Lập kế hoạch phần không thể thiếu trong quy trình PDCA (Plan - Do - Check - Act). Vậy lập kế hoạch là gì?

[Son.Tran]

Định nghĩa : Lập kế hoạch là chức năng quản lý cơ bản, liên quan đến việc quyết định trước , việc gì phải làm, khi nào hoàn thành, làm như thế nào và ai sẽ thực hiện. Nó là một quá trình trí tuệ mà đưa ra một mục tiêu của tổ chức và phát triển các khóa học khác nhau của hành động , qua đó tổ chức có thể đạt được những mục tiêu đó. Nó phấn đấu chính xác, làm thế nào để đạt được một mục tiêu cụ thể.
Lập kế hoạch không gì khác ngoài suy nghĩ trước khi hành động diễn ra . Nó giúp chúng ta nhìn trước tương lai và quyết định trước cách đối phó với các tình huống mà chúng ta sẽ gặp phải trong tương lai. Nó liên quan đến tư duy logic và ra quyết định hợp lý.
Đặc điểm của kế hoạch

1. Chức năng quản lý : Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quản lý cung cấp cơ sở cho các chức năng khác của quản lý, tức là tổ chức, biên chế, chỉ đạo và kiểm soát, khi chúng được thực hiện trong phạm vi ngoại vi của kế hoạch đã lập.
2. Định hướng mục tiêu : Nó tập trung vào việc xác định các mục tiêu của tổ chức, xác định các phương thức hành động thay thế và quyết định kế hoạch hành động thích hợp, sẽ được thực hiện để đạt được các mục tiêu.
3. Tính lan tỏa: Tính lan tỏa theo nghĩa là nó có mặt trong tất cả các bộ phận và được yêu cầu ở tất cả các cấp của tổ chức. Mặc dù phạm vi lập kế hoạch khác nhau ở các cấp và phòng ban khác nhau.
4. Quy trình liên tục : Các kế hoạch được lập cho một thời hạn cụ thể, chẳng hạn như một tháng, quý, năm, v.v. Khi giai đoạn đó kết thúc, các kế hoạch mới sẽ được đưa ra, xem xét các yêu cầu và điều kiện hiện tại và tương lai của tổ chức. Do đó, nó là một quá trình liên tục, vì các kế hoạch được đóng khung, thực hiện và theo sau bởi một kế hoạch khác.
5. Quá trình trí tuệ : Nó là một bài tập tinh thần liên quan đến việc áp dụng trí óc, suy nghĩ, dự báo, tưởng tượng một cách thông minh và đổi mới, v.v.
6. Tương lai : Trong quá trình lập kế hoạch, chúng tôi sẽ nhìn trước tương lai. Nó bao gồm việc nhìn vào tương lai, để phân tích và dự đoán nó để tổ chức có thể đối mặt với những thách thức trong tương lai một cách hiệu quả.
7. Ra quyết định : Các quyết định được đưa ra liên quan đến việc lựa chọn các phương thức hành động thay thế có thể được thực hiện để đạt được mục tiêu. Giải pháp thay thế được chọn nên là tốt nhất trong số tất cả, với số lượng kết quả tiêu cực ít nhất và cao nhất.

Lập kế hoạch liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu và xây dựng kế hoạch để hoàn thành chúng. Hoạt động này giúp nhà quản lý phân tích điều kiện hiện tại để xác định các cách thức đạt được vị trí mong muốn trong tương lai . Đó là cả hai, nhu cầu của tổ chức và trách nhiệm của các nhà quản lý.
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch

• Nó giúp các nhà quản lý cải thiện kết quả hoạt động trong tương lai , bằng cách thiết lập các mục tiêu và lựa chọn một quá trình hành động, vì lợi ích của tổ chức.
• Nó giảm thiểu rủi ro và sự không chắc chắn , bằng cách nhìn về tương lai.
• Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp các hoạt động . Do đó, giảm sự chồng chéo giữa các hoạt động và loại bỏ công việc không hiệu quả.
• Nó cho biết trước, những gì sẽ được thực hiện trong tương lai, vì vậy nó cung cấp định hướng cho hành động.
• Nó phát hiện và xác định các cơ hội và mối đe dọa trong tương lai .
• Nó đưa ra các tiêu chuẩn để kiểm soát . Nó so sánh hiệu suất thực tế với hiệu suất tiêu chuẩn và các nỗ lực được thực hiện để sửa chữa giống nhau.

Lập kế hoạch có mặt ở tất cả các loại hình tổ chức, hộ gia đình, lĩnh vực, nền kinh tế, v.v. Chúng ta cần lập kế hoạch vì tương lai rất không chắc chắn và không ai có thể dự đoán tương lai với độ chính xác 100%, vì các điều kiện có thể thay đổi bất cứ lúc nào. Do đó, lập kế hoạch là yêu cầu cơ bản của bất kỳ tổ chức nào để tồn tại, phát triển và thành công.
Các bước liên quan đến lập kế hoạch



Bằng quá trình lập kế hoạch, một tổ chức không chỉ có được những hiểu biết sâu sắc về tương lai mà còn giúp tổ chức định hình tương lai của mình. Lập kế hoạch hiệu quả liên quan đến sự đơn giản của kế hoạch, tức là kế hoạch cần được trình bày rõ ràng và dễ hiểu bởi vì nếu kế hoạch quá phức tạp sẽ tạo ra sự hỗn loạn giữa các thành viên trong tổ chức. Hơn nữa, kế hoạch phải đáp ứng tất cả các yêu cầu của tổ chức .

Nguồn: Dịch từ Business Jargons.