2.3. Kế toán các khoản phải thu
2.3.1. Giới thiệu chung về các khoản phải thu
Các khoản phải thu trong đơn vị HCSN bao gồm phải thu khách hàng, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu nội bộ, các khoản tạm chi (phải thu hồi lại sau khi đủ điều kiện) và phải thu khác kể cả các khoản tạm ứng cũng như đặt cọc,ký quỹ, ký cược.
2.3.2. Yêu cầu quản lý đối với các khoản phải thu
Mọi khoản phải thu phải theo dõi chi tiết theo từng nội dung phải thu, từng đối tượng thu, từng lần phải thanh toán,... và phải theo dõi chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Khách hàng nợ mà đơn vị có quan hệ giao dịch, thanh toán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn, cuối kỳ kế toán cần phải lập bảng kê nợ, đối chiếu, kiểm tra, xác nhận nợ và có kế hoạch thu hồi kịp thời, tránh tình trạng khê đọng chiếm dụng vốn.
2.3.3. Kế toán các khoản phải thu khách hàng
2.3.3.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Phải thu của khách hàng là các khoản phải thu phát sinh từ các giao dịch mua- bản, cung cấp DV. Các khoản phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu và từng lần thanh toán. Hạch toán chi tiết các khoản phải thu thực hiện trên sổ chi tiết các TK.
2.3.3.2. Tài khoản sử dụng
TK 131- Phải thu khách hàng phản ánh các khoản phải thu khách hàng và tình hình thanh toán các khoản phải thu đó.
2.3.3.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1- Doanh thu DV đã cung cấp, HH, SP xuất bán được xác định là đã bán nhưng chưa thu được tiền.
a) Đối với SPHHDV thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế gián thu khác, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp DV theo giá bán chưa thuế, các khoản thuế này được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 131 (tổng giá thanh toán) / Có TK 531, Có TK 333
b) Nếu không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu gồm cả thuế gián thu phải nộp. Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 531 / Có TK 333
2- Kế toán hàng bán bị trả lại, ghi:
Nợ TK 531, Nợ TK 333 / Có TK 131 (số tiền trừ vào khoản phải thu) 3- Kế toán giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cho khách hàng
a) Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá.
b) Nếu số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán chưa ghi ngay trên hóa đơn do khách hàng chưa đủ điều kiện được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì kế toán phản ánh doanh thu theo giá chưa trừ chiết khấu, giảm giá. Sau thời điểm ghi nhận doanh thu nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu, giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu:
Nợ TK 531 (số giảm giá, chiết khấu thương mại)
Nợ TK 333 (thuế gián thu của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại) Có TK 131 (tổng số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại) c) Số chiết khấu thanh toán cho người mua do thanh toán tiền mua hàng trước
thời hạn quy định được trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàngghi
Nợ TK 615 / Có TK 131
4- Khách hàng đặt tiền trước cho các HHDVbệnh nhân đặt tiền trước khi sử dụng các dịch vụ khám, chữa bệnh tại bệnh viện,...ghi: Nợ TK 111, 112 / Có TK 131
Khi DV hoàn thành thanh toán lại tiền cho khách hàng, bệnh nhân:
Trường hợp số phải thu < số đã đặt tiền,phản ánh số tiền phải trả lại cho khách hàng, ghi:
No TK 131
Có TK 111, 112 (số tiền trả lại)
Có TK 531 (doanh thu của đơn vị)
Trường hợp số phải thu > số đã đặt tiền trước, phản ánh số tiền phải thu thêm của khách hàng, ghi:
No TK 111, 112
Có TK 531
5- Khi nhận được tiền do khách hàng trả các khoản nợ phải thu, ghi:
Nợ TK 111, 112,... / Có TK 131
6- Cuối kỳ kế toán năm hoặc khi thanh lý hợp đồng, sau khi xác nhận nợ, lập
chứng từ bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả của cùng 1 đối tượng, ghi:
Nợ TK 331 / Có TK 131
7- Khoản nợ phải thu của khách hàng không đòi được, phải xử lý xóa sổ nếu được tính vào chi phí quản lý của hoạt động SXKDDV trong kỳ, ghi: Nợ TK 642 / Có TK 131
2.3.4. Kế toán thuế GTGT được khấu trừ 2.3.4.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Thuế GTGT được khấu trừ là số thuế GTGT đầu vào của HH, DV, TSCĐ được khấu trừ. Kế toán phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. Trường hợp không thể hạch toán riêng được thì số thuế GTGT đầu vào được hạch toán vào TK 133. Cuối kỳ, kế toán phải xác định số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ được tính vào giá trị tài sản đã mua, giá vốn của hàng bán ra hoặc CPSXKDDV tùy theo từng trường hợp cụ thể. Việc xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kê khai, quyết toán, nộp thuế phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về thuế GTGT.
2.3.4.2. Tài khoản sử dụng
TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ: phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. TK này có 2 TK cấp 2:
- TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
- TK 1332- Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định
2.3.4.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1- Hạch toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của đơn vị có hoạt động SXKDHHDV; của đơn vị thực hiện các dự án viện trợ không hoàn lại được NSNN hoàn lại thuế GTGT. Căn cứ Hóa đơn GTGT để phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Nợ TK 152, 153, 154, 156, 211, 241, 612...(giá chưa có thuế) Nợ TK 133 (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
Có TK 111, 112, 331,... (tổng giá thanh toán) 2- Khi nhập khẩu vật tư, HH, TSCĐ dùng vào hoạt động SXKDDV nếu được khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu, ghi: Nợ TK 133 / Có TK 33312
3- Trường hợp hàng mua vào và đã trả lại bên bán hoặc hàng đã mua được giảm giá do kém phẩm chất, nếu được khấu trừ thuế, căn cứ vào chứng từ xuất hàng trả lại cho bên bản và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh giá trị hàng mua vào và đã trả lại người bán hoặc hàng đã mua được giảm giá, thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 111, 112, 331 (tổng giá thanh toán)
Có TK 133 (thuế GTGT của hàng mua trả lại/ giảm giá)
Có TK 152, 153, 156...
4- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ với số Nợ TK 3331 / Có TK 133
thuế GTGT đầu ra phải nộp, ghi: Nếu số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ > số thuế GTGT đầu ra phải nộp thì
đơn vị thực hiện theo quy định của pháp luật thuế.
5- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ tính vào chi hoạt động SXKDDV; chi từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài (nếu có), ghi:
Nợ TK 154, 612 / Có TK 133
6- Khi nhận được tiền hoàn thuế GTGT của NS (nếu có), căn cứ vào giấy bảo Có của KB, ghiNợ TK 112 / Có TK 133
2.3.5. Kế toán các khoản phải thu nội bộ
2.3.5.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Phải thu nội bộ là các khoản phải thu của đơn với đơn vị cấp dưới về các khoản thu hộ, chỉ hộ hoặc các khoản phải nộp cấp trên hoặc phải cấp cho cấp dưới. Các đơn vị cấp dưới trong quan hệ thanh toán nội bộ là các đơn vị hạch toán phụ thuộc và chỉ lập BCTC gửi cho cơ quan cấp trên để tổng hợp (hợp nhất) liệu (không phải gửi cho các cơ quan bên ngoài).
Kế toán hạch toán chi tiết từng đơn vị có quan hệ phải thu, trong đó phải theo dõi chi tiết từng khoản phải thu, đã thu, còn phải thu. Cuối kỳ phải kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư TK 136, TK 336 với các đơn vị cấp dưới
có quan hệ theo từng nội dung thanh toán. Tiến hành thanh toán bù trừ theo
từng khoản của từng đơn vị cấp dưới có quan hệ, đồng thời hạch toán bù trừ
trên TK 136 và TK 336 (chi tiết theo từng đối tượng). Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời. 2.3.5.2. Tài khoản sử dụng các khoản
TK 136- Phải thu nội bộ: phản ánh số hiện có và tình hình thanh toán nợ phải thu nội bộ
Tài khoản 136
- Phải thu các khoản đã chi, trả hộ cho - Số đã thu hộ cho cấp dưới hoặc thu
các đơn vị nội bộ;
- Số phải thu của đơn vị cấp trên; - Số phải thu của đơn vị cấp dưới
hộ cho đơn vị cấp trên;
- Nhận tiền của các đơn vị nội bộ trả về các khoản đã chi hộ;
- Các khoản phải thu nội bộ khác. Số dư bên Nợ: Số nợ còn phải thu ở
các đơn vị nội bộ.
- Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ của cùng một đối tượng.
2.3.5.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu 1- Phản ánh số tiền đơn vị đã chi, trả hộ các đơn vị nội bộ, ghi:
Nợ TK 136 / Có TK 111, 112
2- Khi có Quyết định hình thành quỹ do đơn vị nội bộ phải nộp, đơn vị nắm giữ quỹ ghi:
Nợ TK 136 / Có TK 431
3- Khi thu được các khoản phải thu nội bộ, ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153 / Có TK 136
4- Bù trừ phải thu nội bộ với phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi:
Nợ TK 336 / Có TK 136
2.3.1. Giới thiệu chung về các khoản phải thu
Các khoản phải thu trong đơn vị HCSN bao gồm phải thu khách hàng, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu nội bộ, các khoản tạm chi (phải thu hồi lại sau khi đủ điều kiện) và phải thu khác kể cả các khoản tạm ứng cũng như đặt cọc,ký quỹ, ký cược.
2.3.2. Yêu cầu quản lý đối với các khoản phải thu
Mọi khoản phải thu phải theo dõi chi tiết theo từng nội dung phải thu, từng đối tượng thu, từng lần phải thanh toán,... và phải theo dõi chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Khách hàng nợ mà đơn vị có quan hệ giao dịch, thanh toán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn, cuối kỳ kế toán cần phải lập bảng kê nợ, đối chiếu, kiểm tra, xác nhận nợ và có kế hoạch thu hồi kịp thời, tránh tình trạng khê đọng chiếm dụng vốn.
2.3.3. Kế toán các khoản phải thu khách hàng
2.3.3.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Phải thu của khách hàng là các khoản phải thu phát sinh từ các giao dịch mua- bản, cung cấp DV. Các khoản phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu và từng lần thanh toán. Hạch toán chi tiết các khoản phải thu thực hiện trên sổ chi tiết các TK.
2.3.3.2. Tài khoản sử dụng
TK 131- Phải thu khách hàng phản ánh các khoản phải thu khách hàng và tình hình thanh toán các khoản phải thu đó.
2.3.3.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1- Doanh thu DV đã cung cấp, HH, SP xuất bán được xác định là đã bán nhưng chưa thu được tiền.
a) Đối với SPHHDV thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế gián thu khác, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp DV theo giá bán chưa thuế, các khoản thuế này được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 131 (tổng giá thanh toán) / Có TK 531, Có TK 333
b) Nếu không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu gồm cả thuế gián thu phải nộp. Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 531 / Có TK 333
2- Kế toán hàng bán bị trả lại, ghi:
Nợ TK 531, Nợ TK 333 / Có TK 131 (số tiền trừ vào khoản phải thu) 3- Kế toán giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cho khách hàng
a) Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá.
b) Nếu số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán chưa ghi ngay trên hóa đơn do khách hàng chưa đủ điều kiện được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì kế toán phản ánh doanh thu theo giá chưa trừ chiết khấu, giảm giá. Sau thời điểm ghi nhận doanh thu nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu, giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu:
Nợ TK 531 (số giảm giá, chiết khấu thương mại)
Nợ TK 333 (thuế gián thu của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại) Có TK 131 (tổng số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại) c) Số chiết khấu thanh toán cho người mua do thanh toán tiền mua hàng trước
thời hạn quy định được trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàngghi
Nợ TK 615 / Có TK 131
4- Khách hàng đặt tiền trước cho các HHDVbệnh nhân đặt tiền trước khi sử dụng các dịch vụ khám, chữa bệnh tại bệnh viện,...ghi: Nợ TK 111, 112 / Có TK 131
Khi DV hoàn thành thanh toán lại tiền cho khách hàng, bệnh nhân:
Trường hợp số phải thu < số đã đặt tiền,phản ánh số tiền phải trả lại cho khách hàng, ghi:
No TK 131
Có TK 111, 112 (số tiền trả lại)
Có TK 531 (doanh thu của đơn vị)
Trường hợp số phải thu > số đã đặt tiền trước, phản ánh số tiền phải thu thêm của khách hàng, ghi:
No TK 111, 112
Có TK 531
5- Khi nhận được tiền do khách hàng trả các khoản nợ phải thu, ghi:
Nợ TK 111, 112,... / Có TK 131
6- Cuối kỳ kế toán năm hoặc khi thanh lý hợp đồng, sau khi xác nhận nợ, lập
chứng từ bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả của cùng 1 đối tượng, ghi:
Nợ TK 331 / Có TK 131
7- Khoản nợ phải thu của khách hàng không đòi được, phải xử lý xóa sổ nếu được tính vào chi phí quản lý của hoạt động SXKDDV trong kỳ, ghi: Nợ TK 642 / Có TK 131
2.3.4. Kế toán thuế GTGT được khấu trừ 2.3.4.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Thuế GTGT được khấu trừ là số thuế GTGT đầu vào của HH, DV, TSCĐ được khấu trừ. Kế toán phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. Trường hợp không thể hạch toán riêng được thì số thuế GTGT đầu vào được hạch toán vào TK 133. Cuối kỳ, kế toán phải xác định số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ được tính vào giá trị tài sản đã mua, giá vốn của hàng bán ra hoặc CPSXKDDV tùy theo từng trường hợp cụ thể. Việc xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kê khai, quyết toán, nộp thuế phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về thuế GTGT.
2.3.4.2. Tài khoản sử dụng
TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ: phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. TK này có 2 TK cấp 2:
- TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
- TK 1332- Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định
2.3.4.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1- Hạch toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của đơn vị có hoạt động SXKDHHDV; của đơn vị thực hiện các dự án viện trợ không hoàn lại được NSNN hoàn lại thuế GTGT. Căn cứ Hóa đơn GTGT để phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Nợ TK 152, 153, 154, 156, 211, 241, 612...(giá chưa có thuế) Nợ TK 133 (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
Có TK 111, 112, 331,... (tổng giá thanh toán) 2- Khi nhập khẩu vật tư, HH, TSCĐ dùng vào hoạt động SXKDDV nếu được khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu, ghi: Nợ TK 133 / Có TK 33312
3- Trường hợp hàng mua vào và đã trả lại bên bán hoặc hàng đã mua được giảm giá do kém phẩm chất, nếu được khấu trừ thuế, căn cứ vào chứng từ xuất hàng trả lại cho bên bản và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh giá trị hàng mua vào và đã trả lại người bán hoặc hàng đã mua được giảm giá, thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 111, 112, 331 (tổng giá thanh toán)
Có TK 133 (thuế GTGT của hàng mua trả lại/ giảm giá)
Có TK 152, 153, 156...
4- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ với số Nợ TK 3331 / Có TK 133
thuế GTGT đầu ra phải nộp, ghi: Nếu số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ > số thuế GTGT đầu ra phải nộp thì
đơn vị thực hiện theo quy định của pháp luật thuế.
5- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ tính vào chi hoạt động SXKDDV; chi từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài (nếu có), ghi:
Nợ TK 154, 612 / Có TK 133
6- Khi nhận được tiền hoàn thuế GTGT của NS (nếu có), căn cứ vào giấy bảo Có của KB, ghiNợ TK 112 / Có TK 133
2.3.5. Kế toán các khoản phải thu nội bộ
2.3.5.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Phải thu nội bộ là các khoản phải thu của đơn với đơn vị cấp dưới về các khoản thu hộ, chỉ hộ hoặc các khoản phải nộp cấp trên hoặc phải cấp cho cấp dưới. Các đơn vị cấp dưới trong quan hệ thanh toán nội bộ là các đơn vị hạch toán phụ thuộc và chỉ lập BCTC gửi cho cơ quan cấp trên để tổng hợp (hợp nhất) liệu (không phải gửi cho các cơ quan bên ngoài).
Kế toán hạch toán chi tiết từng đơn vị có quan hệ phải thu, trong đó phải theo dõi chi tiết từng khoản phải thu, đã thu, còn phải thu. Cuối kỳ phải kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư TK 136, TK 336 với các đơn vị cấp dưới
có quan hệ theo từng nội dung thanh toán. Tiến hành thanh toán bù trừ theo
từng khoản của từng đơn vị cấp dưới có quan hệ, đồng thời hạch toán bù trừ
trên TK 136 và TK 336 (chi tiết theo từng đối tượng). Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời. 2.3.5.2. Tài khoản sử dụng các khoản
TK 136- Phải thu nội bộ: phản ánh số hiện có và tình hình thanh toán nợ phải thu nội bộ
Tài khoản 136
- Phải thu các khoản đã chi, trả hộ cho - Số đã thu hộ cho cấp dưới hoặc thu
các đơn vị nội bộ;
- Số phải thu của đơn vị cấp trên; - Số phải thu của đơn vị cấp dưới
hộ cho đơn vị cấp trên;
- Nhận tiền của các đơn vị nội bộ trả về các khoản đã chi hộ;
- Các khoản phải thu nội bộ khác. Số dư bên Nợ: Số nợ còn phải thu ở
các đơn vị nội bộ.
- Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ của cùng một đối tượng.
2.3.5.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu 1- Phản ánh số tiền đơn vị đã chi, trả hộ các đơn vị nội bộ, ghi:
Nợ TK 136 / Có TK 111, 112
2- Khi có Quyết định hình thành quỹ do đơn vị nội bộ phải nộp, đơn vị nắm giữ quỹ ghi:
Nợ TK 136 / Có TK 431
3- Khi thu được các khoản phải thu nội bộ, ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153 / Có TK 136
4- Bù trừ phải thu nội bộ với phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi:
Nợ TK 336 / Có TK 136
