I. NHẬN DIỆN THÔNG TIN THÍCH HỢP
1. Tiêu chuẩn lựa chọn quyết định
Quyết định là sự lựa chọn phương án thích hợp nhất từ nhiều phương án khác nhau, để thực hiện phương án có hiệu quả về mặt kinh tế và phù hợp với điều kiện kinh doanh ở doanh nghiệp. Tiêu chuẩn về mặt kinh tế của việc lập các quyết định là chọn hành động dự tính sẽ mang lại thu nhập cao nhất (hoặc ít lỗ nhất) cho doanh nghiệp. Việc vận dụng nguyên tắc này để chọn các quyết định đúng đắn không phải lúc nào cũng đơn giản, do đó cần có 2 nguyên tắc bổ sung, có tác dụng trong quá trình lựa chọn.
Một là: các khoản thu và chi phí duy nhất thích hợp cho việc ra quyết định thường là những khoản thu và chi phí ước tính mà khác với các khoản thu và chi phí có trong các phương án sẵn có khác. Những khoản thu và chi phí này thường được gọi là các khoản thu và chi phí chênh lệch (chúng có thể còn được gọi là các khoản thu tăng thêm hoặc chi phí tăng thêm trong các quyết định có mục tiêu làm tăng thu nhập).
Hai là: các khoản thu đã kiếm được hoặc các khoản chi đã chi thì không thích hợp cho việc xem xét quyết định. Tuy nhiên chúng có thể được sử dụng để dự đoán các khoản thu và chỉ trong tương lai.
2. Phân tích thông tin thích hợp
Quá trình phân tích thông tin thích hợp đối với việc ra quyết định gồm 4 bước sau:
Bước 1: Tập hợp tất cả thông tin về các khoản thu và chỉ có liên quan với các phương án được xem xét.
Bước 2: Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí đã chỉ ra và không thể tránh được ở mọi phương án được xem xét.
Bước 3: Loại bỏ các khoản thu và chỉ như nhau ở các phương án đang xem xét. Bước 4: Những thông tin còn lại sau khi loại bỏ ở bước 2 và bước 3 là những thông tin thích hợp cho việc lựa chọn quyết định.
Tóm lại: Trong tất cả thông tin liên quan đến các phương án xem xét, bao gồm các khoản thu nhập và chi phí là những thông tin có thể định lượng được về mặt kinh tế trong các phương án kinh doanh thì các khoản thu và chi phí giống nhau, và chi phí chim là những thông tin không thích hợp đối với việc lựa chọn để ra quyết định kinh doanh. Còn lại các khoản thu và chi phí khác biệt giữa các phương án là thông tin thích hợp với việc lựa chọn để ra các quyết định kinh doanh.
Ở đây cần ghi nhận một điều là những thông tin thích hợp trong một tình huống quyết định này không nhất thiết sẽ thích hợp trong tình huống khác. Nhận định này xuất phát từ quan điểm những mục đích nghiên cứu khác nhau cần có những thông tin khác nhau. Đối với mục đích này thì nhóm thông tin này thích hợp, nhưng đối với mục đích khác thì lại cần những thông tin khác.
Quan điểm “thông tin khác nhau dùng cho mục đích nghiên cứu khác nhau là quan điểm cơ bản của kế toán quản trị và được vận dụng thường xuyên trong các quyết định kinh doanh.
3. Chi phí chìm không phải là thông tin thích hợp
Chi phí chìm là loại chi phí đã chỉ ra trong quá khứ, do đó sẽ không thể tránh được dù cho bất kỳ phương án nào được lựa chọn. Do vậy, chi phí chìm không thích hợp với việc ra quyết định kinh doanh, vì chúng không có tính chênh lệch. Ví dụ 8.1 minh họa về chi phí chim.
Ví dụ 1: Công ty “V" đã chỉ 50 triệu đồng để chuẩn bị mở điểm kinh doanh mới. Do có nhiều vấn đề phát sinh và bây giờ công ty đang xem xét có nên hay không nên kinh doanh ở địa điểm đã chuẩn bị, hoặc đưa ra phương án khác để thay thế. Vậy 50 triệu đồng là một khoản chi phí chìm, không thích hợp với quá trình lựa chọn quyết định của công ty, nghĩa là 50 triệu đồng này sẽ luôn luôn là một khoản đã phát sinh trong số sách kế toán công ty cho dù công ty có hoặc không kinh doanh tại địa điểm này. Được xếp vào loại chi phí chìm còn có chi phí khấu hao tài sản cố định khi lựa chọn thay thế tài sản cố định khác.
Để làm rõ hơn khái niệm về chi phí chìm không phải là thông tin thích hợp với việc ra quyết định, hãy nghiên cứu ví dụ 2.
Ví dụ 2: Công ty – đang nghiên cứu phương án mua máy mới để thay thế chiếc máy cũ đang sử dụng hay tiếp tục sử dụng máy cũ. Tài liệu liên quan đến máy cũ và máy mới như sau: (đvt: 1.000.000₫)
Máy cũ đang sử dụng
Giá trị ban đầu: 50
Giá trị còn lại:40
Giá bán hiện tại: 20
Chi phí hoạt động mỗi năm: 40
Doanh thu hàng năm: 100
Máy mới dự kiến mua:
Nguyên giá: 60
Chi phí hoạt động hàng năm: 28
Doanh thu hàng năm: 100
Giả sử cả hai chiếc máy này đều có thời hạn sử dụng 4 năm nữa và sau 4 năm không còn giá trị tận dụng.
Mặc dù máy mới có thể sử dụng hiệu quả hơn máy cũ đang sử dụng, nhưng khi đặt vấn đề có nên mua máy mới hay không thì vẫn có một số nhà quản trị cho rằng không nên, vì theo họ bán máy cũ thì trước mắt môi bị thiệt hại 20 triệu đồng (40 – 20), hơn nữa đã đầu tư vào máy cũ nên không còn cách nào khác là sẽ tiếp tục sử dụng máy cũ cho đến khi khấu hao hết giá trị thì loại bỏ cũng được. Suy nghĩ như vậy có đúng hay không? Để đi đến kết luận cuối cùng, hủy nghiên cứu bảng phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự kiến của máy cũ và máy mới qua 4 năm dưới đây.
(đvt: 1000.000 đồng)
Qua bảng phân tích trên, có thể kết luận rằng mua máy mới sẽ mang lại lợi nhuận qua 4 năm cao hơn là giữ lại máy cũ, điều này biểu hiện quả mức lợi nhuận chênh lệch là 8 triệu đồng. Việc ứng dụng khái niệm thông tin thích hợp vào quá trình lựa chọn quyết định trong ví dụ này sẽ làm cho quá trình tính toán đơn giản hơn. Trình tự phân tích thông tin thích hợp, như đã đề cập ở trên, gồm 4 bước
Bước 1: Tập hợp tất cả thông tin. Điều này được thực hiện thông qua diễn giải sự việc.
Bước 2: Loại bỏ chi phí chim, trong ví dụ trên, giá trị còn lại của máy cũ 40 triệu đồng, là chi phí chìm, vì nó là khoản tiền đã chi nên dù chọn phương án nào, nó cũng phải có mặt và phải khấu trừ trong thu nhập của mọi phương. án để ra. Do vậy, 40 triệu đồng này xếp vào loại thông tin không thích hợp nên không cần xem xét đến khi lựa chọn để so sánh các phương án.
Bước 3: Loại bỏ các khoản thu và chỉ như nhau ở các phương án đang xem xét. Trong ví dụ trên, doanh thu của 2 phương án sử dụng máy cũ hay mua máy mới đều là 400 triệu đồng nên khoản này sẽ không phải xét đến khi so sánh lựa chọn các phương án. Ngoài ra, ở khoản chi phí hoạt động hàng năm có phần 28 triệu đồng là như nhau giữa 2 phương án nên không cần xét đến, mà chỉ cần xét đến phần chênh lệch là 12 triệu đồng (40 – 28). Đây chính là khoản tiền tối kiệm về chi phí hoạt động, khi so sánh nếu sử dụng máy mới so với máy đi, năm sẽ là 18 triệu đồng (12 × 4)
Bước 4: Các khoản thu và chỉ còn lại sẽ là những thông tin thích hợp cho việc lựa chọn phương án hành động. Vậy, trong ví dụ trên những khoản thu và chỉ giữa 2 phương án, những khoản này sẽ được tập hợp làm căn cứ để ra quyết định như sau: (đvt: 1.000.000 đồng).
Chi phí hoạt động tiết kiệm do sử dụng máy mới: (40 – 28) × 4 năm = 48
Chi phí mua máy mới: (60)
Thu do bán máy cũ: 20
Lợi nhuận tăng do sử dụng máy mới Vậy, ứng dụng khái niệm thông tin thích hợp ta tính được lợi nhuận tăng do chọn phương án sử dụng máy mới là 8 triệu đồng.
4. Các khoản thu và chỉ như nhau không phải là thông tin thích hợp
Như phân tích trên, chỉ có các phần chênh lệch của các khoản thu và chỉ mới là thông tin thích hợp khi lựa chọn phương án, còn các khoản thu và chỉ giống nhau không phải là thông tin thích hợp, nghĩa là không cần quan tâm đến khi xem xét các phương án. Để làm rõ hơn khái niệm này chúng ta nghiên cứu ví dụ 3:
Ví dụ 3:
Giả sử công ty ABC đang nghiên cứu mua một thiết bị sản xuất mới để thay thế thiết bị cũ đang sử dụng với mục tiêu là làm giảm chi phí nhân công trực tiếp. Nguyên giá của thiết bị mới có giá trị là 100 triệu đồng, dự kiến sử dụng trong 10 năm. Doanh thu và các loại chi phí hoạt động hàng năm được trình bày như sau:
Nếu đầu tư mua thiết bị mới sẽ tiết kiệm được 6 ngàn đồng chi phí nhân công trực tiếp cho mỗi sản phẩm sản xuất, nhưng bù lại nó làm tăng thêm 10 triệu đồng chi phí khấu hao hàng năm. Tất cả các khoản thu và chỉ còn lại đều giống nhau giữa 2 phương án.
Quá trình phân tích thông tin thích hợp để ra quyết định được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Tập hợp tất cả thông tin của 2 phương án. Điều này đã được thực hiện ở bảng trên
Bước 2: Loại bỏ chi phí chìm. Trong ví dụ này không có.
Bước 3: Loại bỏ các khoản thu và chỉ như nhau. Trong ví dụ này gồm:
- Doanh thu tiêu thụ (10.000 sp × 60 ngd/sp) như nhau
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (20 ngô/sp) và biến phí sản xuất chung (5 ngđ/sp) như nhau.
- Định phí cần thiết để hoạt động mỗi năm như nhau và đều là 100 triệu đồng (không kể chi phí khấu hao thiết bị mới).
Bước 4: Các thông tin còn lại, gồm chi phí nhân công trực tiếp và định phí khấu hao thiết bị mới, là những thông tin thích hợp cho quá trình ra quyết định như sau:
Chi phí tiết kiệm do sử dụng thiết bị mới: 10.000 sp x 5 ngđ/sp = 50.000ngđ
Chi phí khấu hao thiết bị mới tăng thêm: (10.000) ngđ
Chi phí tiết kiệm hàng năm do sử dụng thiết bị mới: 40.000 ngđ
Ngoài phương pháp phân tích thông tin thích hợp được trình bày trên, ta cũng có thể thực hiện được theo cách phân tích để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh như mục 3 kết quả tính được đều như nhau. Tuy nhiên, ứng dụng quá trình phân tích thông tin thích hợp đi đến quyết định cuối cùng nhanh hơn, do quá trình tính toán bao gồm ít khoản mục hơn, vì đã loại bỏ được thông tin không thích hợp, nên đơn giản hơn.
5. Sự cần thiết phải nhận diện thông tin thích hợp đối với việc ra quyết định
Việc tách biệt thông tin không thích hợp để chỉ còn lại thông tin thích hợp này rất cần thiết cho quá trình phân tích ra quyết định, vì hai lý do sau:
Một là: thông tin để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thường không có sẵn, vì vậy nhà quản trị phải biết cách nhận diện những thông tin nào là thích hợp, và những thông tin nào là không thích hợp trong điều kiện thông tin giới hạn đó để phục vụ cho việc ra quyết định.
Khi có nhu cầu phải ra quyết định có liên quan đến nhiều bộ phận sản xuất kinh doanh và có nhiều loại sản phẩm, thì rõ ràng, trong hoàn cảnh này không thể lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho từng bộ phận và theo là thích hợp và những thông tin nào không thích hợp với quyết định cần đề ra. Có như vậy việc để ra quyết định mới nhanh chóng và kịp thời.
Hai là: Việc sử dụng lẫn lộn các thông tin thích hợp và không thích hợp làm phức tạp thêm vấn đề và sẽ làm giảm sự chú ý của nhà quản trị vào những vấn đề chính cần giải quyết. Mặt khác, nếu sử dụng các thông tin không thích hợp mà có độ chính xác không cao thì dễ dẫn đến những quyết định sai lầm
Do vậy, cách tốt nhất là phải loại bỏ thông tin không thích hợp, không xét đến khi phân tích để ra quyết định, mà chỉ tập trung vào việc xem xét những thông tin thích hợp nhằm thấy hết được ảnh hưởng của chúng đối với vấn đề đang cần có quyết định ngay.
1. Tiêu chuẩn lựa chọn quyết định
Quyết định là sự lựa chọn phương án thích hợp nhất từ nhiều phương án khác nhau, để thực hiện phương án có hiệu quả về mặt kinh tế và phù hợp với điều kiện kinh doanh ở doanh nghiệp. Tiêu chuẩn về mặt kinh tế của việc lập các quyết định là chọn hành động dự tính sẽ mang lại thu nhập cao nhất (hoặc ít lỗ nhất) cho doanh nghiệp. Việc vận dụng nguyên tắc này để chọn các quyết định đúng đắn không phải lúc nào cũng đơn giản, do đó cần có 2 nguyên tắc bổ sung, có tác dụng trong quá trình lựa chọn.
Một là: các khoản thu và chi phí duy nhất thích hợp cho việc ra quyết định thường là những khoản thu và chi phí ước tính mà khác với các khoản thu và chi phí có trong các phương án sẵn có khác. Những khoản thu và chi phí này thường được gọi là các khoản thu và chi phí chênh lệch (chúng có thể còn được gọi là các khoản thu tăng thêm hoặc chi phí tăng thêm trong các quyết định có mục tiêu làm tăng thu nhập).
Hai là: các khoản thu đã kiếm được hoặc các khoản chi đã chi thì không thích hợp cho việc xem xét quyết định. Tuy nhiên chúng có thể được sử dụng để dự đoán các khoản thu và chỉ trong tương lai.
2. Phân tích thông tin thích hợp
Quá trình phân tích thông tin thích hợp đối với việc ra quyết định gồm 4 bước sau:
Bước 1: Tập hợp tất cả thông tin về các khoản thu và chỉ có liên quan với các phương án được xem xét.
Bước 2: Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí đã chỉ ra và không thể tránh được ở mọi phương án được xem xét.
Bước 3: Loại bỏ các khoản thu và chỉ như nhau ở các phương án đang xem xét. Bước 4: Những thông tin còn lại sau khi loại bỏ ở bước 2 và bước 3 là những thông tin thích hợp cho việc lựa chọn quyết định.
Tóm lại: Trong tất cả thông tin liên quan đến các phương án xem xét, bao gồm các khoản thu nhập và chi phí là những thông tin có thể định lượng được về mặt kinh tế trong các phương án kinh doanh thì các khoản thu và chi phí giống nhau, và chi phí chim là những thông tin không thích hợp đối với việc lựa chọn để ra quyết định kinh doanh. Còn lại các khoản thu và chi phí khác biệt giữa các phương án là thông tin thích hợp với việc lựa chọn để ra các quyết định kinh doanh.
Ở đây cần ghi nhận một điều là những thông tin thích hợp trong một tình huống quyết định này không nhất thiết sẽ thích hợp trong tình huống khác. Nhận định này xuất phát từ quan điểm những mục đích nghiên cứu khác nhau cần có những thông tin khác nhau. Đối với mục đích này thì nhóm thông tin này thích hợp, nhưng đối với mục đích khác thì lại cần những thông tin khác.
Quan điểm “thông tin khác nhau dùng cho mục đích nghiên cứu khác nhau là quan điểm cơ bản của kế toán quản trị và được vận dụng thường xuyên trong các quyết định kinh doanh.
3. Chi phí chìm không phải là thông tin thích hợp
Chi phí chìm là loại chi phí đã chỉ ra trong quá khứ, do đó sẽ không thể tránh được dù cho bất kỳ phương án nào được lựa chọn. Do vậy, chi phí chìm không thích hợp với việc ra quyết định kinh doanh, vì chúng không có tính chênh lệch. Ví dụ 8.1 minh họa về chi phí chim.
Ví dụ 1: Công ty “V" đã chỉ 50 triệu đồng để chuẩn bị mở điểm kinh doanh mới. Do có nhiều vấn đề phát sinh và bây giờ công ty đang xem xét có nên hay không nên kinh doanh ở địa điểm đã chuẩn bị, hoặc đưa ra phương án khác để thay thế. Vậy 50 triệu đồng là một khoản chi phí chìm, không thích hợp với quá trình lựa chọn quyết định của công ty, nghĩa là 50 triệu đồng này sẽ luôn luôn là một khoản đã phát sinh trong số sách kế toán công ty cho dù công ty có hoặc không kinh doanh tại địa điểm này. Được xếp vào loại chi phí chìm còn có chi phí khấu hao tài sản cố định khi lựa chọn thay thế tài sản cố định khác.
Để làm rõ hơn khái niệm về chi phí chìm không phải là thông tin thích hợp với việc ra quyết định, hãy nghiên cứu ví dụ 2.
Ví dụ 2: Công ty – đang nghiên cứu phương án mua máy mới để thay thế chiếc máy cũ đang sử dụng hay tiếp tục sử dụng máy cũ. Tài liệu liên quan đến máy cũ và máy mới như sau: (đvt: 1.000.000₫)
Máy cũ đang sử dụng
Giá trị ban đầu: 50
Giá trị còn lại:40
Giá bán hiện tại: 20
Chi phí hoạt động mỗi năm: 40
Doanh thu hàng năm: 100
Máy mới dự kiến mua:
Nguyên giá: 60
Chi phí hoạt động hàng năm: 28
Doanh thu hàng năm: 100
Giả sử cả hai chiếc máy này đều có thời hạn sử dụng 4 năm nữa và sau 4 năm không còn giá trị tận dụng.
Mặc dù máy mới có thể sử dụng hiệu quả hơn máy cũ đang sử dụng, nhưng khi đặt vấn đề có nên mua máy mới hay không thì vẫn có một số nhà quản trị cho rằng không nên, vì theo họ bán máy cũ thì trước mắt môi bị thiệt hại 20 triệu đồng (40 – 20), hơn nữa đã đầu tư vào máy cũ nên không còn cách nào khác là sẽ tiếp tục sử dụng máy cũ cho đến khi khấu hao hết giá trị thì loại bỏ cũng được. Suy nghĩ như vậy có đúng hay không? Để đi đến kết luận cuối cùng, hủy nghiên cứu bảng phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự kiến của máy cũ và máy mới qua 4 năm dưới đây.
(đvt: 1000.000 đồng)
| Chỉ tiêu | Giữ máy cũ | Mua máy mới | Chênh lệch mới/cũ |
| Doanh thu (100 × 4 năm) | 400 | 400 | - |
| Chi phí hoạt động | (160) | (112) | 48 |
| Khấu hao máy mới | 0 | (60) | (60) |
| Khấu hao máy cũ (giá trị còn lại) | (40) | (40) | - |
| Giá bán máy cũ | - | 20 | 20 |
| Lợi nhuận sau 4 năm | 200 | 208 | 8 |
Qua bảng phân tích trên, có thể kết luận rằng mua máy mới sẽ mang lại lợi nhuận qua 4 năm cao hơn là giữ lại máy cũ, điều này biểu hiện quả mức lợi nhuận chênh lệch là 8 triệu đồng. Việc ứng dụng khái niệm thông tin thích hợp vào quá trình lựa chọn quyết định trong ví dụ này sẽ làm cho quá trình tính toán đơn giản hơn. Trình tự phân tích thông tin thích hợp, như đã đề cập ở trên, gồm 4 bước
Bước 1: Tập hợp tất cả thông tin. Điều này được thực hiện thông qua diễn giải sự việc.
Bước 2: Loại bỏ chi phí chim, trong ví dụ trên, giá trị còn lại của máy cũ 40 triệu đồng, là chi phí chìm, vì nó là khoản tiền đã chi nên dù chọn phương án nào, nó cũng phải có mặt và phải khấu trừ trong thu nhập của mọi phương. án để ra. Do vậy, 40 triệu đồng này xếp vào loại thông tin không thích hợp nên không cần xem xét đến khi lựa chọn để so sánh các phương án.
Bước 3: Loại bỏ các khoản thu và chỉ như nhau ở các phương án đang xem xét. Trong ví dụ trên, doanh thu của 2 phương án sử dụng máy cũ hay mua máy mới đều là 400 triệu đồng nên khoản này sẽ không phải xét đến khi so sánh lựa chọn các phương án. Ngoài ra, ở khoản chi phí hoạt động hàng năm có phần 28 triệu đồng là như nhau giữa 2 phương án nên không cần xét đến, mà chỉ cần xét đến phần chênh lệch là 12 triệu đồng (40 – 28). Đây chính là khoản tiền tối kiệm về chi phí hoạt động, khi so sánh nếu sử dụng máy mới so với máy đi, năm sẽ là 18 triệu đồng (12 × 4)
Bước 4: Các khoản thu và chỉ còn lại sẽ là những thông tin thích hợp cho việc lựa chọn phương án hành động. Vậy, trong ví dụ trên những khoản thu và chỉ giữa 2 phương án, những khoản này sẽ được tập hợp làm căn cứ để ra quyết định như sau: (đvt: 1.000.000 đồng).
Chi phí hoạt động tiết kiệm do sử dụng máy mới: (40 – 28) × 4 năm = 48
Chi phí mua máy mới: (60)
Thu do bán máy cũ: 20
Lợi nhuận tăng do sử dụng máy mới Vậy, ứng dụng khái niệm thông tin thích hợp ta tính được lợi nhuận tăng do chọn phương án sử dụng máy mới là 8 triệu đồng.
4. Các khoản thu và chỉ như nhau không phải là thông tin thích hợp
Như phân tích trên, chỉ có các phần chênh lệch của các khoản thu và chỉ mới là thông tin thích hợp khi lựa chọn phương án, còn các khoản thu và chỉ giống nhau không phải là thông tin thích hợp, nghĩa là không cần quan tâm đến khi xem xét các phương án. Để làm rõ hơn khái niệm này chúng ta nghiên cứu ví dụ 3:
Ví dụ 3:
Giả sử công ty ABC đang nghiên cứu mua một thiết bị sản xuất mới để thay thế thiết bị cũ đang sử dụng với mục tiêu là làm giảm chi phí nhân công trực tiếp. Nguyên giá của thiết bị mới có giá trị là 100 triệu đồng, dự kiến sử dụng trong 10 năm. Doanh thu và các loại chi phí hoạt động hàng năm được trình bày như sau:
| Chỉ tiêu | Thiết bị cũ hiện tại | Thiết bị mới ước tính |
| Số lượng sản phẩm tiêu thụ (cái) | 10.000 | 10.000 |
| Đơn giá bán sản phẩm (ngd/sp) | 60 | 60 |
| Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (ngđ/sp) | 20 | 20 |
| Chi phí nhân công trực tiếp (ngđ/sp) | 15 | 10 |
| Biến phí sản xuất chúng (ngđ/sp) | 5 | 5 |
| Định phí hoạt động hàng năm (ngđ) | 100.000 | 100.000 |
| Chi phí khấu hao máy mới (ngđ) | - | 10.000 |
Nếu đầu tư mua thiết bị mới sẽ tiết kiệm được 6 ngàn đồng chi phí nhân công trực tiếp cho mỗi sản phẩm sản xuất, nhưng bù lại nó làm tăng thêm 10 triệu đồng chi phí khấu hao hàng năm. Tất cả các khoản thu và chỉ còn lại đều giống nhau giữa 2 phương án.
Quá trình phân tích thông tin thích hợp để ra quyết định được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Tập hợp tất cả thông tin của 2 phương án. Điều này đã được thực hiện ở bảng trên
Bước 2: Loại bỏ chi phí chìm. Trong ví dụ này không có.
Bước 3: Loại bỏ các khoản thu và chỉ như nhau. Trong ví dụ này gồm:
- Doanh thu tiêu thụ (10.000 sp × 60 ngd/sp) như nhau
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (20 ngô/sp) và biến phí sản xuất chung (5 ngđ/sp) như nhau.
- Định phí cần thiết để hoạt động mỗi năm như nhau và đều là 100 triệu đồng (không kể chi phí khấu hao thiết bị mới).
Bước 4: Các thông tin còn lại, gồm chi phí nhân công trực tiếp và định phí khấu hao thiết bị mới, là những thông tin thích hợp cho quá trình ra quyết định như sau:
Chi phí tiết kiệm do sử dụng thiết bị mới: 10.000 sp x 5 ngđ/sp = 50.000ngđ
Chi phí khấu hao thiết bị mới tăng thêm: (10.000) ngđ
Chi phí tiết kiệm hàng năm do sử dụng thiết bị mới: 40.000 ngđ
Ngoài phương pháp phân tích thông tin thích hợp được trình bày trên, ta cũng có thể thực hiện được theo cách phân tích để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh như mục 3 kết quả tính được đều như nhau. Tuy nhiên, ứng dụng quá trình phân tích thông tin thích hợp đi đến quyết định cuối cùng nhanh hơn, do quá trình tính toán bao gồm ít khoản mục hơn, vì đã loại bỏ được thông tin không thích hợp, nên đơn giản hơn.
5. Sự cần thiết phải nhận diện thông tin thích hợp đối với việc ra quyết định
Việc tách biệt thông tin không thích hợp để chỉ còn lại thông tin thích hợp này rất cần thiết cho quá trình phân tích ra quyết định, vì hai lý do sau:
Một là: thông tin để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thường không có sẵn, vì vậy nhà quản trị phải biết cách nhận diện những thông tin nào là thích hợp, và những thông tin nào là không thích hợp trong điều kiện thông tin giới hạn đó để phục vụ cho việc ra quyết định.
Khi có nhu cầu phải ra quyết định có liên quan đến nhiều bộ phận sản xuất kinh doanh và có nhiều loại sản phẩm, thì rõ ràng, trong hoàn cảnh này không thể lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho từng bộ phận và theo là thích hợp và những thông tin nào không thích hợp với quyết định cần đề ra. Có như vậy việc để ra quyết định mới nhanh chóng và kịp thời.
Hai là: Việc sử dụng lẫn lộn các thông tin thích hợp và không thích hợp làm phức tạp thêm vấn đề và sẽ làm giảm sự chú ý của nhà quản trị vào những vấn đề chính cần giải quyết. Mặt khác, nếu sử dụng các thông tin không thích hợp mà có độ chính xác không cao thì dễ dẫn đến những quyết định sai lầm
Do vậy, cách tốt nhất là phải loại bỏ thông tin không thích hợp, không xét đến khi phân tích để ra quyết định, mà chỉ tập trung vào việc xem xét những thông tin thích hợp nhằm thấy hết được ảnh hưởng của chúng đối với vấn đề đang cần có quyết định ngay.
