Những điều cần biết về ERP (Phần 2)

[Phần mềm BRAVO]

Làm thế nào triển khai một dự án ERP thành công​

Chia sẻ từ anh Phạm Anh Trường – Trưởng Ban Kỹ thuật BRAVO-HN về kinh nghiệm triển khai ERP qua rất nhiều các dự án mà anh thực hiện.

Năm 2016, tôi đã hoàn thành 4 dự án triển khai ERP lớn, có rất nhiều những kinh nghiệm được đúc rút ra từ những dự án đó. Có cả kinh nghiệm thành công và kinh nghiệp thất bại, xin phép được chia sẻ cùng mọi người những kinh nghiệm đó để sau đó sẽ còn nhiều dự án ERP được triển khai thành công nữa.

Anh Phạm Anh Trường – Trưởng Ban Kỹ thuật (BRAVO-HN)​

1. Lựa chọn nhân lực thực hiện Dự án
Đánh giá năng lực của nhân sự tham gia dự án để phân công việc hợp lý là điều rất quan trọng. Trong 1 dự án tôi đã thực hiện, ban đầu có một số vấn đề liên quan đến việc sắp xếp phân công nhân sự thực hiện tại một số nhà máy, có một nhân viên thực hiện không được tốt dẫn đến cần phải điều động nhân sự khác. Rất may là việc này được phát hiện sớm và đáp ứng kịp thời để không bị ảnh hưởng đến tiến độ triển khai. Do đó, người quản lý dự án phải luôn luôn bám sát việc thực hiện công việc của từng thành viên.

2. Đánh giá thực tế (các thời điểm) và đưa ra giải pháp
Có một dự án tôi đã thực hiện trong năm 2016, do phạm vi của một đơn vị không thực hiện được ngay vì liên quan đến dữ liệu bộ phận bán hàng đang dùng chung nhưng trong phạm vi hợp đồng chưa thực hiện bộ phận này.

Nếu không xử lý vấn đề này thì dự án này không thể thực hiện đúng tiến độ. Việc đốc thúc thực hiện nội bộ phải thực hiện liên tục và quyết liệt để thấm nhuần tư tưởng “Đánh đông dẹp bắc không sờn khi về nội bộ phải nhờn nhau ra”. Sau khi đã xong việc ký thực hiện công việc tiếp theo thì đội dự án gặp phải khó khăn khác. Theo khách hàng, nếu không đưa được vào thời điểm khách hàng yêu cầu thì sẽ chờ 3 tháng nữa (một khoảng thời gian quá dài mà bất cứ một người quản lý dự án nào cũng không mong muốn). Lúc này tôi phải sắp xếp nhân sự hợp lý và đốc thúc thực hiện kịp thời gian bằng mọi giá. Với tinh thần trên toàn đội đã hợp lực để thực hiện, khi đưa vào cho bộ phận kinh doanh thực hiện công việc cũng tạm thời suôn sẻ (cảm giác thật tuyệt vời khi chạy đua với bài toán, công việc và thời gian).

Phần này tôi muốn gửi đến các bạn khi quản lý dự án cần phải đánh giá các rủi ro để có các giải pháp khắc phục phòng ngừa tốt nhất.

3. Tài liệu dự án
Mọi người luôn ái ngại khi thực hiện các phần giấy cần xác nhận khi đã hoàn thành công việc “nếu có làm cũng ghi những nội dung rất chung chung” hoặc không coi việc xác nhận trên giấy tờ này là quan trọng đây là phần rất đau khổ đối với việc triển khai dự án, do đó nếu muốn làm dự án hãy thay đổi ngay.

4. Giám sát chặt chẽ thực hiện các dự án
Trong quá trình triển khai khi đã duyệt phương án nhân viên triển khai thực hiện không theo phương án ban đầu đã đặt ra (dĩ nhiên giải được bài toán nhưng bằng cách khác). Thời gian cài đặt đã rất gần, tôi đã phải ngồi lại và thống nhất cách thức thực hiện đối với đội triển khai dự án một việc tưởng chừng không cần thiết nhưng lại rất quan trọng. Lúc này mới thấm nhuần được câu nói các cụ đời trước “Sai 1 ly đi 1 dặm”. Trong quá trình triển khai mọi sự thay đổi của khách hàng tôi đều phải biết “Yêu cầu nhỏ nhân viên triển khai cũng phải báo cáo, yêu cầu lớn tôi sẽ vào làm việc trực tiếp với khách hàng”.

5. Tin tưởng và giao phó
Trong quá trình thực hiện quản lý dự án thứ 3 thì tôi có phải nhận thêm dự án thứ 4 (mà dự án thứ 4 này khá phức tạp) do đó với việc rút kinh nghiệm như dự án 1 tôi đã nói “Sắp xếp nhân sự dự án” và quan trọng tin tưởng giao phó cho một thành viên dự án quản lý và đôn đốc báo cáo lại với tôi. Biết được năng lực của mọi người trong dự án, tin tưởng giao phó nhưng phải luôn luôn giám sát để xử lý hoặc hỗ trợ khi có vấn đề xảy ra.

6. Bám sát kế hoạch đặt ra và xử lý ngay khi có vướng mắc
Việc này tưởng chừng ai cũng biết và ai cũng nói được, nhưng quan trọng cách làm thế nào để hiệu quả. Người quản lý dự án cần đánh giá những nguyên nhân gì có thể ảnh hưởng đến kế hoạch dự án và phải có kinh nghiệm cũng như tầm nhìn thì việc có thể thực hiện đúng kế hoạch triển khai.

7. Yếu tố may mắn (cô thương) và thành tâm
Vâng “thành tâm” ở đây tôi muốn chia sẻ là những kỹ năng mềm của bản thân. “Chân thành” với khách hàng đưa ra những chính kiến, đóng góp cho khách hàng biết điểm lợi, hại trong từng bài toán. Cộng thêm một chút may mắn nữa thì một sự án triển khai ERP sẽ thành công tốt đẹp.

Xem thêm các tin liên quan:

>> Nội san BRAVO Focus số 12: Một năm nhìn lại.

>> BRAVO 7 ERP-VN và bài toán tại Ống Thép Hòa Phát.

Phạm Anh Trường – Ban Kỹ thuật Triển khai BRAVO Hà Nội

Trích Nội san BRAVO Focus số 12
​

 

[Phần mềm BRAVO]

Cách sử dụng hiệu quả phần mềm ERP ở Việt Nam​

1. Tìm hiểu Phần mềm ERP

Phần mềm ERP là một hệ thống tập hợp các ứng dụng khác nhau giúp nhân viên, nhà điều hành xây dựng quy trình chuẩn tương tác qua lại trên cơ sở tài nguyên doanh nghiệp. Nhờ đó tài nguyên doanh nghiệp được quản lý toàn diện từ A đến Z. Hệ thống tài nguyên phát triển, sức mạnh doanh nghiệp sẽ tăng.

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có 2 loại phần mềm ERP cơ bản đó là:

• Các phần mềm ERP nước ngoài: Các phần mềm này thường có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn nhưng giá cao và nhiều phần chưa phù hợp với tình hình các doanh nghiệp trong nước.
• Các phần mềm ERP trong nước: Hiện này, có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP trong nước với nhiều năm kinh nghiệm và ứng dụng được công nghệ cao từ nước ngoài. Hơn hết, các phần mềm này thuần Việt nên có chi phí hợp lý và phù hợp với chuẩn mực kế toán trong nước.

2. Cách sử dụng các phần mềm ERP ở Việt Nam
ERP không đơn thuần là công nghệ. Trên hết, nó là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp.

Vì vậy ở Việt Nam, có rất nhiều doanh nghiệp đã triển khai ERP, thậm chí bỏ ra chi phí lớn sử dụng những phần mềm của các nhà cung cấp nước ngoài. Nhưng lợi ích mang lại chưa tương xứng với số tiền bỏ ra. Dưới đây là những tư vấn cơ bản để có cách sử dụng các phần mềm ERP ở VIệt Nam hiệu quả nhất

• Xác định rõ nhu cầu, nghiệp vụ và khả năng chỉ trả của doanh nghiệp mình: Việc đầu tiên và vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến mọi quyết định và hiệu quả của cách sử dụng phần mềm ERP sau này là xác định được rõ nhu cầu, nghiệp vụ và khả năng chi trả của doanh nghiệp mình. Bước này giúp doanh nghiệp hình dung ra được sản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với mình từ đó tìm được nhà cung cấp tốt nhất. Mặt khác, bước này là tiền đề để họ có được những yêu cầu cho đơn vị triển khai phần mềm ERP sau này.

• Lựa chọn nhà cung cấp: Khi thực hiện xong bước trên, việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Một trong những điểm quan trọng khi chọn nhà cung cấp là cần tìm hiểu kỹ năng lực cũng như các dự án đã được họ triển khai thành công.

• Triển khai dự án: Dự án thành công cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp. Các bước cơ bản sau sẽ giúp một dự án triển khai phần mềm ERP thành công là:

• Chuẩn bị dự án ERP: Các doanh nghiệp cũng thường yêu cầu nhà cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều hơn một phương án để lựa chọn. Thêm vào đó, trong bước chuẩn bị này, các doanh nghiệp cũng chuẩn bị về mặt tinh thần, đặc biệt là tạo sự tin tưởng, thiện chí làm việc với nhà cung cấp để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi.
• Lập kế hoạch thực hiện dự án ERP: Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai dự án này thực sự mới là sự khởi đầu của dự án. Xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp nên bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể, từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó.
• Phân tích dự án ERP: Giai đoạn này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên biết những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP. Nhân viên là người thực sự hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động và nhu cầu họ cần từ một hệ thống ERP.
• Thực hiên dự án ERP: Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định ngay bước 1.
• Xác nhận dự dán ERP: Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối – là nhân viên. Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống ERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai.
• Triển khai hệ thống ERP: Tất cả mọi thứ đã được xây dựng đều hướng tới giai đoạn cuối cùng này. Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.

80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án ERP không thành công là do khâu tư vấn chưa tốt. Ở Việt Nam, chúng ta chưa có những chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm. Vì thế, khi triển khai những ERP phức tạp cho các DN lớn, chúng ta nên thuê tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm cho Việt Nam. Đáng tiếc là nhiều nơi vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, không chấp nhận các chi phí thuê tư vấn

• Sau khi triển khai dự án: Một dự án triển khai phần mềm ERP không phải kết thúc khi triển khai xong. Do đặc thù môi trường kinh doanh luôn biến động cũng như sự phát triển không ngừng của mỗi doanh nghiệp. Do vậy, sau khi triển khai xong, nhà cung cấp vẫn tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp và có những điều chỉnh cần thiết. Do vậy, việc lựa chọn một nhà cung cấp có dịch vụ bảo hành – bảo trì là điều vô cùng quan trọng.

>>> Kinh nghiệm triển khai phần mềm ERP của nhà cung cấp BRAVO

 

[Phần mềm BRAVO]

Giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP ở Việt Nam hiện nay​

1. Khái niệm quản trị doanh nghiệp?
Để hiểu rõ khái niệm quản trị doanh nghiệp là gì, chúng ta cùng bóc tách để đi tìm hiểu những khái niệm nhỏ hơn.

• Khái niệm quản trị: Là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc thông qua nỗ lực (sự thực hiện) của người khác.
• Doanh nghiệp là: tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài sản, có quyền và nghĩa vụ dân sự hoạt động kinh tế theo chế độ hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh tế trong phạm vi vốn đầu tư do doanh nghiệp quản lý và chịu sự quản lý của nhà nước bằng các loại luật và chính sách thực thi.

Từ 2 khái niệm trên chúng ta có thể rút ra khái niệm quản trị doanh nghiệp là gì?

Quản trị doanh nghiệp là: những cơ chế, quy định thông qua đó công ty được điều hành và kiểm soát. Cơ cấu quản trị doanh nghiệp xác định quyền hạn và trách nhiệm giữa những thành viên khác nhau trong công ty, bao gồm các Cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban điều hành, Ban kiểm soát và những người liên quan khác của công ty.

2. Các chức năng trong Quản trị doanh nghiệp
Quản trị doanh nghiệp có chức năng có vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp. Hiểu rõ được những chức năng này để phát huy tối đa giúp việc quản trị doanh nghiệp được hiệu quả hơn. Những chức năng chính của quản trị doanh nghiệp bao gồm:

2.1. Chức năng hoạch định

Là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải hoàn thành trong tương lai và quyết định về cách thức để đạt được những mục tiêu đó. Hoạch định gồm ba giai đoạn: thiết lập các mục tiêu cho tổ chức (Mức tăng lợi nhuận, thị phần, hoặc tăng doanh thu...) sắp xếp các nguồn lực của tổ chức để đạt mục tiêu và quyết định về những hoạt động của tổ chức.

2.2. Chức năng tổ chức

Là quá trình tạo ra cơ cấu mối quan hệ giữa các thành viên (các bộ phận trong tổ chức).

Thông qua đó cho phép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức.

2.3. Chức năng thúc đẩy động viên

Đây là chức năng thúc đẩy, động viên nhân viên theo đuổi những mục tiêu đã lựa chọn bằng chỉ thị, mệnh lệnh và thỏa mãn nhu cầu vật chất và tinh thần. Các nhà quản trị thực hiện các chức năng chỉ huy để thúc đẩy, động viên nhân viên hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

2.4. Chức năng kiểm tra, kiểm soát

Là quá trình giám sát chủ động đối với công việc của một tổ chức, so sánh với tiêu chuẩn đề ra và điều chỉnh khi cần thiết. Quá trình kiểm soát là quá trình tự điều chỉnh liên tục và thường diễn ra theo chu kỳ.

Vậy, rất đơn giản để trả lời cho câu hỏi: “Quản trị doanh nghiệp có bao nhiêu chức năng”. Cần lưu ý rằng: các chức năng này có quan hệ qua lại mật thiết với nhau, được thực hiện theo một trình tự nhất định. Quá trình quản trị phải thực hiện đồng bộ các chức năng nói trên thì mới đạt được hiệu quả như mong muốn.

3. Thực trạng quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam
Hiện nay, việc quản trị doanh nghiệp còn nhiều điểm chưa tốt, một số thực trạng quản trị doanh nghiệp của Việt Nam là:

3.1. Chưa có Chiến lược: Điều này thể hiện rõ nhất ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

3.2. Thiếu kỹ năng quản trị: Bệnh này thể hiện ở hoạt động dẫn dắt và hoạt động kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp “có vấn đề”. Khi lãnh đạo doanh nghiệp giao việc cho cấp dưới thường giao một chiều, không hướng dẫn công việc, không động viên nhân viên, thiếu sự đồng cảm chia sẻ với nhân viên, không giải quyết tốt những mâu thuẫn giữa người cũ và người mới trong doanh nghiệp.

3.3. Thiếu kiến thức về Kế toán - Tài chính: Trong hoạt động kế toán - tài chính, nhiều doanh nghiệp không có số liệu thống kê liên tục qua các năm nên không thể hoạch định được kế hoạch sản xuất kinh doanh. Việc đối chiếu sổ sách, chứng từ, hoá đơn làm không đến nơi đến chốn, bộ phận kế toán tài chính không thường xuyên rà soát, phân tích và đề xuất những sáng kiến làm lành mạnh tình hình tài chính của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm thông tin về phần mềm kế toán BRAVO giúp giải quyết tốt các vấn đề về tài chính – kế toán

3.4. Vấn đề về nhân sự: Nhiều doanh nghiệp chưa có 1 chiến lược về tuyển dụng và giữ chân nhân tài tốt

3.5. Chưa quan tâm đến Marketing: Sai lầm của rất nhiều doanh nghiệp là chưa quan tâm đến chiến lược marketing.

3.6. Tâm lý sợ thay đổi: Đáng nói là nhiều doanh nghiệp chậm và sợ thay đổi trước thời cuộc.

4. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP
Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản trị các quy trình kinh doanh, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban chức năng, giữa các công đoạn trong toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ dẫn đến những cải tiến vược bật trong hoạt động kinh doanh như gia tăng hiệu suất công việc, giảm chi phí (thời gian, nhân lực, vật lực), tăng doanh thu...

>>> Xem chi tiết giải pháp quản trị doanh nghiệp BRAVO

 

[Phần mềm BRAVO]

Nguyên tắc giúp kiểm soát dự án ERP​

Dưới đây là một số nguyên tắc giúp cho quá trình triển khai ERP có thể diễn ra thành công:

1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai
Khi triển khai dự án, không chỉ đội kỹ thuật, tất cả mọi người đều phải tham gia quá trình đánh giá nhà cung cấp và lập kế hoạch, đưa ra các tiêu chí như: chi phí đầu tư, chi phí bảo trì, năng lực triển khai, khả năng đáp ứng, thời gian triển khai…

2. Thực hiện đúng quy trình đánh giá nhà cung cấp

Nhiều doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình triển khai ERP mà không dành thời gian xác định tìm hiểu và lựa chọn kỹ các nhà cung cấp, đó là một quyết định sai lầm. Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là điều kiện đầu tiên đảm bảo việc triển khai thành công. Trước khi tìm kiếm nhà cung cấp, các doanh nghiệp nên lên rõ những chỉ tiêu cho đối tác của mình dựa trên nhu cầu và nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp. Đối với nhiều doanh nghiệp lớn, họ còn mở thầu để lựa chọn được nhà cung cấp tốt, đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng nên dành thời gian xem xét kỹ lưỡng.

3. Thành lập ban chỉ đạo dự án

Để đảm bảo dự án được diễn ra thành công, cần có một ban quản lý dự án để chỉ đạo sát sao. Đặc biết cần có một người quản trị dự án am hiểu về ERP và có thể dành thời gian xuyên suốt dự án cùng điều phối và điều chỉnh khi cần thiết. Ban chỉ đạo nên xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án và sau khi hệ thống go - live.

4. Lập kế hoạch dự án và khung triển khai cụ thể

Có được lộ trình làm việc cụ thể về: Thời gian, nguồn nhân lực, tài chính… là điều hết sức cần thiết cho tất cả mọi dự án không riêng gì với việc triển khai ERP. Doanh nghiệp cần lên khung triển khai cụ thể, đặc biệt là đối với những dự án triển khai cho các công ty lớn với nhiều chi nhánh khắp cả nước thì việc điều phối nhân sự hoặc phối hợp nhân lực giữa các vùng miền cần được lên kế hoạch trước cẩn thận.

5. Xác định thời điểm triển khai thích hợp

Nhiều doanh nghiệp thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn như vậy. Có những doanh nghiệp dù đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công và công nghệ lạc hâụ, không hoàn toàn phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức. Bởi lẽ có thể có những giải pháp hiệu quả và ít tốn kém hơn nhiều so với ERP, như sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh, hay tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện tại.

 

[Phần mềm BRAVO]

Nhận định xu hướng phát triển và sử dụng ERP tại Việt Nam
​

Các hệ thống thông tin nói chung và ERP nói riêng đang dần phát triển theo xu hướng công nghệ mới thông minh hơn, hiệu quả hơn, giúp rút ngắn khoảng cách giữa doanh nghiệp và khách hàng. Xu hướng di động cho phép doanh nghiệp vận hành hệ thống mọi nơi mọi lúc thông qua thiết bị di động. Còn xu hướng phân tích, doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng xử lý thông minh của hệ thống để khai thác hiệu quả hơn khối lượng dữ liệu lớn mà doanh nghiệp có được.

Giải pháp quả trị doanh nghiệp BRAVO 7 (ERP-VN) được xây dựng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị trong hoạt động điều hành. ​

​

Sự hồi phục của nền kinh tế và sự gia tăng về số lượng doanh nghiệp mới thành lập cũng phản chiếu lên thị trường ERP, nơi khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp. Số lượng dự án ERP những năm 2015 – 2016 tăng và tập trung nhiều nhất trong các lĩnh vực ngân hàng, xây dựng - bất động sản…
Nhận định, trong thời gian tới, xu hướng ứng dụng ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ ngày càng phổ biến hơn.

>>> Để nhận được những tư vấn sát nhất về ERP và cách thức ứng dụng tại doanh nghiệp, mời bạn liên hệ theo đường dẫn:
https://www.bravo.com.vn/vi/Home/Contact

 

[Phần mềm BRAVO]

Những phần mềm ERP tốt nhất ở Việt Nam​

>>>VềVai trò của hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp

Những năm trở lại đây, thị trường các giải pháp phần mềm ERP ở Việt Nam diễn ra rất sôi động do ngày càng có nhiều doanh nghiệp muốn hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực. Hiện tại, Việt Nam có nhiều các nhà cung cấp phần mềm ERP với những đặc thù, ưu điểm khác nhau. Nếu xét theo tiêu thức về nhà cung cấp, các phần mềm ERP này được chia làm 2 loại chính:

• Các phần mềm ERP nước ngoài

Đối với một dự án ERP, ngoài chi phí cho bản quyền phần mềm, chi phí cho nhà tư vấn triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức cho việc triển khai ERP.

Ưu điểm lớn nhất của phần mềm ERP nước ngoài thường có bề dầy kinh nghiệm và đã áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Thêm vào đó, sản phẩm được xây dựng trên nền tảng công nghệ cao cộng với quy trình quản lý được chuẩn hóa.

Tuy nhiên, các phần mềm ERP ngoại rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại. Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP ngoại là không hề nhỏ.

Thực tế ghi nhận rằng, chi phí để triển khai dự án ERP ngoại với doanh nghiệp cỡ vừa ở Việt nam vào khoảng vài trăm ngàn USD. Dự án thấp nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD. Vì thế, giá cả là một trong những rào cản lớn cho các phần mềm ERP ngoại áp dụng tại Việt Nam.

Đặc biệt: trong hệ thống ERP, Kế toán thường là module quan trọng nhất. Module này là đầu mối trung tâm của dữ liệu, có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và in ra các báo cáo theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán Việt Nam. Do vậy, Hệ thống của các nhà cung cấp ngoài thường không đáp ứng được yêu cầu này.

Có một thực tế rằng: rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài có chi nhánh, nhà máy ở Việt Nam dùng chung các phần mềm nước ngoài với cả hệ thống vẫn cần những phần mềm của Việt Nam để lên các báo cái tài chính phù hợp.

• Những nhà cung cấp phần mềm trong nước

CNTT phát triển, những doanh nghiệp Việt Nam hiện nay cũng đủ khả năng tự thiết kế những phần mềm ERP “thuần Việt”. Với những phần mềm này được thiết kế phù hợp với năng lực, trình độ của nhân sự Việt Nam.

Một trong những thế mạnh hiển nhiên của các phần mềm ERP trong nước là các quy trình xử lý tài chính kế toán trên phần mềm đều dễ dàng tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành cũng như cập nhật kịp thời và nhanh chóng những thay đổi liên tục của các thông tư, quyết định, hướng dẫn… của chế độ kế toán trong nước.

• Phần mềm ERP nào tốt nhất ở Việt Nam?

Có rất nhiều lựa chọn cho mỗi doanh nghiệp khi quyết định áp dụng hệ thống phần mềm ERP và quy trình sản xuất – kinh doanh của mình. Để lựa chọn được một phần mềm ERP tốt nhất, trước hết bản thân mỗi doanh nghiệp cần nắm rõ nhu cầu nghiệp vụ, khả năng chi trả tài chính… của mình.

Trên thị trường có một nhà cung cấp phần mềm với 18 năm kinh nghiệp đã được gần 3.000 khách hàng trong đó có những công ty, tập đoàn lớn tin dùng đó là BRAVO. BRAVO được biết đến là:

- Công ty chuyên sâu phát triển và triển khai ứng dụng các hệ thống phần mềm ERP. Đã được áp dụng vào quản lý sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả điều hành, quản trị cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh – xã hội.

- Phần mềm ERP của BRAVO được xây dựng chuyên môn hóa theo nhiều lĩnh vực khác nhau đồng thời thiết kế riêng cho nghiệp vụ đặc thù của từng doanh nghiệp.

- Hệ thống phần mềm ERP của BRAVO tích hợp được nhiều tính năng về công nghệ, lợi ích đem lại nhiều lợi thế cạnh tranh so với các sản phẩm phần mềm kế toán cũng như các phần mềm đơn lẻ thông thường khác.

>>> Tìm hiểu thêm: Những thông tin chi tiết về phần mềm ERP của BRAVO

 

[Phần mềm BRAVO]

Tìm hiểu Bài toán chung về quản trị nhân sự trong các doanh nghiệp hiện nay

Tùy thuộc vào quy mô cũng như ngành nghề và quy trình hoạt động của từng doanh nghiệp, mỗi bên sẽ có những yêu cầu đặc thù khác nhau về bài toán nhân sự. Tựu chung lại, các doanh nghiệp đều phải giải quyết tốt các bài toán sau:

- Quản lý thông tin nhân sự: thông tin nhân viên, tình hình biến động nhân sự.

- Quản lý tuyển dụng: thông tin hồ sơ ứng tuyển, lịch phỏng vấn, kết quả phỏng vấn.

- Quản lý đào tạo: thông thường là các khóa đào tạo nội bộ bắt buộc, một số sẽ theo dõi thêm các khóa học bên ngoài.

- Quản lý chấm công - tính lương: theo dõi phân ca cho nhân viên, lấy dữ liệu máy chấm công, quản lý đi trễ về sớm, làm thêm giờ, hợp đồng lao động, quyết định tăng, giảm lương.

- Quản lý BHXH: thông tin nhân viên đóng BH, xét duyệt tăng, duyệt giảm, danh sách hưởng các chế độ ốm đau, thai sản.

- Quản lý đánh giá: hàng năm sẽ có phần đánh giá về chất lượng công việc của nhân viên trong cả năm để có những thưởng phạt công bằng và đúng lúc.

- Quản lý đồng phục: theo dõi việc cấp phát đồng phục cho nhân viên.

Phần mềm BRAVO giải quyết các bài toán về nhân sự

Tất cả mọi bài toán cơ bản về nhân sự của các doanh nghiệp đều được phần mềm BRAVO giải quyết tốt giúp các đơn vị này quản lý tốt nhân sự của mình. Ngoài ra, mỗi doanh nghiệp lại có những yêu cầu đặc thù riêng và cũng được phần mềm BRAVO hỗ trợ. Một số bài toán nổi bật về việc quản lý nhân sự đã được phần mềm BRAVO giải quyết như sau: Bài toán thang bậc lương; Quản lý hồ sơ ứng viên phỏng vấn và hồ sơ nhân viên; Chấm công và tính lương cho doanh nghiệp có nhà máy.

>> Chi tiết Phần mềm quản lý Nhân sự - Tiền lương BRAVO

 

[Phần mềm BRAVO]

Tầm quan trọng của hoạt động Tư vấn phần mềm​

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng phần mềm ERP để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra thuận lợi, suôn sẻ. Tuy nhiên, giá cả của những gói phần mềm ERP, năng lực của nhà cung cấp cũng như giải pháp đó liệu có phù hợp với doanh nghiệp mình đang cần? luôn là những trăn trở khiến cho nhà quản lý đau đầu.

Với kinh nghiệm 19 năm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm Quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP-VN), BRAVO luôn nỗ lực hết mình để đem lại ngày càng nhiều hơn sự hài lòng cho quý khách hàng ở mọi miền tổ quốc hoạt động trong nhiều lĩnh vực thông qua các dịch vụ chuyên nghiệp:

1. Chỉnh sửa - Cài đặt - Đào tạo
2. Chăm sóc định kỳ khách hàng
3. Bảo hành / Bảo trì
4. Nâng cấp, mở rộng phần mềm
5. Tư vấn lựa chọn quy mô phần mềm
​

Lựa chọn được một phần mềm và một công ty cung cấp các dịch vụ đáp ứng được các nhu cầu hiện tại và có thể mở rộng trong tương lai cho một doanh nghiệp là một việc hết sức khó khăn. Để trợ giúp cho khách hàng đưa ra quyết định mua và sử dụng phần mềm phù hợp với những điều về quy mô tổ chức, qui trình hoạt động, phương thức quản lý, lĩnh vực hoạt động, trình độ nhân sự, thời gian thực hiện, cơ sở hạ tầng… BRAVO sẽ cử cán bộ (kinh doanh và kỹ thuật tư vấn) có năng lực và trình độ (phù hợp) đến và làm việc trực tiếp với khách hàng. Chi tiết, mời xem TẠI ĐÂY.

 

[Phần mềm BRAVO]

Quy trình Các bước triển khai dự án erp
​

Để triển khai một dự án ERP thành công, các doanh nghiệp có thể cân nhắc đến những lưu ý sau

1. Chuẩn bị dự án ERP
Trước khi bắt tay vào triển khai dự án, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và cụ thể mục tiêu cần đạt được sau khi triển khai dự án này là gì? Xác định mục tiêu luôn là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng.

Doanh nghiệp sẽ phải luôn bám sát mục tiêu đó trong quá trình thực hiện. Việc xác định mục tiêu cũng là căn cứ quan trọng để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.

Một đối tác cung cấp giải pháp hệ thống ERP chuyên nghiệp sẽ có những tư vấn tốt cho bạn về quy trình tổng thể, các bài toán nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp cũng thường yêu cầu nhà cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều hơn một phương án để lựa chọn. Thêm vào đó, trong bước chuẩn bị này, các doanh nghiệp cũng chuẩn bị về mặt tinh thần, đặc biệt là tạo sự tin tưởng, thiện chí làm việc với nhà cung cấp để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi.

2 Lập kế hoạch thực hiện dự án ERP
Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai dự án này thực sự mới là sự khởi đầu của dự án. Xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp nên bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó.

Doanh nghiệp nên dành thời gian trong giai đoạn này để thảo luận về mô hình quá trình ban đầu và giả thiết nhiều tình huống sử dụng hệ thống ERP. Vào cuối giai đoạn, doanh nghiệp nên có trong tay một kế hoạch dự án cụ thể về hành động mà tất cả các bên đều đồng ý.

3. Phân tích dự án ERP
Giai đoạn này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên bên mình biết những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP. Nhân viên là người thực sự hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động và nhu cầu họ cần từ một hệ thống ERP.

Vì thế, nhân viên sẽ là người đưa ra được những yêu cầu về thiết kế phần mềm ERP để phục vụ tốt công việc của họ. Vào cuối giai đoạn này, bạn nên chắc chắn đã được trải nghiệm cơ bản mô hình chức năng quá trình kinh doanh, dự toán, và một danh mục trường hợp sử dụng thực hiện đến bước cuối.

4. Thực hiên dự án ERP
Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định ngay bước 1.

Tất cả các báo cáo và tuỳ biến nên được thử nghiệm và hoạt động tốt. Đánh giá hệ thống ERP bằng cách sử dụng các tình huống khác nhau và thực hiện tương tác chức năng. Tất cả các thư viện, hệ thống phần mềm ERP trong giai đoạn này sẽ được thực hiện.

5. Xác nhận dự dán ERP
Bạn nên có một hệ thống ERP đầy đủ chức năng mới. Bạn cần phải có một thiết lập hệ thống thí điểm và báo cáo kết quả, công việc, và sử dụng tùy chỉnh tất cả các chức năng.

Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối – là nhân viên. Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống ERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai.

6. Triển khai hệ thống ERP
Tất cả mọi thứ đã được xây dựng đều hướng tới giai đoạn cuối cùng này. Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.

Hãy chắc chắn rằng những người thực hiện triển khai dự án ERP của doanh nghiệp đang tham gia vào quá trình đó để mọi thứ hoạt động trơn tru. Hệ thống của doanh nghiệp đã được cài đặt vận hành đầy đủ. Tại thời điểm này, doanh nghiệp có thể quyết định đào tạo liên tục cho nhân viên giúp duy trì hệ thống. Doanh nghiệp nên phản hồi chia sẻ những thông tin với đơn vị cung cấp đảm hệ thống vận hành tốt theo thời gian

Để có một dự án ERP thành công, không chỉ cứ thực hiện đúng và đủ các bước trong quy trình triển khai dự án này là đủ, mà việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là điều vô cùng quan trọng. BRAVO là một trong những nhà cung cấp hệ thống ERP hàng đầu Việt Nam.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm ERP của BRAVO

 

[Phần mềm BRAVO]

Những sự cố khi triển khai giải pháp ERP

Để đảm bảo dự án ERP của bạn diễn ra tốt đẹp thì bạn cần lưu ý về những sự cố có thể xảy ra sau:

• Sự cố về nhân sự

Sự có về nhân sự có thể gặp phải đó là:

• Đối với nhà cung cấp phần mềm, khi có sự thay đổi về nhân sự đang triển khai phần mềm thì sự ảnh hưởng đến tiến độ của dự án cũng rất lớn nếu công ty phần mềm không có kế hoạch bổ sung thay thế nhân sự phù hợp về trình độ. Nhân viên mới phải có khả năng tiếp nhận một cách chi tiết các phần công việc của nhân viên cũ để lại, đôi khi khối lượng thông tin cần tiếp nhận rất lớn và đòi hỏi nhân viên có trình độ cao mới có thể tiếp nhận được một cách có chất lượng.
• Về phía khách hàng, một trong những thay đổi về nhân sự ảnh hưởng nhất tới dự án là thay thế nhân sự chủ chốt ví dụ: kế toán trưởng, giám đốc tài chính… Sự thay đổi này có thể làm ảnh hưởng tới tiến độ dự án, trong những trường hợp xấu hơn dự án có thể bị tạm ngừng.

Do đó cần kiểm soát tốt vấn đề nhân sự thì dự án mới có thể diễn ra thành công.

• Các sự cố về kỹ thuật

Có một số sự cố kỹ thuật có thể xảy ra như máy tính của doanh nghiệp bị nhiễm loại virus gây hậu quả nghiêm trọng (như loại virus phá huỷ đĩa cứng, virus xoá một số tệp ngẫu nhiên trong thư mục bất kỳ trên đĩa cứng…). Hoặc đôi khi máy tính, máy chủ bị "chết" trong quá trình triển khai khiến thời gian triển khai phải dừng lại đột ngột để chờ hãng nhập hàng về thay thế. Những sự cố này có thể dự đoán trước và chuẩn bị phương án xử lý.

• Các sự cố bất khả kháng khác

Một số sự cố bất khả kháng khác như một bên doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp phần mềm giải thể thì dự án cũng sẽ bị thất bại. Một số trường hợp khác như công ty mẹ đột nhiên quyết định áp dụng phần mềm khác thay thế phần mềm đang triển khai, hoặc doanh nghiệp rơi vào các vụ rắc rối với pháp luật và có nguy cơ đóng cửa… Đôi khi do không còn nhân sự triển khai dự án do có quá nhiều nhân viên tham gia dự án xin nghỉ việc mà doanh nghiệp cũng buộc phải dừng dự án. Việc dừng dự án và thanh lý hợp đồng khi chưa hoàn thành xong triển khai cũng thường được đề cập rõ trong hợp đồng về cách thức xử lý.

Một dự án ERP thành công phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, có những vấn đề chủ quan, có những vấn đề khách quan và có những vấn đề có thể kiểm soát được thì cả doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp nên chuẩn bị trước những phương án để phối hợp cùng nhau nhằm tạo nên sự thành công của dự án.

Xem thêm: Phần mềm ERP của BRAVO

 

[Phần mềm BRAVO]

7 bước chọn phần mềm ERP​

Sử dụng phần mềm ERP như một yếu tốt tất yếu tạo nên sự thành công của các công ty hiện nay. Nhưng để lựa chọn được phần mềm tốt các công ty cần phải lưu ý nhiều vấn đề. Dưới đây là 7 bước lựa chọn phần mềm ERP để bạn đọc tham khảo.

Vậy đâu là cách tốt nhất để tìm giải pháp ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn? Đây là 7 bước giúp bạn chọn phần mềm phù hợp cho tổ chức của mình:

• Đánh giá yếu tố kỹ thuật. Mặc dù ERP là một giải pháp bao gồm phần mềm và các hoạt động tư vấn triển khai, nhưng nó mang tính thương mại hơn là công nghệ. Việc hiểu rõ làm thế nào một giải pháp phần mềm sẽ ăn khớp với cơ sở hạ tầng hiện nay, hệ thống quy trình của doanh nghiệp của bạn cần thay đổi như thế nào là một điều quan trọng.

• Thực hiện quy trình xem xét và phân tích. Mọi giải pháp đều vận hành trên nền tảng hệ thống quy trình của doanh nghiệp. Do đó một hệ thống có vận hành trơn tru thì khi bạn quyết định áp dụng hay triển khai giải pháp ERP thì việc trước tiên là cần rà soát lại hệ thống quy trình nội bộ của đơn vị. Bạn nên xác định, dẫn chứng và cụ thể hóa hệ thống quy trình của đơn vị mình bằng tài liệu, các quy trình kinh doanh đó có những khó khăn và những điểm mạnh gì. Bạn cũng nên suy nghĩ về các quy trình trong tương lai cũng như yêu cầu thương mại tương ứng. Các nhà cung cấp phần mềm tiềm năng cuối cùng sẽ sử dụng các quy trình và yêu cầu nói trên để chứng minh năng lực sản phẩm của họ trong bối cảnh doanh nghiệp của bạn.

• Mở rộng danh mục nhà cung cấp lựa chọn. Có nhiều quan điểm trong việc lựa chọn nhà cung cấp hoặc giải pháp ERP. Ngược với quan niệm thông thường, số lượng nhà phân phối phần mềm ERP không chỉ là 2 đến 3 mà nhiều hơn thế. Mặc dù có thể chỉ có 2 đến 3 nhà phân phối chiếm phần lớn thị phần và đầu tư tiếp thị, nhưng cũng có nhiều giải pháp khác trên thị trường, với mức độ tính năng và sức mạnh khác nhau. Rất nhiều công ty lựa chọn dựa trên thương hiệu hoặc dựa trên những gì mà đối thủ cạnh tranh làm. Doanh nghiệp cần xem xét nhiều lựa chọn để chọn ra cái tốt nhất cho nhu cầu thương mại và lợi thế cạnh tranh chính mình. Như dù bạn lựa chọn theo hình thức gì đi nữa, điều quan trọng nhất là nhà cung cấp đó phải thể hiện được kinh nghiệm lâu năm và những dự án có tính chất tương tự như mô hình doanh nghiệp của bạn. Những yếu tố kinh nghiệm đó giúp bạn phần nào việc xây dựng ngôn ngữ giao tiếp chung trong quá trình vận hành triển khai dự án.

• Theo dõi lợi ích tiềm năng của hệ thống mới. Nếu không tính toán khía cạnh này, có thể bạn sẽ không thể đạt được nó. Dự án ERP cũng không có gì khác khi bạn đầu tư một dự án bất kỳ. Doanh nghiệp của bạn sẽ nhìn vào ERP như một cách để tối đa hóa lợi ích, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, hay quy mô tăng trưởng, vì vậy bạn nên đánh giá và tính toán lợi ích theo những chỉ tiêu này nếu muốn biết trọn vẹn tiềm năng của ERP.

• Xây dựng kế hoạch triển khai từ thực tế. Khi vẫn đang trong quá trình mua bán, bạn không nên quá tin tưởng vào ước lượng về thời gian triển khai của nhà cung cấp. Việc xây dựng một kế hoạch triển khai dự án toàn diện là một điều quan trọng. Kế hoạch này nên bao gồm không chỉ các hoạt động cần thiết để cài đặt phần mềm mà cả các hoạt động cần thiết để bảo đảm rằng giải pháp phần mềm đó hoạt động bình thường và đã được người sử dụng kiểm tra, chấp nhận. Bạn nên hoạch định và xây dựng kế hoạch này trước khi lựa chọn phần mềm. Vì vậy bạn có thể hiểu đầy đủ về chi phí và tài nguyên cần thiết để đạt được thành công cho dự án. Kế hoạch triển khai dự án nên bao gồm tất cả, từ hạ tầng phần cứng hoặc nền tảng công nghệ bạn muốn thay đổi, hệ thống quy trình thương mại mà bạn đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng tại mỗi phòng ban của đơn vị, thiết kế luồng công việc của mỗi bộ phận cho đến việc đồng bộ dữ liệu, hội thảo tập huấn học tập, các bài kiểm tra, và các hoạt động quản lý thay đổi trong tổ chức.

• Hiểu rõ tổng chi phí sở hữu. Trong chu kỳ mua bán, đại diện nhà cung cấp phần mềm ERP chỉ cung cấp chi phí ròng của việc bạn triển khai giải pháp mà không thể đánh giá các chi phí khác mà doanh nghiệp bạn phải bỏ ra để triển khai giải pháp như chi phí đầu tư về hệ thống hạ tầng phần cứng, chi phí thay đổi nhân sự hoặc xây dựng quy trình, tái cơ cấu, bổ sung tài nguyên, bảo trì cùng nhiều hoạt động khác. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu bạn chuẩn bị, đánh giá và lập kế hoạch về các loại chi phí tiềm tàng này. Bạn nên chắc chắn rằng mình đã nhận biết hết các “chi phí chìm” của việc triển khai ERP để có thể biết thực sự tổng chi phí cho việc bạn sở hữu giải pháp đó.

• Tìm kiếm lời khuyên khách quan và độc lập. Hỏi đồng nghiệp, nhân viên và các mối quan hệ khác để có thêm những nhận định khách quan về nhà cung cấp mà bạn lựa chọn chưa bao giờ là một phương án tồi. Bạn có thể có được nhiều thông tin hơn chỉ là kết quả đánh giá một giải pháp nào đó. Bạn cũng có thể biết giải pháp nào họ sử dụng hay tiến cử cho công ty của bạn. Thực hiện nghiên cứu trên mạng hoặc thuê một nhà tư vấn ERP nếu cần thiết khi bạn loay hoay trong quá trình lựa chọn. Trong mọi trường hợp, đừng cho rằng bạn có câu trả lời đúng nếu chưa hề có kinh nghiệm với ERP. Tìm các lời khuyên độc lập về ERP để xác nhận những gì bạn nghe từ đại diện bán phần mềm có đúng hay không luôn là những thông tin hữu ích và việc nên làm.

Việc thực hiện theo 7 bước này không đảm bảo bạn và doanh nghiệp của bạn sẽ tạo nên một trong những câu chuyện thành công về ERP nhưng có thể bạn sẽ chuẩn bị tốt và lựa chọn được nhà cung cấp chất lượng doanh nghiệp của mình, để từ đó bạn có thể tránh được những điều không mong muốn trong quá trình triển khai mà vẫn thường được biết đến.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm ERP của BRAVO

 

[Phần mềm BRAVO]

Những ngành nào được hưởng lợi từ hệ thống ERP?​

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning) đã được sử dụng trong lĩnh vực sản xuất kể từ những năm 1990. Khi đó, công cụ này chủ yếu được doanh nghiệp dùng để quản lý kế toán và nhân sự. Ngày nay, ERP hoàn toàn có thể tùy chỉnh, hỗ trợ quản trị đa phân hệ đến thiết bị, quản trị nguồn lực đến làm việc từ xa và được sử dụng cho nhiều bộ phận như tài chính, sản xuất, bán lẻ, bán hàng...
Những lợi ích mà hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp là rất lớn, bởi vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp mong muốn tìm hiểu và ứng dụng ERP một cách chuyên sâu. Qua bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu tới doanh nghiệp những ngành nghề nào sẽ được hưởng lợi nhất khi ứng dụng hệ thống ERP.

1. Lợi ích của Hệ thống ERP​

Hệ thống ERP thiết kế theo kiến trúc phân lớp rất phổ biến hiện nay. Tiện ích này cho phép các nhà cung cấp nghiên cứu và tùy chỉnh thêm sát với nhu cầu sử dụng của người dùng. Hay nói cách khác, dựa trên ngành nghề và lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động, phần mềm sẽ được chỉnh sửa sao cho tối ưu việc quản lý chuyên sâu nhất có thể.
Hơn nữa, không chỉ chỉnh sửa các phân hệ cho phù hợp mà giao diện của phần mềm cũng được tùy chỉnh nếu doanh nghiệp yêu cầu. Phần mềm có thể linh hoạt thay đổi để đạt được mức độ chuyên sâu cao nhất, hỗ trợ toàn thể doanh nghiệp trong quản trị kinh doanh. Một số lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp có thể kể tới như:

• Cải thiện và tăng cường bảo mật.
• Truyền nhận thông tin và hỗ trợ cho các phòng ban khác nhau.
• Truy xuất dữ liệu thời gian thực chính xác để đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn.
• Cung cấp cho nhân viên nhiều công cụ hơn để tăng doanh thu và đạt được mục tiêu bán hàng.
• Quản lý đa nền tảng, theo dõi quản trị mọi lúc mọi nơi.
• Giảm chi phí quản lý và điều hành doanh nghiệp.

2. Những ngành tiêu biểu thích hợp triển khai hệ thống ERP​

Đồng hành cùng sự phát triển của công nghệ, hệ thống ERP ngày nay đã có thể ứng dụng triển khai được cho rất nhiều ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh. Dưới đây là những ngành phổ biến, khó quản lý thủ công, phù hợp để ứng dụng hệ thống ERP chuyên sâu.

• Cơ khí, Chế tạo

Phần mềm ERP ngày càng có lợi cho lĩnh vực sản xuất. Một nghiên cứu của Tập đoàn Aberdeen cho thấy, 48% các nhà lãnh đạo sản xuất khẳng định phần mềm dành riêng cho ngành sẽ hỗ trợ họ kinh doanh hiệu quả hơn.
Bằng cách sử dụng ERP, các bộ phận tài chính, mua hàng, sản xuất và quản lý vận hành dễ dàng “giao tiếp”, thiết lập cảnh báo nhanh chóng với mô-đun tùy chỉnh dựa trên nhiệm vụ cần thiết. Các bộ phận tài chính có thể thiết lập báo cáo và dự báo tùy chỉnh, trong khi các nhóm hoạt động và sản xuất có thể thiết lập cảnh báo về mức tồn kho thấp, máy móc bị hỏng và thu hồi. Nếu được kết hợp với CRM, cảnh báo thu hồi có thể được gửi đến mọi khách hàng và nhà cung cấp bị ảnh hưởng. Ngoài ra, các nhóm bán hàng có thể liên lạc trực tiếp với các nhóm kho để đảm bảo độ chính xác của hàng tồn kho theo thời gian thực và các kỳ vọng thực tế của khách hàng.

• Chăm sóc sức khỏe

Hệ thống phần mềm ERP có thể giúp các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực chăm sóc sức khỏe xử lý mọi hoạt động hàng ngày, bao gồm cả việc mua sắm và tìm nguồn cung ứng các mặt hàng thiết yếu. Ngoài ra, có thể giám sát chặt chẽ các báo cáo về bảng lương, quản lý tài chính trên toàn hệ thống, chi nhánh một cách hiệu quả.
Cùng với công cụ kinh doanh thông minh, hệ thống phần mềm ERP có thể cung cấp cho nhà quản trị các phân tích số liệu quan trọng, chẳng hạn như chất lượng chăm sóc so với chi phí chăm sóc... Ngoài ra, khi kết hợp với những phân hệ khác, ERP còn giúp doanh nghiệp lĩnh vực chăm sóc sức khỏe có thể giám sát chặt chẽ các mối quan hệ với khách hàng và nhà nghiên cứu.

• Nhà hàng, khách sạn

Hệ thống ERP giúp lĩnh vực nhà hàng, khách sạn theo dõi nhân viên, lịch dọn dẹp, thu gom rác thải, lịch hẹn đặt phòng và hủy bỏ, cũng như theo dõi các vị trí tuyển dụng một cách dễ dàng, trực quan. Với ERP, các nhà quản lý có thể lưu giữ tất cả các thông tin quan trọng ở một nơi duy nhất để giảm thiểu các dữ liệu trùng lặp và xung đột như các phòng đặt đôi. Ngoài ra, hệ thống còn được sử dụng trong việc giám sát các nhà hàng và báo cáo tình hình các hoạt động trong khách sạn.

• Giáo dục

Hệ thống phần mềm ERP cũng là một công cụ có giá trị cho các cơ sở học tập và nghiên cứu, vận dụng trong việc quản lý các nhu cầu hậu cần của họ. Trường học có thể đảm bảo mức tồn kho của các mặt hàng thiết yếu, theo dõi các nhà cung cấp tốt nhất để sử dụng và quản lý các sáng kiến một cách dễ dàng. Các nhóm tài chính có thể đảm bảo các khoản trợ cấp và kinh phí được phân bổ hợp lý nhờ các mô-đun được thiết kế để theo dõi việc đăng ký và chi tiêu tài trợ của chính phủ; hay như việc chấm công, tiền lương cho các giáo viên đứng lớp…

• Bán lẻ

Nhờ những hiệu quả đem lại, mà việc sử dụng hệ thống ERP trong lĩnh vực bán lẻ cũng ngày càng trở nên phổ biến. ERP cung cấp một giải pháp quản lý đáng tin cậy, đơn giản và nhanh chóng cho hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn, bảo đảm hàng hóa được quản lý tức thời tại kho, quầy, vị trí...
Bằng cách kết hợp phần mềm quản lý bán lẻ (POS) với CRM, các nhân viên bán hàng và người quản lý có thể truy cập hệ thống, lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ để phân tích và tìm ra cơ hội kinh doanh một cách kịp thời. Ngoài ra, việc xúc tiến các cơ hội bán hàng có cơ sở được thực hiện duy trì và lặp lại do đã có thông tin đầy đủ kèm lịch sử giao dịch trước đó.

• Công trình xây dựng

Phần mềm ERP cung cấp phân tích dữ liệu mạnh mẽ cho một số quy trình xây dựng, bao gồm:

• Quản lý tài sản
• Lập lịch trình
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
• Quản lý giá thầu
• Quản lý nhà cung cấp
• Quản lý dự án
• Quản lý nguồn nhân lực
• Quản lý hàng tồn kho hoặc thiết bị
• Quản lý nhà thầu
• Quản lý tài chính

Bằng cách tích hợp các hệ thống khác nhau vào một giải pháp toàn diện, doanh nghiệp sẽ có tất cả các công cụ thiết yếu để quản lý toàn bộ vòng đời của một dự án. Điều này rất quan trọng, vì việc sử dụng phần mềm kế toán, lập kế hoạch và quản lý tài liệu không phù hợp có thể làm trì hoãn các dự án xây dựng và sự phát triển của chính công ty. Việc không có các giải pháp phần mềm tích hợp có khả năng gây thiệt hại cho dự án xây dựng nếu phát sinh các trường hợp không mong muốn.

Ngoài ra, còn một số ngành nghề khác nữa cũng thích hợp để triển khai hệ thống ERP, cùng minh chứng về những doanh nghiệp đã triển khai thành công.

Xem thêm: Phần mềm quản lý Nhân sự - Tiền lương của BRAVO