Lời nói đầu:
Bài viết này chỉ mang tính chất chia sẻ một vài kiến thức hạn hẹp của người viết, không có ý phê phán hay chỉ bảo cho bât kì ai về một quan điểm nào.
Bạn có thể tìm thấy (hoặc không thấy) một vài điều hữu ích.
Và thật hay nếu bạn có thể để lại bình luận.
1. Vì sao có bài viết này?
Cũng rất lâu rồi mình mới tham gia đọc các bài trên các diễn đàn có chủ đề liên quan đến Excel, và mình thấy cũng đã hơn 10 năm trôi qua, vẫn còn rất nhiều bài bắt đầu bằng "Xin file...".
Mình từng sử dụng Excel và cũng từng làm kế toán nên tất nhiên chọn danketoan để viết bài chia sẻ.
Và mình thấy có lẽ nên chia sẽ một góc nhìn về "dùng công cụ Excel" để phục vụ cho công việc văn phòng một chút khác đi.
Qua bài viết này, bạn có thể có thêm một cách nhìn khác về "Học Excel = Học hàm".
Thay vào đó, bạn có thể dùng các công cụ khác như - trong bài này dùng Pivot - để đạt được mục đích một cách đơn giản và linh hoạt hơn.
Thật sự đó cũng là hướng đi hiện nay của các phiên bản Excel mới, hay add-on mà Microsoft đã và đang xây dựng.
Nếu bạn thật sự là người dùng và thích - mê - Excel, mình chắc bạn sẽ đọc bài viết này.
2. Xin file không giải quyết vấn đề của bạn.
Mình (không chắc chắn) cho rằng các bạn lên diễn đàn "Xin file" vì đa số các bạn gặp một vấn đề trong công việc như muốn tạo form, quản lý dữ liệu, làm báo cáo...
Ví dụ: Một ngày đẹp trời, Boss sau một buổi "họp" bên ngoài đi về và kêu bạn vào phòng
Boss: Anh thấy công ty TX có cái ứng dụng quản lý đặt hàng hay lắm (!?). Mình chỉ cần bla bla bla... là nó làm được bla bla bla...Em coi bên mình có áp dụng làm vậy được không. (Thôi biến ra cho anh "làm việc").
Bạn: !@#$%^&*(
Và bạn leo lên Google ( ><' ), và nó đưa bạn đến danketoan để...xin file.
Một người lạ (hay admin, mod) nào đó sẽ nhiệt tình up lên một file (xin ở đâu đó) cho bạn.
Bạn mở ra và cái file đó có 25 sheets, một đống Vlookup, Index, Concatenate, Counta, IF then Else tá lả âm binh, và thêm cái thông báo chà bá Enable VBA gì đó.
Bạn mất thêm 48 tiếng để hiểu cái file đó và cuối cùng, bạn quyết định đi xin file khác.
Bạn phí cmn mấy ngày trời và cuối cùng quyết định thôi tự làm cái file, với 30 sheets, mỗi sheets một ngày, mỗi ngày chịu khó ngồi cộng trừ nhân chia.
Tóm lại: Lí do không thể giải quyết vấn đề vì:
- File được cho được tạo bởi người khác cho một mục đích có thể không hoàn toàn đúng cái bạn cần
- Mất thời gian tìm hiểu file
- Nếu may mắn và có kiến thức XLS bạn hiệu chỉnh được và dùng đáp ứng 60% nhu cầu.
- Và có thể bạn gặp thêm một vấn đề khác trong quá trình sử dụng.
3. Vậy không xin file thì làm gì?
*** Cần thay đổi cách nhìn về XLS
a) XLS không chỉ là hàm - mặc dù XLS có hơn 500 hàm "cơ bản" chưa tính kết hợp lại
Đa phần mình thấy rất nhiều người dùng nghĩ về xls là phải thông thạo hàm, điều đó tốt nhưng không tuyệt đối và tương lai có thể chả cần.
b) Tổ chức dữ liệu quan trọng hơn cách dùng hàm
Bạn nên hiểu bạn cần tổ chức dữ liệu thế nào, dữ liệu gì cần thu thập.
c) Trên hết, và cuối cùng "NHU CẦU QUẢN LÝ" là gì
Đôi khi, Boss đưa ra yêu cầu rất "mơ hồ", hoặc bản thân chúng ta hiểu chưa đủ rõ.
Ví dụ: Trước đây, Boss cty mình có yêu cầu quản lý việc ra vào cổng và "truyền" cho kế toán phải quản lý việc này
Nếu chỉ dừng ở đây thì thực sự chả biết quản cái gì. Vì kế toán có ngồi ở cổng để ghi chép đâu (?).
Phân tích kĩ ra thì nó liên quan cả bao nhiêu phòng ban: Kế hoạch, Nhân sự, Bảo vệ (dịch vụ ngoài), BGĐ...
Việc tưởng chừng đơn giản hoá ra phức tạp.
Chỉ đơn giản hỏi là, vậy quy trình chứng từ như thế nào cũng đủ đau đầu, chưa kể công ty có 2, 3 địa điểm phân tán (éc éc éc...) - không quá hiếm đối với công ty sản xuất hoặc phân phối.
*** Chỉ mình mới biết "bệnh" của mình
Cần phải hiểu rõ yêu cầu, một vài phân tích, và không quá tham lam.
Các công ty thì chủ không chịu bỏ tiền + rất nhiều công sức để triển khai - mà nhiều khi muốn triển khai cũng không được - nhưng lại muốn quản lý "Real time" / "Thời gian thưc"; hay "Multi-location" / Đa địa điểm... bla bla bla = mơ!!!
*** Nếu nhu cầu của bạn không quá phức tạp, nhắc lại "không quá phức tạp", bạn có thể tham khảo một giải pháp ít tốn kém - và tất nhiên cũng không thể toàn diện được mô tả như sau.
Case: Bạn làm cho một cửa hàng nhỏ, chỉ có 2 nhân viên, 1 boss bán quần áo, phụ kiện bảo hộ lao động, với doanh thu tháng khoảng trên dưới 1 tỏi. Và bạn cần quản lý được nhâp xuất tồn cho công ty.
Quy trình:
Nhập hàng
a) Boss đặt hàng từ nhà cung cấp và boss cung cấp thông tin đơn hàng / hợp đồng / email / tin nhắn cho bạn trước, hoặc ngay khi đặt hàng.
b) Đến ngày giao hàng, bạn sẽ nhận được phiếu giao hàng để bạn kiểm tra với đơn hàng
c) Bạn tiến hành kiểm tra, và nhập hàng vào file
d) Bạn in phiếu nhập kho và lưu chứng từ
Xuất hàng:
Quy trình ngược lại
Yêu cầu: Bạn cần một file để nhập dữ liệu nhập hàng từ chứng từ là phiếu giao hàng - thời điểm này chưa có hoá đơn, nếu có thì càng tốt - căn cứ vào đơn đặt hàng. Từ đó, in phiếu nhập kho và cập nhật số lượng tồn kho. Ngược lại, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách, bạn tiến hành xuất kho và ghi nhập lượng xuất kho thực tế, để in phiếu xuất kho và cập nhật số lượng tồn kho. Bạn cung cấp báo cáo số lượng nhập, xuất tồn sau mỗi đợt chốt số liệu - ví dụ thứ 6 hằng tuần. Số liệu chưa chốt tương đối chính xác, giả định bạn nhập liệu liên tục.
Giải quyết: Phương pháp phân tích ngược
Bước 1: Bạn cần kiếm, hoặc thiết kế được a) Phiếu nhập kho b) Phiếu xuất kho c) Báo cáo xuất nhập tồn
Ghi chú: Có thể sau này boss đòi thêm, báo cáo xuất kho theo khách hàng, hoặc báo cáo xuất kho theo mặt hàng, tuần, tháng, năm. Bất chấp, miễn là bạn thiết kế dữ liệu đúng.
Điều này cực dễ vì mẫu phiếu này là phiếu chuẩn - không phải mẫu bắt buộc - bạn có thể lấy mẫu bất kì - miễn sao Boss ok. Ở đây chúng ta dựa vào mẫu chuẩn giản đơn để phân tích.
Bước 2: Phân tích dữ liệu gì cần được thu thập, tính toán, lưu trữ.
Trước hết chúng ta cần hiểu cấu trúc cơ bản của bất kì một form / mẫu đơn nào (không phải báo cáo) cũng gồm 4 phần.
A. Tiêu đề
B. Đầu (Header)
C. Lưới (Field)
D. Chân (Footer)
Như vậy:
A. Tiêu đề: Nếu chứng từ bắt đầu là PN thì tiêu đề là Phiếu nhập kho, và PX thì tiêu đề là Phiếu xuất kho
B. Đầu: chứa các dữ liệu ít thay đổi (hay gọi là master data) ví dụ: danh sách nhà cung cấp gồm tên, địa chỉ, số đt, người đại diện,
Tóm lại, bất cứ thông tin gì bạn muốn xuất hiện ở mục này bạn cần phải lưu trong 1 sheet.
C. Lưới: (cần tập trung đây là phần quan trọng nhất) chúng ta thấy rằng, ta cần 1 sheet lưu dữ liệu này mà key của nó là số chứng từ. Nghĩa là, dữ liệu dưới lưới thay đổi dựa vào key - số chứng từ, và key là duy nhất cho mỗi chứng từ (không trùng).
D. Chân: thường phần chân ít có sự thay đổi nên bạn chỉ thiết kế một lần - chủ yếu là tên các bên liên quan. Đối với một số doanh nghiệp họ có thể đưa thêm thông tin tk ngân hàng, hay các chương trình khuyến mãi, yêu cầu đổi trả...cũng ít thay đổi.
Bước 3. Dựng dữ liệu vào file.
Lưu đồ:
Sheet 1: Form
Sheet 2: DS Doi tuong
Chứa danh sách nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên gọi tóm lại là đối tượng. Vì một nhà cung cấp có thể là khách hàng đồng thời.
Sheet 3: DS Hang Ton Kho
Chứa danh sách hàng tồn kho
Ở góc độ đơn giản, đôi khi tạm thời chưa có cũng được, nhưng nếu dữ liệu bạn trở nên phức tạp, bạn bắt buộc phải có, để tránh tình trạng
1 mặt hàng có hơn 1 tên gọi, hoặc 1 mặt hàng có nhiều tên khác nhau trên nhiều phiếu, về sau khi làm báo cáo sẽ mất đi độ chính xác.
Hơn nữa khi làm kiểm kê sẽ tốn cực kì nhiều thời gian.
Sheet 4: Nhap Lieu
Bạn sẽ nhập liệu hằng ngày trong sheet này.
Bước 4:
Bạn tạo một pivot để "bốc" dữ liệu từ "data" lên 'form" theo điều kiện bất kì.
Trong trường hợp này, và đa số các trường hợp, là số phiếu.
Bạn có thể xem đoạn clip minh hoạ kết quả cuối cùng.
Video demo pivot -> form
Link tải file:
File NXT 210202 demo
Và các thông tin bạn cần từ DS lên header thì không dùng gì nhiều hơn ngoài VLookup, hoặc đôi khi bạn cần Offset.
Bạn có thể tham khảo thêm clip làm payslip trong danh sách video, đây là mẫu form được dùng thật.
3. Kết luận
Bài viết này có thể không thể giải quyết vấn đề bạn tìm kiếm nhưng mình nghĩ, nó sẽ có giá trị cho nhưng bạn đang tìm hiểu về ứng dụng của pivot.
Pivot được ứng dụng và rất biến hoá, dùng làm form, báo cáo, dashboard (cái này hot nhưng đa phần khá vô dụng nếu bạn xây dựng sai hướng hay "Xin file...")
Hy vọng, các bạn có thể chia sẻ thêm nhiều ý xây dựng.
Chúc mọi người buổi tối vui vẻ.
210202
Bài viết này chỉ mang tính chất chia sẻ một vài kiến thức hạn hẹp của người viết, không có ý phê phán hay chỉ bảo cho bât kì ai về một quan điểm nào.
Bạn có thể tìm thấy (hoặc không thấy) một vài điều hữu ích.
Và thật hay nếu bạn có thể để lại bình luận.
1. Vì sao có bài viết này?
Cũng rất lâu rồi mình mới tham gia đọc các bài trên các diễn đàn có chủ đề liên quan đến Excel, và mình thấy cũng đã hơn 10 năm trôi qua, vẫn còn rất nhiều bài bắt đầu bằng "Xin file...".
Mình từng sử dụng Excel và cũng từng làm kế toán nên tất nhiên chọn danketoan để viết bài chia sẻ.
Và mình thấy có lẽ nên chia sẽ một góc nhìn về "dùng công cụ Excel" để phục vụ cho công việc văn phòng một chút khác đi.
Qua bài viết này, bạn có thể có thêm một cách nhìn khác về "Học Excel = Học hàm".
Thay vào đó, bạn có thể dùng các công cụ khác như - trong bài này dùng Pivot - để đạt được mục đích một cách đơn giản và linh hoạt hơn.
Thật sự đó cũng là hướng đi hiện nay của các phiên bản Excel mới, hay add-on mà Microsoft đã và đang xây dựng.
Nếu bạn thật sự là người dùng và thích - mê - Excel, mình chắc bạn sẽ đọc bài viết này.
2. Xin file không giải quyết vấn đề của bạn.
Mình (không chắc chắn) cho rằng các bạn lên diễn đàn "Xin file" vì đa số các bạn gặp một vấn đề trong công việc như muốn tạo form, quản lý dữ liệu, làm báo cáo...
Ví dụ: Một ngày đẹp trời, Boss sau một buổi "họp" bên ngoài đi về và kêu bạn vào phòng
Boss: Anh thấy công ty TX có cái ứng dụng quản lý đặt hàng hay lắm (!?). Mình chỉ cần bla bla bla... là nó làm được bla bla bla...Em coi bên mình có áp dụng làm vậy được không. (Thôi biến ra cho anh "làm việc").
Bạn: !@#$%^&*(
Và bạn leo lên Google ( ><' ), và nó đưa bạn đến danketoan để...xin file.
Một người lạ (hay admin, mod) nào đó sẽ nhiệt tình up lên một file (xin ở đâu đó) cho bạn.
Bạn mở ra và cái file đó có 25 sheets, một đống Vlookup, Index, Concatenate, Counta, IF then Else tá lả âm binh, và thêm cái thông báo chà bá Enable VBA gì đó.
Bạn mất thêm 48 tiếng để hiểu cái file đó và cuối cùng, bạn quyết định đi xin file khác.
Bạn phí cmn mấy ngày trời và cuối cùng quyết định thôi tự làm cái file, với 30 sheets, mỗi sheets một ngày, mỗi ngày chịu khó ngồi cộng trừ nhân chia.
Tóm lại: Lí do không thể giải quyết vấn đề vì:
- File được cho được tạo bởi người khác cho một mục đích có thể không hoàn toàn đúng cái bạn cần
- Mất thời gian tìm hiểu file
- Nếu may mắn và có kiến thức XLS bạn hiệu chỉnh được và dùng đáp ứng 60% nhu cầu.
- Và có thể bạn gặp thêm một vấn đề khác trong quá trình sử dụng.
3. Vậy không xin file thì làm gì?
*** Cần thay đổi cách nhìn về XLS
a) XLS không chỉ là hàm - mặc dù XLS có hơn 500 hàm "cơ bản" chưa tính kết hợp lại
Đa phần mình thấy rất nhiều người dùng nghĩ về xls là phải thông thạo hàm, điều đó tốt nhưng không tuyệt đối và tương lai có thể chả cần.
b) Tổ chức dữ liệu quan trọng hơn cách dùng hàm
Bạn nên hiểu bạn cần tổ chức dữ liệu thế nào, dữ liệu gì cần thu thập.
c) Trên hết, và cuối cùng "NHU CẦU QUẢN LÝ" là gì
Đôi khi, Boss đưa ra yêu cầu rất "mơ hồ", hoặc bản thân chúng ta hiểu chưa đủ rõ.
Ví dụ: Trước đây, Boss cty mình có yêu cầu quản lý việc ra vào cổng và "truyền" cho kế toán phải quản lý việc này
Nếu chỉ dừng ở đây thì thực sự chả biết quản cái gì. Vì kế toán có ngồi ở cổng để ghi chép đâu (?).
Phân tích kĩ ra thì nó liên quan cả bao nhiêu phòng ban: Kế hoạch, Nhân sự, Bảo vệ (dịch vụ ngoài), BGĐ...
Việc tưởng chừng đơn giản hoá ra phức tạp.
Chỉ đơn giản hỏi là, vậy quy trình chứng từ như thế nào cũng đủ đau đầu, chưa kể công ty có 2, 3 địa điểm phân tán (éc éc éc...) - không quá hiếm đối với công ty sản xuất hoặc phân phối.
*** Chỉ mình mới biết "bệnh" của mình
Cần phải hiểu rõ yêu cầu, một vài phân tích, và không quá tham lam.
Các công ty thì chủ không chịu bỏ tiền + rất nhiều công sức để triển khai - mà nhiều khi muốn triển khai cũng không được - nhưng lại muốn quản lý "Real time" / "Thời gian thưc"; hay "Multi-location" / Đa địa điểm... bla bla bla = mơ!!!
*** Nếu nhu cầu của bạn không quá phức tạp, nhắc lại "không quá phức tạp", bạn có thể tham khảo một giải pháp ít tốn kém - và tất nhiên cũng không thể toàn diện được mô tả như sau.
Case: Bạn làm cho một cửa hàng nhỏ, chỉ có 2 nhân viên, 1 boss bán quần áo, phụ kiện bảo hộ lao động, với doanh thu tháng khoảng trên dưới 1 tỏi. Và bạn cần quản lý được nhâp xuất tồn cho công ty.
Quy trình:
Nhập hàng
a) Boss đặt hàng từ nhà cung cấp và boss cung cấp thông tin đơn hàng / hợp đồng / email / tin nhắn cho bạn trước, hoặc ngay khi đặt hàng.
b) Đến ngày giao hàng, bạn sẽ nhận được phiếu giao hàng để bạn kiểm tra với đơn hàng
c) Bạn tiến hành kiểm tra, và nhập hàng vào file
d) Bạn in phiếu nhập kho và lưu chứng từ
Xuất hàng:
Quy trình ngược lại
Yêu cầu: Bạn cần một file để nhập dữ liệu nhập hàng từ chứng từ là phiếu giao hàng - thời điểm này chưa có hoá đơn, nếu có thì càng tốt - căn cứ vào đơn đặt hàng. Từ đó, in phiếu nhập kho và cập nhật số lượng tồn kho. Ngược lại, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách, bạn tiến hành xuất kho và ghi nhập lượng xuất kho thực tế, để in phiếu xuất kho và cập nhật số lượng tồn kho. Bạn cung cấp báo cáo số lượng nhập, xuất tồn sau mỗi đợt chốt số liệu - ví dụ thứ 6 hằng tuần. Số liệu chưa chốt tương đối chính xác, giả định bạn nhập liệu liên tục.
Giải quyết: Phương pháp phân tích ngược
Bước 1: Bạn cần kiếm, hoặc thiết kế được a) Phiếu nhập kho b) Phiếu xuất kho c) Báo cáo xuất nhập tồn
Ghi chú: Có thể sau này boss đòi thêm, báo cáo xuất kho theo khách hàng, hoặc báo cáo xuất kho theo mặt hàng, tuần, tháng, năm. Bất chấp, miễn là bạn thiết kế dữ liệu đúng.
Điều này cực dễ vì mẫu phiếu này là phiếu chuẩn - không phải mẫu bắt buộc - bạn có thể lấy mẫu bất kì - miễn sao Boss ok. Ở đây chúng ta dựa vào mẫu chuẩn giản đơn để phân tích.
Bước 2: Phân tích dữ liệu gì cần được thu thập, tính toán, lưu trữ.
Trước hết chúng ta cần hiểu cấu trúc cơ bản của bất kì một form / mẫu đơn nào (không phải báo cáo) cũng gồm 4 phần.
A. Tiêu đề
B. Đầu (Header)
C. Lưới (Field)
D. Chân (Footer)
Như vậy:
A. Tiêu đề: Nếu chứng từ bắt đầu là PN thì tiêu đề là Phiếu nhập kho, và PX thì tiêu đề là Phiếu xuất kho
B. Đầu: chứa các dữ liệu ít thay đổi (hay gọi là master data) ví dụ: danh sách nhà cung cấp gồm tên, địa chỉ, số đt, người đại diện,
Tóm lại, bất cứ thông tin gì bạn muốn xuất hiện ở mục này bạn cần phải lưu trong 1 sheet.
C. Lưới: (cần tập trung đây là phần quan trọng nhất) chúng ta thấy rằng, ta cần 1 sheet lưu dữ liệu này mà key của nó là số chứng từ. Nghĩa là, dữ liệu dưới lưới thay đổi dựa vào key - số chứng từ, và key là duy nhất cho mỗi chứng từ (không trùng).
D. Chân: thường phần chân ít có sự thay đổi nên bạn chỉ thiết kế một lần - chủ yếu là tên các bên liên quan. Đối với một số doanh nghiệp họ có thể đưa thêm thông tin tk ngân hàng, hay các chương trình khuyến mãi, yêu cầu đổi trả...cũng ít thay đổi.
Bước 3. Dựng dữ liệu vào file.
Lưu đồ:
Sheet 1: Form
Sheet 2: DS Doi tuong
Chứa danh sách nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên gọi tóm lại là đối tượng. Vì một nhà cung cấp có thể là khách hàng đồng thời.
Sheet 3: DS Hang Ton Kho
Chứa danh sách hàng tồn kho
Ở góc độ đơn giản, đôi khi tạm thời chưa có cũng được, nhưng nếu dữ liệu bạn trở nên phức tạp, bạn bắt buộc phải có, để tránh tình trạng
1 mặt hàng có hơn 1 tên gọi, hoặc 1 mặt hàng có nhiều tên khác nhau trên nhiều phiếu, về sau khi làm báo cáo sẽ mất đi độ chính xác.
Hơn nữa khi làm kiểm kê sẽ tốn cực kì nhiều thời gian.
Sheet 4: Nhap Lieu
Bạn sẽ nhập liệu hằng ngày trong sheet này.
Bước 4:
Bạn tạo một pivot để "bốc" dữ liệu từ "data" lên 'form" theo điều kiện bất kì.
Trong trường hợp này, và đa số các trường hợp, là số phiếu.
Bạn có thể xem đoạn clip minh hoạ kết quả cuối cùng.
Video demo pivot -> form
Link tải file:
File NXT 210202 demo
Và các thông tin bạn cần từ DS lên header thì không dùng gì nhiều hơn ngoài VLookup, hoặc đôi khi bạn cần Offset.
Bạn có thể tham khảo thêm clip làm payslip trong danh sách video, đây là mẫu form được dùng thật.
3. Kết luận
Bài viết này có thể không thể giải quyết vấn đề bạn tìm kiếm nhưng mình nghĩ, nó sẽ có giá trị cho nhưng bạn đang tìm hiểu về ứng dụng của pivot.
Pivot được ứng dụng và rất biến hoá, dùng làm form, báo cáo, dashboard (cái này hot nhưng đa phần khá vô dụng nếu bạn xây dựng sai hướng hay "Xin file...")
Hy vọng, các bạn có thể chia sẻ thêm nhiều ý xây dựng.
Chúc mọi người buổi tối vui vẻ.
210202
