xử lý một vấn đề nào đó. Nó có thể là một sự thay đổi trong cách sản xuất một mặt hàng. Đó có thể là bất kỳ chiến lược nào phù hợp để đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn.
2. Duy trì cải tiến liên tục
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của chu trình PDCA là việc sử dụng nó trong cải tiến liên tục. Khi tổ chức của bạn đã giải quyết được một vấn đề với PDCA, vấn đề đó sẽ trở thành tiêu chuẩn. Các vấn đề khác trong tổ chức có thể được giải quyết bằng cách tiếp cận tương tự. Các kế hoạch được triển khai nhưng sau đó gặp phải các vấn đề khác có thể quay trở lại chu trình PDCA để được cải thiện một lần nữa.
3. Lợi ích của chu trình PDCA
Chu trình PDCA được thiết kế để trở thành một quá trình lặp đi lặp lại. Nó có thể được sử dụng và tái sử dụng nhiều lần nếu cần thiết để giải quyết một vấn đề. Giá trị của nó không thể được đánh giá thấp như một công cụ thiết lập tiêu chuẩn. Mọi người trong tổ chức của bạn sẽ biết rằng có một quy trình để giải quyết vấn đề và họ sẽ hiểu vai trò của mình trong việc giải quyết những vấn đề đó.
Sự cải tiến liên tục mà PDCA khuyến khích có thể mang lại cho tổ chức của bạn lợi thế cạnh tranh khác biệt so với các công ty trong ngành của bạn, những công ty sẵn sàng chấp nhận hiện trạng của họ. Năng suất và hiệu quả tăng lên nhờ sử dụng chu trình PDCA sẽ làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp cũng như sự hài lòng của khách hàng.
Một lợi ích quan trọng khác của chu trình PDCA là giảm thiểu rủi ro. Chu trình này được thiết kế để phát hiện các lỗi và sai sót trong quy trình, phân tích chúng, kiểm tra các cải tiến và lặp lại khi cần thiết. Bằng cách này, các vấn đề sẽ không tiếp tục xảy ra và gây thiệt hại cho doanh nghiệp của bạn. Rủi ro cũng được giảm thiểu vì PDCA cung cấp một phương pháp tuyệt vời để thử nghiệm thay đổi ở quy mô nhỏ trước khi triển khai trên toàn công ty.
4. Nhược điểm của chu trình PDCA
Mặc dù có rất ít nhược điểm của chu trình PDCA nhưng chúng vẫn tồn tại. Chu trình PDCA có nghĩa là các cá nhân thực hiện công việc phải tham gia vào quá trình này. Bạn có thể phải thách thức văn hóa doanh nghiệp hiện tại để bước đầu đưa PDCA vào tổ chức của mình. PDCA cũng là một quy trình gồm nhiều bước bao gồm phân tích và thử nghiệm, đôi khi nhiều lần, trước khi thay đổi được đưa đến dạng cuối cùng. Điều này làm cho nó trở thành một công cụ tương đối kém hiệu quả để giải quyết các vấn đề cấp bách.
5. Ví dụ về chu trình PDCA
Giả sử rằng Công ty ABC đang gặp phải nhiều khiếu nại của khách hàng về việc các sản phẩm có tình trạng bị hư hỏng. Bộ phận kiểm soát chất lượng xác định vấn đề phát sinh tại khâu vận chuyển và đã báo cáo những khiếu nại này lên người đứng đầu bộ phận giao hàng. Người quản lý vận chuyển triệu tập một cuộc họp của bộ phận vận chuyển và yêu cầu các đề xuất của họ. Một số người phàn nàn rằng người vận chuyển xử lý các mặt hàng một cách thô bạo và mô tả một số điều họ đã quan sát thấy. Những người khác đề cập đến vật liệu đóng gói giá rẻ và đưa ra đề xuất nâng cấp bao bì.
Cuối cùng, Công ty ABC thử vận chuyển đến một khu vực nhất định bằng cách sử dụng một hãng vận chuyển khác và QA sẽ giám sát cẩn thận các khiếu nại đến từ khu vực đó so với các khiếu nại khác. Người quản lý đặt ra thời hạn để chuyển từ giai đoạn thực hiện - sử dụng nhà cung cấp dịch vụ mới - sang giai đoạn đăng ký. Đến thời hạn, người quản lý nhận được báo cáo từ QA. Khiếu nại từ khu vực sử dụng hãng vận chuyển mới đã giảm. Người quản lý quyết định rằng việc sử dụng nhà cung cấp dịch vụ mới này cho tất cả các khu vực sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức. Thay đổi này chuyển sang giai đoạn hành động, trong đó nó được triển khai cho tất cả các khu vực nơi Công ty ABC vận chuyển sản phẩm.
Ngược lại, ban quản lý có thể kiểm tra và nhận thấy số lượng khiếu nại không giảm. Sau đó, họ có thể đi theo gợi ý thứ hai, thay đổi cách đóng gói. Chu trình sẽ trải qua một giai đoạn làm và kiểm tra khác. Bao bì mới sẽ được sử dụng trong một thời gian. Khi người quản lý kiểm tra và nhận thấy khiếu nại đã giảm thì thay đổi này sẽ được thực hiện. Công ty có thể tiếp tục theo dõi tình hình để chắc chắn rằng vấn đề đã được giải quyết thỏa đáng.
6. Thu hút mọi người tham gia
Trong ví dụ về chu trình PDCA, mọi người đều tham gia. Ban quản lý yêu cầu bộ phận vận chuyển báo cáo những quan sát của họ, đưa ra đề xuất và giúp kế hoạch mới thành công. Bởi vì nhân viên cảm thấy được lắng nghe và có giá trị nên động lực của họ sẽ cao hơn. Họ không còn chỉ làm việc với những gì họ được giao. Họ hiểu rằng nếu có vấn đề nghiêm trọng trong quá trình làm việc, họ có thể nêu vấn đề đó và tổ chức sẽ xem xét giải pháp. Như vậy, PCDA không chỉ là một công cụ giải quyết vấn đề. Nó cũng là một công cụ có giá trị để duy trì động lực và lòng trung thành của nhân viên.
Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.
Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online
PDCA phát triển từ các nguyên tắc Quản lý chất lượng toàn diện bắt nguồn từ nhân viên và nhà thống kê của Bell Phone Walter Shewhart. Lấy cảm hứng từ công trình của Shewhart, William Edwards Deming đã phát triển chu trình PDCA. Trên thực tế, PDCA là một quy trình khuyến khích sự cải tiến liên tục của tổ chức, bộ phận hoặc bộ phận. Do nhấn mạnh vào việc cải tiến liên tục, giảm lãng phí và tối đa hóa hiệu quả, nó đã trở thành một yếu tố quan trọng của quản lý tinh gọn.
1. Các giai đoạn của PDCA
Chu trình PDCA là một quy trình gồm bốn bước, bắt đầu bằng "kế hoạch". Giai đoạn lập kế hoạch bao gồm việc xác định vấn đề cần giải quyết, đánh giá các nguồn lực sẵn có và các nguồn lực cần thiết để khắc phục vấn đề, xác định giải pháp tốt nhất và phát triển các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Điều quan trọng là KPI phải được thiết lập, nếu không bạn sẽ không có cách nào để tìm hiểu xem kế hoạch của mình có hiệu quả hay không và các bước khác của quy trình sẽ vô ích.
Trong giai đoạn “thực hiện” của chu trình PDCA, bạn sẽ thực hiện hành động theo kế hoạch của mình. Nhiều tổ chức ban đầu thực hiện kế hoạch ở quy mô nhỏ, có thể chỉ ở một số chi nhánh nhất định của chuỗi cửa hàng, hoặc ở một hoặc hai phòng ban của tổ chức. Những đối tượng thử nghiệm quy mô nhỏ này cho phép người quản lý thực hiện và kiểm tra nhiều lần nếu cần trước khi quyết định hành động đầy đủ để thực hiện thay đổi. Trong giai đoạn thực hiện này, các vấn đề có thể phát sinh. Điều này cho phép bạn xem điều gì có thể xảy ra và điều gì sẽ cần phải thay đổi để đạt được mục tiêu của mình.
Giai đoạn tiếp theo bạn phải “kiểm tra” xem kế hoạch có diễn ra như mong đợi hay không. Nếu có sự cố xảy ra, giai đoạn kiểm tra là thời gian để phân tích tác động không lường trước được và điều chỉnh kế hoạch giải quyết vấn đề. Khi bạn đã đăng ký để xem quy trình của mình đang hoạt động như thế nào, bạn có thể lặp lại giai đoạn "thực hiện" để giải quyết vấn đề hoặc chuyển sang giai đoạn "hành động".
Đến lúc phải “hành động”, bạn sẽ thực hiện đầy đủ kế hoạch của mình. Việc triển khai này có thể đang áp dụng một chính sách mới chi phối cách bộ phận của bạn xử lý một vấn đề nào đó. Nó có thể là một sự thay đổi trong cách sản xuất một mặt hàng. Đó có thể là bất kỳ chiến lược nào phù hợp để đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn.
2. Duy trì cải tiến liên tục
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của chu trình PDCA là việc sử dụng nó trong cải tiến liên tục. Khi tổ chức của bạn đã giải quyết được một vấn đề với PDCA, vấn đề đó sẽ trở thành tiêu chuẩn. Các vấn đề khác trong tổ chức có thể được giải quyết bằng cách tiếp cận tương tự. Các kế hoạch được triển khai nhưng sau đó gặp phải các vấn đề khác có thể quay trở lại chu trình PDCA để được cải thiện một lần nữa.
3. Lợi ích của chu trình PDCA
Chu trình PDCA được thiết kế để trở thành một quá trình lặp đi lặp lại. Nó có thể được sử dụng và tái sử dụng nhiều lần nếu cần thiết để giải quyết một vấn đề. Giá trị của nó không thể được đánh giá thấp như một công cụ thiết lập tiêu chuẩn. Mọi người trong tổ chức của bạn sẽ biết rằng có một quy trình để giải quyết vấn đề và họ sẽ hiểu vai trò của mình trong việc giải quyết những vấn đề đó.
Sự cải tiến liên tục mà PDCA khuyến khích có thể mang lại cho tổ chức của bạn lợi thế cạnh tranh khác biệt so với các công ty trong ngành của bạn, những công ty sẵn sàng chấp nhận hiện trạng của họ. Năng suất và hiệu quả tăng lên nhờ sử dụng chu trình PDCA sẽ làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp cũng như sự hài lòng của khách hàng.
Một lợi ích quan trọng khác của chu trình PDCA là giảm thiểu rủi ro. Chu trình này được thiết kế để phát hiện các lỗi và sai sót trong quy trình, phân tích chúng, kiểm tra các cải tiến và lặp lại khi cần thiết. Bằng cách này, các vấn đề sẽ không tiếp tục xảy ra và gây thiệt hại cho doanh nghiệp của bạn. Rủi ro cũng được giảm thiểu vì PDCA cung cấp một phương pháp tuyệt vời để thử nghiệm thay đổi ở quy mô nhỏ trước khi triển khai trên toàn công ty.
4. Nhược điểm của chu trình PDCA
Mặc dù có rất ít nhược điểm của chu trình PDCA nhưng chúng vẫn tồn tại. Chu trình PDCA có nghĩa là các cá nhân thực hiện công việc phải tham gia vào quá trình này. Bạn có thể phải thách thức văn hóa doanh nghiệp hiện tại để bước đầu đưa PDCA vào tổ chức của mình. PDCA cũng là một quy trình gồm nhiều bước bao gồm phân tích và thử nghiệm, đôi khi nhiều lần, trước khi thay đổi được đưa đến dạng cuối cùng. Điều này làm cho nó trở thành một công cụ tương đối kém hiệu quả để giải quyết các vấn đề cấp bách.
5. Ví dụ về chu trình PDCA
Giả sử rằng Công ty ABC đang gặp phải nhiều khiếu nại của khách hàng về việc các sản phẩm có tình trạng bị hư hỏng. Bộ phận kiểm soát chất lượng xác định vấn đề phát sinh tại khâu vận chuyển và đã báo cáo những khiếu nại này lên người đứng đầu bộ phận giao hàng. Người quản lý vận chuyển triệu tập một cuộc họp của bộ phận vận chuyển và yêu cầu các đề xuất của họ. Một số người phàn nàn rằng người vận chuyển xử lý các mặt hàng một cách thô bạo và mô tả một số điều họ đã quan sát thấy. Những người khác đề cập đến vật liệu đóng gói giá rẻ và đưa ra đề xuất nâng cấp bao bì.
Cuối cùng, Công ty ABC thử vận chuyển đến một khu vực nhất định bằng cách sử dụng một hãng vận chuyển khác và QA sẽ giám sát cẩn thận các khiếu nại đến từ khu vực đó so với các khiếu nại khác. Người quản lý đặt ra thời hạn để chuyển từ giai đoạn thực hiện - sử dụng nhà cung cấp dịch vụ mới - sang giai đoạn đăng ký. Đến thời hạn, người quản lý nhận được báo cáo từ QA. Khiếu nại từ khu vực sử dụng hãng vận chuyển mới đã giảm. Người quản lý quyết định rằng việc sử dụng nhà cung cấp dịch vụ mới này cho tất cả các khu vực sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức. Thay đổi này chuyển sang giai đoạn hành động, trong đó nó được triển khai cho tất cả các khu vực nơi Công ty ABC vận chuyển sản phẩm.
Ngược lại, ban quản lý có thể kiểm tra và nhận thấy số lượng khiếu nại không giảm. Sau đó, họ có thể đi theo gợi ý thứ hai, thay đổi cách đóng gói. Chu trình sẽ trải qua một giai đoạn làm và kiểm tra khác. Bao bì mới sẽ được sử dụng trong một thời gian. Khi người quản lý kiểm tra và nhận thấy khiếu nại đã giảm thì thay đổi này sẽ được thực hiện. Công ty có thể tiếp tục theo dõi tình hình để chắc chắn rằng vấn đề đã được giải quyết thỏa đáng.
6. Thu hút mọi người tham gia
Trong ví dụ về chu trình PDCA, mọi người đều tham gia. Ban quản lý yêu cầu bộ phận vận chuyển báo cáo những quan sát của họ, đưa ra đề xuất và giúp kế hoạch mới thành công. Bởi vì nhân viên cảm thấy được lắng nghe và có giá trị nên động lực của họ sẽ cao hơn. Họ không còn chỉ làm việc với những gì họ được giao. Họ hiểu rằng nếu có vấn đề nghiêm trọng trong quá trình làm việc, họ có thể nêu vấn đề đó và tổ chức sẽ xem xét giải pháp. Như vậy, PCDA không chỉ là một công cụ giải quyết vấn đề. Nó cũng là một công cụ có giá trị để duy trì động lực và lòng trung thành của nhân viên.
Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.
Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online
