Hướng dẫn tạo giấy báo lương cho danh dách nhiều người

[lov3inlov3]

Bài này được ATP viết và share trên group kế toán trên face rất được nhiều người share và lưu, Lov3 in post tại đây để các bạn tham khảo.

HƯỚNG DẪN TẠO GIẤY BÁO LƯƠNG CHO LIST NHÂN VIÊN:

Hôm nay trung tâm tin học và kế toán ATP sẽ hướng dẫn các bước làm giấy thông báo lương cho từng người trong công ty.
Nhằm mục đích tăng hiệu suất sử dụng tin học vào công việc và giải đáp thắc mắc, công việc phải làm của các bạn kế toán vào hàng tháng:
Các bước cần chuẩn bị:
1. Chuẩn bị 1 file word chứa mẫu báo lương của công ty như hình mẫu:

2. Chuẩn bị 1 file excel chứa danh sách lương đã được tính sẵn như hình mẫu:

Bước làm như sau:
1. Tắt file Excel đi, Mở file word và bắt đầu làm trên file Giấy báo lương:
- Chọn tab công cụ Mailings =>Start Mail Merge => Step by step mail merge wizard
- Nhìn trên thanh Mail merge hiển thị bên phải màn hình. Các bạn chọn vào Letters rồi bấm Next (Step 1 of 6)
- Tích chọn vào Use the current document rồi bấm Next (Step 2 of 6)
- Tích chọn và Use an exitsting list rồi bấm Next (Step 3 of 6)
- Lúc này hộp thoại Select Data Source cho phép bạn chọn dữ liệu cần tham chiếu đến. Bạn chọn đến file Excel đã tạo => OK => Chọn đúng sheet chứa dữ liệu => OK

2. Lúc này bạn đã kết nối cơ sở dữ liệu xong. Nhìn trên thanh công cụ của Mailings.
- Tích trỏ chuột vào vị trí muốn điền tên Nhân viên
- Insert Merge Field => Chọn đúng trường Họ và tên
- Tích trỏ chuột vào vị trí muốn điền Chức vụ
- Insert Merge Field => Chọn đúng trường Chức vụ
- Tương tự với mọi vị trí khác.
Khi xong ta có kết quả bằng địa chỉ:

Tích chọn vào Preview Results để xem kết quả như hình, các bạn có thể bấm mũi tên next hoặc Previous để xem tất cả danh sách được kết nối.

Tích chọn Finish & Merge để in ấn các giấy báo đã trộn. ATP chúc tất cả các bạn học viên và các bạn mạnh giỏi và ứng dụng tốt mọi thủ thuật đã học vào công việc. Tham khảo khóa học tin học cho kế toán tại website của trung tâm: KETOANATP
Thân!

 

[pqhung091965]

Ðề: Hướng dẫn tạo giấy báo lương cho danh dách nhiều người

Từ File Ex nguồn, nếu chuyển sang dạng File .doc rồi từ đó đưa vào Mail Merge, số liệu sẽ rõ ràng hơn nhiều (theo đúng định dạng số luôn)

 

[lov3inlov3]

Ðề: Hướng dẫn tạo giấy báo lương cho danh dách nhiều người

Từ File Ex nguồn, nếu chuyển sang dạng File .doc rồi từ đó đưa vào Mail Merge, số liệu sẽ rõ ràng hơn nhiều (theo đúng định dạng số luôn)

Chưa hiểu ý của bạn ạ. Mình có làm cho nó có định dạng số được, nhưng làm bằng định dạng sau khi trộn xong có kết quả ạ. Chứ mình chưa hiểu ý bạn là ntn. File nguồn từ Excel, nhưng file giấy báo là của word đấy ạ

 

[hungnd1087]

Ðề: Hướng dẫn tạo giấy báo lương cho danh dách nhiều người

chào banj1 với cách làm này của bạn thì trên 1 lần in trang A4 bạn tạo được mấy phiếu báo lương. Đối với các doanh nghiệp sản xuất hay XD thì só công nhân rất nhiều. Vậy bạn có cách nào để giảm thiểu được số lượng in phiếu báo lương ko. Mình có xem một HD cách làm nhưng lại là 2 phiếu trên 1 trang A4 nhưng mình muốn in khoảng 16 phiếu trên 1 trang A4 thì làm như thế nào. mỗi phiếu chỉ bằng cái phiếu bé ngoan của mẫu giáo thôi.

 

[lov3inlov3]

Ðề: Hướng dẫn tạo giấy báo lương cho danh dách nhiều người

chào banj1 với cách làm này của bạn thì trên 1 lần in trang A4 bạn tạo được mấy phiếu báo lương. Đối với các doanh nghiệp sản xuất hay XD thì só công nhân rất nhiều. Vậy bạn có cách nào để giảm thiểu được số lượng in phiếu báo lương ko. Mình có xem một HD cách làm nhưng lại là 2 phiếu trên 1 trang A4 nhưng mình muốn in khoảng 16 phiếu trên 1 trang A4 thì làm như thế nào. mỗi phiếu chỉ bằng cái phiếu bé ngoan của mẫu giáo thôi.

Cái này bạn phải tự thiết kế phiếu báo lương khá nhỏ nha bạn, tiết kiệm dòng chút (đương nhiên như 1 phiếu bé ngoan thì e rằng khó)
Sau khi trộn xong lương bạn không thực hiện in luôn mà bạn thực hiện kết xuất ra file khác.
Lúc này có bao nhiêu nhân công sẽ kết xuất ra bấy nhiêu thư báo (nằm cùng 1 file word)
Bạn đặt lệnh in và để ý có phần Page Per Sheet có thể giúp bạn in 2,4,6..... trang đó trên 1 tờ A4, thì bạn sẽ tiết kiệm giấy hơn và thu nhỏ hơn đấy!
Hy vọng giúp được bạn hì hì!

 

[hungnd1087]

Ðề: Hướng dẫn tạo giấy báo lương cho danh dách nhiều người

Cảm ơn bạn. Nhưng nếu làm như vậy thì mỗi một phiếu báo lương sẽ nằm trên 1 trang A4, sau khi in và thiết lập cách in theo bạn thì nó sẽ in mặc định ra 16 trang (nửa trên có nội dung, nửa dưới để trắng) trên 1 tờ A4 nhưng nó sẽ bị bổ phí một khoảng trắng ở dưới.

 

[lov3inlov3]

Ðề: Hướng dẫn tạo giấy báo lương cho danh dách nhiều người

Cảm ơn bạn. Nhưng nếu làm như vậy thì mỗi một phiếu báo lương sẽ nằm trên 1 trang A4, sau khi in và thiết lập cách in theo bạn thì nó sẽ in mặc định ra 16 trang (nửa trên có nội dung, nửa dưới để trắng) trên 1 tờ A4 nhưng nó sẽ bị bổ phí một khoảng trắng ở dưới.

Cái này hok thể tránh khỏi bạn ah. Nếu để tránh quá lãng phí bạn đổi khổ giấy của thư mời sang dạng A5 hoặc A6, và khi cài đặt in cũng chọn phần page per sheet là khổ tương tự cho khớp thôi.
Như mình thấy thì khổ A5 mình in được 2 người/ A4 là đẹp.

 

[huyhoang1]

Định dang số xấu quá minh không biết làm cách nào cho số nhìn rõ số hàng nghìn hàng triệu như trên excel

 

[lov3inlov3]

Định dang số xấu quá minh không biết làm cách nào cho số nhìn rõ số hàng nghìn hàng triệu như trên excel

Định dạng số thường là 9000000. Nếu muốn hiển thị là 9,000,000 thì sau khi bạn trộn xong bạn làm ở file word vừa trộn được như sau
Đứng ở vị trí chứa số => Bấm Alt + F9 => viết định dạng \#,# đằng sau định dạng của chuỗi đó và sát bên trong dấu ngoặc => Bấm Alt + F9 => Bấm F9 là được số như ý luôn

 

[be09]

Tôi chả bao giờ sử dụng Mail Merge cả, làm ngay trên Excel luôn cho thuận tiện, đỡ lỗi mà chính xác.

Muốn bao nhiêu phiếu thì gõ từ số ........đến số ............(ví dụ từ 1 đến 100) và chỉ việc chọn in 1 lần là được 100 cái.

 

[lov3inlov3]

Tôi chả bao giờ sử dụng Mail Merge cả, làm ngay trên Excel luôn cho thuận tiện, đỡ lỗi mà chính xác.

Muốn bao nhiêu phiếu thì gõ từ số ........đến số ............(ví dụ từ 1 đến 100) và chỉ việc chọn in 1 lần là được 100 cái.

oh, ý chủ thớt là in 100 cái nhưng mà mỗi cái lại có thông tin của 1 người riêng mà bạn

 

[be09]

Thì tôi nói chỉ với 1 phiếu lương mẫu (làm trên Excel chứ không dùng Mail Merge) sẽ in theo số thứ tự danh sách từ 1 đến 100, được 100 cái thông tin phiếu lương của riêng từng người , chứ tôi đâu có nói in 100 cái của 1 người đâu.

Cái này thời gian tới nếu rảnh tôi sẽ thiết kế lại File và chia sẽ trong Box Excel và VBA, để các thành viên có cái mà dùng cho thuận tiện.

 

[nthumai2000]

Chào các bạn,

Mình có dữ liệu cần gửi email nhắc xóa tạm ứng cần gửi nhân viên, có nhân viên có 1 tạm ứng, có nhân viên có 2 tạm ứng và cùng có người có 3 tạm ứng.
Như vậy có cách nào dùng mail merge gửi mail cho 1 người, nếu nhân viên đó có 2 tạm ứng email sẽ hiện ra 2 dòng, nếu nhân viên có 3 tạm ứng, email sẽ hiện ra 3 dòng data, nhưng chỉ 1 lần gừi mail.

Mong các bạn chỉ giáo giúp ạ.

Cảm ơn rất nhiều.