Ngân sách là gì?

[Son.Tran]

I. TỔNG QUAN VỀ NGÂN SÁCH.

1. Định nghĩa về Ngân sách
Trong kinh doanh , ngân sách chính thức thể hiện thu nhập và chi tiêu dự kiến trong một khoảng thời gian xác định trong tương lai.

2. Giải thích về Ngân sách

Ba chức năng chính của quản lý bao gồm lập kế hoạch, điều hành và kiểm soát. Lập kế hoạch đề cập đến tương lai, hoạt động cho hiện tại và kiểm soát quá khứ.
Hai kỹ thuật, cụ thể là hệ thống kiểm soát ngân sách và chi phí tiêu chuẩn , hỗ trợ việc lập kế hoạch và kiểm soát.
Hệ thống kiểm soát ngân sách có xu hướng hoạt động với một hệ thống chi phí tiêu chuẩn vì cả hai hệ thống này đều có mối quan hệ với nhau. Tuy nhiên, hai hệ thống không phụ thuộc lẫn nhau.

3. Đặc điểm của Ngân sách

• Ngân sách là một kế hoạch. Ngân sách thể hiện hoạt động của doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài và bên trong. Các yếu tố bên ngoài bao gồm điều kiện kinh doanh, chính sách của chính phủ và quy mô dân số; các yếu tố bên trong bao gồm quy trình sản xuất và quản trị doanh nghiệp.
• Nó là toàn diện. Ngân sách bao gồm tất cả các hoạt động và hoạt động của một tổ chức. Mỗi bộ phận hoặc bộ phận có một ngân sách được tích hợp vào một ngân sách tổng thể.
• Nó cung cấp cho một kế hoạch phối hợp. Ngân sách xem xét các điều kiện và vấn đề của từng phân đoạn và được chuẩn bị hài hòa với nhau.
• Nó được chuẩn bị trước. Ngân sách được chuẩn bị trước và biểu thị quá trình hành động trong tương lai.
• Nó liên quan đến một giai đoạn cụ thể trong tương lai. Ngân sách liên quan đến một khoảng thời gian cụ thể. Do đó, sản lượng, doanh số và lợi nhuận được lập ngân sách nhằm đáp ứng một khung thời gian định trước.
• Ngân sách bao gồm các hoạt động và nguồn lực. Các hoạt động này được thể hiện dưới dạng doanh thu và chi phí. Nguồn lực đề cập đến các tài sản khác nhau và các nguồn vốn sẵn có để tài trợ cho các hoạt động này.
• Ngân sách được thể hiện bằng các điều khoản tài chính và / hoặc định lượng. Các hoạt động và hoạt động của mối quan tâm kinh doanh có thể thể hiện ở các đơn vị khác nhau. Ví dụ, ngân sách nguyên liệu được biểu thị theo trọng lượng, ngân sách lao động tính theo giờ lao động và ngân sách bán hàng tính theo lãnh thổ bán hàng. Tất cả ngân sách phải bao gồm một đơn vị đo lường có thể so sánh được.
• Ngân sách cung cấp thước đo để so sánh hiệu suất thực tế. So sánh này thực hiện quyền kiểm soát hiệu quả đối với hoạt động kinh doanh vì nó giúp khắc phục trách nhiệm về sự khác biệt giữa hiệu suất thực tế và ngân sách.

II. PHÂN LOẠI NGÂN SÁCH
Ngân sách có thể được phân loại trên cơ sở sau:

• Các chức năng liên quan
• Các điều kiện (dựa trên các điều kiện này)
• Giai đoạn
• Mức độ hoạt động

A) Phân loại Ngân sách trên Cơ sở Chức năng

Ngân sách có thể được phân chia theo chức năng của chúng:

• Ngân sách chức năng
• Ngân sách tổng thể.

1. Ngân sách Chức năng:
Ngân sách chức năng liên quan đến bất kỳ chức năng nào của công việc đảm nhận, ví dụ: bán hàng, sản xuất, tài chính, mua hàng và quản lý. Đối với mối quan tâm về sản xuất, các ngân sách chức năng chi tiết sau đây được chuẩn bị:
a. Ngân sách bán hàng: Dự báo doanh số bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định, cả về số lượng và giá trị. Khó chuẩn bị do khó ước tính nhu cầu của người tiêu dùng. Trách nhiệm chuẩn bị ngân sách này thuộc về người quản lý bán hàng. Ngân sách này được phân loại theo nhiều tiêu đề: sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm, lãnh thổ, khu vực, quốc gia, loại khách hàng, xuất khẩu, khách hàng, nhân viên bán hàng, thời kỳ, v.v.
b. Ngân sách chi phí bán hàng và phân phối: Ngân sách này cho thấy chi phí bán hàng và phân phối số lượng được hiển thị trong ngân sách bán hàng. Các yếu tố chính ảnh hưởng đến ngân sách bao gồm các kênh bán hàng, kế hoạch xúc tiến bán hàng, lãnh thổ bán hàng và việc vận chuyển sản phẩm. Người quản lý bán hàng, với sự hỗ trợ của người quản lý phân phối, người quản lý quảng cáo, người quản lý văn phòng bán hàng và kế toán, lập ngân sách. Việc lập ngân sách này bao gồm việc nhóm các chi phí theo các yếu tố: chi phí bán hàng trực tiếp, chi phí văn phòng bán hàng, chi phí phân phối và chi phí quảng cáo.
c. Ngân sách sản xuất: Ngân sách sản xuất ước tính số lượng hàng hoá cần sản xuất trong thời kỳ ngân sách. Giám đốc sản xuất chuẩn bị ngân sách dựa trên các yếu tố sau:

• Doanh số ước tính
• Tồn kho đầu kỳ dự kiến và Tồn kho cuối kỳ mong muốn của mỗi mặt hàng
• Các nguồn lực vật chất sẵn có của nhà máy, nguồn điện, không gian nhà máy, vật liệu và máy móc
• Chính sách quản lý liên quan đến việc sản xuất hoặc mua các thành phần

Ngân sách sản xuất có thể được phân loại theo các tiêu chí sau:

• Các sản phẩm
• Bộ phận sản xuất
• Tháng, quý , v.v.

d. Ngân sách chi phí sản xuất: Ngân sách này, còn được gọi là ngân sách chi phí nhà máy , cho thấy chi phí để thực hiện kế hoạch sản xuất được đưa ra trong ngân sách sản xuất. Chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí trực tiếp và chi phí chung của nhà máy.Ngân sách chi phí sản xuất thường được phân loại theo các nhóm sau:

• Các sản phẩm
• Bộ phận sản xuất
• Tháng, quý, v.v.
• Các yếu tố của chi phí

e. Ngân sách mua hàng: Ngân sách mua hàng thể hiện tổng số lần mua hàng trong khoảng thời gian ngân sách. Các giao dịch mua này bao gồm nguyên vật liệu trực tiếp và gián tiếp, tài sản cố định, dịch vụ, thành phẩm để bán lại và quan trọng nhất là nguyên vật liệu thô. Hãy nhớ thể hiện các giao dịch mua hàng tiềm năng về số lượng cũng như số tiền. Việc lập ngân sách này phản ánh ngân sách bán hàng, chi phí sản xuất, chi tiêu vốn, chi phí nghiên cứu và phát triển. Ngân sách mua hàng tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài chính bằng cách xác định các yêu cầu tiền mặt trong thời kỳ ngân sách và cho phép bộ phận mua hàng lập kế hoạch mua lại của mình.
f. Ngân sách chi phí lao động: Ngân sách chi phí lao động thể hiện số lượng và cấp bậc của nhân sự, giờ làm việc hoặc các đơn vị thích hợp khác, và lao động cần thiết để thực hiện chương trình được quy định trong ngân sách chi tiêu bán hàng, sản xuất, chi tiêu vốn và nghiên cứu và phát triển. Do đó, ngân sách này dự báo chi tiêu kế hoạch cho lao động trực tiếp và gián tiếp trong thời kỳ ngân sách.
g. Ngân sách Sử dụng Nhà máy: Ngân sách sử dụng nhà máy dự báo các yêu cầu của nhà máy và máy móc để đáp ứng ngân sách sản xuất. Ngân sách này, được biểu thị theo giờ làm việc hoặc các đơn vị thuận tiện khác, cho biết tải trọng của máy móc trên từng bộ phận sản xuất, máy móc hoặc nhóm máy móc và mức độ quá tải hoặc thiếu tải để ban quản lý có thể thực hiện hành động khắc phục.
h. Ngân sách Chi phí Quản lý: Ngân sách này dự báo chi phí quản lý chung của một cam kết trong kỳ ngân sách. Chi phí quản lý chung bao gồm xây dựng chính sách, chỉ đạo tổ chức và kiểm soát hoạt động. Nhiều khoản mục chi phí quản lý là cố định, nhưng cần có sự phân biệt rõ ràng giữa các khoản mục "cố định" và "biến đổi".
i. Ngân sách chi tiêu vốn: Ngân sách này nêu chi tiết chi phí dự kiến cho tài sản cố định trong thời kỳ ngân sách, ví dụ, nhà máy và máy móc, đất đai, tòa nhà và bằng sáng chế. Ngân sách dài hạn này cung cấp cho việc mua lại tài sản thay thế tài sản hiện có, bổ sung vào tài sản hiện có hoặc lắp đặt máy móc cải tiến để tận dụng lợi thế của kỹ thuật sản xuất mới.
j. Ngân sách chi phí nghiên cứu và phát triển: Kế hoạch chi cho các hoạt động nghiên cứu và phát triển. Ngân sách này thể hiện giới hạn cho phép của các hoạt động nghiên cứu và phát triển và các định hướng cho tương tự.
k. Ngân sách tiền mặt: Ngân sách tiền mặt dự báo tình hình tiền mặt và thể hiện các khoản thu, chi tiền mặt và số dư tiền mặt ước tính mỗi tháng trong kỳ ngân sách. Ngân sách này đóng vai trò là trung tâm thần kinh của hệ thống kiểm soát ngân sách vì những ngân sách được chuẩn bị kỹ lưỡng nhất sẽ không có khả năng đáp ứng nếu không có đủ tiền mặt vào thời điểm thích hợp. Ngân sách này:

• Đảm bảo có đủ tiền mặt
• Tiết lộ bất kỳ sự thiếu hụt tiền mặt dự kiến nào để có thể thu xếp tiền kịp thời thông qua các khoản vay .
• Tiết lộ bất kỳ thặng dư tiền mặt dự kiến nào có sẵn để đầu tư ra bên ngoài doanh nghiệp

Ngân sách này được chuẩn bị sau khi tất cả các ngân sách chức năng đã được lập xong.

2. Ngân sách tổng thể
Ngân sách tổng thể tóm tắt tất cả các ngân sách chức năng. Nó được định nghĩa là ngân sách tóm tắt. Sau khi hoàn thành ngân sách tổng thể, ủy ban ngân sách sẽ xem xét các chi tiết của nó, và nếu được thông qua, nó sẽ được trình lên Hội đồng quản trị.Tuy nhiên, khi được phê duyệt, ngân sách sẽ trở thành mục tiêu cho tổ chức trong thời kỳ ngân sách. Ngân sách tổng thể có xu hướng dưới dạng một báo cáo lãi và lỗ được lập ngân sách. Nó bắt đầu với các số liệu ngân sách bán hàng, từ đó các số liệu ngân sách chi phí sản xuất và chi phí sản xuất chung được khấu trừ để tính toán lợi nhuận được lập ngân sách.

B) Phân loại trên cơ sở các điều kiện
Theo các điều kiện, ngân sách có thể được chia thành:

• Ngân sách cơ bản
• Ngân sách hiện tại

Ngân sách cơ bản được thiết lập để sử dụng không thay đổi trong một thời gian dài, trong khi ngân sách hiện hành được thiết lập để sử dụng trong một thời gian ngắn và có liên quan đến các điều kiện hiện tại.

C) Phân loại theo cơ sở của chu kỳ
Ngân sách có thể được chia thành:

• Ngân sách ngắn hạn
• Ngân sách dài hạn

Ngân sách ngắn hạn được chuẩn bị cho một năm hoặc ít hơn. Ngân sách này bao gồm các chi phí hoặc hoạt động có xu hướng khó dự báo trong thời gian dài hơn. Ví dụ bao gồm ngân sách tiền mặt và ngân sách vật liệu.
Ngân sách dài hạn bao gồm một khoảng thời gian dài hơn một năm và giúp dự báo kinh doanh và lập kế hoạch trong tương lai. Ví dụ bao gồm ngân sách chi đầu tư và ngân sách chi cho nghiên cứu và phát triển.

D) Phân loại trên cơ sở mức độ hoạt động

Dựa trên mức độ hoạt động hoặc khả năng, ngân sách có thể được phân loại thành:

• Ngân sách cố định
• Ngân sách linh hoạt

Viện kế toán chi phí và quản lý đã định nghĩa ngân sách cố định là "ngân sách được thiết kế để không thay đổi bất kể mức độ hoạt động thực sự đạt được." Ngân sách cố định vận hành một kế hoạch không linh hoạt hoặc cứng nhắc với một tập hợp các điều kiện, một khối lượng đầu ra và một tập hợp chi phí đơn giản.

Ngân sách linh hoạt có thể thay đổi theo mức độ hoạt động và điều kiện hoạt động. Việc lập ngân sách linh hoạt đòi hỏi phải phân loại tất cả các chi phí hoặc chi phí thành cố định, biến đổi và bán biến đổi.
Chi phí cố định luôn cố định hoặc không đổi, chi phí bán biến đổi thay đổi theo các mức độ hoạt động khác nhau và chi phí biến đổi thay đổi tỷ lệ thuận với sự thay đổi của khối lượng sản phẩm hoặc doanh số bán hàng.
Hiểu giúp chúng ta làm tốt hơn
Nguồn: dịch từ financestrategists

 

[maitrucvan]

cám ơn nhiều về bài viết