Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. Và thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin.
Tại sao quản trị thông tin lại quan trọng?
Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin.
Tất cả các cấp trong chính phủ đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức chính phủ đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong chính phủ đang được thực hiện.
Các nhân tố chính để thành công
* Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức.
* Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội bộ tổ chức và với các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực công cộng khác; thông qua các thoả thuận với các tổ chức trong lĩnh vực tư nhân tại những điểm phù hợp.
* Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện và nhất quán.
* Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi.
* Thông tin cần phải được đưa tới công chúng một cách thuận tiện thông qua nhiều kênh khác nhau.
* Các bản ghi và các phần thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt.
* Tổ chức đạt được mức độ cao trong việc về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lý thông tin
Những người liên quan đến quản trị thông tin - Bao gồm:
* Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như tính chính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin.
* Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bảo trì thiết bị truyền thông tin và các vấn đề liên quan tới công nghệ thông tin.
* Người sử dụng (trong và ngoài tổ chức) truy cập và sử dụng các thông tin do người sở hữu thông tin chỉ định và được người chăm sóc thông tin cho phép.
Quản trị chịu trách nhiệm quản lý thông tin được coi như một tài sản kinh doanh
Những yêu cầu này áp dụng cho tất cả các loại tài sản thông tin của tổ chức. Lời chỉ dẫn này tập trung vào các thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử (bao gồm các hình ảnh, bản đồ, âm thanh video – và tất cả các thông tin được số hoá) nhưng hầu hết các quy tắc cũng có thể áp dụng được với các thông tin lưu trữ trên giấy.
Các quy tắc
Vai trò của thông tin trong việc hiện đại hoá các hoạt động của chính phủ Hầu hết chương trình hiện đại hoá và các sáng kiến sử dụng thông tin trong các hoạt động của Chính phủ đều dựa vào việc thực hiện các biện pháp tiếp cận mới mẻ về quản trị và khai thác tài sản thông tin của các tổ chức trong lĩnh vực công cộng. Ví dụ:
* Việc thực hiện các dịch vụ điện tử cho công chúng và các doanh nghiệp yêu cầu các tổ chức trong lĩnh vực công cộng phải suy nghĩ lại về cách thức xử lý thông tin cũng như cách thức phổ biến và thu thập thông tin cần mới mẻ hơn – thông qua kênh phân phối thứ ba, thông qua cổng thông tin của chính phủ và thông qua các phương tiện truyền thông mới như truyền hình kỹ thuật số hay điện thoại.
* Yêu cầu tham gia vào công việc của chính phủ, và sự phát triển của các chương trình đang xen nhau cần phải có sự chia sẻ thông tin nhiều hơn nữa giữa các tổ chức công cộng – ví dụ thông qua mạng nội bộ của chính phủ (Government Secure Intranet - GSI)
* Việc chuyển đổi quá trình hoạch định chính sách dựa trên các căn cứ và tầm quan trọng của việc điều hành hoạt động của các tổ chức và cải tiến phương thức quản trị rủi ro đã đặt ra yêu cầu mới đối với khả năng khai thác các nguồn thông tin có liên quan và đáng tin cậy cũng như đối với các thiết bị tạo và xử lý dữ liệu.
* Yêu cầu cần phải có cái nhìn nhanh hơn và xa hơn dẫn tới những người có liên quan đến lĩnh vực quản lý, lập kế hoạch, giao tế và hoạch định chính sách sử dụng các nguồn thông tin từ GSI và Internet ngày càng nhiều; những người sử dụng thông tin trong lĩnh vực công cộng sẽ cần phải học cách khai thác các nguồn thông tin khổng lồ từ Internet.
Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả
Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý trong tổ chức có thể:
* Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng
* Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động
* Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ
* Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài
Các loại thông tin
Thông tin do tổ chức sở hữu và các thông tin từ bên ngoài mà tổ chức truy cập vào có rất nhiều dạng khác nhau và thường được định dạng số hoá để lưu trữ và truyền đi.
Dữ liệu đã được cấu trúc
Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được dùng để hỗ trợ cho các hoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh. Các cơ sở dữ liệu bao gồm những bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan đến kinh doanh như các khách hàng, tình hình tài chính, các công ty và các nguồn lực khác trong và ngoài tổ chức.
Các dữ liệu chưa được cấu trúc
Những dữ liệu loại này bao gồm hình, ảnh, bản đồ, các bản thu âm và video. Trong lĩnh vực công cộng, rất nhiều loại tài liệu dưới dạng giấy tờ được lưu trữ trong các tệp Registry và sẽ được chuyển thành một phần của các bản ghi.
Thông tin tham khảo và thư viện
Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn thông tin khác nhau ngày càng nhiều bao gồm các cuốn catogue, cơ sở dữ liệu thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến và dịch vụ Internet.
Tại sao quản trị thông tin lại quan trọng?
Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin.
Tất cả các cấp trong chính phủ đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức chính phủ đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong chính phủ đang được thực hiện.
Các nhân tố chính để thành công
* Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức.
* Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội bộ tổ chức và với các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực công cộng khác; thông qua các thoả thuận với các tổ chức trong lĩnh vực tư nhân tại những điểm phù hợp.
* Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện và nhất quán.
* Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi.
* Thông tin cần phải được đưa tới công chúng một cách thuận tiện thông qua nhiều kênh khác nhau.
* Các bản ghi và các phần thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt.
* Tổ chức đạt được mức độ cao trong việc về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lý thông tin
Những người liên quan đến quản trị thông tin - Bao gồm:
* Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như tính chính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin.
* Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bảo trì thiết bị truyền thông tin và các vấn đề liên quan tới công nghệ thông tin.
* Người sử dụng (trong và ngoài tổ chức) truy cập và sử dụng các thông tin do người sở hữu thông tin chỉ định và được người chăm sóc thông tin cho phép.
Quản trị chịu trách nhiệm quản lý thông tin được coi như một tài sản kinh doanh
Những yêu cầu này áp dụng cho tất cả các loại tài sản thông tin của tổ chức. Lời chỉ dẫn này tập trung vào các thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử (bao gồm các hình ảnh, bản đồ, âm thanh video – và tất cả các thông tin được số hoá) nhưng hầu hết các quy tắc cũng có thể áp dụng được với các thông tin lưu trữ trên giấy.
Các quy tắc
Vai trò của thông tin trong việc hiện đại hoá các hoạt động của chính phủ Hầu hết chương trình hiện đại hoá và các sáng kiến sử dụng thông tin trong các hoạt động của Chính phủ đều dựa vào việc thực hiện các biện pháp tiếp cận mới mẻ về quản trị và khai thác tài sản thông tin của các tổ chức trong lĩnh vực công cộng. Ví dụ:
* Việc thực hiện các dịch vụ điện tử cho công chúng và các doanh nghiệp yêu cầu các tổ chức trong lĩnh vực công cộng phải suy nghĩ lại về cách thức xử lý thông tin cũng như cách thức phổ biến và thu thập thông tin cần mới mẻ hơn – thông qua kênh phân phối thứ ba, thông qua cổng thông tin của chính phủ và thông qua các phương tiện truyền thông mới như truyền hình kỹ thuật số hay điện thoại.
* Yêu cầu tham gia vào công việc của chính phủ, và sự phát triển của các chương trình đang xen nhau cần phải có sự chia sẻ thông tin nhiều hơn nữa giữa các tổ chức công cộng – ví dụ thông qua mạng nội bộ của chính phủ (Government Secure Intranet - GSI)
* Việc chuyển đổi quá trình hoạch định chính sách dựa trên các căn cứ và tầm quan trọng của việc điều hành hoạt động của các tổ chức và cải tiến phương thức quản trị rủi ro đã đặt ra yêu cầu mới đối với khả năng khai thác các nguồn thông tin có liên quan và đáng tin cậy cũng như đối với các thiết bị tạo và xử lý dữ liệu.
* Yêu cầu cần phải có cái nhìn nhanh hơn và xa hơn dẫn tới những người có liên quan đến lĩnh vực quản lý, lập kế hoạch, giao tế và hoạch định chính sách sử dụng các nguồn thông tin từ GSI và Internet ngày càng nhiều; những người sử dụng thông tin trong lĩnh vực công cộng sẽ cần phải học cách khai thác các nguồn thông tin khổng lồ từ Internet.
Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả
Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý trong tổ chức có thể:
* Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng
* Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động
* Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ
* Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài
Các loại thông tin
Thông tin do tổ chức sở hữu và các thông tin từ bên ngoài mà tổ chức truy cập vào có rất nhiều dạng khác nhau và thường được định dạng số hoá để lưu trữ và truyền đi.
Dữ liệu đã được cấu trúc
Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được dùng để hỗ trợ cho các hoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh. Các cơ sở dữ liệu bao gồm những bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan đến kinh doanh như các khách hàng, tình hình tài chính, các công ty và các nguồn lực khác trong và ngoài tổ chức.
Các dữ liệu chưa được cấu trúc
Những dữ liệu loại này bao gồm hình, ảnh, bản đồ, các bản thu âm và video. Trong lĩnh vực công cộng, rất nhiều loại tài liệu dưới dạng giấy tờ được lưu trữ trong các tệp Registry và sẽ được chuyển thành một phần của các bản ghi.
Thông tin tham khảo và thư viện
Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn thông tin khác nhau ngày càng nhiều bao gồm các cuốn catogue, cơ sở dữ liệu thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến và dịch vụ Internet.
