1. Khái niệm
Tiền là một bộ phận của tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái tiền tệ (bao gồm cả tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ), là các khoản tiền mặt đang tồn ở quỹ, các khoản tiền gửi không kỳ hạn ở ngân hàng... Các khoản tiền này luôn ở trạng thái sẵn sàng dùng để trả các khoản nợ đến hạn và sẵn sàng sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.
Các khoản tương đương tiền là các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi không quá 3 tháng kể từ ngày đầu tư có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định và không có rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền.
2. Kế toán tiền mặt
Tiền mặt là các khoản tiền đang có ở quỹ, có thể dùng để thanh toán ngay; bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ.
Kế toán sử dụng TK 111- Tiền mặt để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 1111 - Tiền Việt Nam
- TK 1112 - Ngoại tệ
- TK 1113 - Vàng tiền tệ: Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Thu tiền mặt:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng tư gốc như: “Biên lai thu tiền”, “Hóa đơn bán hàng”, “Hóa đơn GTGT”, “Giấy thanh toán tiền tạm ứng”…, kế toán lập “Phiếu thu” thành 3 liên rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi người nộp tiền đã nộp đủ cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi số tiền thực nhập quỹ vào phiếu thu, đóng dấu “Đã thu tiền” và yêu cầu người nộp tiền ký tên và ghi rõ họ tên vào Phiếu thu. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi vào sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền và 1 liên lưu nơi lập phiếu. Sổ quỹ tiền mặt chính là sổ chi tiết theo dõi tiền mặt dùng cho thủ quỹ, dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ.
Hàng ngày kế toán ghi vào sổ Nhật ký, sau đó căn cứ vào các sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo dõi các tài khoản kế toán phù hợp, đồng thời ghi vào Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.
- Chi tiền mặt:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được duyệt chi bằng tiền mặt như: “Giấy đề nghị tạm ứng”, “Hóa đơn bán hàng”, “Hóa đơn GTGT” đòi tiền của bên bán…, kế toán lập Phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 3 liên. Chỉ sau khi có đủ các chữ ký của những người có trách nhiệm, thủ quỹ mới được chi. Sau khi nhận đủ tiền, người nhận tiền ký tên và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi. Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi vào Sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi vào các sổ nhật ký và sổ cái, đồng thời ghi vào Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.
Ví dụ 5.1 Bán hàng thu tiền mặt Ngày 1/6/N Công ty Thành Công bán hàng, theo “Hóa đơn GTGT” số…: Giá bán chưa thuế của hàng hóa là 10.000.000đ, thuế suất thuế GTGT 10% là 1.000.000đ, tổng tiền thanh toán là 11.000.000đ, khách hàng đã thanh toán đủ bằng tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn, kế toán lập “Phiếu thu”.
Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận tiền xong, thủ quỹ giữ lại một liên để ghi vào Sổ quỹ.
Cuối ngày, căn cứ vào Phiếu thu kèm theo các chứng từ gốc do thủ quỹ nộp lên, kế toán ghi vào sổ nhật ký.
Khoản phải thu của khách hàng là 11.000.000đ bao gồm tiền hàng (giá chưa thuế GTGT): 10.000.000đ là doanh thu bán hàng, được ghi nhận vào TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”; tiền thuế GTGT 1.000.000đ là thuế đầu ra, được ghi nhận vào TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra” (khoản tiền thuế này cuối kỳ sẽ khấu trừ với thuế đầu vào để tính số thuế GTGT phải nộp), tổng số tiền thu được từ khách hàng ghi vào TK 111:
Nợ TK 111 11.000.000
Có TK 511 10.000.000
Có TK 333(33311) 1.000.000
Sau đó căn cứ vào Sổ Nhật ký, kế toán ghi vào Sổ cái có liên quan. Trong ví dụ này, kế toán ghi vào Sổ cái theo dõi TK 111, TK 511 và TK 3331.
Kiểm kê tiền:
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày ở các doanh nghiệp liên quan đến tiền là rất nhiều, khối lượng ghi chép vào sổ sách kế toán rất lớn và dễ bị nhầm lẫn. Mặt khác, tiền mặt lại là tài sản hết sức “nhạy cảm”, dễ xảy ra gian lận, mất mát. Do đó tiền mặt phải được kiểm kê hàng ngày. Đến cuối ngày, thủ quỹ kiểm kê tiền thực tồn ở quỹ bằng cách phân loại và đếm từng loại tiền mặt. Sau khi kiểm kê, kế toán lập Bảng kiểm kê quỹ. Sau đó đối chiếu với số liệu đã ghi trên sổ quỹ, đối chiếu với sổ chi tiết tiền mặt và Sổ cái theo dõi tiền mặt của kế toán để phát hiện những chênh lệch nếu có.
Kế toán tiền gửi ngân hàng
Hạn chế sử dụng tiền mặt trong thanh toán là cách tốt nhất giảm bớt những tiêu cực, gian lận và nâng cao hiệu quả sử dụng tiền. Vì vậy phần lớn tiền của doanh nghiệp đều được gửi ở Ngân hàng, vừa đảm bảo tính an toàn, vừa được hưởng lãi suất tiền gửi.
Các chứng từ sử dụng trong kế toán tiền gửi là Giấy báo Nợ (khi doanh nghiệp rút tiền), Giấy báo Có (khi doanh nghiệp gửi tiền vào Ngân hàng); hoặc Bản sao kê kèm theo các chứng từ gốc: uỷ nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi…
Định kỳ kế toán phải kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu ghi tên sổ kế toán với “Sổ phụ” ngân hàng. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh, xử lý kịp thời.
Một doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản ở các Ngân hàng khác nhau, do đó kế toán cần phải mở sổ chi tiết tiền gửi cho từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện việc kiểm tra đối chiếu.
Kế toán sử dụng TK 112 - Tiền gửi ngân hàng để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền gửi tại Ngân hàng, kho bạc hay công ty tài chính…
Lưu ý: Tài khoản 112 chỉ phản ánh khoản tiền gửi vào Ngân hàng loại không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn được hạch toán vào TK 128 - Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn - chi tiết TK 1281- Tiền gửi có kỳ hạn.
Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 1121 - Tiền Việt Nam
- TK 1122 - Ngoại tệ
- TK 1123 - Vàng tiền tệ
Kế toán Thấu chi
Thấu chi là hình thức ngân hàng cho khách hàng được chi số tiền vượt quá số tiền có trên tài khoản tiền gửi thanh toán của mình. Thực chất đây là hoạt động tín dụng mà Ngân hàng tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thực hiện các giao dịch: rút tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ… trong trường hợp số dư của tài khoản không đáp ứng nhu cầu chủ tài khoản.
Bản chất của thấu chi là đi vay, vì vậy người thực hiện dịch vụ thấu chi phải trả cho ngân hàng khoản nợ gốc vay và khoản lãi theo đúng kỳ hạn.
Tùy từng Ngân hàng quy định thủ tục hồ sơ thấu chi khác nhau, thông thường bao gồm: Giấy đề nghị vay vốn, hoặc Giấy đề nghị cấp hạn mức thấu chi … và các giấy tờ khác theo yêu cầu của Ngân hàng.
Kế toán tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, đã gửi bưu điện để chuyển cho Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có, trả cho đơn vị khác hay đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của Ngân hàng.
Chứng từ sử dụng làm căn cứ hạch toán tiền đang chuyển gồm: phiếu chi, giấy nộp tiền, biên lai thu tiền, phiếu chuyển tiền…
Kế toán sử dụng TK 113 - Tiền đang chuyển để phản ánh khoản tiền đang chuyển.
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2:
TK 1131 – Tiền Việt Nam
TK 1132 – Ngoại tệChứng từ sử dụng khi thấu chi cũng giống như các trường hợp giao dịch với ngân hàng, tuy nhiên kế toán không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi ngân hàng mà được phản ánh tương tự như là một khoản vay.
Tiền là một bộ phận của tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái tiền tệ (bao gồm cả tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ), là các khoản tiền mặt đang tồn ở quỹ, các khoản tiền gửi không kỳ hạn ở ngân hàng... Các khoản tiền này luôn ở trạng thái sẵn sàng dùng để trả các khoản nợ đến hạn và sẵn sàng sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.
Các khoản tương đương tiền là các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi không quá 3 tháng kể từ ngày đầu tư có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định và không có rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền.
2. Kế toán tiền mặt
Tiền mặt là các khoản tiền đang có ở quỹ, có thể dùng để thanh toán ngay; bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ.
Kế toán sử dụng TK 111- Tiền mặt để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 1111 - Tiền Việt Nam
- TK 1112 - Ngoại tệ
- TK 1113 - Vàng tiền tệ: Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Thu tiền mặt:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng tư gốc như: “Biên lai thu tiền”, “Hóa đơn bán hàng”, “Hóa đơn GTGT”, “Giấy thanh toán tiền tạm ứng”…, kế toán lập “Phiếu thu” thành 3 liên rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi người nộp tiền đã nộp đủ cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi số tiền thực nhập quỹ vào phiếu thu, đóng dấu “Đã thu tiền” và yêu cầu người nộp tiền ký tên và ghi rõ họ tên vào Phiếu thu. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi vào sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền và 1 liên lưu nơi lập phiếu. Sổ quỹ tiền mặt chính là sổ chi tiết theo dõi tiền mặt dùng cho thủ quỹ, dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ.
Hàng ngày kế toán ghi vào sổ Nhật ký, sau đó căn cứ vào các sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo dõi các tài khoản kế toán phù hợp, đồng thời ghi vào Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.
- Chi tiền mặt:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được duyệt chi bằng tiền mặt như: “Giấy đề nghị tạm ứng”, “Hóa đơn bán hàng”, “Hóa đơn GTGT” đòi tiền của bên bán…, kế toán lập Phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 3 liên. Chỉ sau khi có đủ các chữ ký của những người có trách nhiệm, thủ quỹ mới được chi. Sau khi nhận đủ tiền, người nhận tiền ký tên và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi. Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi vào Sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi vào các sổ nhật ký và sổ cái, đồng thời ghi vào Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.
Ví dụ 5.1 Bán hàng thu tiền mặt Ngày 1/6/N Công ty Thành Công bán hàng, theo “Hóa đơn GTGT” số…: Giá bán chưa thuế của hàng hóa là 10.000.000đ, thuế suất thuế GTGT 10% là 1.000.000đ, tổng tiền thanh toán là 11.000.000đ, khách hàng đã thanh toán đủ bằng tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn, kế toán lập “Phiếu thu”.
Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận tiền xong, thủ quỹ giữ lại một liên để ghi vào Sổ quỹ.
Cuối ngày, căn cứ vào Phiếu thu kèm theo các chứng từ gốc do thủ quỹ nộp lên, kế toán ghi vào sổ nhật ký.
Khoản phải thu của khách hàng là 11.000.000đ bao gồm tiền hàng (giá chưa thuế GTGT): 10.000.000đ là doanh thu bán hàng, được ghi nhận vào TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”; tiền thuế GTGT 1.000.000đ là thuế đầu ra, được ghi nhận vào TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra” (khoản tiền thuế này cuối kỳ sẽ khấu trừ với thuế đầu vào để tính số thuế GTGT phải nộp), tổng số tiền thu được từ khách hàng ghi vào TK 111:
Nợ TK 111 11.000.000
Có TK 511 10.000.000
Có TK 333(33311) 1.000.000
Sau đó căn cứ vào Sổ Nhật ký, kế toán ghi vào Sổ cái có liên quan. Trong ví dụ này, kế toán ghi vào Sổ cái theo dõi TK 111, TK 511 và TK 3331.
Kiểm kê tiền:
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày ở các doanh nghiệp liên quan đến tiền là rất nhiều, khối lượng ghi chép vào sổ sách kế toán rất lớn và dễ bị nhầm lẫn. Mặt khác, tiền mặt lại là tài sản hết sức “nhạy cảm”, dễ xảy ra gian lận, mất mát. Do đó tiền mặt phải được kiểm kê hàng ngày. Đến cuối ngày, thủ quỹ kiểm kê tiền thực tồn ở quỹ bằng cách phân loại và đếm từng loại tiền mặt. Sau khi kiểm kê, kế toán lập Bảng kiểm kê quỹ. Sau đó đối chiếu với số liệu đã ghi trên sổ quỹ, đối chiếu với sổ chi tiết tiền mặt và Sổ cái theo dõi tiền mặt của kế toán để phát hiện những chênh lệch nếu có.
Kế toán tiền gửi ngân hàng
Hạn chế sử dụng tiền mặt trong thanh toán là cách tốt nhất giảm bớt những tiêu cực, gian lận và nâng cao hiệu quả sử dụng tiền. Vì vậy phần lớn tiền của doanh nghiệp đều được gửi ở Ngân hàng, vừa đảm bảo tính an toàn, vừa được hưởng lãi suất tiền gửi.
Các chứng từ sử dụng trong kế toán tiền gửi là Giấy báo Nợ (khi doanh nghiệp rút tiền), Giấy báo Có (khi doanh nghiệp gửi tiền vào Ngân hàng); hoặc Bản sao kê kèm theo các chứng từ gốc: uỷ nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi…
Định kỳ kế toán phải kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu ghi tên sổ kế toán với “Sổ phụ” ngân hàng. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh, xử lý kịp thời.
Một doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản ở các Ngân hàng khác nhau, do đó kế toán cần phải mở sổ chi tiết tiền gửi cho từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện việc kiểm tra đối chiếu.
Kế toán sử dụng TK 112 - Tiền gửi ngân hàng để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền gửi tại Ngân hàng, kho bạc hay công ty tài chính…
Lưu ý: Tài khoản 112 chỉ phản ánh khoản tiền gửi vào Ngân hàng loại không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn được hạch toán vào TK 128 - Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn - chi tiết TK 1281- Tiền gửi có kỳ hạn.
Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 1121 - Tiền Việt Nam
- TK 1122 - Ngoại tệ
- TK 1123 - Vàng tiền tệ
Kế toán Thấu chi
Thấu chi là hình thức ngân hàng cho khách hàng được chi số tiền vượt quá số tiền có trên tài khoản tiền gửi thanh toán của mình. Thực chất đây là hoạt động tín dụng mà Ngân hàng tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thực hiện các giao dịch: rút tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ… trong trường hợp số dư của tài khoản không đáp ứng nhu cầu chủ tài khoản.
Bản chất của thấu chi là đi vay, vì vậy người thực hiện dịch vụ thấu chi phải trả cho ngân hàng khoản nợ gốc vay và khoản lãi theo đúng kỳ hạn.
Tùy từng Ngân hàng quy định thủ tục hồ sơ thấu chi khác nhau, thông thường bao gồm: Giấy đề nghị vay vốn, hoặc Giấy đề nghị cấp hạn mức thấu chi … và các giấy tờ khác theo yêu cầu của Ngân hàng.
Kế toán tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, đã gửi bưu điện để chuyển cho Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có, trả cho đơn vị khác hay đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của Ngân hàng.
Chứng từ sử dụng làm căn cứ hạch toán tiền đang chuyển gồm: phiếu chi, giấy nộp tiền, biên lai thu tiền, phiếu chuyển tiền…
Kế toán sử dụng TK 113 - Tiền đang chuyển để phản ánh khoản tiền đang chuyển.
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2:
TK 1131 – Tiền Việt Nam
TK 1132 – Ngoại tệChứng từ sử dụng khi thấu chi cũng giống như các trường hợp giao dịch với ngân hàng, tuy nhiên kế toán không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi ngân hàng mà được phản ánh tương tự như là một khoản vay.
