Kiểm soát nội bộ

[trần thành danh]

em có tình huống như sau mong ace giúp với ạ

Ngày 28-1, Phòng Cảnh sát hình sự, Công an tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu tạm giữ Đinh Công Tân (SN 1991; tạm trú phường 10, TP Vũng Tàu) bị truy nã về tội "******* chiếm đoạt tài sản".
Trước đó, ngày 2-1, Phòng Cảnh sát hình sự đã ra quyết định truy nã đối với Tân. Đến ngày 24-1, lực lượng này phối hợp với Công an phường Nguyễn Du, quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội bắt được Tân khi y đang lấn trốn tại Hà Nội.

Theo kết quả điều tra, Đinh Công Tân là nhân viên giám sát bộ phận kế toán nội bộ của Công ty TNHH Hồ Tràm nên biết được một số khách đến đánh bài tại khu casino của Hồ Tràm (huyện Xuyên Mộc, tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) sẽ được ưu đãi thanh toán miễn phí một số dịch vụ tại khách sạn. Lợi dụng việc kiểm tra, giám sát hóa đơn thanh toán miễn phí của công ty thiếu chặt chẽ, Tân đã nảy sinh ý định chiếm đoạt tiền của công ty.

Tân lấy thông tin từ hệ thống máy tính của công ty, sau đó sử dụng tên, mật khẩu đăng nhập của mình và của một số nhân viên trong công ty rồi chỉnh sửa một số hóa đơn thuê phòng khách sạn đã được khách thanh toán bằng tiền mặt thành hóa đơn khách hàng được miễn phí thanh toán. Sau đó, Tân đến bộ phận lễ tân khách sạn rút tiền mặt tương ứng số tiền ghi trên hóa đơn đã chỉnh sửa để chiếm đoạt tiền.

Từ tháng 10-2017 đến tháng 1-2018, Tân đã nhiều lần gọi điện thông báo thông tin về số phòng khách sạn, số tiền khách đã thanh toán cho Nhân- nhân viên bộ phận lễ tân, đề nghị được rút tiền mặt trả cho khách với lý do khách đã thay đổi hình thức thanh toán. Tân nói rằng Nhân sẽ được bồi dưỡng 5%. Tin tưởng, Nhân đã nhiều lần rút tiền mặt do khách đã thanh toán đưa lại cho Tân và nhận tiền bồi dưỡng từ Tân. Qua rà soát nội bộ, Công ty Hồ Tràm xác định, Tân đã chiếm đoạt hơn 1,8 tỉ đồng.

Trong quá trình làm việc với công ty, Tân và Nhân đã thừa nhận hành vi sai phạm; Nhân đồng ý hoàn trả hơn 84 triệu đồng, Tân đồng ý hoàn trả hơn 1,7 tỉ đồng.

Ngày 7-2-2018, Công ty Hồ Tràm đã ra quyết định sa thải đối với 2 nhân viên này và yêu cầu hoàn trả lại tiền cho công ty. Công ty không gửi đơn đề nghị cơ quan công an điều tra xử lý sự việc trên.






Câu hỏi:

1. Phân tích các điểm yếu có thể có trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty.

2. Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết.

 

[TT Thanh Qúy]

Chào bạn, theo ý kiến của mình thì như vậy:

1. Công ty này có 3 điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ:

Đầu tiên là việc kiểm tra, giám sát hóa đơn thiếu chặt chẽ.

Thứ 2 là Tân sử dụng mật khẩu và tên đăng nhập của mình để truy cập vào hệ thống của công ty và chỉnh sửa hóa đơn.

Cuối cùng là Tân đã đề nghị rút tiền mặt để chiếm đoạt tài sản của công ty và chỉ có một nhân viên lễ tân là Nhân xét duyệt và 2 người đã cùng nhau gian lận.

2. Các thủ tục kiểm soát cần thiết :

- Cần lập bộ phận xét duyệt hóa đơn, các hóa đơn đã phát sinh đến cuối ngày cần được kiểm duyệt lại một lần nữa.

- Tổ chức phân quyền truy cập cho các nhân viên trong công ty, đối với nhân viên Tân có thể vẫn truy cập vào hệ thống hóa đơn của công ty như bình thường nhưng vì Tân chỉ làm ở bộ phận giám sát phòng kế toán nên chỉ được quyền xem, không có quyền chỉnh sửa trên hệ thống, khi có phát sinh cần chỉnh sửa phải có sự xét duyệt của cấp quản lý cao hơn.

- Phải thành lập bộ phận xét duyệt liên quan đến tiền: nhân viên lễ tân khi có yêu cầu rút tiền cần phải có sự xét duyệt của bên thứ 3 ở cấp cao hơn, như vậy mới tránh được trường hợp nhân viên lễ tân và nhân viên Tân cùng nhau chiếm đoạt tài sản của công ty.

Chúc bạn làm việc tốt nhé.