Những "tuyệt chiêu" trong Excel

[adung]

Sưu tầm: Tài liệu này rất hay và bổ ích cho những người yêu thích Excel
Những "tuyệt chiêu" trong Excel:
*Lời nói đầu
1.Tùy biến cửa sổ làm việc của bảng tính
2 Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều sheet
3 Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định
4 Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết
5 Ẩn sheet sao cho người dùng không thể dùng lệnh unhide để hiện ra
6 Tự thiết kế một bảng tính mẫu (template)
7 Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook
8 Giới hạn vùng cuộn của bảng tính
9 Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức
10 Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm dữ liệu trùng
11 Tìm dữ liệu xuất hiện 2 hoặc nhiều lần bằng công cụ Conditional Formating
12. Tạo riêng một thanh công cụ cho riêng một bảng tính cụ thể
13. Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống như sao chép tham chiếu tuyệt đối)
14. Gỡ bỏ những liên kết ma
15. Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường
16. Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi
17. Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác
18. Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox
19. Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting
20. Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện
21. Tô màu dòng xen kẽ
22. Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ô
23. Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng 1 checkbox
24. Dùng nhiều List cho 1 Combobox
25. Tạo một danh sách xác thực thay đổi theo sự lựa chọn từ một danh sách khác
26. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn
27. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực
28. Trích xuất dữ liệu số trong 1 chuỗi bằng VBA
29. Tùy biến chú thích của ô bảng tính
30. Sort thứ tự dựa trên nhiều hơn ba cột
31. Sắp xếp ngẫu nhiên
32. Thao tác trên dữ liệu với Advanced Filter
33. Tạo các định dạng số cho riêng bạn
34. Tăng thêm số lần Undo cho Excel
35. Tự tạo danh sách để fill

Lời nói đầu:

Trong quá trình thực hiện một bảng tính, chúng ta có thể mắc phải vô số lỗi, hoặc có thể mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn, và thường không để ý tới những cái có thể giúp chúng ta xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng hơn... Xin hân hạnh giới thiệu đến các bạn cuốn sách "Một ngày một tuyệt chiêu", lược dịch từ cuốn Excel Hacks, của hai tác giả David và Raina Hawley. Những "tuyệt chiêu" này sẽ giúp bạn tránh được những lỗi, và làm việc với bảng tính một cách có hiệu quả hơn.

Trước khi nói đến các "tuyệt chiêu" của Excel, xin nói sơ qua một chút về một số thủ thuật và quy tắc cơ bản, những điều sẽ giúp các bạn thực hiện những "tuyệt chiêu" được nói đến trong các phần sau cách dễ dàng hơn. Excel là một phần mềm bảng tính rất mạnh, và bạn có thể làm được những điều không thể tin nổi với nó. Nhưng không may, có nhiều người thiết kế bảng tính của mình với quá nhiều sự "lo xa", cẩn thận quá mức cần thiết, và làm cho nó trở nên phức tạp hơn là nó đáng bị như vậy. Phần mở đầu này sẽ mách cho bạn một số thủ thuật và quy tắc mà nếu bạn làm theo, bạn sẽ thấy chúng rất hiệu quả.

Xin nói thêm, tất cả các "chiêu" được trình bày sau đây, đa phần là viết cho Excel 2007. Nếu nó cũng có thể áp dụng cho các phiên bản trước, chúng tôi sẽ chú thích ở ngay bên cạnh: (Với Excel 2003 trở về trước, thì...)

Quy tắc 80/20
Có lẽ việc quan trọng nhất khi thực hiện một bảng tính là dành một thời gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí dữ liệu, tính trước những việc mình cần làm. Và đừng bao giờ nghĩ rằng sau khi hoàn thành, tôi sẽ không cần phải thêm vào đó các dữ liệu hoặc các công thức khác, vì bạn sẽ luôn làm ngược lại. Điều này có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho một bảng tính và khoảng 20% thời gian để thực hiện bảng tính đó.
Cho dù rằng, việc này có vẻ không cần thiết với những bảng tính nhỏ, nhưng bảo đảm rằng, nếu bạn quan tâm đến điều tôi vừa nói ở trên, thì về lâu về dài, bạn sẽ tránh được những cực nhọc khi phải cứ phải sửa đi sửa lại bảng tính của mình, và dễ dàng thực hiện được những bảng tính lớn sau khi đã dành cho nó một thời gian để lên kế hoạch thực hiện. Nên nhớ rằng, các bảng tính phải luôn mang lại cho người dùng những thông tin chính xác, chứ không phải là thông tin chỉ chính xác trong một trường hợp nào đó.

Những mẹo nhỏ về cấu trúc một bảng tính
Một trong những lỗi mà chúng ta hay mắc phải khi tạo một bảng tính, là chúng ta không thiết lập và trình bày dữ liệu "theo cái cách mà Excel và các tính năng của nó mong đợi". Sau đây là một số lỗi phổ biến chúng ta hay mắc phải khi thiết lập một bảng tính:
Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng tính (WorkBook) khác nhau
Bố trí dữ liệu trong nhiều trang tính (WorkSheet) khác nhau
Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng (Table) khác nhau
Có những hàng trống và cột trống trong khối dữ liệu (database)
Bỏ trống những ô có dữ liệu giống nhau (cùng chung một ngày, cùng chung một đơn vị tính, v.v...)
Ba điểm đầu tiên trên đây chỉ muốn nói đến một điều: Bạn nên luôn luôn cố gắng để giữ các mối liên quan giữa các dữ liệu được liên tục trong cùng một bảng dữ liệu. Tôi đã thấy rất nhiều các bảng tính không được trình bày theo cái quy tắc rất đơn giản này, và chính vì vậy, các bảng tính đó không thể tận dụng được tối đa các tính năng mạnh mẽ của Excel như PivotTable, SubTotal... Bạn chỉ có thể sử dụng các tính năng này khi bạn gom hết dữ liệu của bạn vào trong một bảng thật đơn giản.

Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 trở về trước) mà lại chỉ có 16.384 cột (256 cột trong Excel 2003 trở về trước). Điều này có ý nói rằng, bạn nên thiết lập dữ liệu của mình với các tiêu đề cột nằm ở hàng trên cùng, và các dữ liệu có liên quan thì nằm liên tục ở bên dưới tiêu đề của nó. Nếu như bạn có những dữ liệu được lặp lại hai lần hoặc nhiều lần trong các hàng của cùng một cột (các ngày tháng, các loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn hãy chống lại sự cám dỗ bỏ trống các ô đó.

Hãy cố gắng sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn bất cứ khi nào có thể. Excel có rất nhiều những công cụ để tìm kiếm và tham chiếu công thức, và một số không nhỏ trong đó, đòi hỏi dữ liệu phải được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. Việc phân loại cũng sẽ giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý của một số các hàm.

 

[adung]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Những mẹo nhỏ khi định dạng
Ngoài việc thiết kế cấu trúc của bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho nó cũng là một vấn đề cần bàn đến. Mặc dù một bảng tính nên được định dạng sao cho dễ đọc và dễ theo dõi, nhưng chúng ta ít khi nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho có hiệu quả. Hãy luôn luôn định dạng thật đơn giản. Rất nhiều người lãng phí thời gian vào việc định dạng một bảng tính mặc dù không nhất thiết phải làm như vậy, và chính điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Việc thường xuyên áp dụng những định dạng phức tạp cho bảng tính còn làm cho nó tăng kích thước, và cho dù bảng tính của bạn có thể trông giống như một tác phẩm nghệ thuật, nhưng nó lại có thể là một nỗi sợ hãi cho người khác. Một trong những kiểu phối màu tốt nhất mà bạn nên áp dụng cho một bảng tính, là màu đen, màu trắng và màu xám.

Một gợi ý nữa, là nên bỏ trống vài hàng đầu tiên ở trên cùng (ít nhất là 3 hàng). Những hàng này sẽ được dùng cho những tính năng nâng cao hơn về sau, chẳng hạn như Advanced Filter, hoặc dùng làm vùng điều kiện cho các công thức xử lý dữ liệu (DSUM, DMAX, v.v...)

Cũng đừng quan tâm đến việc canh lề cho dữ liệu. Theo mặc định, Excel canh phải cho những dữ liệu kiểu số, và canh trái cho những dữ liệu kiểu text. Và đó là điều tốt nhất rồi, đừng thay đổi nó. Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề, bạn sẽ có thể không xác định được ngay tức khắc rằng đó là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu text; và nó còn có thể gây nhầm lẫn cho người khác khi tham chiếu đến một ô, vì nhiều khi họ sẽ tưởng rằng dữ liệu trong ô đó là số, nhưng thật ra nó là text. Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề mặc định, bạn sẽ bị nhức đầu với nó sau này. Chỉ có tiêu đề của bảng tính là được hưởng ngoại lệ mà thôi.

Chỉ định dạng các ô theo kiểu text khi thật sự cần thiết. Bởi vì tất cả những dữ liệu nhập vào trong các ô đã được định dạng trước theo kiểu text sẽ bị chuyển thành dữ liệu kiểu text, ngay cả khi bạn nghĩ rằng cái bạn nhập vào là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu ngày tháng. Và tồi tệ hơn nữa, bất kỳ ô nào chứa công thức tham chiếu đến một ô đã được định dạng theo kiểu text, cũng sẽ bị định dạng thành kiểu text. Nói chung, bạn đâu có muốn những ô chứa công thức lại bị định dạng theo kiểu text, phải không.

Trộn các ô (merge cells) cũng là một vấn đề. Có một số công thức hoặc macro không thể chạy được với những ô đã được trộn. Cho nên, thay vì trộn ô, bạn hãy dùng chức năng "Center across selection", nằm trong Home ➝ nhóm Alignment. Nhấn vào cái mũi tên ở dưới cùng bên phải, sẽ mở ra hộp thoại Format với tab Alignment được chọn sẵn. Bạn sử dụng thanh trượt dọc của khung Horizontal để chọn Center Across Selection. Hoặc bạn cũng có thể right-click rồi chọn Format Cells từ shortcut menu. Với Excel 2003 trở về trước, bạn mở hộp thoại này từ menu Format ➝ Cells (Ctrl+1).

Nên sử dụng Center Across Selection thay cho Merge Cells​

Những mẹo nhỏ khi dùng công thức
Một sai lầm rất lớn khi sử dụng công thức là cho nó tham chiếu đến toàn bộ các cột trong mảng dữ liệu. Điều này làm cho Excel phải kiểm tra hàng ngàn ô, nếu không nói là hàng triệu, để chắc chắn không bỏ sót một dữ liệu nào.

Ví dụ, giả sử bạn có một mảng dữ liệu từ A1 đến H1000, và bạn quyết định sẽ dùng những hàm tìm kiếm của Excel để trích ra những dữ liệu cần thiết. Bởi vì bạn còn phải bổ sung thêm dữ liệu vào mảng này, nên để chắc ăn, bạn tạo tham chiếu trong công thức đến toàn bộ các hàng của các cột trong mảng này. Khi đó, tham chiếu của bạn có thể sẽ là A:H, hoặc cụ thể hơn, là A1:H65536. Bạn nghĩ rằng làm như vậy thì bạn sẽ không lo lắng gì khi thêm dữ liệu vào trong mảng.

Đó là một thói quen vô cùng tai hại mà bạn phải luôn tránh xa nó. Bởi nó sẽ làm cho bảng tính trở nên ì ạch, thậm chí là không chạy nổi. Bạn vẫn có thể loại bỏ những phần không cần tham chiếu ra khỏi công thức, mà lại bảo đảm được những dữ liệu mới thêm vào sẽ tự động được cập nhật trong tham chiếu của công thức, bằng cách dùng Table (List trong Excel 2003 trở về trước) hoặc sử dụng các Name động.

Một vấn đề nữa thường xảy ra với những bảng tính lớn, mà cấu hình máy lại nhỏ, là Excel tính toán rất chậm khi dữ liệu được cập nhật. Để giải quyết vấn đề này, bạn thường được khuyên là hãy chuyển đổi chế độ tính toán của Excel thành dạng Manual: Nhấn vào nút Office ở góc trái phía trên của bảng tính, rồi chọn Excel Options ➝ Formulas (với Excel 2003 trở về trước, chọn menu Tools ➝ Options ➝ Calculations), rồi chọn Manual :

Chọn Manual Caculation với Excel 2007

Chọn Manual Caculation với Excel 2003​

Tuy nhiên, lời khuyên đó thì không hay cho lắm, mà chỉ là mang tính đối phó. Một bảng tính thì bao giờ cũng có những công thức tính toán, nếu bạn đang chạy một bảng tính trong chế độ tính toán Manual, có thể bạn sẽ chỉ có được những thông tin cũ mèm, chưa hề được cập nhật. Nếu muốn có được thông tin chính xác, bạn phải nhấn F9. Nhưng, chắc chắn là không phải lúc nào bạn cũng nhớ điều này! Vậy bạn thử cân nhắc xem: Nếu như cần thắng chân bị kẹt và làm cho chiếc xe hơi của bạn chạy chậm lại, bạn sẽ sửa lại cần thắng chân, hay là gỡ bỏ cái thắng chân rồi tin tưởng hoàn toàn vào cái thắng tay? Nghĩa là, khi bảng tính của bạn chạy chậm, bạn sẽ sửa lại công thức cho nó chạy nhanh hơn, hay là đặt nó vào chế độ tính toán bằng tay rồi cứ thế mà làm tiếp? Hầu như chúng tôi không bao giờ làm điều này, nhưng rất nhiều người đã không ngần ngại đặt bảng tính của họ trong chế độ tính toán Manual. Nếu như bạn thấy rằng cần phải đặt bảng tính của mình trong chế độ tính toán Manual thì mới làm việc được, bạn nên suy nghĩ đến việc thiết kế lại bảng tính.

Công thức mảng là một trong những nguyên nhân của vấn đề trên. Chúng là một lựa chọn tốt khi tham chiếu đến những ô riêng lẻ. Nhưng nếu bạn dùng chúng để tham chiếu đến những dãy dữ liệu lớn, thì hãy sử dụng chúng càng ít càng tốt. Khi có một số lượng lớn các mảng tham chiếu đến một dãy dữ liệu lớn, hiệu suất của bảng tính sẽ bị ảnh hưởng, đôi khi nó dừng hẳn luôn, và bạn bắt buộc phải dùng chế độ tính toán bằng tay.

Excel có nhiều hàm chuyên xử lý những dữ liệu lớn thay cho công thức mảng, mà sẽ được đề cập đến trong chiêu thứ 79: Tránh lỗi #VALUE! khi tính tổng (SUM) hoặc đếm (COUNT) các ô. Ngoài ra, trong Excel Help có một số ví dụ rất hay sẽ giúp bạn cách để dùng công thức trên những bảng dữ liệu lớn để trích ra kết quả dựa theo những tiêu chuẩn. Hoặc bạn có thể sử dụng Pivot Table, sẽ được đề cập đến trong phần thứ 4 của loạt bài này. Mặc dù PivotTable thì có vẻ phức tạp khi bạn sử dụng nó lần đầu tiên, nhưng chúng tôi thành thật khuyên bạn hãy học cách sử dụng nó. Một khi bạn đã làm chủ được PivotTable, ngày nào đó bạn sẽ tự hỏi rằng làm sao tôi có thể sống mà không có PivotTable!

Trước khi kết thúc phần mở đầu, xin nói điều này: Nếu bạn chẳng nhớ được gì (vì tôi nói nhiều quá), bạn chỉ cần nhớ một chuyện thôi: Excel sẽ chạy tốt hơn nếu tất cả các dữ liệu của bạn được xếp liên tục với nhau trong cùng một bảng. Nó sẽ giúp cho bạn thực hành các chiêu sau đây một cách dễ dàng hơn.

Trong các chiêu sau đây, sẽ có một số biểu tượng nằm ở đầu mỗi chiêu:
ALL: Áp dụng cho tất cả các phiên bản của Excel

2007: Chỉ áp dụng cho Excel 2007

<2007: Chỉ áp dụng cho những phiên bản trước Excel 2007

2003: Chỉ áp dụng cho Excel 2003 và Excel XP

2000: Chỉ áp dụng cho Excel 2000

 

[adung]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Hôm nay chúng ta hãy bắt đầu cùng nhau tập luyện chiêu thức thứ 1.
Các lệnh chỉ dẫn trong tài liệu sẽ mặc định trên phiên bản Excel 2007, chúng tôi sẽ minh họa lệnh tương ứng trên các phiên bản Excel 2003 trở về trước trong cặp dấu ngoặc.
Tài liệu này được trình bày theo từng nhóm chiêu thức dựa theo chức năng của Excel. Trong quá trình theo dõi và luyện tập, các bạn sẽ gặp phải những chiêu thức rất dễ tập luyện (đối với các thành viên của GPE) và hoàn thành rất dễ dàng. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ gặp những chiêu rất khó thực hiện và những chiêu này đòi hỏi người tập phải có công lực thâm hậu nếu không rất dễ bị tẩu hỏa nhập ma
ALL
Chiêu thứ 1: Tùy biến cửa sổ làm việc của bảng tính

Excel cho phép hiển thị đồng thời nhiều bảng tính và cho phép tùy biến cách hiển thị và sắp xếp chúng. Sau khi thiết lập các tùy biến, chúng ta có thể lưu thành một tập tin workspace (không gian làm việc) .xlw để sử dụng lại sau này.

Đôi khi khi làm việc trong Excel, bạn có thể cần phải có nhiều hơn một workbook mở trên màn hình của bạn để làm cho nó dễ dàng sử dụng hơn hay xem dữ liệu từ nhiều bảng tính. Trong bài này sẽ mô tả cách thực hiện tổ chức cửa sổ làm việc một cách gọn gàn và có tổ chức.

Đầu tiên, bạn hãy mở tất cả các bảng tính mà bạn cần làm việc:

Vào Office | Open…, giữ phím Ctrl trong khi chọn các tập tin bảng tính cần mở | nhấn nút Open để mở các tập tin. (E2003: File | Open...).

Từ cửa sổ làm việc của một bảng tính đang mở nào đó, chọn Windows | View | Arrange All (E2003: Window | Arrange). Nếu tùy chọn “Windows of active workbook” đang được chọn thì hãy bỏ chọn, sau đó chọn kiểu sắp xếp và nhấp nút OK.

Nếu chọn kiểu sắp xếp Tiled (lát gạch) thì các cửa sổ làm việc của bảng tính như hình sau:

Nếu chọn kiểu sắp xếp Horizontal (nằm ngang) thì các bảng tính sẽ xếp chồng lên nhau như hình minh họa sau:

Nếu chọn kiểu Vertical (thẳng đứng) thì các bảng tính được sắp xếp nằm cạnh nhau như sau:

Nếu chọn kiểu Cascade (thác nước) thì các bảng tính sẽ xếp đè lên nhau như hình minh họa sau

Khi các cửa sổ bảng tính đã được sắp xếp gọn gàng, bạn sẽ rất dễ dàng thao tác và di chuyển dữ liệu giữa các cửa sổ.

Để sử dụng lại các thiết lập này sau này, bạn có thể lưu thành một tập tin workspace. Các bước thực hiện như sau:

Chọn ngăn View | tại nhóm Window chọn Save Workspace (E2003: File | Save Workspace…) | nhập tên cho workspace tại hộp File Name, chọn nơi lưu và nhấn nút OK. Tập tin workspace sẽ có phần mở rộng là .xlw

Muốn chuyển đổi một bảng tính nào đó về chế độ toàn màn hình thì bạn chỉ cần kích chuột hai lần lên thanh Title (tiêu đề) của cửa sổ bảng tính đó. Bạn cũng có thể nhấn nút Maximize trên cửa sổ bảng tính hiện hành để phóng to cửa sổ hoặc nhấn nút Close để đóng bảng tính sau khi đã hoàn tất công việc với cửa sổ đó.

Để sử dụng lại không gian làm việc đã thiết lập trước đó, bạn chỉ cần mở tập tin .xlw vừa tạo thì giao diện làm việc được bạn thiết lập trước kia sẽ được khôi phục. Tất cả các hiệu chỉnh hay cập nhật thông tin trong các bảng tính của workspace sẽ được Excel nhắc nhở bạn lưu lại khi bạn ra lệnh đóng workspace.

Nếu mỗi ngày, bạn đều phải thực hiện các công việc lặp đi lặp lại trên nhiều bảng tính. Tôi khuyên bạn nên dành một ít thời gian để thiết lập các kiểu không gian làm việc cho các bảng tính đó tùy thuộc vào yêu cầu tao tác và xử lý số liệu của chúng. Sau đó, bạn chỉ việc mở tập tin .xlw cho kiểu không gian làm việc phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn mà không cần phải tốn thời gian sắp xếp, tổ chức các bảng tính ở các lần sử dụng sau.

ALL
Chiêu thứ 2: Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều sheet.

Thông thường người dùng Excel có những dữ liệu muốn nhập vào nhiều sheet khác nhau. Bạn có thể dùng công cụ Group các sheet lại để có thể nhập dữ liệu đồng thời. Nhưng cũng có 1 cách khác nhanh chóng và linh hoạt hơn nếu bạn dùng vài dòng lệnh VBA.
Nhưng phải nói đến công cụ Group cái đã nhỉ? Công cụ Group dùng để nhập dữ liệu vào nhiều sheet 1 lúc chắc có nhiều người chưa dùng đến. Nó dùng để kết nối các sheets với nhau trong phạm vi work book.

1. Group các sheet lại bằng tay:

Để nhóm các sheet lại, các bạn chỉ việc click chọn sheet thứ nhất, nơi bạn sẽ nhập liệu từ bàn phím vào, rồi vừa nhấn Ctrl, vừa nhấn vào tên những sheet khác mà bạn muốn nhập liệu đồng thời. Khi bạn gõ bất kỳ cái gì vào sheet hiện hành, dữ liệu đó cũng sẽ tự động nhập vào các sheet còn lại trong nhóm. Điệp vụ hoàn tất nhanh chóng (nghe giống 007 nhỉ).

Để thoát khỏi tình trạng group, bạn chỉ việc hoặc click chọn 1 sheet khác ngoài nhóm, hoặc click chuột phải lên tên 1 sheet trong nhómbất kỳ, chọn Ungroup Sheets. Hoặn nếu bạn chỉ muốn gỡ 1 trong số các sheet ra khỏi nhóm, hãy Ctrl click vào tên sheet đó.
Khi 2 hay nhiều sheet Group với nhau, trên thanh tiêu đề của Windows sẽ có chữ [Group] (tronh ngoặc vuông). Nhìn vào đó bạn có thể biết bạn vẫn còn đang trong tình trạng group các sheets.

Trừ khi bạn có cặp mắt sắc như chim ưng, hoặc bén như dao cạo, thường thì bạn không để ý đến dấu hiệu này, bạn sẽ quên và không ungroup khi công việc đã xong. Chính vì thế tôi khuyên bạn ngay khi thực hiện xong thao tác nhập liệu hàng loạt vào các sheet, phải ungroup chúng ngay.

Dù phương pháp này là dễ nhất, nhưng có nghĩa là bạn phải nhớ và nhớ group và ungoup khi cần, nếu không bạn sẽ vô tình ghi đè lên dữ liệu ở những sheet mà bạn không nhìn thấy trên màn hình hiện thời. Thí dụ như bạn chỉ muốn ghi cùng lúc dữ liệu vào 1 vùng nào đó của các bảng tính, còn ngoài vùng đó thì dữ liệu các sheet phải khác nhau. Thế nhưng khi các sheet đã group rồi thì nó có thèm quan tâm bạn đang nhập liệu ở vùng nào đâu?

2. Group các sheet lại 1 cách tự động:

Bạn có thể giải quyết vấn đề trên bằng cách dùng 1 đoạn code VBA hết sức đơn giản. Để đoạn code làm việc được, nó phải được đặt trong các sự kiện của riêng sheet nào bạn muốn. Để vào trang soạn thảo code của sheet nào, thì click phải chuột vào tên sheet đó và chọn View Code.

Bạn có thể chọn 1 trong các sự kiện của sheet, những sự kiện chỉ liên quan đến sheet đó như đổi ô chọn, thay đổi nội dung 1 ô, kích hoạt sheet, thoát khỏi sheet, … để thực thi đoạn code VBA của mình.

Thường thì bạn được đưa thẳng đến trang soạn thảo code riêng của sheet nếu bạn chọn View Code như trên hướng dẫn. Bạn có thể kiểm tra lại quả thực nó thuộc về sheet bạn chọn hay không bằng cách nhìn vào cửa sổ VBA Project bên trái, nếu bạn thấy dạng thư mục This Workbook – Sheetname và 1 sheet đang chọn thì đúng. nếu không bạn phải tìm đúng sheet bạn cần và doubled click nó.

Trước tiên bạn phải đặt name cho vùng ô bạn muốn nhập dữ liệu trùng trong các sheet, giả sử là “MyRange”.
Sau đó gõ đoạn code này vào khung soạn thảo bên phải:

PHP Code:
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
Sheets(Array("Sheet5", "Sheet3", "Sheet1")).Select
Else
Me.Select
End If
End Sub

Trong đoạn code trên, sheet5 được ghi đầu tiên trong mảng Array, vì bạn muốn nó là sheet mà bạn sẽ gõ dữ liệu nhập vào. Bạn có thể chọn những sheet khác để group chúng lại bên dưới sheet5. Sau khi gõ code xong, hoặc nhấn nút View Object, hoặc nhấn nút View Microsoft Excel, hoặc nhấn Alt- Q, Alt-F11 hoặc đóng hẳn cửa sổ VBA trở về màn hình Excel. Lưu bảng tính lại.

Cần nhắc lại rằng đoạn code trên phải nằm trong sheet được khai báo đầu tiên của Array, là sheet mà bạn sẽ nhập dữ liệu từ bàn phím.

Khi bạn đã hoàn tất, mỗi khi bạn click chọn 1 ô nào đó trong sheet5, đoạn code sẽ kiểm tra xem ô bạn chọn có nằm trong vùng đã đặt tên “MyRange” không. Nếu đúng, code sẽ Group các sheet lại với nhau để bạn nhập dữ liệu hàng loạt sheets. Nếu không phải, nó ungroup chúng ra bằng cách đơn giản là kích hoạt sheet hiện hành. Dùng đoạn code trên sẽ tiện lợi ở chỗ nó giải phóng bạn khỏi cái việc phải nhớ Group khi bắt đầu và UnGroup khi kết thúc nhập liệu trong vùng chọn.

Bây giờ nếu bạn muốn những dữ liệu như nhau được nhập vào các sheet chọn, nhưng ở những vị trí khác nhau, hãy dùng đoạn code khác:

PHP Code:
Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range)
If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
With Range("MyRange")
.Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1")
.Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10")
End With
End If
End Sub

Đoạn code này cũng phải được đặt trong khung soạn thảo của riêng sheet5.

Đoạn code này hoạt động khác với đoạn code trên. Khi bạn thay đổi nội dung của 1 ô nào đó, code sẽ xác định xem ô hiện hành có nằm trong vùng "MyRange" hay không, nếu phải thì copy nguyên vùng "MyRange" (của sheet5) và paste vào đồng thời ô A1 của sheet1 và D10 của sheet2. Ngược lại thì không làm gì cả.

Mong rằng tuyệt chiêu này giúp bạn tiết kiệm thời gian và bộ nhớ của chính bạn.

 

[adung]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

ALL
Chiêu thứ 3: Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định

Mặc dù Excel có hỗ trợ việc bảo vệ cho bảng tính (Protect Sheet, Protect Workbook), nhưng công cụ thô sơ này không bao gồm việc chỉ cho phép người sử dụng một số đặc quyền hạn chế - trừ khi bạn làm theo những chiêu sau đây.

Bạn có thể quản lý việc tương tác với các bảng tính của bạn bằng cách giám sát và đáp ứng các sự kiện. Các sự kiện (event), là những hành động xảy ra khi bạn làm việc với các bảng tính hoặc các Sheet. Những sự kiện này thường bao gồm việc mở (open) một bảng tính, lưu (save) nó, và đóng (close) nó. Bạn có thể bảo Excel chạy những mã Visual Basic (macro) một cách tự động khi xảy ra bất kỳ một trong những sự kiện như thế.

Tuy nhiên, bạn nên biết rằng, người sử dụng có thể vượt qua tất cả những mã bảo vệ bởi Visual Basic bẳng cách vô hiệu hóa việc thực thi các macro: Nhấn nút Office ➝ Excel Opions ➝ Trust Center ➝ Trust Center Setting ➝ Macro Settings [E2003: Tools | Macro | Security]. Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros with notification [E2003: mức Medium], mỗi khi mở một bảng tính có chứa macro, Excel sẽ xuất hiện một hộp thông báo và cho phép người sử dụng có cơ hội để tắt các macro. Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros without notification [E2003: mức High], Excel sẽ ngăn không cho chạy tất cả các macro có trong bảng tính. Nói cách khác, khi cần phải dùng các macro có trong bảng tính, người sử dụng sẽ chọn một mức an toàn thích hợp để cho phép sử dụng các macro.

Ngăn chận việc lưu lại bảng tính với một tên khác
Bạn có thể thiết lập thuộc tính "Read only" cho bất kỳ một bảng tính nào, bằng cách nhấn Office ➝ Save, nhấn nút Tools, chọn General Options [E2003: File | Save As | Tools | General Options] và kích hoạt hộp kiểm Read only recommended. Việc này ngăn chận người sử dụng lưu lại những thay đổi trên bảng tính, trừ phi họ lưu lại bảng tính với một tên khác hoặc lưu vào một nơi khác.

Tuy nhiên, có thể điều bạn muốn là không cho lưu lại bảng tính của bạn với tên khác, cũng không cho lưu vào một nơi khác. Nói cách khác, bạn muốn người khác chỉ có thể lưu lại bảng tính này với chính tên gốc của nó, chứ không được sao chép nó. Điều này đặc biệt hữu dụng khi có nhiều người cùng sử dụng chung một bảng tính, và bạn không muốn trong ổ cứng của mình đầy dẫy những bản sao của bảng tính này, cho dù là với một tên khác, hay ở một thư mục khác.

Sự kiện Before Save mà tôi sắp nói đến đã có từ thời Excel 97. Đúng như tên gọi của nó, sự kiện này chỉ xuất hiện ngay trước khi bảng tính được lưu, cho phép bạn can thiệp kịp thời việc lưu lại bảng tính, đưa ra một cảnh báo, và không cho Excel lưu bảng tính.

Trước khi tự thực hiện điều này vào bảng tính, hãy chắn chắn rằng bạn đã lưu lại bảng tính của bạn. Bởi vì việc đưa đoạn code sau đây vào môt bảng tính chưa được lưu, có thể sẽ gây cho bạn nhiều rắc rối.

Để đưa đoạn code sau vào bảng tính, bạn hãy chọn Develope ➝ Visual Basic (hoặc nhấn Alt+F11), và nhấp đúp chuột vào mục ThisWorkbook trong khung
Project Explorer. Nếu trên Ribbon của bạn không có mục Develope, bạn hãy vào trong Excel Options ➝ Popular, đánh dấu vào tùy chọn Show Develope tab in the Ribbon, rồi nhấn OK. [E2003, nhấn phải chuột vào biểu tượng Excel ở ngay bên trái menu File trên thanh menu, và chọn mục View Code, như minh họa ở hình bên dưới]:

Bạn hãy nhập đoạn code sau đây vào cửa sổ VBE. Sau khi nhập xong, nhấn Alt+Q để trở về Excel, rồi lưu lại bảng tính:

PHP Code:
Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
Cancel As Boolean)
Dim lReply As Long
If SaveAsUI = True Then
lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this workbook as another name." _
& "Do you wish to save this workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
Cancel = (lReply = vbCancel)
If Cancel = False Then Me.Save
Cancel = True
End If
End Sub

Thử một tí. Bạn nhấn Ctrl+S (hoặc gọi lệnh Save) xem. Bảng tính của bạn lưu bình thường. Bây giờ bạn nhấn F12 (hoặc gọi lệnh Save as), bạn sẽ gặp một cảnh báo, nói rằng bạn không thể lưu lại bảng tính này dưới bất kỳ một tên nào khác, trừ phi bạn vô hiệu hóa các macro.

Nói thêm, khi bạn lưu một bảng tính có chứa macro hoặc code trong Excel 2007, bạn sẽ được nhắc nhở rằng bạn phải lưu file ở dạng cho phép macro hoạt động (macro-enable workbook), có phần mở rộng là *.xlsm, chứ không thể lưu ở dạng bình thường (*.xlsx).

Ngăn chận việc in một bảng tính
Đôi khi bạn phải rời bàn làm việc đi đâu đó mà quên tắt máy (chuyện này là chuyện thường), cho dù bạn đã làm công việc ngăn chận việc có ai đó chép bảng tính của bạn ra ngoài, như đã nói ở trên, có thể bạn còn lo xa hơn, muốn rằng bảng tính này cũng sẽ không bị in ra khi bạn vắng mặt. Nếu thật sự bạn muốn như vậy, bạn hãy dùng sự kiện Before Print. Hãy nhập đoạn code sau trong cửa sổ VBE:

PHP Code:
Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
Cancel = True
MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
End Sub

Nhấn Ctrl+Q để quay về Excel và lưu lại. Từ bây giờ, nếu có ai có muốn ra lệnh in bảng tính này, sẽ không có gì xảy ra. Dòng lệnh MsgBox ở đoạn code trên chỉ là một tùy chọn, nhưng bạn nên sử dụng nó, vì ít nhất thì nó cũng để lại một thông tin gì đó, để người khác sẽ không tưởng lầm rằng máy in của họ bị hư, hoặc là chương trình Excel có lỗi!

Nếu bạn chỉ muốn ngăn chận in một phần nào đó trong bảng tính, ví dụ không cho in Sheet1 và Sheet2, bạn sử dụng đoạn code sau:

PHP Code:
Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
Select Case ActiveSheet.Name
Case "Sheet1", "Sheet2"
Cancel = True
MsgBox "Sorry, you cannot print this sheet from this workbook", _
vbInformation
End Select
End Sub

Dĩ nhiên bạn có thể thêm vào bất kỳ Sheet nào có trong bảng tính của bạn. Chỉ việc nhập tên của nó vào trong hàng có lệnh Case, và tách biệt Sheet này với Sheet khác bằng dấu phẩy, và nhớ nhập tên Sheet trong một cặp dấu nháy kép. Trong trường hợp bạn chỉ muốn ngăn chận không cho in một Sheet mà thôi, bạn chỉ cần nhập tên của Sheet đó (trong cặp nháy kép) sau chữ Case, và không cần gõ dấu phẩy.

Ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào một bảng tính
Excel có chức năng Protect Workbook, không cho phép thay đổi cấu trúc của bảng tính như thêm, xóa, di chuyển, hay đổi tên các Sheet. Tuy nhiên, có thể bạn chỉ muốn ngăn chận việc thêm Sheet thôi, còn những việc khác thì vẫn cho phép. Đoạn code sau đây giúp bạn làm việc đó:

PHP Code:
Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object)
Application.DisplayAlerts = False
MsgBox "Sorry, you cannot add any more sheets to this workbook", _
vbInformation
Sh.Delete
Application.DisplayAlerts = True
End Sub

Khi có ai đó chèn thêm một Sheet mới vào trong bảng tính, trước tiên Excel sẽ xuất hiện hộp cảnh cáo: "Xin lỗi, bạn không thể thêm bất kỳ Sheet nào vào trong bảng tính này", rồi ngay lập tức, Excel sẽ xóa cái Sheet mới thêm vào khi nút OK trong hộp cảnh báo được nhấn. Công dụng của dòng lệnh Application.DisplayAlerts = False là không hiển thị hộp cảnh báo xác nhận việc xóa một Sheet nào đó trong Excel.

Một cách khác để ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào bảng tính là bạn chọn Review trên thanh Ribbon, chọn lệnh Protect Workbook trong nhóm Changes, rồi chọn lệnh Protect Structure and Windows [E2003: Tools | Protection | Protect Workbook... đánh dấu kiểm vào tùy chọn Structure] và nhấn OK (có thể đặt password nếu thích). Tuy nhiên, như đã nói ở đầu bài, việc này sẽ ngăn chận hết mọi thao tác với các Sheet trong bảng tính.

 

[adung]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

ALL
Chiêu thứ 4: Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết

Exel luôn luôn cảnh báo hoặc nhắc nhở bạn xác nhận các hành động và thao tác của bạn. Bài này sẽ hướng dẫn bạn cách loại bỏ các thông báo hoặc nhắc nhở.

Các kiểu cảnh báo mà tôi đề cập ở đây chính là các câu hỏi mà Excel hỏi bạn có cho macro hoạt động hay không hoặc là các thông báo về các hành động xóa một trang bảng tính. Sau đây là một số loại cảnh báo của Excel:

Thông báo kích hoạt Macro trong khi trong workbook không có macro

Lỗi này phát sinh do bạn đã từng thực hiện ghi macro trong workbook, và mặc dù bạn đã xóa tất cả các mã lệnh macro nhưng trong các lần mở workbook sau đó Excel vẫn cảnh báo bạn là trong workbook có chứa macro.

Xóa macro: vào ngăn Developer | chọn Macro | chọn các macro và nhấn Delete để xóa [E2003: Tools | Macro | Macros].
Bạn chỉ nhận được thông báo kích hoạt macro khi thiết lập mức an toàn là “Disable all macro with notification” [E2003: mức Medium].
Nếu mức an toàn được thiết lập là “Enable all macors” [E2003: mức Low] thì các macro sẽ tự động kích hoạt mà không có tiếng kêu cảnh báo.
Nếu mức an toàn là “ Disable all macros without notification” [E2003: mức High] thì các macro tự động bị khóa lại không được phép thực thi.
Khi bạn ghi một macro, Excel chèn một module vào để chứa các lệnh của bạn và các hàm. Vào lúc mở một bảng tính, Excel kiểm tra xem bảng tính có chứa module nào không và chúng rỗng hay đang chứa các mã lệnh. Việc xóa các macro của bảng tính sẽ xóa tất cả các mã lệnh chứa bên trong module mà không xóa các module – giống như việc uống cạn lon sửa và bỏ lại vỏ hộp sửa vào lại tủ lạnh. Do vậy, bạn cần phải xóa đi các module này theo hướng dẫn sau

Chọn ngăn Developer | chọn nút Visual Basic tại nhóm Code hoặc nhấn tổ hợp phím ALT+F11 [E2003: Tools | Macro | Visual Basic Editor (VBE) và chọn View | Project Explorer].

Các nút lệnh trên ngăn Developer

Nếu không thấy cửa sổ Project thì bạn vào View và chọn Project Explorer hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+R

Cửa sổ Project Explorer

Nhấp chuột lên các ký hiệu (+) để xem các thánh phần bị ẩn của các nhánh con trong cửa sổ Project và hãy tìm đến các module. Bạn nhấp phải chuột lên từng module và chọn lệnh Remove Module từ thực đơn ngữ cảnh. Nếu được hỏi có xuất module ra thành tập tin thì hãy chọn No. Nhấn tổ hợp ALT+Q để đóng cửa sổ VBE.

Thông báo nhắc nhở lưu trữ trong khi không có sự thay đổi nào

Bạn có thể nhận thấy rằng đôi khi bạn chỉ mở một bảng tính và xem một số thông tin trong đó mà Excel cũng nhắc nhở bạn lưu lại các thay đổi trong Personal Macro Workbook mặc dù bạn không hề thay đổi gì trong đó. Có thể bạn đã biết hoặc chưa, bạn đã có sử dụng một hàm volatile (là hàm trong đó có sử dụng phương thức volatile) trong Personal Macro Workbook của mình.

Một personal macro workbook là một bảng tính ẩn được tạo ở lần đầu tiên bạn ghi macro (Tools | Macro | Record NewMacro) với tùy chọn “Personal Macro Workbook” tại “Store Macro in”. Macro này sẽ được mở mỗi khi bạn sử dụng Excel. Một hàm volatile sẽ làm bảng tính tự động tính toán lại mỗi khi bạn thực hiện một thao tác nào đó trong Excel, bao gồm cả việc mở và đóng bảng tính hoặc ứng dụng Excel. Hai trong số các hàm volatile phổ biến là hàm Today() và Now().

Hộp thoại Record Macro

Vì thế, mặc dù bạn chắc chắn là mình không có thay đổi gì trong bảng tính nhưng các hàm volatile này vẫn đang hoạt động âm thầm. Điều này được tính như là một sự thay đổi và Excel sẽ cảnh báo việc lưu trữ mặc dù không tồn tại bất kỳ sự thay đổi nào trong bảng tính.

Nếu bạn muốn Excel dừng việc thông báo lưu trữ các thay đổi mà bạn không hề thực hiện, bạn có một vài cách thực hiện. Cách dễ thấy nhất là ta không lưu các hàm volatile trong Personal Macro Workbook và nên xóa bỏ tất cả các hàm volatile đang có trong đó. Hoặc, nếu bạn cần các hàm volatile nhưng không muốn Excel lưu lại các thay đổi không nhìn thấy này bạn có thể thêm đoạn code sau vào Workbook module của Personal Macro Workbook để đánh lừa nó là bảng tính đã được lưu rồi.

PHP Code:
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
Me.Saved = True
End Sub

Để mở Personal Macro Workbook bạn vào View | Unhide trong nhóm Window [E2003: Window | Unhide], chọn Personal.xls từ hộp thoại Unhide và nhấp nút OK. Nhấn tổ hợp phím ALT+F11 để vào cửa sổ VBE, sau đó nhấp phải chuột lên ThisWorkbook từ Personal.xls trong cửa sổ Project rồi chọn View Code và nhập đoạn mã trên vào. Sau khi nhập xong, bạn nhấn tổ hợp phím ALT+Q để đóng của sổ VBE lại.

Tất nhiên, nếu bạn có sử dụng hàm volatile để tính toán lại bảng tính và bạn muốn lưu các thay đổi này thì bạn dùng đoạn mã sau thay cho đoạn mã nêu trên.

PHP Code:
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
Me.Save
End Sub

Đoạn mã trên sẽ lưu lại Personal Macro Workbook một cách tự động mỗi khi nó được mở.

Dừng các cảnh báo của Excel về các macro đã ghi

Một trong số nhiều hạn chế của việc ghi macro là không tự thêm vào các lệnh loại bỏ các thông báo khi thực thi. Ví dụ như bạn ghi một macro xóa một worksheet và khi thực thi macro này bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận việc xóa worksheet. Muốn tắt cảnh báo này, bạn làm như hướng dẫn sau:

Chọn ngăn Developer | Macros tại nhóm Code hoặc nhấn ALT+F8 [E2003: Tools | Macro | Macros] để gọi hộp thoại Macro. Tại Macro in chọn “All Open Workbooks”, chọn tên macro mà bạn vừa ghi và nhấn nút Edit. Đặt con trỏ lên trước dòng lệnh đầu tiên của thủ tục và nhập vào dòng lệnh sau:

Application.DisplayAlerts = False

Tại sau dòng lệnh cuối cùng, bạn thêm vào:

Application.DisplayAlerts = True

Macro của bạn sau khi thêm 2 dòng lệnh trên sẽ giống như sau:


PHP Code:
Sub MyMacro( )
'
' MyMacro Macro

Application.DisplayAlerts = False
ActiveSheet.Delete
Application.DisplayAlerts = True
End Sub

Lưu ý rằng, bạn đã bật chức năng cảnh báo của Excel lại tại dòng lệnh cuối cùng của macro. Nếu bỏ dòng lệnh này, bạn sẽ không bao giờ nhận được các cảnh báo nữa và điều này có thể gây nguy hại vì có thể bạn vô tình thực hiện một thao tác nhầm lẫn nghiêm trọng nào đó mà không hề nhận được cảnh báo để xác nhận hành động.
-----------------------------------------------------------------------------------------
ALL
Chiêu thứ 5: Ẩn sheet sao cho người dùng không thể dùng lệnh unhide để hiện ra

Đôi khi bạn có những thông tin trên 1 sheet nào đó và bạn không muốn người dùng đọc được. Bạn muốn có 1 khu vực (có thể là 1 sheet) ghi chép những dữ liệu, công thức, những chi tiết vụn vặt và không muốn cho ai nhìn thấy.

Thí dụ như 1 sheet chứa những vùng làm dữ liệu cho Data Validation, Combobox, những tên biến và giá trị biến dùng làm const trong VBA, những thông tin nhạy cảm và những thứ khác. Mặc dù bạn có thể dấu sheet đó bằng cách chọn View ➝Hide trong mục chọn Window (đối với Excel 2003 là Format ➝Sheet ➝Hide), nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn làm cách khác để người dùng không thể chọn View ➝ Unhide trong mục chọn Window (đối với Excel 2003 là Format ➝Sheet ➝ Unhide).

Bạn cũng có thể dùng chức năng khoá bảng tính, nhưng nó vẫn được nhìn thấy. Hơn nữa bạn không thể khoá những ô chứa dữ liệu kết nối với những control tạo bởi thanh công cụ Form.

Thay vì vậy, bạn hãy thiết lập trạng thái cho sheet dạng xlVeryHidden. Vào Developer ➝Visual Basic hoặc nhấn Alt-F11 để vào trang soạn thảo VBE (đối với Excel 2003 thì vào menu Tools ➝Macro ➝Visual Basic Editor và nhìn bên trái trong khung Project Explorer, nếu không thấy thì chọn View - Project Explorer. Tìm tên file và bấm vào dấu cộng để hiện ra các tên sheet. Chọn tên sgeet nào bạn muốn dấu, mở khung Property bằng cách vào menu View – Property Window (hoặc nhấn F4). Chọn tab Alphabetic, tìm dòng Visible và chọn 2- xlsSheetVeryHidden. Nhấn Alt-Q để trở về trang tính Excel, lưu sự thay đổi này. Sheet của bạn sẽ chẳng bao giờ có thể thấy được bằng cách thông thường trên menu View – Unhide hay Format – Sgeet – Unhide.

Để thấy trở lại, bạn phải vào chỗ cũ, chọn lại -1 – xlSheetVisible

 

[adung]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

ALL
Chiêu thứ 6: Tự thiết kế một bảng tính mẫu (template)

Nếu như bạn thường xuyên phải thực hiện cùng một kiểu trình bày cho bảng tính của mình, bạn có thể tự thiết kế ra một bảng tính mẫu cho riêng bạn, là một bảng tính đã có sẵn tiêu đề, một số cột, một số hàng nào đó, thậm chí là cả Name và công thức; đồng thời còn có thể tạo ra một hộp thoại riêng vào trong Thư viện các Templates của Excel.

Không biết là, có khi nào bạn sử dụng các Template không? Nghĩa là thay vì nhấn Ctrl+N để tạo một bảng tính mới, thì bạn nhấn vào nút Office, chọn lệnh New [E2003: File | New], và chọn ra một kiểu bảng tính đã được thiết kế sẵn trong thư viện các Template, sau đó sửa lại bảng tính này thành cái của mình?

Nếu bạn đã từng thấy, đã từng sử dụng những bảng tính đã đươc thiết kế sẵn này, ắt bạn sẽ thấy sự hữu dụng của nó, nhờ nó mà chúng ta tiết kiệm được bao nhiêu là thời gian cho việc thiết kế và trình bày.

Và, trong công việc, nếu như bạn cứ phải thường xuyên thiết kế những bảng tính có cấu trúc giống nhau, tôi nghĩ rằng việc bạn thường làm là mở một bảng tính đã có, xóa đi phần nội dung và lưu lại với tên khác, phải không? Nhưng cách làm này, đôi khi do sơ ý, bạn sẽ xóa luôn cả những công thức mà bạn đã mất hàng giờ để nghĩ ra, rồi phải mất thời gian cho những thao tác xóa... Vậy, có bao giờ bạn nghĩ đến chuyện sẽ làm một cái giống như những Template có sẵn của Excel không? Để mỗi khi cần loại một bảng tính nào đó (một bảng lương, một bảng chấm công, một bản báo giá, v.v...) thì bạn chỉ việc vào trong Thư viện Templates, thậm chí là vào trong "Thư viện riêng" của bạn, lấy một cái mẫu ra rồi chỉ việc nhập số liệu vào? Tiết kiệm được bao nhiêu là thời gian. Chiêu thứ 6 này sẽ giúp bạn thực hiện điều tôi vừa nói.

Tạo một bảng tính mẫu
Những Template cho phép bạn có sẵn một "dự án" (project), có nghĩa là bạn sẽ có sẵn môt bảng tính, bao gồm phần tiêu đề của bảng tính, một số hàng và cột với các tiêu đề của nó, các công thức, và cả các Name (nếu có).. Ví dụ, đây là Template BillingStatement1 có sẵn trong Excel 2007:

Bạn cũng có thể tạo ra một cái giống vậy, sau đó lưu lại thành một Template. Việc này không có gì khó. Bạn mở một bảng tính mới, tạo ra một cái sườn: tô màu, định dạng, đặt Name, thiết kế công thức, v.v... như bình thường bạn vẫn làm, nhưng khoan nhập dữ liệu vào. Bạn hãy xóa hết các Sheet không cần thiết, chỉ giữ lại những Sheet đã được thiết kế thôi. Hoặc bạn có thể mở một bảng tính đã có sẵn, xóa hết những dữ liệu thô, chỉ giữ lại phần trình bày. Sau đó, bạn nhấn F12 (Save as...) rồi chọn Excel Template:

Bạn hãy đặt cho nó một cái tên dễ nhớ, rồi nhấn Save. Theo mặc định thì Excel sẽ lưu bảng tính mẫu này vào Thư mục chứa các Template đã được tạo ra khi bạn cài đặt Excel 2007:

Mỗi khi cần sử dụng một bảng tính có cấu trúc y hệt bảng tính bạn vừa lưu với dạng Template như ở trên, bạn nhấn nút Office ➝ New [E2003: File | New], rồi chọn tiếp My Templates... ở cửa sổ New Workbook:

Các bảng tính mẫu mà bạn đã tạo ra và lưu lại như tôi đã trình bày ở trên, sẽ hiện ra. Bạn chỉ việc chọn mẫu bạn cần, rồi nhấn OK.

Tạo một tab riêng trong cửa sổ My Templates
Như bạn đã thấy ở hình ngay phía trên đây, khi bạn nhấn My Templates trong cửa sổ New Workbook, một cửa sổ New sẽ mở ra. Để ý một tí, bạn sẽ thấy cửa sổ này có dạng những cái tab. Nhưng hiện giờ nó chỉ nó mỗi một tab My Templates thôi. Giả sử bạn đã tạo ra rất nhiều bảng tính mẫu, thay vì "nhét" tất cả vào một chỗ, bạn có muốn tạo thêm những tab riêng cho mỗi loại mẫu không? Ví dụ, tab "Báo cáo thuế", tab "Báo giá", v.v... hay đại loại như thế ?

Khi bạn nhấn F12 để lưu lại với dạng Template như tôi đã trình bày ở phần trên, thì thay vì để Excel chọn thư mục lưu tự động, bạn hãy nhấn nút Create New Folder:

Một hộp thoại sẽ mở ra, và bạn nhập một cái tên cho nhóm biểu mẫu mà bạn muốn. Ở đây, tôi tạo thêm một nhóm là "Báo cáo thuế" để lưu những bảng tính sẽ dùng để in ra các báo cáo nộp cho cơ quan thuế, nhấn OK, đặt tên cho Template, và nhấn Save. Vậy là xong rồi đó. Tôi mở thử ra cho bạn xem nhé:

Bạn thấy không, trong cửa sổ New này, đã có thêm một tab mới là "Báo cáo thuế". Hay chứ nhỉ!

Một điều lưu ý, chắc là không thừa. Tất cả những Template và những thư mục mà bạn đã tự tạo ra trong bài này, đều nằm ở đây:
CDocuments and Settings\Owner\Application Data\Microsoft\Template
Với Owner là tên của Acount mà bạn đã tạo ra khi sử dụng Windows. Tôi đã thử thay đổi nơi lưu các Template này, nhưng không được. Khi chọn My Template trong cửa sổ New Workbook, Excel chỉ liệt kê những Template nào nằm ở trong cái đường dẫn ở trên đây mà thôi. Do đó, khi cài đặt lại Windows, có thể bạn sẽ mất hết tất cả những gì nằm trong thư mục CDocuments and Settings... Vậy, điều lưu ý ở đây là, bạn nên tạo ra những bản sao dự phòng cho các Template này, cất giữ cẩn thận. Sau này, khi có phải cài đặt lại Windows, bạn chỉ việc chép các bản sao vào đúng chỗ của nó (chính là cái đường dẫn trên đây), là có thể sử dụng tiếp.

Chúc các bạn có thêm thật nhiều thời gian hữu ích sau khi áp dụng chiêu này

 

[huyhungb]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Thiết lập chức năng auto save trong Excell để tránh mất dữ liệu khi mất điện bất ngờ.


Trong Microsoft Excel,
- Nhấn Tools.Options, chọn thẻ Save
- Chọn (select) mục Save AutoRecover info every và nhập vào số phút tùy theo ý của bạn (mặc định là 10 phút)

Điền số thứ tự chẵn-lẻ trong excel?




- Cách 1:
Bạn điền vào hai ô đầu lần lượt, VD A3 là 1; A4 là 3 (hoặc 2; 4), chọn (bôi đen) 2 ô này đưa chuột ở góc dưới bên phải ô A4 (chuột có biểu tượng dấu +) bạn kéo tiếp xuống đến các ô tiếp theo và thả chuột.

- Cách 2:
Gõ vào ô A3 thứ tự 1 (hoặc 2), chọn vùng đánh STT (có cả ô A3) vào menu Edit/Fill -> Series trong mục Step value gõ vào giá trị bước nhảy là 2 và OK.

- Cách 3 :
Ô A1, bạn gõ 1 hoặc 2
Ô A2, bạn gõ "=A1+2"
Kéo công thức xuống.

Dùng cách này được cái là khi bạn chèn thêm dòng vào giữa bảng dữ liệu thì bạn chỉ cần sửa lại công thức ở ngay chỗ bạn chèn dòng mới, thì các STT sau tự nhảy.

Còn nếu không dùng công thức, để Excel làm tự động thì khi chèn dòng thì phải làm lại.
8 công cụ thuận tiện trong Excel có thể bạn chưa biết

Nếu tất cả những gì bạn đang thực hiện với Excel đều chỉ là trong các trang bảng tính đơn giản thì bạn có thể sử dụng một sổ cái và một chiếc bút lông Sổ cái này sẽ không tính toán tất cả mọi thứ cho bạn, nhưng thực sự có rất nhiều công cụ có giá trị sẽ giúp bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau.

1. Tổng số phụ. Khi bạn gặp phải hàng tệp dữ liệu được sắp đặt theo ngày tháng, nó sẽ rất khó cho việc xem được một cách tổng thể. Tính năng tổng số phụ có trong Excel có thể giúp bạn khắc phục điều này. Kích Subtotal trên ribbon (menu) Data trong Excel 2007 hoặc chọn Subtotals từ Data trong Excel 2003. Mặc định nó sẽ cung cấp một tổng số phụ sum-type (kiểu tổng) cho mỗi một thay đổi diễn ra trong cột [tận cùng bên trái, nhưng bạn có thể chọn lấy một cột và thao tác mà bạn thích. Thậm chí bạn có thể tạo nhiều tổng số phụ, có thể cho tháng, quý hoặc năm. Một dải băng nằm ở bên trái sẽ cho phép bạn giữ bí mật các dữ liệu chi tiết và chỉ cho xem các mức khác của tổng số phụ.

2. Tự động định dạng có điều kiện. Định dạng có điều kiện trong Excel 2003 là điều trở ngại. Với Excel 2007, nó sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.

​

3. Bảng phân tích (PivotTable). Tính năng PivotTable của Excel cho phép bạn có được sự phân tích dữ liệu nhanh và linh hoạt. Bạn có muốn xem số lần mỗi giá trị xuất hiện trong một cột quá dài? Hãy đánh dấu cột đó, kích vào PivotTable trên tab Insert (trong Excel 2003, chọn PivotTable từ menu Data), và kích Finish. Kéo trường tên đầu cột vào hộp Row Labels và vào hộp Values (trong Excel 2003, là vùng Drop Row Fields Here và vùng Drop Data Items Here). Ngay lập tức bạn sẽ có được một danh sách phân loại của tất cả các giá trị trong cột, cùng với số lần mỗi giá trị này xuất hiện. Đó chính là bí quyết của PivotTable.

4. Kiểm soát tài liệu (Document Inspector). Các tài liệu của Excel 2007 gồm có nhiều thông tin hơn so với các hàng và cột dữ liệu. Chúng có thể chứa những thay đổi được đánh dấu, các comment, các thuộc tính riêng,… Để xem xét dữ liệu ẩn trong tài liệu Excel 2007, kích nút Office ở trên cùng bên trái, trỏ tới Prepare và kích Inspect Document. Nó rất giống với Document Inspector trong Word, nhưng thay vì tìm kiếm văn bản ẩn nó tìm kiếm các hàng và cột ẩn, các trang bảng tính ẩn và các đối tượng đã được định dạng ẩn. Excel 2003 không có tính năng này. Hầu hết những gì nó có thể thực hiện (không nhiều) là remove các thông tin cá nhân từ các thuộc tính của file khi bạn lưu chúng.

5. Xem ngắt trang (Page Break Preview). Excel sẽ in trang bảng tính của bạn bằng cách sử dụng nhiều trang cần thiết để có thể hiển thị tất cả dữ liệu cả theo chiều dọc và ngang. Nếu cột cuối cùng không thích hợp thì việc in trang bảng tính có thể cần gấp đôi số trang. Thậm chí còn lãng phí hơn nếu bạn bỏ các trang đã in đó và thực hiện in lại. Để tránh điều bực mình này, hãy kích Page Break Preview trên ribbon View (trong Excel 2003 chọn Page Break Preview từ menu View). Lúc này khi bạn thay đổi kích thước lại các cột, thay đổi cữ chữ hoặc tạo các thay đổi layout khác, bạn sẽ ngay lập tức thấy hiệu ứng về ngắt trang. Nó cũng là một cách nhanh chóng để tìm ra số trang bạn sẽ phải in.

6. AutoSum. Sau khi đã nhập một số số hạng vào một cột nào đó thì có đến chín trong mười lần bạn sẽ kết thúc cột bằng một tổng số. Excel có thể tính toán dễ dàng tổng của một hàng hoặc một cột. Kích một ô sau hàng hoặc cột và kích nút AutoSum từ ribbon Home trong Excel 2007 hoặc toolbar trong Excel 2003 (hoặc đơn giản có thể nhấn Alt-=). Excel sẽ tính tổng của hàng hoặc cột một cách tự động. Nếu bạn không muốn tính tổng này, hãy kích menu của nút để chọn các mục average (trung bình), minimum (tối thiểu), maximum (tối đa) hay các chức năng khác.

7. Các bảng và danh sách (Excel lists/tables) . Excel 2003 gọi chúng là các danh sách còn trong Excel 2007 lại gọi là các bảng. Dù chúng có được gọi bằng tên nào đi chăng nữa thì tính năng này cũng cho phép bạn có thể định nghĩa một dải các ô, phân loại, lọc, và tính tổng của các cột một cách dễ dàng, bên cạnh đó còn có thể chèn và gắn thêm hàng mà không cần điều chỉnh các công thức của bạn. Excel 2007 cũng cung cấp rất nhiều các kiểu bảng được định nghĩa từ trước để tạo sự dễ dàng trong việc định dạng. Trong Excel 2003, bạn đánh dấu các ô và chọn Data | Lists | Create List từ menu. Trong Excel 2007, kích Table trên ribbon Insert.

​

8. Lấy dữ liệu từ Web. Bạn gặp một bảng thống kê các dữ liệu trên một trang Web nào đó; và muốn kéo chúng vào Excel! Kích From Web trong ribbon Data (trong Excel 2003, chọn Data | Import External Data | New Web Query từ menu). Copy/paste địa chỉ trang web từ trình duyệt web của bạn vào hộp thoại New Web Query. Một biểu tượng hình mũi tên sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi bảng mà Excel có thể import; kích một hoặc một số trong số đó, sau đó kích nút Import. Ngay lập tức dữ liệu sẽ nằm trong bản tính của bạn. Nó có trạng thái bán trực tuyến – hãy kích nút Refresh Data trong thanh công cụ nổi (2003) hoặc nút Refresh All trong ribbon Data (2007) để cập nhật trang bảng tính của bạn với những dữ liệu mới nhất.

​

Văn Linh (Theo PC Mag)

 

[adung]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

ALL
Chiêu thứ 7: Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook

Nếu bạn đã tốn quá nhiều thời gian trong một workbook (bảng tính) với rất nhiều worksheet (trang tính), bạn sẽ cảm thông được sự khó khăn trong việc tìm kiếm một trang tính nào đó. Khi đó, có lẽ ta nên lập một chỉ mục các trang tính đang có để thuận tiện cho việc điều hướng trong bảng tính.

Bằng cách sử dụng một chỉ mục các trang tính sẽ cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng điều hướng trong bảng tính, chỉ bằng một cú nhấp chuột sẽ đưa bạn đến chính xác nơi bạn muốn đến mà không có sự fuss. Bạn có thể tạo một chỉ mục trong một vài cách: bằng tay, tự động tạo ra bởi mã VBA, hoặc là sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh (thậm chí có thể dùng các hàm Macro4 – không trình bày ở đây).


Tạo chỉ mục thủ công

Cách này rất dễ làm, bạn chỉ cần chèn mới một worksheet và đăt cho nó một cái tên, ví dụ như tên là Index. Sau đó, bạn nhận vào tên của các worksheet có trong workbook và tạo các siêu liên kết (hyperlink) đến các worksheet tương ứng với tên mà bạn nhập.

Để tạo hyperlink bạn chọn tên sheet, sau đó vào Insert | chọn Hyperlink tại nhóm Links [E2003: Insert | Hyperlinks] hoặc nhấn phím tắt là Ctrl+K để mở hộp thoại Insert Hyperlink.

Hộp thoại Insert Hyperlink

Chọn Place in This Document và chọn tên Sheet muốn kết nối tới. Nhấn nút OK để hoàn tất.

Phương pháp này phù hợp khi bảng tính không có quá nhiều worksheet và tên worksheet không có sự thay đổi thường xuyên, nếu không sẽ gây ra nhiều khó khăn cho công tác bảo trì trang chỉ mục.


Tạo chỉ mục tự động bằng cách sử dụng VBA

Một cách thay thế khác là sử dụng VBA để tự động tạo ra các chỉ mục. Đoạn mã sau đây sẽ tự động tạo ra một bảng chỉ mục liên kết đến tất cả các worksheet mà bạn có trong workbook. Bảng chỉ mục này sẽ được tạo lại mỗi khi worksheet lưu chỉ mục được chọn.

Đoạn mã này phải được đặt trong private module của Sheet chứa chỉ. Chèn một worksheet mới vào workbook và đặt tên cho nó là Index chẳng hạn. Nhấp chuột phải vào tên worksheet vừa tạo và chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F11.

Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code:


PHP Code:
Private Sub Worksheet_Activate()
Dim wSheet As Worksheet
Dim lCount As Long
lCount = 1

With Me
.Columns(1).ClearContents
.Cells(1, 1) = "INDEX"
End With

For Each wSheet In Worksheets
If wSheet.Name <> Me.Name Then
lCount = lCount + 1
With wSheet
.Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index
.Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", SubAddress:= _
"Index", TextToDisplay:="Back to Index"
End With
Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", SubAddress:= _
"Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name
End If
Next wSheet
End Sub

Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để thoát VBE và trở về cửa sổ bảng tính, sau đó lưu bảng tính lại. Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang worksheet khác trong workbook và sau đó chọn lại worksheet Index để kích hoạt sự kiện Worksheet_Activate.

Lưu ý rằng, đoạn mã sẽ các đặt tên (Name) cho các ô A1 ở mỗi worksheet kèm theo số chỉ mục của worksheet trong bảng tính (worksheet đầu tiên có chỉ mục là 1, kế đó là 2, 3…. n). Điều này bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên khác nhau. Nếu ô A1 trên worksheet của bạn đã được đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 trong đoạn mã sang một địa chỉ khác phù hợp hơn.

Thêm thuộc tính cho workbook

Lưu ý, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong workbook thì các hyperlink được tạo ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động được, do chúng đã liên kết đến các Name trong workbook hiện hành. Khi thuộc tính hyperlink base được thiết lập thì các siêu liên kết sẽ trỏ đến hyperlink base kết hợp với các Name.

Thêm thuộc tính Hyperlink base: Vào Office | Prepare | Properties | Document Properties | chọn Advanced Properties [E2003: File | Properties | Summary] và nhập vào hyperlink base

Thêm lệnh gọi chỉ mục vào trình đơn ngữ cảnh

Cách thứ ba sẽ hướng dẫn bạn thêm một lệnh vào trình đơn ngữ cảnh để gọi danh sách các worksheet trong workbook và bạn có thể chọn lệnh này bằng cách kích phải chuột vào vùng bảng tính bất kỳ. Đoạn mã sau sẽ gọi thanh lệnh Tabs của workbook như hình sau:

Thêm lệnh “Sheet Index” vào trình đơn ngữ cảnh

Nhấn Alt+F11 để mở cửa sổ VBE, sau đó nhập đoạn mã sau vào cửa sổ Code của ThisWorkbook:

PHP Code:
Private Sub Workbook_SheetBeforeRightClick(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range, Cancel As Boolean)
Dim cCont As CommandBarButton
On Error Resume Next
Application.CommandBars("Cell").Controls("Sheet Index").Delete
On Error GoTo 0
Set cCont = Application.CommandBars("Cell").Controls.Add _
(Type:=msoControlButton, Temporary:=True)
With cCont
.Caption = "Sheet Index"
.OnAction = "IndexCode"
End With
End Sub

Tiếp theo, bạn vào Insert | Module và nhập vào đoạn mã sau:

PHP Code:
Sub IndexCode()
Application.CommandBars("workbook Tabs").ShowPopup
End Sub

Đoạn mã trên sẽ thực thi mỗi khi bạn chọn lệnh “Sheet Index” từ trình đơn ngữ cảnh và bạn phải đặt nó trong Module thì Excel mới có thể thấy được thủ tục này.

Nhấn Alt+Q để đóng cửa sổ VBE trở về bảnh tính Excel. Kể từ lúc này, bạn nhấp phải chuột tại bất kỳ ô nào trong bất kỳ worksheet nào thì trong trình đơn ngữ cảnh sẽ có thêm lệnh “Sheet Index” giúp bạn điều hướng đến bất cứ worksheet nào trong workbook một cách dễ dàng.

 

[huyhungb]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Các thủ thuật hay nhất trong Excel

Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác xử lý bảng tinhd đối với phần mềm Microsoft Excel, xin giới thiệu một số thủ thuật được coi là hay nhất của phần mềm này:

Hiển thị đối số của các hàm
Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)).
Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE
Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.
Tham chiếu các hàm
Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp.
Dùng F9 để tính tạm thời
Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC. Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi.
Liên kết text box tới dữ liệu trong ô
Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box.
1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box.
2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter.
3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box. Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.
Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn.
Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô
Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các bước:
1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.
2. Nhắp vào Copy trên menu Edit.
3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.
4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ cho nhanh chóng.
Sử dụng Advanced Filter
Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn.
Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệAdvanced Filter
Giả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử dụng theo dòng công thức dưới đây:
=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))
Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter. Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức.
Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu
Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:
=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0))
Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau
Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20.
Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc
Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data\ Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK.
Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành
Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần nữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data\ Filter và xoá chọn trong AutoFilter.
Làm vừa dữ liệu trong một trang
Excel đã rất "cố gắng" để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt. Đơn giản, bạn chọn File\ Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả.
Hiển thị các ô hay dùng
Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn Show Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows.
Tìm nhanh các ô có chứa công thức
Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn.
Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.
Bổ sung Shift nền web vào bảng tính
Để bổ sung dữ liệu "sống" từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link.
Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức
Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ việc gõ một ký hiệu (&

ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là "25 Departments", gõ (=A1 & "Departments"), trong đó A1 chứa số 25.
Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút?
Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng cách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất nhanh chóng mà không phải chọn Tools\Macro. Để ấn định một macro tới một nút, chọn View\ Toolbars\ Customize. Nhắp vào tab Commands và chọn Macros trong điều khiển Categories. Kustom Button trong Commands tới một thanh công cụ. Khi bạn đã bổ sung xong nút macro, nhắp vào nút có biểu tượng hình mặt cười màu vàng và nhắp vào nút Modify Selection trong hộp thoại Customize. Chọn Assign Macro từ menu shortcut mới xuất hiện. Cuối cùng, để đồng nhất macro bạn muốn tới gắn vào nút macro, nhắp vào OK, và nhắp vào Close.
Hiển thị công thức một cách an toàn
Bạn nhớ phải luôn luôn ghi bảng tính trước khi chuyển tới công thức hiển thị bằng cách ấn Ctrl - ~. Khi bạn quay lại bảng tính sau khi hiển thị các công thức, bạn có thể tìm thấy một vài định dạng khác nhau. Ví dụ, Excel có thể đã thay đổi độ rộng cột cùng một vài cột khác của bạn. Nếu điều này xảy ra, đơn giản mở lại bảng tính để quay lại định dạng đã mất. Phương pháp khác là chuyển bảng tính theo cách ở trên và tắt bằng cách vào menu Tools\Options chọn Views và đánh dấu chọn vào ô Formulas. Nhắp và OK để kết thúc.
Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường
Excel không quan tâm đến trường hợp các ký tự chữ cái khi sắp xếp, trừ khi bạn thông báo tới nó. Nếu bạn muốn phân biệt giữa chữ in hoa và in thường trong quá trình sắp xếp, chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp, chọn Data\Sort. Nhắp vào Options trong hộp thoại Sort và chọn lựa chọn Case Sensitive. Nhắp vào OK hai lần. Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn này mỗi lần vì Excel sẽ không giữ lại thiết đặt này.
Chuyển đổi các nhăn tới các số
Text dạng số là một kiểu dữ liệu hợp lệ. Ví dụ một số phone không hoàn toàn là một số. Khi lưu trữ kiểu dữ liệu này, bạn có thể thêm vào dữ liệu nhập vào bằng ký tự ('). Tuy nhiên, thỉnh thoảng các giá trị số được nhập vào được nhập như là text số và điều này có thể xảy ra rắc rối. May thay, có thể dễ dàng chuyển đổi text số tới dạng số. Bạn theo các bước sau: chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Chọn Data\ Text To Column. Nhắp vào Next hai lần. Chọn General format và nhắp vào Finish. Excel sẽ chuyển đổi text số thành dữ liệu số.

(Theo Tin học và đời sống)​

 

[huyhungb]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Microsoft Excel 2003 và những tùy chọn có thể bạn chưa biết
Những tùy chọn có thể bạn chưa biết trong Microsoft Excel 2003. Chúng tôi giới thiệu một số thao tác sau:

Hiển thị một nút cửa sổ Excel trong thanh taskbar:
Thông thường, mỗi khi bạn tạo mới hoặc mở một bảng tính đã có từ Excel, chương trình sẽ hiển thị thêm một nút cửa sổ Excel trong thanh taskbar. Do đó, nếu cần làm việc cùng lúc với nhiều bảng tính khác nhau thì thanh taskbar của bạn sẽ nhanh chóng bị chiếm hết chỗ.
Mặt khác, bạn vẫn có thể chuyển qua lại giữa các bảng tính với nhau bằng menu Window mà không nhất thiết phải dùng nút cửa sổ trong taskbar, phần lớn thao tác chọn từ menu Window sẽ nhiều thuận tiện hơn.
Để Excel chỉ hiển thị một nút cửa sổ duy nhất cho dù bạn mở bao nhiêu cửa sổ từ trong chương trình đi nữa, hãy vào menu Tools > Options > nhấp thẻ View > bỏ chọn Windows in Taskbar > nhấn OK. (Chú ý: thủ thuật này không có hiệu lực khi bạn mở thêm cửa sổ Excel thông qua shortcut).

Thay đổi màu đường lưới Gridline:
Mặc định, đường lưới trong Excel có màu xám nhạt. Tuy nhiên, đôi lúc vì phải làm việc quá nhiều trên máy tính hay mắt yếu mà bạn cảm thấy không thể nhận rõ các đường này, hoặc đơn giản chỉ vì bạn muốn thay đổi màu sắc đường lưới theo màu ưa thích, thì đây là thủ thuật cho bạn.
Trước tiên vào menu Tools > Options > nhấp thẻ View > nhấp vào hộp chọn màu sắc bên phải mục Gridlines color rồi chọn một màu trong đó > nhấn OK.

​

Không cho Excel tự động tính lại giá trị biểu thức:
Bình thường, sau khi bạn thay đổi giá trị của một ô có liên quan đến biểu thức thì giá trị biểu thức sẽ lập tức được tính lại. Nếu bạn không thích tính “nhanh nhảu” này thì vào menu Tools > Options > nhấp thẻ Calculation > chọn Manual. Riêng mục Recalculate before save nếu được đánh dấu thì Excel sẽ tự động tính lại tất cả biểu thức mỗi khi bảng tính được lưu (save), còn nếu bỏ đánh dấu thì Excel sẽ không bao giờ tính lại giá trị biểu thức cho đến khi bạn nhấn phím F9. Cuối cùng, nhấn OK.

Không hiển thị mẫu chữ trong danh sách phông:
Tính năng hiển thị mẫu chữ ngay trong danh sách phông là tính năng rất hay, vừa được cung cấp thêm từ phiên bản Microsoft Office 2000. Tuy nhiên, cũng từ tính năng này mà phát sinh một số lỗi không mong muốn, ví dụ nếu máy của bạn quá yếu thì thao tác mở danh sách phông có thể sẽ làm bạn phải đợi khá lâu, hoặc giả như nếu trong bộ phông của bạn có một phông nào đó bị hỏng thì Excel sẽ bị lỗi và tự động đóng mỗi khi nhấp vào danh sách phông. Nếu vậy, tốt nhất hãy vào menu Tools > Customize > nhấp thẻ Options > bỏ chọn List font names in their font > nhấn OK.

​

Thay đổi số worksheet có trong workbook khi tạo mới tập tin bảng tính:
Cũng giống như danh sách tập tin vừa được mở, số lượng worksheet (trang bảng tính) có trong workbook (tập tin bảng tính) khi tạo mới mặc định là 3. Đây là một con số được cân nhắc từ Microsoft, tuy nhiên không phải ai cũng dùng 3 worksheet. Do vậy, số lượng cũng cần được thay đổi cho phù hợp với đặc thù công việc của mỗi người, bằng cách vào menu Tools, chọn Options, nhấp thẻ General, tìm đến dòng chữ Sheets in new workbook rồi thay đổi giá trị của ô bên phải (giá trị mặc định là 3). Cuối cùng, nhấn OK.

Zoom bảng tính bằng bánh xe chuột:
Nếu chuột của bạn có bánh xe lăn thì mặc định Excel sẽ dùng chức năng của bánh xe này như công cụ để cuộn lên xuống trang bảng tính. Thật ra, tính năng cuộn đã được nút bánh xe lăn đảm nhận khi bạn dùng bánh xe như nút nhấn (nhấn vào chứ không lăn), chính vì thế mà cách lăn bánh xe có thể trở thành thừa và không quen thuộc đối với những người đã quen làm đồ họa. Để thói quen không phải thay đổi, bạn hãy chuyển thao tác cuộn khi lăn bánh xe bằng thao tác thu phóng (zoom), cách làm như sau: vào menu Tools > Options > nhấp thẻ General > chọn Zoom on roll with IntelliMouse > nhấn OK.

​

(Theo PhamHongPhuoc)

 

[Baocông]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Cám ơn adung về những bài sưu tầm thật bổ ích.
Nhưng chỉ ghi sưu tầm thì chưa đủ.
Bạn nên ghi rõ sưu tầm từ nguồn nào và trích rõ nguồn để tránh tình trạng vi phạm bản quyền.

Cám ơn bạn về kiến thức bạn cung cấp cho diễn đàn
Chúc vui

 

[sinhvienpy89]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Hi bạn! Bài viết của bạn rất hữu ích, thanhks bạn, mình đang muốn tự tạo một phần mềm exel kế toán nhưng khôn biết làm như thế nào,mình mới ra trường và mới đi làm,hiii,bạn có thể cho mình một số ý kiến dc ko?

Theo mình muốn tạo được một phần mêm Excel Kế toán thì ngoài kiến thức Vững chắc Của Excel,có cả lập trình nữa đấy bạn.Bạn phải am hiểu nhiều về kiến thức của Kế toán.Bạn phải hình dung xem họ làm như thế nào,đi từng bước ra sao.từ đó bạn mới phát triển theo hướng đó.
Ngoài ra bạn phải tham khảo các phần mềm Excel Kế toán của các tác giả trước,dể rút kinh nghiệm và có bước đi nhanh hơn!

 

[cuntun]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

bạn có thề cho mình biết tựa cuốn sách này mình mua về đọc được không cám ơn

 

[lamquang111]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Theo mình muốn tạo được một phần mêm Excel Kế toán thì ngoài kiến thức Vững chắc Của Excel,có cả lập trình nữa đấy bạn.Bạn phải am hiểu nhiều về kiến thức của Kế toán.Bạn phải hình dung xem họ làm như thế nào,đi từng bước ra sao.từ đó bạn mới phát triển theo hướng đó.
Ngoài ra bạn phải tham khảo các phần mềm Excel Kế toán của các tác giả trước,dể rút kinh nghiệm và có bước đi nhanh hơn!

Nói chung để viết dc 1 PM kế toán excell thì ko nhất thiết phải biết lập trình E , mình ko biết 1 téo gì về VBA, lập trình gì đó, chỉ biết sơ những hàm căn bản và vài chiêu nhưng vẩn viết dc mà dể hiểu sài cả mấy năm này đó thôi, mà nếu biết thêm thì quá tốt nhưng học lập trình thì mệt lắm.

 

[doxuanhuynh]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Sưu tầm: Tài liệu này rất hay và bổ ích cho những người yêu thích Excel
Những "tuyệt chiêu" trong Excel:
*Lời nói đầu
1.Tùy biến cửa sổ làm việc của bảng tính
2 Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều sheet
3 Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định
4 Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết
5 Ẩn sheet sao cho người dùng không thể dùng lệnh unhide để hiện ra
6 Tự thiết kế một bảng tính mẫu (template)
7 Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook
8 Giới hạn vùng cuộn của bảng tính
9 Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức
10 Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm dữ liệu trùng
11 Tìm dữ liệu xuất hiện 2 hoặc nhiều lần bằng công cụ Conditional Formating
12. Tạo riêng một thanh công cụ cho riêng một bảng tính cụ thể
13. Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống như sao chép tham chiếu tuyệt đối)
14. Gỡ bỏ những liên kết ma
15. Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường
16. Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi
17. Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác
18. Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox
19. Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting
20. Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện
21. Tô màu dòng xen kẽ
22. Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ô
23. Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng 1 checkbox
24. Dùng nhiều List cho 1 Combobox
25. Tạo một danh sách xác thực thay đổi theo sự lựa chọn từ một danh sách khác
26. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn
27. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực
28. Trích xuất dữ liệu số trong 1 chuỗi bằng VBA
29. Tùy biến chú thích của ô bảng tính
30. Sort thứ tự dựa trên nhiều hơn ba cột
31. Sắp xếp ngẫu nhiên
32. Thao tác trên dữ liệu với Advanced Filter
33. Tạo các định dạng số cho riêng bạn
34. Tăng thêm số lần Undo cho Excel
35. Tự tạo danh sách để fill

Lời nói đầu:

Trong quá trình thực hiện một bảng tính, chúng ta có thể mắc phải vô số lỗi, hoặc có thể mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn, và thường không để ý tới những cái có thể giúp chúng ta xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng hơn... Xin hân hạnh giới thiệu đến các bạn cuốn sách "Một ngày một tuyệt chiêu", lược dịch từ cuốn Excel Hacks, của hai tác giả David và Raina Hawley. Những "tuyệt chiêu" này sẽ giúp bạn tránh được những lỗi, và làm việc với bảng tính một cách có hiệu quả hơn.

Trước khi nói đến các "tuyệt chiêu" của Excel, xin nói sơ qua một chút về một số thủ thuật và quy tắc cơ bản, những điều sẽ giúp các bạn thực hiện những "tuyệt chiêu" được nói đến trong các phần sau cách dễ dàng hơn. Excel là một phần mềm bảng tính rất mạnh, và bạn có thể làm được những điều không thể tin nổi với nó. Nhưng không may, có nhiều người thiết kế bảng tính của mình với quá nhiều sự "lo xa", cẩn thận quá mức cần thiết, và làm cho nó trở nên phức tạp hơn là nó đáng bị như vậy. Phần mở đầu này sẽ mách cho bạn một số thủ thuật và quy tắc mà nếu bạn làm theo, bạn sẽ thấy chúng rất hiệu quả.

Xin nói thêm, tất cả các "chiêu" được trình bày sau đây, đa phần là viết cho Excel 2007. Nếu nó cũng có thể áp dụng cho các phiên bản trước, chúng tôi sẽ chú thích ở ngay bên cạnh: (Với Excel 2003 trở về trước, thì...)

Quy tắc 80/20
Có lẽ việc quan trọng nhất khi thực hiện một bảng tính là dành một thời gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí dữ liệu, tính trước những việc mình cần làm. Và đừng bao giờ nghĩ rằng sau khi hoàn thành, tôi sẽ không cần phải thêm vào đó các dữ liệu hoặc các công thức khác, vì bạn sẽ luôn làm ngược lại. Điều này có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho một bảng tính và khoảng 20% thời gian để thực hiện bảng tính đó.
Cho dù rằng, việc này có vẻ không cần thiết với những bảng tính nhỏ, nhưng bảo đảm rằng, nếu bạn quan tâm đến điều tôi vừa nói ở trên, thì về lâu về dài, bạn sẽ tránh được những cực nhọc khi phải cứ phải sửa đi sửa lại bảng tính của mình, và dễ dàng thực hiện được những bảng tính lớn sau khi đã dành cho nó một thời gian để lên kế hoạch thực hiện. Nên nhớ rằng, các bảng tính phải luôn mang lại cho người dùng những thông tin chính xác, chứ không phải là thông tin chỉ chính xác trong một trường hợp nào đó.

Những mẹo nhỏ về cấu trúc một bảng tính
Một trong những lỗi mà chúng ta hay mắc phải khi tạo một bảng tính, là chúng ta không thiết lập và trình bày dữ liệu "theo cái cách mà Excel và các tính năng của nó mong đợi". Sau đây là một số lỗi phổ biến chúng ta hay mắc phải khi thiết lập một bảng tính:
Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng tính (WorkBook) khác nhau
Bố trí dữ liệu trong nhiều trang tính (WorkSheet) khác nhau
Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng (Table) khác nhau
Có những hàng trống và cột trống trong khối dữ liệu (database)
Bỏ trống những ô có dữ liệu giống nhau (cùng chung một ngày, cùng chung một đơn vị tính, v.v...)
Ba điểm đầu tiên trên đây chỉ muốn nói đến một điều: Bạn nên luôn luôn cố gắng để giữ các mối liên quan giữa các dữ liệu được liên tục trong cùng một bảng dữ liệu. Tôi đã thấy rất nhiều các bảng tính không được trình bày theo cái quy tắc rất đơn giản này, và chính vì vậy, các bảng tính đó không thể tận dụng được tối đa các tính năng mạnh mẽ của Excel như PivotTable, SubTotal... Bạn chỉ có thể sử dụng các tính năng này khi bạn gom hết dữ liệu của bạn vào trong một bảng thật đơn giản.

Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 trở về trước) mà lại chỉ có 16.384 cột (256 cột trong Excel 2003 trở về trước). Điều này có ý nói rằng, bạn nên thiết lập dữ liệu của mình với các tiêu đề cột nằm ở hàng trên cùng, và các dữ liệu có liên quan thì nằm liên tục ở bên dưới tiêu đề của nó. Nếu như bạn có những dữ liệu được lặp lại hai lần hoặc nhiều lần trong các hàng của cùng một cột (các ngày tháng, các loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn hãy chống lại sự cám dỗ bỏ trống các ô đó.

Hãy cố gắng sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn bất cứ khi nào có thể. Excel có rất nhiều những công cụ để tìm kiếm và tham chiếu công thức, và một số không nhỏ trong đó, đòi hỏi dữ liệu phải được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. Việc phân loại cũng sẽ giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý của một số các hàm.

Mình đang gặp khó khăn, mình xin nhờ các anh chi nào pro về Excel chỉ mình với.
Mình muốn lấy cột giờ thực làm ở Hình 2 (trên xuống) qua cột thực làm ở hình 1. Nếu bạn nào có công thức về Excel làm được thị bày cho mình với
Cảm ơn các anh chị nha.

 

[Avatar2009]

bài viết rất hay. hãy giữ mãi phong độ này nhé. Post thật nhiều bài nữa...

Từ trước giờ dùng excel chỉ là những cái bình thường. Hôm nay vô tình đọc được bài của adung mình thấy excel đúng là quá hữu ích. còn nhiều thứ mình phải học lắm. mong các thành viên cứ post nhiều bài hay như thế này nữa nhé. Thank you.

 

[luckyhope]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Còn tuyệt chiêu gì nữa không, bạn post lên đây tiếp đi.

 

[vanle33]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Gửi tất cả các bạn đã Post và đã đọc bài Các bạn chú ý cần ghi rõ nguồn gốc xuất xứ bài của bạn copy nhé
Mình cũng là thành viên của trang bên đó nên chắc chắn biết tác giả và chi tiết rất nhiều thứ về "Những Tuyệt chiêu trong Excel" mà các bạn vừa post
Mong các bạn ghi rõ nguồn gốc và biết cảm ơn tác giả của những bài viết đó!!!

 

[ngangadinh]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Bạn có thể giúp mình làm 1 bảng công thức Excel trong tính hoa hồng nhân viên được ko?

VD: Cty bán hàng 20tr, trích hoa hồng 10% là 2tr.
Bạn A làm công trình đó thì được 20% của 2tr =400k, còn 80% của 2tr thì chia đều cho tất cả nhân viên trong phòng ( 06NV ) trong đó có cả bạn A nữa.
Bạn vui lòng gửi mail dùm mình : ngabtech@yahoo.com.vn.
Cảm ơn bạn

 

[bidanh267]

Ðề: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Theo mình muốn tạo được một phần mêm Excel Kế toán thì ngoài kiến thức Vững chắc Của Excel,có cả lập trình nữa đấy bạn.Bạn phải am hiểu nhiều về kiến thức của Kế toán.Bạn phải hình dung xem họ làm như thế nào,đi từng bước ra sao.từ đó bạn mới phát triển theo hướng đó.
Ngoài ra bạn phải tham khảo các phần mềm Excel Kế toán của các tác giả trước,dể rút kinh nghiệm và có bước đi nhanh hơn!

ko nhất thiết phải biết lập trình bạn à.Điều quan trọng là bạn phải nắm chắc kiến thức kế toán và cơ bản excel đồng thời biết thêm mấy hàm nâng cao là ok rồi