Ðề: PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Để sử dụng phần mềm kế toán thì không khó, nhưng nó sẽ tuỳ thuộc vào từng loại phần mềm và cách hạch toán của từng doanh nghiệp.
1/ Mở phần mềm: yêu cầu có password do KTT cung cấp cho từng người ( quy định nội dung tụực hiện và báo cáo ựược xem- in-sửa...).
2/ Cơ bản sẽ có các mục lục về:
I/ Danh mục: nhập liệu & xem - in BC
- Danh mục tài khoản.
-Danh mục khách hàng: phân loại - nhóm khách hàng và nhập liệu theo đặc thù ( hỏi thông tin?), danh mục này khi in ra sẽ có đầy đủ các thông tin về tên, đc, MST, ....
- Danh mục hàng hoá: phần này lưu ý khi nhập tên mã hàng phải trùng khớp và có hệ thống loại thống nhất của toàn DN để tránh trường hợp mỗi người vào 1 mã xuất 1 mã, khi in sổ theo dõi kho thì cái có nhập nhưng không xuất - cái có xuất mà không có nhập => rất khó khăn khi đáh giá tồn kho để mua hàng dự trữ hoặc kiểm kê kho.
- Danh mục kho hàng: phần này cũng phải lưu ý, hàng nhập kho nào phải xuất ở kho đó, hoặc nên để thành 1 kho nếu chủng loại hàng hoá không quá phứt tạp.
Các phần trên đều có thể nhập thêm hoặc sửa số liệu khi mở ra và thao tác từng ô trên phiếu nhập liệu.
II/ Nhập liệu: phát sinh nghiệp vụ hàng ngày.
1/ Phiếu thu - phiếu chi:
- Nhập tên (mã) theo quy định của DN.
- Nhập số tiền- định khoản (theo DN, vì trên lý thuyết là thế, nhưng mỗi DN sẽ có các tiểu khoản- or cách định khoản riêng).
- Nhập hoá đơn mua vào của chi phí ( kèm theo đề nghị thanh toán) để chương trình tự chiết xuất số liệu vào BC thuế cuối tháng.
Để phần này tưực hiện nhah, KT có thể cộng tay phần chi phí và tách thuế của từng Đề nghị Thanh Toán trước khi vào máy (tránh sai sót).
-> Kiểm tra sổ quỹ ( của thủ quỹ) với tài khoản 1111 cuối ngày o r tuần.
2/ Phiếu nhập - Phiếu xuất:
- Phiếu nhập: Nội dung theo ô mở trên màn hình.
+ Cơ bản là nhập dữ liệu về Hoá Đơn Mua Hàng để báo cáo thuế cuối tháng.
- Phiếu Xuất : Nhập dữ liệu theo yêu cầu, có thể tính giá ôốn BQGQ, nâập trước xuất trơớc o r Nhập-xuất đích danh ( nhập giá nào xuất đúng giá đó, có thể theo dõi chính xác về lợi nhuận từng lô hàng or trị giá hàng ôồn kho..) Có những chương trình phần này nằm trong Phần Hoá Đơn Bán Hàng .
- Hoá đơn bán hàng: Nhập theo nội dung của các ô trên màn hình, định khoản chính xác.
Ngoài ra còn có nhập kho CCDC, TSCĐ ... quy định tỷ lệ khấu hao....
III/ Xem báo cáo: Xem tất cả các báo cáo về :
- Tiền mặt, TGNH.
- Phiếu thu- chi.
- Phiếu nhập-Xuất- HĐ bán hàng.
- Thẻ kho.
- Báo cáo bán hàng.
- CÔng nợ phải thu- trả.
- Báo cáo ưừng HĐồng .
- Báo cáo từng khách hàng - (theo mặt hàng, theo HĐ...)
- Báo cáo kế toán: Sổ cái, chi tiết, nhật ký, tổng hợp, Bảng cân đối, Lưu chuyển tiền, báo cáo thuế .....
Tạm thời thế là đủ choáng rồi, chúc may mắn.
