Khi bạn muốn phát hành hóa đơn thì bạn phải đăng ký với cơ quan thuế, nếu là hóa đơn tự in thì bạn phải nộp mẫu và được sự chấp nhận của cơ quan thuế, ví dụ trong tháng 2 bạn đã đăng ký với cơ quan thuế 2000 số hóa đơn và bạn đã sử dụng hết 2000 số hóa đơn đó, sang ngày 1 tháng 3 bạn chưa nộp đăng ký hóa đơn tiếp với cơ quan thuế nhưng bạn lại sử dụng hóa đơn tự in của mình từ số 2001 cho tới ngày 3 tháng 3 bạn mới nhận được sự đồng ý của cơ quan thuế là tiếp tục sử dụng hóa đơn từ số 2001 đến 4000 vậy số hóa đơn 2001 kia là bạn sử dụng hóa đơn nhưng không thực hiện thông báo phát hành hóa đơn.
Trường hợp hóa đơn hết hạn sử dụng, ví dụ bạn đăng ký với cơ quan thuế hóa đơn tự in trong năm 2007 là 1000 số ký hiệu AA/2007T số bắt đầu 00001, số kết thúc 1000, nhưng khi quyết toán sử dụng ấn chỉ với cơ quan thuế bạn mới sử dụng đến số 988 và bạn đăng ký mới tiếp sang năm 2008 sẽ bắt đầu số hóa đơn 00001 ký hiệu AA/2008T từ tháng1 nhưng sang tháng 1 năm 2008 bạn sử dụng tiếp số hóa đơn còn lại của năm 2007 là 989,900 hai số này thời điểm tháng 1 năm 2008 không còn được sử dụng nữa thì hành vi này là hành vi sử dụng hóa đơn đã hết hạn sử dụng.Hoặc có thể bạn mua hóa đơn của cơ quan thuế, nhưng đến cuối năm 2007 cơ quan thuế thông báo phát hành hóa đơn ký hiệu khác, các hóa đơn mà DN mua còn tồn của năm 2007 sẽ không được sử dụng từ 01/01/2008 mà DN bạn thời điểm 01/01/2008 vẫn sử dụng hóa đơn đã mua trong năm 2007 thì bị coi là sử dụng hóa đơn đã hết hạn sử dụng.
