Quy định sử dụng hóa đơn, I.
Câu 1: Khi sử dụng hóa đơn, người viết hóa đơn phải thực hiện những quy định gì?
Trả lời: Căn cứ Điểm 1, Mục VI, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính (BTC) thì khi viết hóa đơn phải lót giấy than để viết hoặc đánh máy một lần, để in sang các liên có nội dung như nhau, phải sử dụng từ số nhỏ đến số lớn, hết quyển mới sử dụng sang quyển khác, không được dùng cách số, cách quyển. Nội dung, chỉ tiêu đã in trên hóa đơn phải ghi đầy đủ, rõ ràng, đặc biệt mã số thuế của người mua hàng. Trường hợp người mua hàng không có mã số thuế thì gạch bỏ các ô trống ghi mã số thuế trên hóa đơn, gạch chéo phần bỏ trống không ghi hết từ phải sang trái, không được tẩy xóa, sửa chữa, làm nhàu nát hóa đơn. Hóa đơn giao cho khách hàng nhất thiết phải ghi đầy đủ mã số thuế của đơn vị bán, đơn vị mua hàng.
Câu 2: Trường hợp khi viết hóa đơn bị nhầm mà phải hủy bỏ thì xủ lý như thế nào?
Trả lời: Trường hợp hóa đơn viết sai cần hủy bỏ thì gạch chéo để chữ hủy bỏ vào các liên của số hóa đơn, không được xé rời khỏi cuống mà phải lưu giữ đầy đủ các liên để thanh toán số tờ bị hủy (hỏng) với cơ quan thuế (được thể hiện trên bản Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn).
Trường hợp đã giao hóa đơn cho khách hàng mới phát hiện sai hóa đơn thì hai bên phải lập biên bản thu hồi hóa đơn ghi rõ lý do thu hồi hóa đơn… Đồng thời cơ sở phải lập hóa đơn mới giao cho khách hàng. Hóa đơn mới phải ghi đầy đủ, đúng các chỉ tiêu theo quy định và ghi rõ: “Hóa đơn này thay thế hóa đơn ký hiệu…, số hóa đơn…, ngày…, tháng…., năm….”
Hóa đơn thu hồi phải kẹp vào quyển hóa đơn và phải xuất trình với cơ quan thuế trực tiếp quản lý, không được hủy hóa đơn. Cơ sở sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán đối với hành vi xé rời hóa đơn viết sai khỏi quyển hóa đơn và hủy hóa đơn thu hồi.
Câu 3: Trường hợp nào chức danh ký duyệt trên hóa đơn không nhất thiết phải là thủ trưởng đơn vị như mẫu hóa đơn đã in sẵn?
Trả lời: Căn cứ Điểm 1.2, Mục VI, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính thì trường hợp mẫu hóa đơn có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì không nhất thiết thủ trưởng phải ký duyệt mà có thể ủy quyền cho người bán hàng ký, ghi rõ họ, tên khi lập hóa đơn giao cho khách hàng. Việc ủy quyền người ký duyệt hóa đơn bán hàng phải có quyết định của thủ trưởng đơn vị và hóa đơn này phải được đóng dấu của tổ chức, cá nhân vào góc trên, bên trái của liên 2 hóa đơn, không được đóng dấu khống vào hóa đơn tại vị trí ký duyệt của thủ trưởng đơn vị.
Câu 4: Các tổ chức, cá nhân khi sử dụng hóa đơn mua tại Cơ quan thuế hoặc hóa đơn tự in cấp phát cho các chi nhánh, bộ phận, cửa hàng, đơn vị, phải mở sổ nào để theo dõi việc cấp phát, sử dụng hóa đơn của các bộ phận này?
Trả lời: Các tổ chức, cá nhân khi có cấp phát cho từng chi nhánh, bộ phận, cửa hàng, đơn vị phải mở 02 loại sổ theo dõi sau :
* Mở sổ tổng hợp theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn trong toàn đơn vị;
* Mở 02 sổ chi tiết theo dõi cho mỗi chi nhánh, bộ phận, cửa hàng sử dụng hóa đơn (một quyển lưu theo dõi tại đơn vị, một quyển theo dõi tại các chi nhánh, bộ phận, cửa hàng).
Câu 5: Hiện nay Bộ Tài chính phát hành các loại hóa đơn nào?
Trả lời: Các loại hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành còn giá trị sử dụng bao gồm:
* Hóa đơn GTGT 3 liên, mẫu số 01-GTKT-3LL
* Hóa đơn GTGT 2 liên, mẫu số 01-GTKT-2LN
* Hóa đơn bán hàng 3 liên, mẫu số 02-GTTT-3LL
* Hóa đơn bán hàng 2 liên, mẫu số 02-GTTT-2LN
* Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính, mẫu số 05TTC-3LL
* Hóa đơn thu mua hàng nông, lâm, thủy sản, mẫu số 06TMH-3LL
* Hóa đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền), mẫu số 07MTT
* Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, mẫu số 03VT-3LL (ký hiệu xêry.../99 trở đi)
* Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, mẫu số 04/XKĐL/3LL
* Hóa đơn thu phí bảo hiểm, mẫu số 05BV/BH hay 05/BH
* Hóa đơn bán tài sản tịch thu sung quỹ nhà nước, mẫu số 01/TSTT-3L
* Hóa đơn bán tài sản thanh lý, mẫu số HĐ/TSTL-3L
* Hóa đơn bán hàng dự trữ Quốc gia, mẫu số 02HDT-4LH
Câu 6: Đối với sản phẩm hàng hóa xuất để tiêu dùng nội bộ, khuyến mãi, quảng cáo, có sử dụng hóa đơn không? Nếu có sử dụng thì ghi như thế nào?
Trả lời: Căn cứ điểm 5.5, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính thì đối với sản phẩm hàng hóa xuất xuất để tiêu dùng nội bộ, khuyến mãi, quảng cáo, phục vụ cho kinh doanh sản xuất hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT), tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ là hàng tiêu dùng nội bộ phục vụ cho sản xuất kinh doanh hay khuyến mãi, quảng cáo không thu tiền. Đối với hóa đơn GTGT gạch bỏ dòng thuế suất và tiền thuế GTGT, chỉ ghi dòng giá thanh toán là giá thành hoặc giá vốn hàng hóa.
Câu 7: Đối với sản phẩm hàng hóa dùng để trao đổi, thưởng hoặc trả thay tiền lương cho người lao động có sử dụng hóa đơn hay không? Nếu có sử dụng thì ghi như thế nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5.5, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì đối với sản phẩm hàng hóa dùng để trao đổi, thưởng hoặc trả thay tiền lương cho người lao động, tiêu dùng nội bộ không phục vụ cho sản xuất kinh doanh hoặc phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT thì tổ chức, cá nhân phải lập hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng), trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng cho khách
Câu 8: Cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng loại hóa đơn nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 1, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT (trừ trường hợp được dùng hóa đơn, chứng từ đặc thù ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT).
Câu 9: Trường hợp cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT; hoặc bán vàng bạc, đá quý, ngoại tệ thì phải sử dụng hóa đơn gì và cách ghi như thế nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5.1, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì trường hợp cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, hoặc bán vàng bạc, đá quý, ngoại tệ thì phải sử dụng hóa đơn GTGT, trên hóa đơn GTGT chỉ ghi dòng giá bán là giá không có thuế GTGT, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ. Trên hóa đơn ghi rõ là hàng hóa không chịu thuế GTGT.
Câu 10: Trường hợp cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ đã được sử dụng hóa đơn GTGT nhưng có sản xuất hàng hóa hay kinh doanh dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc làm đại lý bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của cơ sở sản xuất theo đúng giá quy định của cơ sở sản xuất hưởng hoa hồng thì sử dụng loại hóa đơn nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì trường hợp cơ sở sản xuất, kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ đã được sử dụng hóa đơn GTGT nhưng có sản xuất hàng hóa hay kinh doanh dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc làm đại lý bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của cơ sở sản xuất theo đúng giá quy định của cơ sở sản xuất hưởng hoa hồng thì phải sử dụng thêm hóa đơn bán hàng. Như vậy, cơ sở sản xuất, kinh doanh thuộc trường hợp trên được sử dụng song song 02 loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT để bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và hóa đơn bán hàng để bán hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt do sản xuất, kinh doanh hay làm đại lý bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của sản xuất (hưởng hoa hồng).
Câu 11: Trường hợp cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ phải sử dụng loại hóa đơn nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 2, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì trường hợp cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ phải sử dụng loại hóa đơn bán hàng.
Câu 12: Hóa đơn, chứng từ nào hiện nay được xem là hợp pháp, hợp lệ khi sử dụng?
Trả lời: Hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ được sử dụng là :
* Hóa đơn do BTC (Tổng Cục Thuế) phát hành do Cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh.
* Hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in để sử dụng theo mẫu quy định đã được Tổng Cục Thuế hoặc Cục Thuế tỉnh, Thành phố chấp thuận cho sử dụng và có đăng ký sử dụng hóa đơn tại Cục Thuế địa phương (tỉnh, thành phố).
* Các loại hóa đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng.
* Các bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra theo chế độ quy định.
* Hóa đơn phải là liên 2 bản chính.
* Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu trên hóa đơn
* Hóa đơn phải ghi đầy đủ rõ ràng các nội dung đã in sẵn trên hóa đơn
* Hóa đơn không bị tẩy xóa, sửa chữa hay nhàu nát (còn nguyên vẹn).
Câu 13: Hàng hóa, dịch vụ bán áp dụng hình thức giảm giá thì giá bán thể hiện trên hóa đơn như thế nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5.6, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì hàng hóa, dịch vụ bán áp dụng hình thức giảm giá thì giá bán thể hiện trên hóa đơn là giá đã được giảm.
Nếu việc giảm giá áp dụng căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thực tế mua đạt nhất định thì số tiền giảm giá của hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Hóa đơn phải ghi rõ giảm giá hàng hóa bán của các hóa đơn nào trước đó đã xuất.
Trường hợp lần mua tiếp theo được giảm giá nhưng lần mua này giá bán hàng hóa, dịch vụ thấp hơn số tiền được giảm thì chỉ được ghi số tiền giảm giá bằng với giá bán hàng hóa, dịch vụ. Số tiền được giảm còn lại sẽ tính giảm vào hóa đơn mua kỳ sau.
Câu 14: Trường hợp hàng hóa đã bán bị người mua trả lại (toàn bộ hoặc một phần hàng hóa) thì phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5.8, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì cơ sở kinh doanh mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng nhưng do hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng... hóa đơn này là căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh số thuế GTGT đã khai.
Căn cứ hóa đơn trả lại hàng của người mua, người bán và người mua điều chỉnh số thuế GTGT đã kê khai bằng cách: Cơ sở bán ghi số âm theo hóa đơn xuất trả hàng trên bảng kê 02/GTGT (đối với người bán), và bảng kê 03/GTGT hoặc bảng kê 05/GTGT (đối với người mua).
Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày tháng của hóa đơn), lý do trả hàng kèm theo hóa đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế GTGT của bên bán.
Trường hợp trả lại một phần hàng hóa thì người bán lập lại hóa đơn cho hàng hóa người mua đã nhận và chấp nhận thanh toán theo số lượng, chủng loại, giá cả hai bên đã thỏa thuận.
Trường hợp người bán đã xuất hàng và lập hóa đơn, người mua chưa nhận hàng và phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hàng hóa, khi trả lại hàng bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị, lý do trả hàng theo hóa đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn) đồng thời kèm theo hóa đơn để gửi trả bên bán làm căn cứ điều chỉnh doanh số và thuế GTGT đầu ra.
Câu 15: Trường hợp đối với cơ sở kinh doanh đã xuất bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ và lập hóa đơn nhưng do hàng hóa, dịch vụ không đảm bảo chất lượng, quy cách... phải điều chỉnh tăng giảm giá bán thì phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5.9, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì đối với cơ sở kinh doanh đã xuất bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ và lập hóa đơn nhưng do hàng hóa, dịch vụ không đảm bảo chất lượng, quy cách... phải điều chỉnh tăng giảm giá bán thì bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hóa, mức giá tăng (giảm) theo hóa đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn, thời gian), lý do tăng (giảm) giá, đồng thời bên bán lập hóa đơn để điều chỉnh mức giá đã điều chỉnh. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh giá cho hàng hóa, dịch vụ tại hóa đơn số, ký hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giá, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh thuế đầu ra, đầu vào.
Câu 16: Đối với hoạt động mua bán vàng, bạc, đá quý, nếu cơ sở kinh doanh mua của cá nhân không kinh doanh, không có hóa đơn thì phải làm thế nào để được xem là có chứng từ hợp pháp?
Trả lời: Đối với hoạt động mua bán vàng, bạc, đá quý, nếu cơ sở kinh doanh mua của cá nhân không kinh doanh, không có hóa đơn thì lập bảng kê hàng hóa mua vào.
Câu 17: Thế nào được xem là một hóa đơn hợp pháp?
Trả lời: Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn do BTC phát hành hoặc hóa đơn tự in của các tổ chức, cá nhân được Tổng cục Thuế, Cục Thuế tỉnh, Thành phố chấp thuận bằng văn bản, in và đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế theo quy định có đầy đủ nội dung như:
* Hóa đơn do người bán hàng hóa, dịch vụ thu tiền, kể cả trao đổi sản phẩm lập giao cho người mua hàng phải là bản gốc liên 2 (liên giao khách hàng).
* Hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung in sẵn trên hóa đơn và phải nguyên vẹn, không rách hoặc nhàu nát.
* Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng trung thực, đầy đủ, chính xác, không bị tẩy xóa, sửa chữa.
Câu 18: Những trường hợp nào được xem là hóa đơn không hợp pháp?
Trả lời: Hóa đơn không hợp pháp là hóa đơn không do BTC phát hành hoặc hóa đơn tự in chưa được Tổng cục Thuế, Cục Thuế tỉnh, Thành phố chấp thuận bằng văn bản, hóa đơn lập không đúng, không ghi đầy đủ các chỉ tiêu quy định trên mẫu hóa đơn. Ngoài ra, những trường hợp sau đây hóa đơn cũng không coi là hợp pháp:
* Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ
* Dùng hóa đơn mua hàng về tẩy, xóa ghi giá trị hàng hóa, số thuế cao hơn thực tế mua vào.
* Khi bán hàng thông đồng hoặc tự ý khi lập hóa đơn ghi liên1 và liên 2 (giao cho khách hàng ) khác nhau.
* Mua hóa đơn khống chỉ về tự lập hóa đơn mua hàng.
* Lập hóa đơn khống (thực tế là không mua, bán hàng hóa, dịch vụ).
* Dùng hóa đơn đã báo mất để bán hàng hóa, dịch vụ...
* Sử dụng hóa đơn giả để thanh, quyết toán tài chính, để kê khai khấu trừ thuế, hoàn thuế.
Câu 19: Đơn vị sử dụng hóa đơn phải bảo quản và lưu giữ hóa đơn như thế nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 2, Mục VII, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của BTC thì hóa đơn được bảo quản như tài sản đặc biệt (biểu mẫu, chứng từ thu, chi NSNN thuộc loại đặc biệt), không để mất mát, hư hỏng. Nghiêm cấm việc bán, trao đổi, cho mượn hóa đơn. Mọi trường hợp mất hóa đơn phải báo cáo với cơ quan thuế và cơ quan công an (trong vòng 5 ngày) số lượng hóa đơn mất, ký hiệu, số hóa đơn, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật. Đối với số hóa đơn đã dùng phải được bảo quản và lưu giữ theo đúng quy định.
Câu 20: Mỗi đơn vị có thể sử dụng bao nhiêu loại hóa đơn? Nếu đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn đặc thù (tự in) thì có được sử dụng hóa đơn do BTC phát hành hoặc ngược lại không?
Trả lời: Căn cứ vào đặc điểm, tính chất và hình thức của hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ, đơn vị có thể đăng ký (theo đúng thủ tục quy định) nhiều loại hóa đơn khác nhau để sử dụng cho phù hợp.
Trường hợp đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn tự in, nếu có nhu cầu cần thiết vẫn được sử dụng thêm loại hóa đơn do BTC phát hành (hoặc ngược lại) nhưng phải đảm bảo nguyên tắc:
* Không được sử dụng 2 loại hóa đơn cho một loại hình sản xuất kinh doanh khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ thu tiền.
* Phải có quyết định hay văn bản chấp thuận của Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố.
Câu 21: Trường hợp cơ sở kinh doanh phát sinh việc cho vay (mượn) và xuất trả hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu thì có phải dùng hóa đơn và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng hay không?
Trả lời: Về nguyên tắc, cơ sở kinh doanh cho cơ sở khác vay, mượn vật tư, hàng hóa thì hai bên cho vay và bên vay phải lập hợp đồng kinh tế ghi rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, giá tiền, thời hạn trả, và điều khoản phạt nếu một trong hai bên vi phạm hợp đồng kinh tế.
Trường hợp cơ sở kinh doanh cho vay (mượn) và xuất trả hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu thì chứng từ sử dụng khi xuất, vận chuyển hàng hóa, vật tư, hàng hóa, nguyên, vật liệu cho vay và trả lại là hóa đơn giá trị gia tăng (nếu là đơn vị nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế) hoặc hóa đơn bán hàng (nếu là đơn vị nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng). Hóa đơn phải ghi rõ nội dung hàng xuất cho vay hoặc trả, tên đơn vị vay trả, mã số thuế đơn vị cho vay, đơn vị trả, số lượng, chủng loại, quy cách, giá trị hàng hóa, vật tư vay mượn theo hợp đồng số... ngày... Vì vậy, đối với hóa đơn giá trị gia tăng dòng tiền thuế giá trị gia tăng gạch chéo và hợp đồng vay muợn vật tư, hàng hóa là chứng từ vận chuyển để lưu thông trên đường và để xuất trình với cơ quan thuế địa phương trong ký kê khai tính thuế.
Hàng hóa, vật tư cho vay không chịu thuế giá trị gia tăng; các trường hợp cho vay vật tư, hàng hóa, nếu sau đó thanh toán trả bằng loại vật tư, hàng hóa khác hoặc bằng tiền coi là quan hệ mua bán phải tính và nộp thuế giá trị gia tăng.
Câu 22: Liên lưu của hóa đơn, đơn vị sử dụng phải lưu giữ bao nhiêu năm?
Trả lời: Căn cứ pháp lệnh kế toán thống kê và quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, thì tất cả các tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính năm phải lưu trữ 20 năm, tính từ khi kết thúc niên độ kế toán. Do đó các hóa đơn lưu đã sử dụng phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian và lưu trữ theo quy định chứng từ kế toán là 20 năm, tính từ khi kết thúc niên độ kế toán.
Trường hợp các hóa đơn của đơn vị đã hết thời hạn lưu trữ, cần được thanh hủy thì đơn vị phải có biên bản kèm theo bảng kê chi tiết loại, số lượng, chứng từ kế toán, số quyển, số ký hiệu (xêry), từ số... đến số... đồng thời thực hiện tiêu hủy theo điều 18, 19, 20 Chương III của Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC. Trong thời gian lưu trữ, đơn vị phải có trách nhiệm xuất trình hóa đơn liên lưu cho cơ quan thuế và cơ quan có trách nhiệm khi cần thiết.
Câu 23: Hóa đơn tự in được sử dụng như thế nào?
Trả lời: Hóa đơn phải ghi đầy đủ các nội dung theo mẫu đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Đối với loại hóa đơn tự in đóng thành cuốn, khi viết phải lót giấy than (trừ các loại hóa đơn được in bằng giấy carbonless). Riêng đối với loại hóa đơn tự in liên tục trên máy vi tính hoặc tháo rời hóa đơn đánh máy, các liên lưu phải được đóng thành quyển, theo số thứ tự để lưu giữ, bảo quản và phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian sử dụng.
Trường hợp viết sai, viết hỏng cần phải hủy bỏ, phải lưu đầy đủ các liên tại quyển hóa đơn để thanh toán với cơ quan thuế.
Câu 24: Trường hợp mang hàng hóa, vật tư đi bán lưu động ở nơi khác địa phương mà chưa xác định được đối tượng mua hàng thì sử dụng chứng từ gì để vận chuyển hàng trên đường?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5.10, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính thì nếu mang hàng hóa, vật tư của cơ sở kinh doanh cố định đưa đi bán hàng lưu động ở nơi khác (ngoài tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương) mà chưa rõ tên, địa chỉ của người mua thì phải sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ giao cho người thuộc cơ sở vận chuyển đi bán. Khi bán được hàng, phải xuất hóa đơn giao cho người mua hàng và kê khai nộp thuế theo đúng chế độ quy định.
Câu 25: Trường hợp các cơ sở kinh doanh xuất điều chuyển hàng hóa cho các chi nhánh, cửa hàng, v.v. Nhưng các chi nhánh, cửa hàng này hạch toán độc lập thì phải sử dụng hóa đơn hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?
Trả lời: Các cơ sở kinh doanh xuất hàng hóa cho các cơ sở hạch toán độc lập như các cửa hàng, chi nhánh..... thì phải sử dụng hóa đơn để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế gía trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau.
theo www.hanam.gov.vn
Câu 1: Khi sử dụng hóa đơn, người viết hóa đơn phải thực hiện những quy định gì?
Trả lời: Căn cứ Điểm 1, Mục VI, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính (BTC) thì khi viết hóa đơn phải lót giấy than để viết hoặc đánh máy một lần, để in sang các liên có nội dung như nhau, phải sử dụng từ số nhỏ đến số lớn, hết quyển mới sử dụng sang quyển khác, không được dùng cách số, cách quyển. Nội dung, chỉ tiêu đã in trên hóa đơn phải ghi đầy đủ, rõ ràng, đặc biệt mã số thuế của người mua hàng. Trường hợp người mua hàng không có mã số thuế thì gạch bỏ các ô trống ghi mã số thuế trên hóa đơn, gạch chéo phần bỏ trống không ghi hết từ phải sang trái, không được tẩy xóa, sửa chữa, làm nhàu nát hóa đơn. Hóa đơn giao cho khách hàng nhất thiết phải ghi đầy đủ mã số thuế của đơn vị bán, đơn vị mua hàng.
Câu 2: Trường hợp khi viết hóa đơn bị nhầm mà phải hủy bỏ thì xủ lý như thế nào?
Trả lời: Trường hợp hóa đơn viết sai cần hủy bỏ thì gạch chéo để chữ hủy bỏ vào các liên của số hóa đơn, không được xé rời khỏi cuống mà phải lưu giữ đầy đủ các liên để thanh toán số tờ bị hủy (hỏng) với cơ quan thuế (được thể hiện trên bản Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn).
Trường hợp đã giao hóa đơn cho khách hàng mới phát hiện sai hóa đơn thì hai bên phải lập biên bản thu hồi hóa đơn ghi rõ lý do thu hồi hóa đơn… Đồng thời cơ sở phải lập hóa đơn mới giao cho khách hàng. Hóa đơn mới phải ghi đầy đủ, đúng các chỉ tiêu theo quy định và ghi rõ: “Hóa đơn này thay thế hóa đơn ký hiệu…, số hóa đơn…, ngày…, tháng…., năm….”
Hóa đơn thu hồi phải kẹp vào quyển hóa đơn và phải xuất trình với cơ quan thuế trực tiếp quản lý, không được hủy hóa đơn. Cơ sở sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán đối với hành vi xé rời hóa đơn viết sai khỏi quyển hóa đơn và hủy hóa đơn thu hồi.
Câu 3: Trường hợp nào chức danh ký duyệt trên hóa đơn không nhất thiết phải là thủ trưởng đơn vị như mẫu hóa đơn đã in sẵn?
Trả lời: Căn cứ Điểm 1.2, Mục VI, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính thì trường hợp mẫu hóa đơn có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì không nhất thiết thủ trưởng phải ký duyệt mà có thể ủy quyền cho người bán hàng ký, ghi rõ họ, tên khi lập hóa đơn giao cho khách hàng. Việc ủy quyền người ký duyệt hóa đơn bán hàng phải có quyết định của thủ trưởng đơn vị và hóa đơn này phải được đóng dấu của tổ chức, cá nhân vào góc trên, bên trái của liên 2 hóa đơn, không được đóng dấu khống vào hóa đơn tại vị trí ký duyệt của thủ trưởng đơn vị.
Câu 4: Các tổ chức, cá nhân khi sử dụng hóa đơn mua tại Cơ quan thuế hoặc hóa đơn tự in cấp phát cho các chi nhánh, bộ phận, cửa hàng, đơn vị, phải mở sổ nào để theo dõi việc cấp phát, sử dụng hóa đơn của các bộ phận này?
Trả lời: Các tổ chức, cá nhân khi có cấp phát cho từng chi nhánh, bộ phận, cửa hàng, đơn vị phải mở 02 loại sổ theo dõi sau :
* Mở sổ tổng hợp theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn trong toàn đơn vị;
* Mở 02 sổ chi tiết theo dõi cho mỗi chi nhánh, bộ phận, cửa hàng sử dụng hóa đơn (một quyển lưu theo dõi tại đơn vị, một quyển theo dõi tại các chi nhánh, bộ phận, cửa hàng).
Câu 5: Hiện nay Bộ Tài chính phát hành các loại hóa đơn nào?
Trả lời: Các loại hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành còn giá trị sử dụng bao gồm:
* Hóa đơn GTGT 3 liên, mẫu số 01-GTKT-3LL
* Hóa đơn GTGT 2 liên, mẫu số 01-GTKT-2LN
* Hóa đơn bán hàng 3 liên, mẫu số 02-GTTT-3LL
* Hóa đơn bán hàng 2 liên, mẫu số 02-GTTT-2LN
* Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính, mẫu số 05TTC-3LL
* Hóa đơn thu mua hàng nông, lâm, thủy sản, mẫu số 06TMH-3LL
* Hóa đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền), mẫu số 07MTT
* Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, mẫu số 03VT-3LL (ký hiệu xêry.../99 trở đi)
* Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, mẫu số 04/XKĐL/3LL
* Hóa đơn thu phí bảo hiểm, mẫu số 05BV/BH hay 05/BH
* Hóa đơn bán tài sản tịch thu sung quỹ nhà nước, mẫu số 01/TSTT-3L
* Hóa đơn bán tài sản thanh lý, mẫu số HĐ/TSTL-3L
* Hóa đơn bán hàng dự trữ Quốc gia, mẫu số 02HDT-4LH
Câu 6: Đối với sản phẩm hàng hóa xuất để tiêu dùng nội bộ, khuyến mãi, quảng cáo, có sử dụng hóa đơn không? Nếu có sử dụng thì ghi như thế nào?
Trả lời: Căn cứ điểm 5.5, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính thì đối với sản phẩm hàng hóa xuất xuất để tiêu dùng nội bộ, khuyến mãi, quảng cáo, phục vụ cho kinh doanh sản xuất hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT), tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ là hàng tiêu dùng nội bộ phục vụ cho sản xuất kinh doanh hay khuyến mãi, quảng cáo không thu tiền. Đối với hóa đơn GTGT gạch bỏ dòng thuế suất và tiền thuế GTGT, chỉ ghi dòng giá thanh toán là giá thành hoặc giá vốn hàng hóa.
Câu 7: Đối với sản phẩm hàng hóa dùng để trao đổi, thưởng hoặc trả thay tiền lương cho người lao động có sử dụng hóa đơn hay không? Nếu có sử dụng thì ghi như thế nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5.5, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì đối với sản phẩm hàng hóa dùng để trao đổi, thưởng hoặc trả thay tiền lương cho người lao động, tiêu dùng nội bộ không phục vụ cho sản xuất kinh doanh hoặc phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT thì tổ chức, cá nhân phải lập hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng), trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng cho khách
Câu 8: Cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng loại hóa đơn nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 1, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT (trừ trường hợp được dùng hóa đơn, chứng từ đặc thù ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT).
Câu 9: Trường hợp cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT; hoặc bán vàng bạc, đá quý, ngoại tệ thì phải sử dụng hóa đơn gì và cách ghi như thế nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5.1, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì trường hợp cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, hoặc bán vàng bạc, đá quý, ngoại tệ thì phải sử dụng hóa đơn GTGT, trên hóa đơn GTGT chỉ ghi dòng giá bán là giá không có thuế GTGT, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ. Trên hóa đơn ghi rõ là hàng hóa không chịu thuế GTGT.
Câu 10: Trường hợp cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ đã được sử dụng hóa đơn GTGT nhưng có sản xuất hàng hóa hay kinh doanh dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc làm đại lý bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của cơ sở sản xuất theo đúng giá quy định của cơ sở sản xuất hưởng hoa hồng thì sử dụng loại hóa đơn nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì trường hợp cơ sở sản xuất, kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ đã được sử dụng hóa đơn GTGT nhưng có sản xuất hàng hóa hay kinh doanh dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc làm đại lý bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của cơ sở sản xuất theo đúng giá quy định của cơ sở sản xuất hưởng hoa hồng thì phải sử dụng thêm hóa đơn bán hàng. Như vậy, cơ sở sản xuất, kinh doanh thuộc trường hợp trên được sử dụng song song 02 loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT để bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và hóa đơn bán hàng để bán hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt do sản xuất, kinh doanh hay làm đại lý bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của sản xuất (hưởng hoa hồng).
Câu 11: Trường hợp cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ phải sử dụng loại hóa đơn nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 2, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì trường hợp cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ phải sử dụng loại hóa đơn bán hàng.
Câu 12: Hóa đơn, chứng từ nào hiện nay được xem là hợp pháp, hợp lệ khi sử dụng?
Trả lời: Hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ được sử dụng là :
* Hóa đơn do BTC (Tổng Cục Thuế) phát hành do Cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh.
* Hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in để sử dụng theo mẫu quy định đã được Tổng Cục Thuế hoặc Cục Thuế tỉnh, Thành phố chấp thuận cho sử dụng và có đăng ký sử dụng hóa đơn tại Cục Thuế địa phương (tỉnh, thành phố).
* Các loại hóa đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng.
* Các bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra theo chế độ quy định.
* Hóa đơn phải là liên 2 bản chính.
* Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu trên hóa đơn
* Hóa đơn phải ghi đầy đủ rõ ràng các nội dung đã in sẵn trên hóa đơn
* Hóa đơn không bị tẩy xóa, sửa chữa hay nhàu nát (còn nguyên vẹn).
Câu 13: Hàng hóa, dịch vụ bán áp dụng hình thức giảm giá thì giá bán thể hiện trên hóa đơn như thế nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5.6, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì hàng hóa, dịch vụ bán áp dụng hình thức giảm giá thì giá bán thể hiện trên hóa đơn là giá đã được giảm.
Nếu việc giảm giá áp dụng căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thực tế mua đạt nhất định thì số tiền giảm giá của hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Hóa đơn phải ghi rõ giảm giá hàng hóa bán của các hóa đơn nào trước đó đã xuất.
Trường hợp lần mua tiếp theo được giảm giá nhưng lần mua này giá bán hàng hóa, dịch vụ thấp hơn số tiền được giảm thì chỉ được ghi số tiền giảm giá bằng với giá bán hàng hóa, dịch vụ. Số tiền được giảm còn lại sẽ tính giảm vào hóa đơn mua kỳ sau.
Câu 14: Trường hợp hàng hóa đã bán bị người mua trả lại (toàn bộ hoặc một phần hàng hóa) thì phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5.8, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì cơ sở kinh doanh mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng nhưng do hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng... hóa đơn này là căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh số thuế GTGT đã khai.
Căn cứ hóa đơn trả lại hàng của người mua, người bán và người mua điều chỉnh số thuế GTGT đã kê khai bằng cách: Cơ sở bán ghi số âm theo hóa đơn xuất trả hàng trên bảng kê 02/GTGT (đối với người bán), và bảng kê 03/GTGT hoặc bảng kê 05/GTGT (đối với người mua).
Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày tháng của hóa đơn), lý do trả hàng kèm theo hóa đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế GTGT của bên bán.
Trường hợp trả lại một phần hàng hóa thì người bán lập lại hóa đơn cho hàng hóa người mua đã nhận và chấp nhận thanh toán theo số lượng, chủng loại, giá cả hai bên đã thỏa thuận.
Trường hợp người bán đã xuất hàng và lập hóa đơn, người mua chưa nhận hàng và phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hàng hóa, khi trả lại hàng bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị, lý do trả hàng theo hóa đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn) đồng thời kèm theo hóa đơn để gửi trả bên bán làm căn cứ điều chỉnh doanh số và thuế GTGT đầu ra.
Câu 15: Trường hợp đối với cơ sở kinh doanh đã xuất bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ và lập hóa đơn nhưng do hàng hóa, dịch vụ không đảm bảo chất lượng, quy cách... phải điều chỉnh tăng giảm giá bán thì phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5.9, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì đối với cơ sở kinh doanh đã xuất bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ và lập hóa đơn nhưng do hàng hóa, dịch vụ không đảm bảo chất lượng, quy cách... phải điều chỉnh tăng giảm giá bán thì bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hóa, mức giá tăng (giảm) theo hóa đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn, thời gian), lý do tăng (giảm) giá, đồng thời bên bán lập hóa đơn để điều chỉnh mức giá đã điều chỉnh. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh giá cho hàng hóa, dịch vụ tại hóa đơn số, ký hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giá, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh thuế đầu ra, đầu vào.
Câu 16: Đối với hoạt động mua bán vàng, bạc, đá quý, nếu cơ sở kinh doanh mua của cá nhân không kinh doanh, không có hóa đơn thì phải làm thế nào để được xem là có chứng từ hợp pháp?
Trả lời: Đối với hoạt động mua bán vàng, bạc, đá quý, nếu cơ sở kinh doanh mua của cá nhân không kinh doanh, không có hóa đơn thì lập bảng kê hàng hóa mua vào.
Câu 17: Thế nào được xem là một hóa đơn hợp pháp?
Trả lời: Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn do BTC phát hành hoặc hóa đơn tự in của các tổ chức, cá nhân được Tổng cục Thuế, Cục Thuế tỉnh, Thành phố chấp thuận bằng văn bản, in và đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế theo quy định có đầy đủ nội dung như:
* Hóa đơn do người bán hàng hóa, dịch vụ thu tiền, kể cả trao đổi sản phẩm lập giao cho người mua hàng phải là bản gốc liên 2 (liên giao khách hàng).
* Hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung in sẵn trên hóa đơn và phải nguyên vẹn, không rách hoặc nhàu nát.
* Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng trung thực, đầy đủ, chính xác, không bị tẩy xóa, sửa chữa.
Câu 18: Những trường hợp nào được xem là hóa đơn không hợp pháp?
Trả lời: Hóa đơn không hợp pháp là hóa đơn không do BTC phát hành hoặc hóa đơn tự in chưa được Tổng cục Thuế, Cục Thuế tỉnh, Thành phố chấp thuận bằng văn bản, hóa đơn lập không đúng, không ghi đầy đủ các chỉ tiêu quy định trên mẫu hóa đơn. Ngoài ra, những trường hợp sau đây hóa đơn cũng không coi là hợp pháp:
* Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ
* Dùng hóa đơn mua hàng về tẩy, xóa ghi giá trị hàng hóa, số thuế cao hơn thực tế mua vào.
* Khi bán hàng thông đồng hoặc tự ý khi lập hóa đơn ghi liên1 và liên 2 (giao cho khách hàng ) khác nhau.
* Mua hóa đơn khống chỉ về tự lập hóa đơn mua hàng.
* Lập hóa đơn khống (thực tế là không mua, bán hàng hóa, dịch vụ).
* Dùng hóa đơn đã báo mất để bán hàng hóa, dịch vụ...
* Sử dụng hóa đơn giả để thanh, quyết toán tài chính, để kê khai khấu trừ thuế, hoàn thuế.
Câu 19: Đơn vị sử dụng hóa đơn phải bảo quản và lưu giữ hóa đơn như thế nào?
Trả lời: Căn cứ Điểm 2, Mục VII, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của BTC thì hóa đơn được bảo quản như tài sản đặc biệt (biểu mẫu, chứng từ thu, chi NSNN thuộc loại đặc biệt), không để mất mát, hư hỏng. Nghiêm cấm việc bán, trao đổi, cho mượn hóa đơn. Mọi trường hợp mất hóa đơn phải báo cáo với cơ quan thuế và cơ quan công an (trong vòng 5 ngày) số lượng hóa đơn mất, ký hiệu, số hóa đơn, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật. Đối với số hóa đơn đã dùng phải được bảo quản và lưu giữ theo đúng quy định.
Câu 20: Mỗi đơn vị có thể sử dụng bao nhiêu loại hóa đơn? Nếu đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn đặc thù (tự in) thì có được sử dụng hóa đơn do BTC phát hành hoặc ngược lại không?
Trả lời: Căn cứ vào đặc điểm, tính chất và hình thức của hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ, đơn vị có thể đăng ký (theo đúng thủ tục quy định) nhiều loại hóa đơn khác nhau để sử dụng cho phù hợp.
Trường hợp đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn tự in, nếu có nhu cầu cần thiết vẫn được sử dụng thêm loại hóa đơn do BTC phát hành (hoặc ngược lại) nhưng phải đảm bảo nguyên tắc:
* Không được sử dụng 2 loại hóa đơn cho một loại hình sản xuất kinh doanh khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ thu tiền.
* Phải có quyết định hay văn bản chấp thuận của Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố.
Câu 21: Trường hợp cơ sở kinh doanh phát sinh việc cho vay (mượn) và xuất trả hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu thì có phải dùng hóa đơn và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng hay không?
Trả lời: Về nguyên tắc, cơ sở kinh doanh cho cơ sở khác vay, mượn vật tư, hàng hóa thì hai bên cho vay và bên vay phải lập hợp đồng kinh tế ghi rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, giá tiền, thời hạn trả, và điều khoản phạt nếu một trong hai bên vi phạm hợp đồng kinh tế.
Trường hợp cơ sở kinh doanh cho vay (mượn) và xuất trả hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu thì chứng từ sử dụng khi xuất, vận chuyển hàng hóa, vật tư, hàng hóa, nguyên, vật liệu cho vay và trả lại là hóa đơn giá trị gia tăng (nếu là đơn vị nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế) hoặc hóa đơn bán hàng (nếu là đơn vị nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng). Hóa đơn phải ghi rõ nội dung hàng xuất cho vay hoặc trả, tên đơn vị vay trả, mã số thuế đơn vị cho vay, đơn vị trả, số lượng, chủng loại, quy cách, giá trị hàng hóa, vật tư vay mượn theo hợp đồng số... ngày... Vì vậy, đối với hóa đơn giá trị gia tăng dòng tiền thuế giá trị gia tăng gạch chéo và hợp đồng vay muợn vật tư, hàng hóa là chứng từ vận chuyển để lưu thông trên đường và để xuất trình với cơ quan thuế địa phương trong ký kê khai tính thuế.
Hàng hóa, vật tư cho vay không chịu thuế giá trị gia tăng; các trường hợp cho vay vật tư, hàng hóa, nếu sau đó thanh toán trả bằng loại vật tư, hàng hóa khác hoặc bằng tiền coi là quan hệ mua bán phải tính và nộp thuế giá trị gia tăng.
Câu 22: Liên lưu của hóa đơn, đơn vị sử dụng phải lưu giữ bao nhiêu năm?
Trả lời: Căn cứ pháp lệnh kế toán thống kê và quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, thì tất cả các tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính năm phải lưu trữ 20 năm, tính từ khi kết thúc niên độ kế toán. Do đó các hóa đơn lưu đã sử dụng phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian và lưu trữ theo quy định chứng từ kế toán là 20 năm, tính từ khi kết thúc niên độ kế toán.
Trường hợp các hóa đơn của đơn vị đã hết thời hạn lưu trữ, cần được thanh hủy thì đơn vị phải có biên bản kèm theo bảng kê chi tiết loại, số lượng, chứng từ kế toán, số quyển, số ký hiệu (xêry), từ số... đến số... đồng thời thực hiện tiêu hủy theo điều 18, 19, 20 Chương III của Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC. Trong thời gian lưu trữ, đơn vị phải có trách nhiệm xuất trình hóa đơn liên lưu cho cơ quan thuế và cơ quan có trách nhiệm khi cần thiết.
Câu 23: Hóa đơn tự in được sử dụng như thế nào?
Trả lời: Hóa đơn phải ghi đầy đủ các nội dung theo mẫu đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Đối với loại hóa đơn tự in đóng thành cuốn, khi viết phải lót giấy than (trừ các loại hóa đơn được in bằng giấy carbonless). Riêng đối với loại hóa đơn tự in liên tục trên máy vi tính hoặc tháo rời hóa đơn đánh máy, các liên lưu phải được đóng thành quyển, theo số thứ tự để lưu giữ, bảo quản và phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian sử dụng.
Trường hợp viết sai, viết hỏng cần phải hủy bỏ, phải lưu đầy đủ các liên tại quyển hóa đơn để thanh toán với cơ quan thuế.
Câu 24: Trường hợp mang hàng hóa, vật tư đi bán lưu động ở nơi khác địa phương mà chưa xác định được đối tượng mua hàng thì sử dụng chứng từ gì để vận chuyển hàng trên đường?
Trả lời: Căn cứ Điểm 5.10, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính thì nếu mang hàng hóa, vật tư của cơ sở kinh doanh cố định đưa đi bán hàng lưu động ở nơi khác (ngoài tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương) mà chưa rõ tên, địa chỉ của người mua thì phải sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ giao cho người thuộc cơ sở vận chuyển đi bán. Khi bán được hàng, phải xuất hóa đơn giao cho người mua hàng và kê khai nộp thuế theo đúng chế độ quy định.
Câu 25: Trường hợp các cơ sở kinh doanh xuất điều chuyển hàng hóa cho các chi nhánh, cửa hàng, v.v. Nhưng các chi nhánh, cửa hàng này hạch toán độc lập thì phải sử dụng hóa đơn hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?
Trả lời: Các cơ sở kinh doanh xuất hàng hóa cho các cơ sở hạch toán độc lập như các cửa hàng, chi nhánh..... thì phải sử dụng hóa đơn để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế gía trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau.
theo www.hanam.gov.vn
Sửa lần cuối:
