I. Khi nào thì áp dụng HDDT CÓ MÃ của CQT, đối tượng nào thì áp dụng HDDT KHÔNG CÓ MÃ
Vậy Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là gì?
Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 của BTC quy định về đặc tả kỹ thuật, định dạng cấu trúc, thành phần dữ liệu của HDDT thì:
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm 34 ký tự và là duy nhất do hệ thống của CQT hoặc hệ thống của đơn vị do CQT ủy quyền tạo ra trên các HĐĐT có mã của CQT.
Đối tượng áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế bao gồm:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế nếu không thuộc 2 trường hợp áp dụng HDDT không có mã nêu trên thì đơn vị đăng ký sử dụng HDĐT CÓ MÃ của CQT
Như vậy phần lớn các DN sẽ sử dụng HDDT CÓ MÃ của CQT
II. Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử:
Sau khi xác định được DN sử dụng loại HĐ nào & không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định thì DN thực hiện việc đăng ký.
Việc đăng ký theo quy định mới cực kỳ đơn giản: theo quy định mới chỉ có 1 bước và hồ sơ chỉ có 1 mẫu duy nhất đó là Mẫu 01/ĐKTD-HDDT (Ban hành kèm theo NĐ123/2020/NĐ-CP)
Nếu như trước đây:
- Tại thông báo phát hành phải ghi số lượng hóa đơn sử dụng, năm bắt đầu sử dụng
- Phải ghi ký hiệu mẫu số hóa đơn
Thì quy định mới:
- Không giới hạn số lượng hóa đơn sử dụng, chỉ đăng ký và nếu áp dụng đúng loại hóa đơn & hình thức hóa đơn như đã đăng ký thì sẽ sử dụng theo số đã đăng ký và ko bị hết số
Cách thực hiện Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
B1: Người nộp thuế gửi đăng ký Mẫu số 01/ĐKĐT- HDDT thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (áp dụng cả đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế)
B2: Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, CQT sẽ có phản hồi về việc chấp nhận hay ko chấp nhận việc sử dụng HDDT của DN (#) Trước đây là 2 ngày làm việc
QUAN TRỌNG: DN PHẢI NGỪNG SỬ DỤNG HDDT ĐÃ THÔNG BÁO PHÁT HÀNH THEO CÁC QUY ĐỊNH TRƯỚC ĐÂY NGAY KHI CQT CHẤP NHẬN “ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HDDT” THEO QUY ĐỊNH MỚI
- Phải thực hiện tiêu hủy các hóa đơn giấy đã Thông báo phát hành trước đây nhưng chưa sử dụng; việc thực hiện tiêu hủy các hóa đơn đó thực hiện tại Điều 27 NĐ 123
- Phần chuyển đổi HDDT sang mẫu quy định mới, nhiều nhà cung cấp HDDT đang có chương trình chuyển đổi miễn phí cho KH và bảo lưu toàn bộ HDDT cũ chưa sử dụng hết sang mẫu mới, DN có thể liên hệ với NCC HDDT của mình để hỏi về chính sách hỗ trợ này.
III. Lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế
a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn có mã nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
- Truy cập Cổng thông tin điện tử của TCT
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã
- Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi
- Gửi hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế cho người mua
b) Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì:
- Truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã các hóa đơn đã lập
- Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi
- Gửi hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế cho người mua
=> PHẦN LỚN DN SẼ SỬ DỤNG CÁCH NÀY
IV. Chuyển dữ liệu HDDT đến CQT:
a.1. Đối tượng chuyển dữ liệu HDDT ko có mã của CQT áp dụng cho:
- Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
- Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng
- Các hóa đơn được lập cho tổng doanh thu của người mua là cá nhân không kinh doanh phát sinh trong ngày hoặc tháng theo bảng kê chi tiết thì người bán chỉ gửi dữ liệu hóa đơn điện tử (không kèm bảng kê chi tiết) đến cơ quan thuế.
- Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.
=> Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT
a.2 Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại điểm a1.
Lưu ý: Việc chuyển dữ liệu HDDT đến CQT đã được thực hiện ngay tại bước gửi hóa đơn để lấy Mã của CQT
V. Hiệu lực thi hành:
Quy định chung là khuyến khích từ nay đến 1/7/2022, tuy nhiên các địa bàn đã đáp ứng về cơ sở hạ tầng để triển khai HDDT theo quy định của BTC thì thực hiện chuyển đổi áp dụng HDDT theo quy định mới từ tháng 11/2021 => Như vậy nếu DN nhận được thông báo về việc chuyển đổi HDDT thì DN sẽ phải tiến hành thực hiện HDDT theo quy định mới
Vậy Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là gì?
Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 của BTC quy định về đặc tả kỹ thuật, định dạng cấu trúc, thành phần dữ liệu của HDDT thì:
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm 34 ký tự và là duy nhất do hệ thống của CQT hoặc hệ thống của đơn vị do CQT ủy quyền tạo ra trên các HĐĐT có mã của CQT.
Đối tượng áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế bao gồm:
- Doanh nghiệp kinh doanh ở 15 lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và KHÔNG nằm trong danh sách DN thuộc diện rủi ro cao về thuế của CQT.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng yêu cầu lập, tra cứu, lưu trữ dữ liệu HĐĐT và bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến CQT
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế nếu không thuộc 2 trường hợp áp dụng HDDT không có mã nêu trên thì đơn vị đăng ký sử dụng HDĐT CÓ MÃ của CQT
Như vậy phần lớn các DN sẽ sử dụng HDDT CÓ MÃ của CQT
II. Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử:
Sau khi xác định được DN sử dụng loại HĐ nào & không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định thì DN thực hiện việc đăng ký.
Việc đăng ký theo quy định mới cực kỳ đơn giản: theo quy định mới chỉ có 1 bước và hồ sơ chỉ có 1 mẫu duy nhất đó là Mẫu 01/ĐKTD-HDDT (Ban hành kèm theo NĐ123/2020/NĐ-CP)
Nếu như trước đây:
- Tại thông báo phát hành phải ghi số lượng hóa đơn sử dụng, năm bắt đầu sử dụng
- Phải ghi ký hiệu mẫu số hóa đơn
Thì quy định mới:
- Không giới hạn số lượng hóa đơn sử dụng, chỉ đăng ký và nếu áp dụng đúng loại hóa đơn & hình thức hóa đơn như đã đăng ký thì sẽ sử dụng theo số đã đăng ký và ko bị hết số
Cách thực hiện Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
B1: Người nộp thuế gửi đăng ký Mẫu số 01/ĐKĐT- HDDT thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (áp dụng cả đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế)
B2: Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, CQT sẽ có phản hồi về việc chấp nhận hay ko chấp nhận việc sử dụng HDDT của DN (#) Trước đây là 2 ngày làm việc
QUAN TRỌNG: DN PHẢI NGỪNG SỬ DỤNG HDDT ĐÃ THÔNG BÁO PHÁT HÀNH THEO CÁC QUY ĐỊNH TRƯỚC ĐÂY NGAY KHI CQT CHẤP NHẬN “ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HDDT” THEO QUY ĐỊNH MỚI
- Phải thực hiện tiêu hủy các hóa đơn giấy đã Thông báo phát hành trước đây nhưng chưa sử dụng; việc thực hiện tiêu hủy các hóa đơn đó thực hiện tại Điều 27 NĐ 123
- Phần chuyển đổi HDDT sang mẫu quy định mới, nhiều nhà cung cấp HDDT đang có chương trình chuyển đổi miễn phí cho KH và bảo lưu toàn bộ HDDT cũ chưa sử dụng hết sang mẫu mới, DN có thể liên hệ với NCC HDDT của mình để hỏi về chính sách hỗ trợ này.
III. Lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế
a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn có mã nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
- Truy cập Cổng thông tin điện tử của TCT
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã
- Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi
- Gửi hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế cho người mua
b) Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì:
- Truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã các hóa đơn đã lập
- Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi
- Gửi hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế cho người mua
=> PHẦN LỚN DN SẼ SỬ DỤNG CÁCH NÀY
IV. Chuyển dữ liệu HDDT đến CQT:
a.1. Đối tượng chuyển dữ liệu HDDT ko có mã của CQT áp dụng cho:
- Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
- Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng
- Các hóa đơn được lập cho tổng doanh thu của người mua là cá nhân không kinh doanh phát sinh trong ngày hoặc tháng theo bảng kê chi tiết thì người bán chỉ gửi dữ liệu hóa đơn điện tử (không kèm bảng kê chi tiết) đến cơ quan thuế.
- Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.
=> Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT
a.2 Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại điểm a1.
Lưu ý: Việc chuyển dữ liệu HDDT đến CQT đã được thực hiện ngay tại bước gửi hóa đơn để lấy Mã của CQT
V. Hiệu lực thi hành:
Quy định chung là khuyến khích từ nay đến 1/7/2022, tuy nhiên các địa bàn đã đáp ứng về cơ sở hạ tầng để triển khai HDDT theo quy định của BTC thì thực hiện chuyển đổi áp dụng HDDT theo quy định mới từ tháng 11/2021 => Như vậy nếu DN nhận được thông báo về việc chuyển đổi HDDT thì DN sẽ phải tiến hành thực hiện HDDT theo quy định mới
