Phân Tích và Tối Ưu Hóa Chi Phí Lưu Kho trong doanh nghiệp thương mại.

[Son.Tran]

A. Phân Tích và Tối Ưu Hóa Chi Phí Lưu Kho

Chi phí lưu kho bao gồm các chi phí liên quan đến việc bảo quản hàng hóa như chi phí lưu trữ, bảo hiểm, và chi phí hư hỏng hoặc hao mòn. Giảm thiểu chi phí lưu kho là một cách giúp tăng hiệu quả sử dụng vốn và cải thiện lợi nhuận.

Các phương pháp thực hiện:

• Đánh giá các chiến lược tối ưu hóa tồn kho: Áp dụng các kỹ thuật tối ưu hóa tồn kho như Just-in-Time (JIT) hoặc EOQ để duy trì mức tồn kho vừa đủ, giảm thiểu chi phí lưu kho.
• Phân tích chi phí lưu kho theo từng loại sản phẩm: Xác định các sản phẩm có chi phí lưu kho cao và đưa ra giải pháp phù hợp, ví dụ như giảm bớt tồn kho hoặc tối ưu hóa không gian lưu trữ.
• Sử dụng hệ thống tự động hóa trong quản lý kho: Sử dụng phần mềm quản lý kho và công nghệ như RFID để theo dõi lượng hàng tồn kho, giảm thiểu chi phí liên quan đến quản lý kho và tối ưu hóa diện tích lưu trữ.

b. Ví dụ minh họa:

Dưới đây là một ví dụ chi tiết về phân tích và tối ưu hóa chi phí lưu kho tại công ty thương mại ABC, chuyên kinh doanh các mặt hàng gia dụng với kho hàng lớn tại khu vực phía Bắc và phía Nam. Công ty ABC đang đối mặt với chi phí lưu kho cao, ảnh hưởng đến lợi nhuận và hiệu quả sử dụng vốn.

Bối cảnh: Công ty ABC có một kho hàng ở khu vực phía Bắc chứa 10.000 sản phẩm thuộc 5 loại hàng chính: đồ điện tử, đồ gia dụng, dụng cụ bếp, nội thất, và đồ dùng cá nhân. Tổng chi phí lưu kho mỗi tháng hiện tại của công ty là 250 triệu VND. Chi phí lưu kho bao gồm:

• Chi phí lưu trữ (bao gồm thuê kho và tiện ích): 150 triệu VND
• Chi phí bảo hiểm và bảo trì: 50 triệu VND
• Chi phí hư hỏng và hao mòn: 30 triệu VND
• Chi phí quản lý nhân sự kho: 20 triệu VND

Phương pháp thực hiện

1. Đánh giá các chiến lược tối ưu hóa tồn kho
Công ty thử nghiệm áp dụng mô hình Just-in-Time (JIT) và Economic Order Quantity (EOQ) cho các loại hàng hóa khác nhau nhằm giảm tồn kho và tối ưu hóa chi phí lưu trữ:

• Just-in-Time (JIT): Đối với các mặt hàng có tốc độ tiêu thụ nhanh như đồ điện tử và đồ dùng cá nhân, công ty chuyển sang nhập hàng theo nhu cầu, giảm tồn kho xuống mức tối thiểu.
• Economic Order Quantity (EOQ): Đối với các mặt hàng tiêu thụ chậm hơn, như đồ nội thất và dụng cụ bếp, công ty áp dụng công thức EOQ để tính toán số lượng đặt hàng tối ưu nhằm giảm thiểu chi phí lưu kho và đặt hàng.

Sau khi áp dụng JIT và EOQ, công ty đã cắt giảm được khoảng 20% chi phí lưu kho trong tháng đầu tiên, tiết kiệm khoảng 50 triệu VND.

2. Phân tích chi phí lưu kho theo từng loại sản phẩm

Công ty phân tích chi phí lưu kho cho từng loại sản phẩm để nhận diện các loại hàng có chi phí lưu kho cao:

Loại hàng​	Số lượng tồn kho trung bình​	Chi phí lưu kho trung bình mỗi tháng (VND)​	% Chi phí lưu kho tổng cộng​
Đồ điện tử	2,000​	50 triệu​	20%​
Đồ gia dụng	3,000​	80 triệu​	32%​
Dụng cụ bếp	1,500​	40 triệu​	16%​
Nội thất	2,500​	60 triệu​	24%​
Đồ dùng cá nhân	1,000​	20 triệu​	8%​

Kết quả phân tích cho thấy đồ gia dụng và nội thất chiếm phần lớn chi phí lưu kho. Với hai loại này, công ty đưa ra phương án tối ưu như sau:

• Đồ gia dụng: Giảm bớt tồn kho bằng cách khuyến mãi và đẩy mạnh bán hàng, kết hợp giảm giá cho những sản phẩm tồn kho lâu.
• Nội thất: Sắp xếp lại kho theo phương pháp FIFO (First In, First Out) để giảm thiểu hàng tồn kho cũ dễ hao mòn, tối ưu diện tích lưu trữ bằng cách di dời các mặt hàng ít bán ra khu vực xa hơn trong kho.

3. Sử dụng hệ thống tự động hóa trong quản lý kho
Công ty đầu tư phần mềm quản lý kho và sử dụng công nghệ RFID để quản lý các mặt hàng tồn kho. Phần mềm giúp theo dõi tồn kho tự động, xác định các sản phẩm chậm bán để đưa ra quyết định kịp thời.

• Lợi ích đạt được:
  
  • Tiết kiệm nhân sự: Chi phí quản lý kho giảm 15 triệu VND/tháng nhờ cắt giảm công việc thủ công.
  • Giảm hư hỏng và thất thoát: RFID giúp theo dõi chính xác vị trí từng sản phẩm, giảm tỷ lệ hư hỏng và hao mòn từ 30 triệu VND xuống còn 25 triệu VND/tháng.

Kết quả sau cải tiến

Sau khi thực hiện các giải pháp trên trong 3 tháng, chi phí lưu kho của công ty đã giảm đáng kể:

Mục chi phí​	Chi phí trước cải tiến (VND)​	Chi phí sau cải tiến (VND)​	Tiết kiệm được (VND)​
Chi phí lưu trữ	150 triệu​	120 triệu​	30 triệu​
Chi phí bảo hiểm	50 triệu​	45 triệu​	5 triệu​
Chi phí hư hỏng	30 triệu​	25 triệu​	5 triệu​
Chi phí quản lý nhân sự	20 triệu​	15 triệu​	5 triệu​
Tổng cộng	250 triệu​	205 triệu​	45 triệu​

Tổng kết: Việc phân tích và tối ưu hóa chi phí lưu kho giúp công ty ABC đạt được các lợi ích sau:

1. Giảm tổng chi phí lưu kho từ 250 triệu xuống còn 205 triệu VND, tiết kiệm 45 triệu VND mỗi tháng.
2. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nhờ giảm bớt tồn kho, giúp công ty tập trung vốn vào các hoạt động kinh doanh khác.
3. Cải thiện khả năng phản ứng linh hoạt với nhu cầu thị trường, nhờ áp dụng các chiến lược tồn kho JIT và EOQ.
4. Giảm hư hỏng và thất thoát hàng hóa: Hệ thống RFID và phần mềm quản lý kho giúp giảm tỷ lệ hao hụt và tối ưu quy trình quản lý kho.

Phân tích và tối ưu hóa chi phí lưu kho không chỉ giúp công ty giảm chi phí mà còn cải thiện hiệu quả vận hành, tăng cường khả năng cung ứng và nâng cao lợi nhuận tổng thể.

B. Mẫu báo cáo phân tích và tối ưu hóa chi phí lưu kho

BÁO CÁO PHÂN TÍCH VÀ TỐI ƯU HÓA CHI PHÍ LƯU KHO

I. Giới thiệu

Chi phí lưu kho là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Báo cáo này sẽ phân tích các chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa và đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu hóa chi phí lưu kho.

II. Phân tích chi phí lưu kho

1. Đánh giá các chiến lược tối ưu hóa tồn kho
   
   • Mục tiêu: Duy trì mức tồn kho hợp lý, giảm thiểu chi phí lưu kho.
   • Phương pháp:
     
     • Áp dụng kỹ thuật Just-in-Time (JIT) để giảm lượng hàng tồn kho.
     • Sử dụng mô hình EOQ (Economic Order Quantity) để xác định số lượng đặt hàng tối ưu.
   • Kết quả:
     
     • Giảm chi phí lưu kho hàng tháng xuống XX%.
     • Tăng tính linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
2. Phân tích chi phí lưu kho theo từng loại sản phẩm
   
   • Mục tiêu: Xác định các sản phẩm có chi phí lưu kho cao và đề xuất giải pháp cải thiện.
   • Phương pháp: Phân loại sản phẩm theo chi phí lưu kho:
     
     • Sản phẩm có chi phí lưu kho cao: X (ví dụ: thiết bị điện tử)
     • Sản phẩm có chi phí lưu kho thấp: Y (ví dụ: hàng tiêu dùng)
   • Kết quả:
     
     • Đề xuất giảm bớt tồn kho đối với các sản phẩm có chi phí lưu kho cao.
     • Tối ưu hóa không gian lưu trữ cho các sản phẩm có nhu cầu cao.
3. Sử dụng hệ thống tự động hóa trong quản lý kho
   
   • Mục tiêu: Nâng cao hiệu quả quản lý kho và giảm thiểu chi phí.
   • Phương pháp:
     
     • Triển khai phần mềm quản lý kho để theo dõi lượng hàng tồn kho và quy trình nhập/xuất hàng.
     • Ứng dụng công nghệ RFID để giám sát hàng hóa trong kho.
   • Kết quả:
     
     • Giảm thời gian kiểm kê hàng hóa xuống XX%.
     • Tối ưu hóa diện tích lưu trữ, giảm chi phí thuê kho.

III. Đề xuất giải pháp

• Xem xét áp dụng phương pháp Just-in-Time cho tất cả các sản phẩm để tối ưu hóa quy trình lưu kho.
• Đầu tư vào công nghệ quản lý kho hiện đại nhằm nâng cao khả năng theo dõi và quản lý hàng tồn kho.
• Xây dựng kế hoạch đánh giá định kỳ chi phí lưu kho để điều chỉnh kịp thời các chiến lược tồn kho.

IV. Kết luận
Tối ưu hóa chi phí lưu kho không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Việc áp dụng các kỹ thuật và công nghệ hiện đại sẽ đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online