Từ chương này, chúng tôi sẽ trình bày về kiểm toán các khoản mục của báo cáo tài chính, với trình tự chung là giới thiệu về nội dung, đặc điểm và mục tiêu kiểm toán của từng khoản mục, kiểm soát nội bộ liên quan và các thủ tục kiểm toán áp dụng cho khoản mục đó. Trong các nội dung được giới thiệu, phần minh họa chủ yếu được trình bày theo kế toán Việt Nam với hình thức kế toán nhật ký chung. Trong những trường hợp cần thiết, chúng tôi sẽ trình bày việc kiểm toán tại các đơn vị sử dụng các hệ thống kế toán khác với Việt nam.
I. NỘI DUNG VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA KHOẢN MỤC TIỀN.
1. Nội dung.
Trên bảng cân đối kế toán, tiền được trình bày ở phần Tài sản (Phần A : tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn), khoản mục I : Tiền và bao gồm các loại :
- Tiền mặt
- Tiền gửi ngân hàng
- Tiền đang chuyển
2. Đặc điểm.
Tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng trong tài sản lưu động. Do được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp, nên đây là khoản thường bị trình bày sai lệch.
Tiền còn là một khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phí, công nợ, và hầu hết các tài sản khác của doanh nghiệp. Những sai phạm ở các khoản mục khác sẽ tác động đến tiền, và ngược lại.
Số phát sinh của các tài khoản tiền thường lớn hơn số phát sinh của hầu hết các tài khoản khác. Do vậy, dù số dư của khoản mục này không trọng yếu, thì kiểm toán tiền vẫn là một nội dung quan trọng.
Tiền lại là tài sản được ưa chuộng nhất nên xác suất xảy ra gian lận, biển thủ thường rất cao. Do tất cả những lý do trên, rủi ro tiềm tàng của khoản mục này thường được đánh giá là cao nên kiểm toán viên cần tập trung kiểm tra chi tiết nhiều hơn các loại khác.
3. Mục tiêu kiểm toán.
Khi xem xét tiền, mục tiêu kiểm toán là nhằm xác định các vấn đề sau :
- Số dư các khoản tiền tồn tại vào ngày lập bảng cân đối kế toán (Hiện hữu).
- Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền là có thật và đều được ghi nhận (Đầy đủ).
- Doanh nghiệp có quyền sở hữu về mặt pháp lý đối với các khoản tiền (Quyền sở hữu).
- Số dư tài khoản tiền được ghi theo đúng giá trị có thể thực hiện được (Đánh gia).
- Sổ chi tiết tiền được tổng cộng đúng và phù hợp với tài khoản tổng hợp trên sổ cái (Ghi chép chính xác).
- Số dư tiền được phân loại và trình bày thích hợp trên báo cáo tài chính. Các trường hợp tiền bị hạn chế sử dụng đều được khai báo đầy đủ (Trình bày và công bố).
II- KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TIỀN.
1. Yêu cầu của kiểm soát nội bộ.
Để hạn chế những sai sót có thể xảy ra, các đơn vị thường thiết lập kiểm soát nội bộ đối với các khoản tiền, và hệ thống này có thể chia làm hai loại :
− Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu hay chi tiền, thí dụ chu trình bán hàng hoặc chu trình mua hàng.
− Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ hay đối chiếu với ngân hàng. Trong thực tiễn, muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những yêu cầu như sau :
- Thu đủ : Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, gửi vào ngân hàng hay nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất.
- Chi đúng : Tất cả các khoản chi đều phải đúng với mục đích, phải được xét duyệt, và được ghi chép đúng đắn.
- Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo chi trả các nhu cầu về kinh doanh, cũng như thanh toán nợ đến hạn. Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết, vì không tạo khả năng sinh lợi và có thể gặp rủi ro.
2. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ.
Có thể tóm tắt các nguyên tắc chung để xây dựng kiểm soát nội bộ đối với tiền như sau :
- Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính
- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm
- Tập trung đầu mối thu
- Hàng ngày, đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ và kế toán, và nộp ngay số thu trong ngày cho ngân hàng
- Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền.
- Thực hiện tối đa những khoản chi bằng tiền gửi ngân hàng, hạn chế chi bằng tiền mặt.
- Cuối mỗi tháng, thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế
3- Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền.
Kiểm soát nội bộ đối với thu được thiết kế thay đổi tùy theo từng loại hình đơn vị và tùy theo các nguồn thu, vì thường có nhiều nguồn thu khác nhau, như thu trực tiếp từ bán hàng, thu từ nợ của khách hàng, và nhiều khoản thu khác. Sau đây là một vài thủ tục kiểm soát nội bộ điển hình :
3.1. Trường hợp thu từ bán hàng.
Đối với các đơn vị dịch vụ như khách sạn, nhà hàng... người ta thường tổ chức hệ thống thu tiền ở một trung tâm và phân công cho một nhân viên đảm nhận, nhưng các biên lai phải do một nhân viên khác lập. Trong thể thức này, việc đánh số trước các biên lai sẽ là một phương tiện hữu hiệu để ngăn ngừa gian lận. Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, một nhân viên thường phải đảm nhiệm nhiều việc như bán hàng, nhận tiền, ghi sổ. Trong điều kiện đó, phương pháp kiểm soát tot nhất là sử dụng các thiết bị thu tiền. Nếu không trang bị được hệ thống máy móc tiên tiến, cần phải quản lý được số thu trong ngày thông qua việc lập ra các báo cáo bán hàng hàng ngày.
3.2. Trường hợp thu nợ của khách hàng.
− Nếu khách hàng đến nộp tiền : Khuyến khích họ yêu cầu cung cấp phiếu thu, hoặc biên lai
− Nếu thu tiền tại cơ sở của khách hàng : Quản lý chặt chẽ giấy giới thiệu, và thường xuyên đối chiếu công nợ để chống thủ thuật gối đầu.
− Nếu thu tiền qua bưu điện : cần phân nhiệm cho các nhân viên khác nhau đảm nhận các nhiệm vụ như Lập hóa đơn bán hàng
− Theo dõi công nợ
− Đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết về công nợ
− Mở thư và liệt kê các séc nhận được
− Nộp các séc vào ngân hàng
− Thu tiền.
4. Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền.
Một số thủ tục kiểm soát nội bộ thường được sử dụng đối với chi quỹ như sau :
- Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán :
- Vận dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
- Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi.
- Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ của ngân hàng.
I. NỘI DUNG VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA KHOẢN MỤC TIỀN.
1. Nội dung.
Trên bảng cân đối kế toán, tiền được trình bày ở phần Tài sản (Phần A : tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn), khoản mục I : Tiền và bao gồm các loại :
- Tiền mặt
- Tiền gửi ngân hàng
- Tiền đang chuyển
2. Đặc điểm.
Tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng trong tài sản lưu động. Do được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp, nên đây là khoản thường bị trình bày sai lệch.
Tiền còn là một khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phí, công nợ, và hầu hết các tài sản khác của doanh nghiệp. Những sai phạm ở các khoản mục khác sẽ tác động đến tiền, và ngược lại.
Số phát sinh của các tài khoản tiền thường lớn hơn số phát sinh của hầu hết các tài khoản khác. Do vậy, dù số dư của khoản mục này không trọng yếu, thì kiểm toán tiền vẫn là một nội dung quan trọng.
Tiền lại là tài sản được ưa chuộng nhất nên xác suất xảy ra gian lận, biển thủ thường rất cao. Do tất cả những lý do trên, rủi ro tiềm tàng của khoản mục này thường được đánh giá là cao nên kiểm toán viên cần tập trung kiểm tra chi tiết nhiều hơn các loại khác.
3. Mục tiêu kiểm toán.
Khi xem xét tiền, mục tiêu kiểm toán là nhằm xác định các vấn đề sau :
- Số dư các khoản tiền tồn tại vào ngày lập bảng cân đối kế toán (Hiện hữu).
- Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền là có thật và đều được ghi nhận (Đầy đủ).
- Doanh nghiệp có quyền sở hữu về mặt pháp lý đối với các khoản tiền (Quyền sở hữu).
- Số dư tài khoản tiền được ghi theo đúng giá trị có thể thực hiện được (Đánh gia).
- Sổ chi tiết tiền được tổng cộng đúng và phù hợp với tài khoản tổng hợp trên sổ cái (Ghi chép chính xác).
- Số dư tiền được phân loại và trình bày thích hợp trên báo cáo tài chính. Các trường hợp tiền bị hạn chế sử dụng đều được khai báo đầy đủ (Trình bày và công bố).
II- KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TIỀN.
1. Yêu cầu của kiểm soát nội bộ.
Để hạn chế những sai sót có thể xảy ra, các đơn vị thường thiết lập kiểm soát nội bộ đối với các khoản tiền, và hệ thống này có thể chia làm hai loại :
− Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu hay chi tiền, thí dụ chu trình bán hàng hoặc chu trình mua hàng.
− Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ hay đối chiếu với ngân hàng. Trong thực tiễn, muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những yêu cầu như sau :
- Thu đủ : Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, gửi vào ngân hàng hay nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất.
- Chi đúng : Tất cả các khoản chi đều phải đúng với mục đích, phải được xét duyệt, và được ghi chép đúng đắn.
- Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo chi trả các nhu cầu về kinh doanh, cũng như thanh toán nợ đến hạn. Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết, vì không tạo khả năng sinh lợi và có thể gặp rủi ro.
2. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ.
Có thể tóm tắt các nguyên tắc chung để xây dựng kiểm soát nội bộ đối với tiền như sau :
- Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính
- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm
- Tập trung đầu mối thu
- Hàng ngày, đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ và kế toán, và nộp ngay số thu trong ngày cho ngân hàng
- Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền.
- Thực hiện tối đa những khoản chi bằng tiền gửi ngân hàng, hạn chế chi bằng tiền mặt.
- Cuối mỗi tháng, thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế
3- Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền.
Kiểm soát nội bộ đối với thu được thiết kế thay đổi tùy theo từng loại hình đơn vị và tùy theo các nguồn thu, vì thường có nhiều nguồn thu khác nhau, như thu trực tiếp từ bán hàng, thu từ nợ của khách hàng, và nhiều khoản thu khác. Sau đây là một vài thủ tục kiểm soát nội bộ điển hình :
3.1. Trường hợp thu từ bán hàng.
Đối với các đơn vị dịch vụ như khách sạn, nhà hàng... người ta thường tổ chức hệ thống thu tiền ở một trung tâm và phân công cho một nhân viên đảm nhận, nhưng các biên lai phải do một nhân viên khác lập. Trong thể thức này, việc đánh số trước các biên lai sẽ là một phương tiện hữu hiệu để ngăn ngừa gian lận. Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, một nhân viên thường phải đảm nhiệm nhiều việc như bán hàng, nhận tiền, ghi sổ. Trong điều kiện đó, phương pháp kiểm soát tot nhất là sử dụng các thiết bị thu tiền. Nếu không trang bị được hệ thống máy móc tiên tiến, cần phải quản lý được số thu trong ngày thông qua việc lập ra các báo cáo bán hàng hàng ngày.
3.2. Trường hợp thu nợ của khách hàng.
− Nếu khách hàng đến nộp tiền : Khuyến khích họ yêu cầu cung cấp phiếu thu, hoặc biên lai
− Nếu thu tiền tại cơ sở của khách hàng : Quản lý chặt chẽ giấy giới thiệu, và thường xuyên đối chiếu công nợ để chống thủ thuật gối đầu.
− Nếu thu tiền qua bưu điện : cần phân nhiệm cho các nhân viên khác nhau đảm nhận các nhiệm vụ như Lập hóa đơn bán hàng
− Theo dõi công nợ
− Đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết về công nợ
− Mở thư và liệt kê các séc nhận được
− Nộp các séc vào ngân hàng
− Thu tiền.
4. Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền.
Một số thủ tục kiểm soát nội bộ thường được sử dụng đối với chi quỹ như sau :
- Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán :
- Vận dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
- Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi.
- Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ của ngân hàng.
