Bài 5.6:
Cơ quan quản lý nhà ở của chính quyền địa phương (LGHD) đề xuất chi cho việc nâng cấp hệ thống điều hòa không khí trong các căn hộ. Mục đích của việc nâng cấp là nâng cao chất lượng sống cho những người dân cư ngụ trong căn hộ. Các nhà thầu ưu tiên sẽ được lựa chọn để thực hiện các công việc liên quan việc nâng cấp hệ thống điều hòa không khí. Nhà thầu chịu trách nhiệm nâng cấp hệ thống theo tỷ lệ diện tích của căn hộ. Các nhà thầu cũng được yêu cầu cung cấp dịch vụ bảo trì và tư vấn vận hành trong hai năm đầu tiên.
Trước khi quyết định thực hiện đề xuất, LGHD đã quyết định kế hoạch này nên được phân tích theo mô hình giá trị tiền (VFM).
Yêu cầu: Hãy chuẩn bị báo cáo phân tích chi tiết. Việc phân tích bao gồm giải thích ý nghĩa các nội dung (a) và (b) dưới đây, kết hợp tham chiếu đến việc nâng cấp hệ thống điều hoà không khí.
- Giá trị đồng tiền kiểm toán
Đánh giá VFM xem xét liệu giá trị đồng tiền (tính kinh tế, hiệu quả và hiệu lực) có đạt được theo các mục tiêu đặt ra hay không. Điều này đặc biệt phù hợp trong các tổ chức phi lợi nhuận, nơi khó có thể ràng buộc các biện pháp tài chính với các mục tiêu phi tài chính.
Mục tiêu chính của LGHD là nâng cấp các thiết bị điều hòa không khí với mục đích nâng cao chất lượng sống cho người dân trong khu nhà ở. Đây là một mục tiêu phi tài chính, khó đo lường về mặt hiệu quả. Nó có thể được đo lường bằng các cuộc khảo sát về mức độ hài lòng nhưng "chất lượng cuộc sống" có phần chủ quan và dữ liệu có thể khó xử lý.
Mục tiêu của công ty con là đảm bảo người thuê hài lòng với chất lượng và tính dễ sử dụng của hệ thống được nâng cấp. Phân tích chi phí-lợi ích cần được áp dụng cho việc nâng cấp để các mục tiêu được cân nhắc bằng các lợi ích phát sinh cũng như chi phí phát sinh trong việc nâng cấp và hợp đồng dịch vụ đang thực hiện. Việc đánh giá là cần thiết để giám sát hoạt động của các nhà thầu là đại lý thay mặt cho LGHD với tư cách là người chính trong việc nâng cấp và bảo trì các thiết bị điều hòa không khí. Người thuê cũng đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ với các nhà thầu cung cấp dịch vụ tư vấn trong hai năm đầu tiên của dịch vụ được nâng cấp.
(b) Xác định tính kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu trong mô hình VFM
- Tính kinh tế, hiệu quả và hiệu lực như một phần của kiểm toán VFM
Một loạt các nhà thầu được ưu tiên sẽ chịu trách nhiệm nâng cấp theo tỷ lệ các ngôi nhà. Hoạt động này có thể được đo lường bằng cách sử dụng giá trị đồng tiền như chi phí trung bình trên mỗi căn nhà của các nhà thầu (nền kinh tế), số lượng đơn vị được lắp đặt với số tiền hiện có (hiệu quả) và liệu chúng có đáp ứng các mục tiêu đặc biệt là chất lượng cuộc sống (hiệu quả) hay không.
Chất lượng có thể được đo lường bằng cách xem xét mức độ cải thiện so với hệ thống điều hòa không khí cũ, chẳng hạn như hệ thống điều hòa nhiệt độ tốt hơn hay hệ thống đáp ứng tốt hơn. Có thể có xung đột giữa mục tiêu của nền kinh tế là giảm thiểu chi phí và chất lượng, mà mục tiêu không được nắm bắt để đảm bảo chi phí thấp nhất.
Các nhà thầu cũng cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn bảo trì và vận hành trong hai năm đầu tiên của hệ thống được nâng cấp. Đây là một dịch vụ cũng có thể được đo lường bằng giá trị của tiêu chí tiền bạc. Một thước đo tính kinh tế sẽ là chi phí của các nhà thầu cung cấp dịch vụ. Hiệu quả sẽ được đo lường bằng số lượng cuộc gọi đến bảo trì hoặc liên hệ với dịch vụ tư vấn. Hiệu quả sẽ được đo lường bằng việc liệu các cuộc gọi và liên hệ này có đáp ứng các mục tiêu, đặc biệt là chất lượng cuộc sống hay không bằng cách cư dân phản hồi về dịch vụ được cung cấp.
Bài 5.10:
Seatown nằm trên bờ biển. Ngành công nghiệp chính của thị trấn là du lịch với trọng tâm là các kỳ nghỉ gia đình và do đó, sự sạch sẽ của các bãi biển của thị trấn là một yếu tố chính trong thành công của thị trấn.
Hội đồng nhân dân của thị trấn, là cơ quan chính quyền địa phương, có một bộ phận vệ sinh chịu trách nhiệm giữ cho các bãi biển sạch sẽ. Mỗi sáng sớm, sau khi thủy triều rút, các bãi biển được quét dọn, sử dụng thiết bị kéo sau xe kéo. Thiết bị này quét lớp cát trên cùng và chạy qua bộ lọc để loại bỏ rác, trước khi trả lại cát đã làm sạch cho bãi biển. Phần lớn rác là giấy và bao bì nhựa mà khách du lịch đã vứt bỏ, ngoài ra, rác có thể bao gồm chai thủy tinh và lon nhôm.
Để cố gắng ngăn chặn việc xả rác trên bãi biển, hội đồng nhân dân của thị trấn cũng đặt các thùng rác trên các bãi biển phía trên mực nước cao. Các thùng rác cần được dọn sạch thường xuyên, nếu không những người đi du lịch sẽ chất đống rác của họ bên cạnh các thùng rác và điều đó dẫn đến việc rác bị phát tán theo gió hoặc do chim biển nhặt rác làm thức ăn.
Chi phí làm sạch các bãi biển là một khoản chi lớn đối với hội đồng nhân dân của thị trấn. Đội ngũ quản lý hội đồng nhân dân của thị trấn đã yêu cầu bộ phận kiểm toán nội bộ điều tra xem liệu thị trấn có nhận được “giá trị tiền” (VFM) từ khoản chi này hay không. Người đứng đầu kiểm toán nội bộ đang phân vân liệu cuộc kiểm toán nên tập trung vào tính kinh tế và hiệu quả của các hoạt động làm sạch hay tính hữu hiệu của chúng.
Yêu cầu:
1. Đề xuất, đưa ra lý do, về những vấn đề mà bộ phận kiểm toán nội bộ cần nghiên cứu để đánh giá tính kinh tế và hiệu quả của hoạt động vệ sinh bãi biển. Câu trả lời nên bao gồm lời khuyên về cách thu thập dữ liệu và thông tin cần thiết.
2. Đề xuất, đưa ra lý do, về những vấn đề mà bộ phận kiểm toán nội bộ cần nghiên cứu để đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động vệ sinh bãi biển. Câu trả lời nên bao gồm lời khuyên về cách thu thập dữ liệu và thông tin cần thiết
1. Lý do, về những vấn đề mà bộ phận kiểm toán nội bộ cần nghiên cứu để đánh giá tính kinh tế và hiệu quả của hoạt động vệ sinh bãi biển
- Tính kinh tế
+ Chi phí lao động
Kiểm soát chi phí lao động sẽ là một yếu tố quan trọng của tính kinh tế. Hội đồng nhân dân của thị trấn này cần giảm chi phí lao động để quét cát và dọn sạch thùng rác. Để đánh giá xem liệu chi phí có được giới hạn đầy đủ hay không, hội đồng nhân dân sẽ cần phải so sánh chi phí thực tế với các điểm định chuẩn. Chúng bao gồm việc so sánh chi phí thực tế với ngân sách, với chi phí của những năm trước, với chi phí so sánh cho các bộ phận hoạt động khác của hội đồng và chi phí phát sinh của việc làm sạch bãi biển do các hội đồng
khác chịu trách nhiệm. Đội ngũ quản lý của hội đồng nhân dân sẽ cần điều tra những biến động so với bất kỳ điểm định chuẩn dự kiến nào.
Dữ liệu kế toán quản trị của hội đồng nhân dân phải cung cấp hầu hết thông tin cần thiết, ở đây giả sử rằng đã có hệ thống lập ngân sách phù hợp. Có thể lấy thông tin chi phí lao động từ các hội đồng khác.
+ Chi phí máy móc
Các so sánh tương tự đối với chi phí lao động cũng được thực hiện đối với chi phí máy móc như chi phí vận hành xe cộ. Phân tích được thực hiện này sẽ cần phải tính đến các tác nhân tạo ra chi phí như số lượng xe kéo và số km xe kéo đã di chuyển trên bãi biển
Cũng giống như thông tin chi phí kế toán quản trị và ngân sách, bộ phận kiểm toán nội bộ cũng sẽ cần duy trì thông tin chi tiết về số km xe kéo đã di chuyển trên bãi biển.
- Tính Hiệu quả
+ Sử dụng hiệu quả lao động và máy móc
Hội đồng nhân dân cần tìm hiểu xem các nguồn lực đang được sử dụng như thế nào. Ta cần biết rằng dành bao nhiêu thời gian để quét cát và cả tần suất dọn sạch thùng rác. Tần suất thực tế của việc dọn rác trong thùng phải được so sánh với các tiêu chuẩn mà hội đồng nhân dân đặt ra, để xem xét liệu các thùng rác có được dọn sạch thường xuyên hơn yêu cầu đề ra hay không hoặc lịch trình đổ rác có không phù hợp với điều kiện thực tế hay không.
Sẽ hữu ích nếu có thêm thông tin chi tiết về lượng thời gian dành cho các bộ phận khác nhau. Một số bãi biển có thể khó dọn sạch hơn vì có chướng ngại vật như đá. Thời gian và chi phí dành cho những bãi biển này có thể được giảm bớt bằng cách hạn chế việc quét dọn vào những dịp lễ đông khách du lịch đến trong năm. Tuy nhiên, để đánh giá hiệu quả hoạt động một cách công bằng, hội đồng nhân dân cũng sẽ cần tính đến diện tích của các bãi biển khác nhau và số lượng thùng rác đặt ở bãi biển.
Kiểm toán viên nội bộ sẽ cần duy trì sổ sách chi tiết về thời gian dành cho mỗi bãi biển và thời điểm dọn sạch thùng rác. Điều quan trọng là duy trì việc cập nhật dữ liệu thường xuyên, đặt biệt là các khu vực được đã được làm sạch và số lượng thùng rác.
2. Đề xuất, đưa ra lý do, về những vấn đề mà bộ phận kiểm toán nội bộ cần nghiên cứu để đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động vệ sinh bãi biển. Câu trả lời nên bao gồm lời khuyên về cách thu thập dữ liệu và thông tin cần thiết
- Tính hữu hiệu
+ Số lượng rác thải được thu gom
Hội đồng nhân dân sẽ cần xác định số lượng rác đã được thu gom. Một lần nữa, sẽ rất hữu ích nếu rác được thu gom từ quá trình quét dọn và có thể được theo dõi riêng biệt trên sổ sách với rác thu được từ thùng, để đánh giá cả hai hoạt động một cách công bằng. Khi số lượng được xem xét theo từng mốc thời gian, sẽ rất hữu ích nếu xem xét lượng rác phẩm trên bãi biển tương ứng với tỷ lệ số lượng khách du lịch. Hội đồng cũng nên cố gắng xác định xem liệu sự biến đổi theo mùa khác có ảnh hưởng đáng kể hay không (du khách ít có
xu hướng tiêu thụ thực phẩm hơn và do đó thường bỏ rác vào mùa thu và mùa đông, và cũng ít quán giải khát mở cửa hơn trong những mùa này). Hội đồng nhân dân sẽ cần đánh giá xem liệu có cần thêm nguồn nhân sự vào những thời điểm bận rộn nhất trong năm để kiểm soát lượng rác thải hay không.
Do đó, sổ sách lưu giữ sẽ cần phải bao gồm số lượng rác thải ra mỗi tuần. Có nhiều cách khác nhau để ước tính số lượng du khách, bao gồm số lượng người sử dụng trung tâm thông tin du lịch, số liệu từ bãi đậu xe và ước tính dựa trên không gian thực tế mà mỗi người sử dụng bãi biển chiếm giữ.
+ Số lượng rác thải không được thu gom
Cũng giống như đánh giá lượng rác đã được thu gom, hội đồng nhân dân cần phải có ý kiến về việc liệu tất cả rác đã được thu gom từ bãi biển hay không (hoặc rác tồn đọng trên bãi biển bao lâu trước khi được thu gom). Các chỉ dẫn sẽ đến từ khiếu nại hoặc phản hồi từ những người sử dụng bãi biển. Đội ngũ quản lý cũng cần phải xem xét liệu các thùng rác đã được thu dọn đều đặn hay chưa để tránh rác tràn ra ngoài thùng. Có thể so sánh sổ sách về tần suất dọn sạch thùng rác so với các tiêu chuẩn do hội đồng đề ra. Đội ngũ quản lý
nên điều tra xem các thùng rác có được dọn sạch ít thường xuyên hơn so với yêu cầu của tiêu chuẩn đề ra hay không.
Hội đồng nhân dân nên lưu giữ sổ sách về các khiếu nại mà họ đã nhận được về vấn đề rác thải, xếp hạng của các bên bên ngoài và các dấu hiệu của vấn đề khác, ví dụ như nhận xét bất lợi từ phương tiện truyền thông hoặc các trường hợp thương tích do rác để lại trên bãi biển. Hội đồng nhân dân cũng nên cố gắng thu thập thông tin phản hồi một cách có hệ thống từ du khách trong suốt 1 năm, ví dụ thông qua việc phát hành bảng câu hỏi tại các trung tâm thông tin du lịch.
Kiểm tra tại chỗ các bãi biển sau khi quét dọn rác trên cát và rác trong thùng, đặc biệt là vào những mùa bận rộn nhất trong năm, bộ phận kiểm toán nội bộ cũng sẽ cần cung cấp bằng chứng về việc rác có được thu gom kỹ lưỡng và kịp thời hay không. Việc kiểm tra tại chỗ các bãi biển sẽ cần phải phân biệt giữa các loại rác khác nhau. Những vật dụng lớn hơn, hoặc những vật dụng có thể gây thương tích, sẽ là mối quan tâm hàng đầu. Điều này cũng sẽ giúp xác định xem tần suất tiêu chuẩn đã đặt ra để dọn rác trong thùng có phù hợp hay
không và liệu tần suất này có nên thay đổi vào các thời điểm khác nhau trong năm hay không.
Cơ quan quản lý nhà ở của chính quyền địa phương (LGHD) đề xuất chi cho việc nâng cấp hệ thống điều hòa không khí trong các căn hộ. Mục đích của việc nâng cấp là nâng cao chất lượng sống cho những người dân cư ngụ trong căn hộ. Các nhà thầu ưu tiên sẽ được lựa chọn để thực hiện các công việc liên quan việc nâng cấp hệ thống điều hòa không khí. Nhà thầu chịu trách nhiệm nâng cấp hệ thống theo tỷ lệ diện tích của căn hộ. Các nhà thầu cũng được yêu cầu cung cấp dịch vụ bảo trì và tư vấn vận hành trong hai năm đầu tiên.
Trước khi quyết định thực hiện đề xuất, LGHD đã quyết định kế hoạch này nên được phân tích theo mô hình giá trị tiền (VFM).
Yêu cầu: Hãy chuẩn bị báo cáo phân tích chi tiết. Việc phân tích bao gồm giải thích ý nghĩa các nội dung (a) và (b) dưới đây, kết hợp tham chiếu đến việc nâng cấp hệ thống điều hoà không khí.
BÀI GIẢI
(a) Phân tích mô hình giá trị tiền (VFM).
- Giá trị đồng tiền kiểm toán
Đánh giá VFM xem xét liệu giá trị đồng tiền (tính kinh tế, hiệu quả và hiệu lực) có đạt được theo các mục tiêu đặt ra hay không. Điều này đặc biệt phù hợp trong các tổ chức phi lợi nhuận, nơi khó có thể ràng buộc các biện pháp tài chính với các mục tiêu phi tài chính.
Mục tiêu chính của LGHD là nâng cấp các thiết bị điều hòa không khí với mục đích nâng cao chất lượng sống cho người dân trong khu nhà ở. Đây là một mục tiêu phi tài chính, khó đo lường về mặt hiệu quả. Nó có thể được đo lường bằng các cuộc khảo sát về mức độ hài lòng nhưng "chất lượng cuộc sống" có phần chủ quan và dữ liệu có thể khó xử lý.
Mục tiêu của công ty con là đảm bảo người thuê hài lòng với chất lượng và tính dễ sử dụng của hệ thống được nâng cấp. Phân tích chi phí-lợi ích cần được áp dụng cho việc nâng cấp để các mục tiêu được cân nhắc bằng các lợi ích phát sinh cũng như chi phí phát sinh trong việc nâng cấp và hợp đồng dịch vụ đang thực hiện. Việc đánh giá là cần thiết để giám sát hoạt động của các nhà thầu là đại lý thay mặt cho LGHD với tư cách là người chính trong việc nâng cấp và bảo trì các thiết bị điều hòa không khí. Người thuê cũng đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ với các nhà thầu cung cấp dịch vụ tư vấn trong hai năm đầu tiên của dịch vụ được nâng cấp.
(b) Xác định tính kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu trong mô hình VFM
- Tính kinh tế, hiệu quả và hiệu lực như một phần của kiểm toán VFM
Một loạt các nhà thầu được ưu tiên sẽ chịu trách nhiệm nâng cấp theo tỷ lệ các ngôi nhà. Hoạt động này có thể được đo lường bằng cách sử dụng giá trị đồng tiền như chi phí trung bình trên mỗi căn nhà của các nhà thầu (nền kinh tế), số lượng đơn vị được lắp đặt với số tiền hiện có (hiệu quả) và liệu chúng có đáp ứng các mục tiêu đặc biệt là chất lượng cuộc sống (hiệu quả) hay không.
Chất lượng có thể được đo lường bằng cách xem xét mức độ cải thiện so với hệ thống điều hòa không khí cũ, chẳng hạn như hệ thống điều hòa nhiệt độ tốt hơn hay hệ thống đáp ứng tốt hơn. Có thể có xung đột giữa mục tiêu của nền kinh tế là giảm thiểu chi phí và chất lượng, mà mục tiêu không được nắm bắt để đảm bảo chi phí thấp nhất.
Các nhà thầu cũng cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn bảo trì và vận hành trong hai năm đầu tiên của hệ thống được nâng cấp. Đây là một dịch vụ cũng có thể được đo lường bằng giá trị của tiêu chí tiền bạc. Một thước đo tính kinh tế sẽ là chi phí của các nhà thầu cung cấp dịch vụ. Hiệu quả sẽ được đo lường bằng số lượng cuộc gọi đến bảo trì hoặc liên hệ với dịch vụ tư vấn. Hiệu quả sẽ được đo lường bằng việc liệu các cuộc gọi và liên hệ này có đáp ứng các mục tiêu, đặc biệt là chất lượng cuộc sống hay không bằng cách cư dân phản hồi về dịch vụ được cung cấp.
Bài 5.10:
Seatown nằm trên bờ biển. Ngành công nghiệp chính của thị trấn là du lịch với trọng tâm là các kỳ nghỉ gia đình và do đó, sự sạch sẽ của các bãi biển của thị trấn là một yếu tố chính trong thành công của thị trấn.
Hội đồng nhân dân của thị trấn, là cơ quan chính quyền địa phương, có một bộ phận vệ sinh chịu trách nhiệm giữ cho các bãi biển sạch sẽ. Mỗi sáng sớm, sau khi thủy triều rút, các bãi biển được quét dọn, sử dụng thiết bị kéo sau xe kéo. Thiết bị này quét lớp cát trên cùng và chạy qua bộ lọc để loại bỏ rác, trước khi trả lại cát đã làm sạch cho bãi biển. Phần lớn rác là giấy và bao bì nhựa mà khách du lịch đã vứt bỏ, ngoài ra, rác có thể bao gồm chai thủy tinh và lon nhôm.
Để cố gắng ngăn chặn việc xả rác trên bãi biển, hội đồng nhân dân của thị trấn cũng đặt các thùng rác trên các bãi biển phía trên mực nước cao. Các thùng rác cần được dọn sạch thường xuyên, nếu không những người đi du lịch sẽ chất đống rác của họ bên cạnh các thùng rác và điều đó dẫn đến việc rác bị phát tán theo gió hoặc do chim biển nhặt rác làm thức ăn.
Chi phí làm sạch các bãi biển là một khoản chi lớn đối với hội đồng nhân dân của thị trấn. Đội ngũ quản lý hội đồng nhân dân của thị trấn đã yêu cầu bộ phận kiểm toán nội bộ điều tra xem liệu thị trấn có nhận được “giá trị tiền” (VFM) từ khoản chi này hay không. Người đứng đầu kiểm toán nội bộ đang phân vân liệu cuộc kiểm toán nên tập trung vào tính kinh tế và hiệu quả của các hoạt động làm sạch hay tính hữu hiệu của chúng.
Yêu cầu:
1. Đề xuất, đưa ra lý do, về những vấn đề mà bộ phận kiểm toán nội bộ cần nghiên cứu để đánh giá tính kinh tế và hiệu quả của hoạt động vệ sinh bãi biển. Câu trả lời nên bao gồm lời khuyên về cách thu thập dữ liệu và thông tin cần thiết.
2. Đề xuất, đưa ra lý do, về những vấn đề mà bộ phận kiểm toán nội bộ cần nghiên cứu để đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động vệ sinh bãi biển. Câu trả lời nên bao gồm lời khuyên về cách thu thập dữ liệu và thông tin cần thiết
BÀI GIẢI
1. Lý do, về những vấn đề mà bộ phận kiểm toán nội bộ cần nghiên cứu để đánh giá tính kinh tế và hiệu quả của hoạt động vệ sinh bãi biển
- Tính kinh tế
+ Chi phí lao động
Kiểm soát chi phí lao động sẽ là một yếu tố quan trọng của tính kinh tế. Hội đồng nhân dân của thị trấn này cần giảm chi phí lao động để quét cát và dọn sạch thùng rác. Để đánh giá xem liệu chi phí có được giới hạn đầy đủ hay không, hội đồng nhân dân sẽ cần phải so sánh chi phí thực tế với các điểm định chuẩn. Chúng bao gồm việc so sánh chi phí thực tế với ngân sách, với chi phí của những năm trước, với chi phí so sánh cho các bộ phận hoạt động khác của hội đồng và chi phí phát sinh của việc làm sạch bãi biển do các hội đồng
khác chịu trách nhiệm. Đội ngũ quản lý của hội đồng nhân dân sẽ cần điều tra những biến động so với bất kỳ điểm định chuẩn dự kiến nào.
Dữ liệu kế toán quản trị của hội đồng nhân dân phải cung cấp hầu hết thông tin cần thiết, ở đây giả sử rằng đã có hệ thống lập ngân sách phù hợp. Có thể lấy thông tin chi phí lao động từ các hội đồng khác.
+ Chi phí máy móc
Các so sánh tương tự đối với chi phí lao động cũng được thực hiện đối với chi phí máy móc như chi phí vận hành xe cộ. Phân tích được thực hiện này sẽ cần phải tính đến các tác nhân tạo ra chi phí như số lượng xe kéo và số km xe kéo đã di chuyển trên bãi biển
Cũng giống như thông tin chi phí kế toán quản trị và ngân sách, bộ phận kiểm toán nội bộ cũng sẽ cần duy trì thông tin chi tiết về số km xe kéo đã di chuyển trên bãi biển.
- Tính Hiệu quả
+ Sử dụng hiệu quả lao động và máy móc
Hội đồng nhân dân cần tìm hiểu xem các nguồn lực đang được sử dụng như thế nào. Ta cần biết rằng dành bao nhiêu thời gian để quét cát và cả tần suất dọn sạch thùng rác. Tần suất thực tế của việc dọn rác trong thùng phải được so sánh với các tiêu chuẩn mà hội đồng nhân dân đặt ra, để xem xét liệu các thùng rác có được dọn sạch thường xuyên hơn yêu cầu đề ra hay không hoặc lịch trình đổ rác có không phù hợp với điều kiện thực tế hay không.
Sẽ hữu ích nếu có thêm thông tin chi tiết về lượng thời gian dành cho các bộ phận khác nhau. Một số bãi biển có thể khó dọn sạch hơn vì có chướng ngại vật như đá. Thời gian và chi phí dành cho những bãi biển này có thể được giảm bớt bằng cách hạn chế việc quét dọn vào những dịp lễ đông khách du lịch đến trong năm. Tuy nhiên, để đánh giá hiệu quả hoạt động một cách công bằng, hội đồng nhân dân cũng sẽ cần tính đến diện tích của các bãi biển khác nhau và số lượng thùng rác đặt ở bãi biển.
Kiểm toán viên nội bộ sẽ cần duy trì sổ sách chi tiết về thời gian dành cho mỗi bãi biển và thời điểm dọn sạch thùng rác. Điều quan trọng là duy trì việc cập nhật dữ liệu thường xuyên, đặt biệt là các khu vực được đã được làm sạch và số lượng thùng rác.
2. Đề xuất, đưa ra lý do, về những vấn đề mà bộ phận kiểm toán nội bộ cần nghiên cứu để đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động vệ sinh bãi biển. Câu trả lời nên bao gồm lời khuyên về cách thu thập dữ liệu và thông tin cần thiết
- Tính hữu hiệu
+ Số lượng rác thải được thu gom
Hội đồng nhân dân sẽ cần xác định số lượng rác đã được thu gom. Một lần nữa, sẽ rất hữu ích nếu rác được thu gom từ quá trình quét dọn và có thể được theo dõi riêng biệt trên sổ sách với rác thu được từ thùng, để đánh giá cả hai hoạt động một cách công bằng. Khi số lượng được xem xét theo từng mốc thời gian, sẽ rất hữu ích nếu xem xét lượng rác phẩm trên bãi biển tương ứng với tỷ lệ số lượng khách du lịch. Hội đồng cũng nên cố gắng xác định xem liệu sự biến đổi theo mùa khác có ảnh hưởng đáng kể hay không (du khách ít có
xu hướng tiêu thụ thực phẩm hơn và do đó thường bỏ rác vào mùa thu và mùa đông, và cũng ít quán giải khát mở cửa hơn trong những mùa này). Hội đồng nhân dân sẽ cần đánh giá xem liệu có cần thêm nguồn nhân sự vào những thời điểm bận rộn nhất trong năm để kiểm soát lượng rác thải hay không.
Do đó, sổ sách lưu giữ sẽ cần phải bao gồm số lượng rác thải ra mỗi tuần. Có nhiều cách khác nhau để ước tính số lượng du khách, bao gồm số lượng người sử dụng trung tâm thông tin du lịch, số liệu từ bãi đậu xe và ước tính dựa trên không gian thực tế mà mỗi người sử dụng bãi biển chiếm giữ.
+ Số lượng rác thải không được thu gom
Cũng giống như đánh giá lượng rác đã được thu gom, hội đồng nhân dân cần phải có ý kiến về việc liệu tất cả rác đã được thu gom từ bãi biển hay không (hoặc rác tồn đọng trên bãi biển bao lâu trước khi được thu gom). Các chỉ dẫn sẽ đến từ khiếu nại hoặc phản hồi từ những người sử dụng bãi biển. Đội ngũ quản lý cũng cần phải xem xét liệu các thùng rác đã được thu dọn đều đặn hay chưa để tránh rác tràn ra ngoài thùng. Có thể so sánh sổ sách về tần suất dọn sạch thùng rác so với các tiêu chuẩn do hội đồng đề ra. Đội ngũ quản lý
nên điều tra xem các thùng rác có được dọn sạch ít thường xuyên hơn so với yêu cầu của tiêu chuẩn đề ra hay không.
Hội đồng nhân dân nên lưu giữ sổ sách về các khiếu nại mà họ đã nhận được về vấn đề rác thải, xếp hạng của các bên bên ngoài và các dấu hiệu của vấn đề khác, ví dụ như nhận xét bất lợi từ phương tiện truyền thông hoặc các trường hợp thương tích do rác để lại trên bãi biển. Hội đồng nhân dân cũng nên cố gắng thu thập thông tin phản hồi một cách có hệ thống từ du khách trong suốt 1 năm, ví dụ thông qua việc phát hành bảng câu hỏi tại các trung tâm thông tin du lịch.
Kiểm tra tại chỗ các bãi biển sau khi quét dọn rác trên cát và rác trong thùng, đặc biệt là vào những mùa bận rộn nhất trong năm, bộ phận kiểm toán nội bộ cũng sẽ cần cung cấp bằng chứng về việc rác có được thu gom kỹ lưỡng và kịp thời hay không. Việc kiểm tra tại chỗ các bãi biển sẽ cần phải phân biệt giữa các loại rác khác nhau. Những vật dụng lớn hơn, hoặc những vật dụng có thể gây thương tích, sẽ là mối quan tâm hàng đầu. Điều này cũng sẽ giúp xác định xem tần suất tiêu chuẩn đã đặt ra để dọn rác trong thùng có phù hợp hay
không và liệu tần suất này có nên thay đổi vào các thời điểm khác nhau trong năm hay không.
