Đặc thù của dịch vụ phần mềm là bạn và nhà cung cấp luôn song hành với nhau, đặc biệt là phần mềm kế toán, đặc biệt hơn nữa đối với những bạn làm dịch vụ kế toán. Có nhiều bạn gọi điện, nhắn tin và trực tiếp than phiền với tôi về việc mua phần mềm kế toán làm dịch vụ và gần đây, em Nga – một người làm dịch vụ kế toán nhiều năm có than phiền: sao em thấy mình rất tốn tiền mua phần mềm?
Tôi liền hỏi tốn tiền như thế nào?
Nga trả lời: Em làm dịch vụ sổ sách kế toán, phát sinh thêm mỗi công ty lại phải trả thêm tiền bản quyền, đặc biệt phát sinh thêm một lĩnh vực sản xuất, xây dựng lại phải trả nhiều hơn để cho họ tư vấn.
Tôi cười thân thiện và chia sẻ với Nga: Trên thị trường, mỗi nhà cung cấp có một cách tính phí bản quyền khác nhau, người tính theo lĩnh vực hoạt động kết hợp số người sử dụng đồng thời, người không tính lĩnh vực hoạt động mà chỉ tính số lượng máy/người sử dụng đồng thời,... Anh nghĩ em cần tìm hiểu kỹ về cách tính bản quyền của các nhà cung cấp, sau đó lựa chọn một phương án tối ưu phù hợp với mình. Anh nói vậy liệu em đã hình dung ra và có thể tìm ra được phương án tối ưu nào chưa?
Nga lại nhăn nhó, lắc đầu trả lời tôi: Em chưa vì gần như các bên đều tính giống nhau.
Dựa trên kinh nghiệm tư vấn của mình, tôi tư vấn thêm cho Nga một số gạch đầu dòng để dễ dàng lựa chọn. Nếu làm dịch vụ, em nên chọn phần mềm có các đặc điểm sau:
- Một gói phần mềm có thể hạch toán được đầy đủ các loại hình hoạt động thương mại, dịch vụ, sản xuất và xây dựng;
- Phần mềm cần hỗ trợ hạch toán tự động đến 99% các nghiệp vụ phát sinh;
- Một gói phần mềm hạch toán cho nhiều công ty, số lượng công ty không bị giới hạn và không phụ thuộc vào bản quyền của nhà cung cấp (muốn tạo bao nhiêu cũng được);
- Nhà cung cấp có dịch vụ sau bán hàng tốt, uy tính cao trên thị trường, cam kết cung cấp dịch vụ lâu dài, có đầy đủ tài liệu quy trình hướng dẫn vì phần mềm kế toán không giống các hàng hóa thông thường khác, bạn và nhà cung cấp luôn đi liền với nhau, đặc biệt người làm ra nó là người hỗ trợ bạn nhanh nhất;
- Tham khảo về danh sách khách hàng đã sử dụng phần mềm này và xem về những đánh giá của họ;
- Phần mềm dễ sử dụng, có nhiều công cụ hỗ trợ nhập liệu và xuất dữ liệu sang các dạng file thông thường như excel để dễ dàng chuyển báo cáo cho lãnh đạo công ty thuê mình làm dịch vụ, đặc biệt rất cần khi nhận thêm một công ty mới, việc kết nhập danh mục đối tác, mặt hàng, số dư đầu kỳ,... là hết sức cần thiết;
- Phần mềm kế toán luôn được nâng cấp kịp thời theo sự thay đổi chính sách kế toán, chính sách thuế và đảm bảo luôn tích hợp được với các phần mềm của cơ quan thuế phát hành mới nhất;
- Tiết kiệm tối đa khoản đầu tư phần mềm, khi đó giá phần mềm cần vừa phải, đáp ứng cho những kế toán làm dịch vụ cho các công ty nhỏ và giá dịch vụ vừa phải.
Với cách lựa chọn như trên, em rất dễ dàng để lựa chọn một phần mềm kế toán cho công việc làm việc dịch vụ của mình. Cách chi tiêu cho đầu tư như trên vừa hiệu quả lại vừa không tốn nhiều chi phí, những nhà cung cấp dịch vụ linh động thường có gói phù hợp với người làm dịch vụ kế toán và công ty nhỏ mới thành lập.
Nếu em còn lo lắng vì chưa tìm được phần mềm kế toán nào đáp ứng cho người làm dịch vụ kế toán như trên thì liên lạc lại với anh để anh tư vấn chọn phần mềm phù hợp.
