I – KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
1. Khái niệm.
Quá trình nhận thức từng bước về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hoạt động này. Đến nay, định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ được chấp nhận khá rộng rãi là : “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây :
− Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
− Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
− Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả.”
Trong định nghĩa trên, bốn khái niệm nền tảng được nhấn mạnh là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và các mục tiêu.
2. Các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Theo quan điểm phổ biến hiện nay, kiểm soát nội bộ bao gồm các bộ phận sau :
2.1- Môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát phản ảnh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị. Nó được xem là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm :
-Tính chính trực và giá trị đạo đức
-Đảm bảo về năng lực
-Hội đồng Quản trị và Ủy ban kiểm toán :
-Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
- Cơ cấu tổ chức :
-Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
-Chính sách nhân sự
2.2- Đánh giá rủi ro.
Đây là một bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ. Như mọi người đều biết, tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó thể kiểm soát hết mọi rủi ro đó. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động - của đơn vị có thể không được thực hiện, và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này.
2.3- Thông tin và truyền thông.
Thời đại hiện nay là thời đại thông tin, vì thế thông tin và truyền thông chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị, trong đó hệ thống thông tin kế toán có một vai trò quan trọng. Sau đây là những mục tiêu chủ yếu mà một hệ thống kế toán phải đạt được :
- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ.
- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị của chúng.
- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ.
- Trình bày đúng đắn các nghiệp vụ và những công bo có liên quan trên các báo cáo tài chính. Để đạt các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán đó là chứng từ và sổ sách kế toán. Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán.
Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên một sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính.
2.4 - Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và các thủ tục này nhằm thúc đẩy những hành động với mục đích chính là nhắm vào các rủi ro mà đơn vị đang đối phó.
Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau được thực hiện trong một đơn vị, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu thích hợp cho việc kiểm soát kế toán của đơn vị :
a. Phân chia trách nhiệm đầy đủ. Được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau ; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng ; đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ cá nhân nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai sót hoặc hành vi gian lận của mình. Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán
b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin. Có hai loại hoạt động kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
• Kiểm soát chung là hoạt động kiểm soát được áp dụng cho tất cả các hoạt động có liên quan đến quá trình xử lý thông tin.
• Kiểm soát ứng dụng là hoạt động kiểm soát chỉ được áp dụng cho từng hoạt động cụ thể. Để thực hiện kiểm soát ứng dụng, cần bảo đảm rằng (1) Phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt, (2) Việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
c-Kiểm soát vật chất.
Hoạt động này được thực hiện cho sổ sách và những tài sản khác, kể cả những chứng từ đã được đánh số trước nhưng chưa phát hành, cũng như những sổ sách khác (sổ nhật ký, sổ cái...), hạn chế việc tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ d ữ liệu.
d- Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thon g kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. e- Soát xét lại việc thực hiện.
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, số liệu ở kỳ trước, và những dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính ; đồng thời xem xét lại một cách tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện.
2.5- Giám sát.
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát. Để đạt được kết quả cần phải thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ. Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp … hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường.
Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do các kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
1. Khái niệm.
Quá trình nhận thức từng bước về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hoạt động này. Đến nay, định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ được chấp nhận khá rộng rãi là : “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây :
− Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
− Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
− Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả.”
Trong định nghĩa trên, bốn khái niệm nền tảng được nhấn mạnh là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và các mục tiêu.
2. Các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Theo quan điểm phổ biến hiện nay, kiểm soát nội bộ bao gồm các bộ phận sau :
2.1- Môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát phản ảnh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị. Nó được xem là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm :
-Tính chính trực và giá trị đạo đức
-Đảm bảo về năng lực
-Hội đồng Quản trị và Ủy ban kiểm toán :
-Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
- Cơ cấu tổ chức :
-Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
-Chính sách nhân sự
2.2- Đánh giá rủi ro.
Đây là một bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ. Như mọi người đều biết, tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó thể kiểm soát hết mọi rủi ro đó. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động - của đơn vị có thể không được thực hiện, và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này.
2.3- Thông tin và truyền thông.
Thời đại hiện nay là thời đại thông tin, vì thế thông tin và truyền thông chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị, trong đó hệ thống thông tin kế toán có một vai trò quan trọng. Sau đây là những mục tiêu chủ yếu mà một hệ thống kế toán phải đạt được :
- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ.
- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị của chúng.
- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ.
- Trình bày đúng đắn các nghiệp vụ và những công bo có liên quan trên các báo cáo tài chính. Để đạt các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán đó là chứng từ và sổ sách kế toán. Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán.
Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên một sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính.
2.4 - Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và các thủ tục này nhằm thúc đẩy những hành động với mục đích chính là nhắm vào các rủi ro mà đơn vị đang đối phó.
Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau được thực hiện trong một đơn vị, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu thích hợp cho việc kiểm soát kế toán của đơn vị :
a. Phân chia trách nhiệm đầy đủ. Được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau ; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng ; đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ cá nhân nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai sót hoặc hành vi gian lận của mình. Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán
b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin. Có hai loại hoạt động kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
• Kiểm soát chung là hoạt động kiểm soát được áp dụng cho tất cả các hoạt động có liên quan đến quá trình xử lý thông tin.
• Kiểm soát ứng dụng là hoạt động kiểm soát chỉ được áp dụng cho từng hoạt động cụ thể. Để thực hiện kiểm soát ứng dụng, cần bảo đảm rằng (1) Phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt, (2) Việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
c-Kiểm soát vật chất.
Hoạt động này được thực hiện cho sổ sách và những tài sản khác, kể cả những chứng từ đã được đánh số trước nhưng chưa phát hành, cũng như những sổ sách khác (sổ nhật ký, sổ cái...), hạn chế việc tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ d ữ liệu.
d- Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thon g kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. e- Soát xét lại việc thực hiện.
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, số liệu ở kỳ trước, và những dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính ; đồng thời xem xét lại một cách tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện.
2.5- Giám sát.
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát. Để đạt được kết quả cần phải thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ. Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp … hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường.
Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do các kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
