Giám đốc là người có trách nhiệm cao nhất tại công ty, có quyền ký kết và chịu trách nhiệm về chữ ký của mình trong các hóa đơn chứng từ. Tuy nhiên, giám đốc không thể lúc nào cũng có mặt tại công ty để giải quyết và ký được vì vậy phó giám đốc – người có quyền hạn sau giám đốc có thể ký thay giám đốc. Để có thể ký thay giám đốc trên các hóa đơn, chứng từ thì phó giám đốc cần những điều kiện gì?
Quy đinh cụ thể tại khoản 2 điều 16 tại điểm D của TT39/2014/TT-BTC quy định về cách viết quy định cách viết một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn, cách tính cụ thể như sau:
“d) Trên tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)”
Trong trường hợp mà thủ trưởng đơn vị không ký trên tiêu thức người bán hàng sẽ cần có cả giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị, đưa cho người bán trực tiếp ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn, đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”
Dựa vào quy định về ký thay trên hóa đơn thì doanh nghiệp cần thực hiện những bước cơ bản như sau:
+ Giám đốc không có ký được trên hóa đơn có thể ủy quyền cho phó giám đốc ký thay trên hóa đơn
+ Điều kiện là giám đốc phải có văn bản ủy quyền đưa lại cho phó giám đốc dùng để ký thay trên hóa đơn khi lập hóa đơn bán hàng cho Phó Giám đốc Công ty ký và đóng dấu trên tiêu thức thủ trưởng đơn vị ký và đóng dấu.
=> Điều kiện để phó giám đốc ký và đóng dấu trên hóa đơn phải đảm bảo những yêu cầu sau:
– Giám đốc, thủ trưởng đơn vị có quyền ủy nhiệm cho cá nhân thực hiện việc ký duyệt nhưng ngoài việc phải đảm bảo việc ủy quyền đó không được trái với những điều lệ của công ty và những nguyên tắc tối thiểu của Bộ Luật dân sự.
– Để ủy quyền cho phó giám đốc doanh nghiệp trong văn bản ủy quyền của công ty cần ghi rõ những nội dung cơ bản như sau:
+ Quyết định uỷ quyền của giám đốc
+ Phạm vi ủy quyền của công ty
+ Văn bản được ủy quyền trong khoảng thời gian nào
– Quyết định ủy quyền ký thay trên hóa đơn phải thông báo công khai để khách hàng được biết về người ký thay trên hóa đơn. Góc trái ở phía trên của hóa đơn khi ký thay trên hóa đơn của liên 2 phải đóng dấu của đơn vị.
–Trường hợp, người được ủy quyền được thực hiện công việc giới hạn trong phạm vi ủy quyền, quy định thực hiện công việc ngoài phạm vi ủy quyền có sự chấp thuận của bên ủy quyền. Những công việc mà người được ủy quyền thực hiện không trong phạm vi ủy quyền dựa vào hành vi đó sẽ do chính người được ủy quyền chịu trách nhiệm trong trường hợp người ủy quyền biết hành vi vượt quá phạm vi ủy quyền mà không phản đối.
=> Lưu ý:
–Khi làm ủy quyền ký thay cho phó giám đốc còn giám đốc và thủ trưởng vẫn phải chịu trách nhiệm toàn diện đối với mọi hậu quả do hành vi của người được uỷ quyền thực hiện nếu sau này có phát sinh sai phạm.
Nguồn: Tổng Hợp
Quy đinh cụ thể tại khoản 2 điều 16 tại điểm D của TT39/2014/TT-BTC quy định về cách viết quy định cách viết một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn, cách tính cụ thể như sau:
“d) Trên tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)”
Trong trường hợp mà thủ trưởng đơn vị không ký trên tiêu thức người bán hàng sẽ cần có cả giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị, đưa cho người bán trực tiếp ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn, đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”
Dựa vào quy định về ký thay trên hóa đơn thì doanh nghiệp cần thực hiện những bước cơ bản như sau:
+ Giám đốc không có ký được trên hóa đơn có thể ủy quyền cho phó giám đốc ký thay trên hóa đơn
+ Điều kiện là giám đốc phải có văn bản ủy quyền đưa lại cho phó giám đốc dùng để ký thay trên hóa đơn khi lập hóa đơn bán hàng cho Phó Giám đốc Công ty ký và đóng dấu trên tiêu thức thủ trưởng đơn vị ký và đóng dấu.
– Giám đốc, thủ trưởng đơn vị có quyền ủy nhiệm cho cá nhân thực hiện việc ký duyệt nhưng ngoài việc phải đảm bảo việc ủy quyền đó không được trái với những điều lệ của công ty và những nguyên tắc tối thiểu của Bộ Luật dân sự.
– Để ủy quyền cho phó giám đốc doanh nghiệp trong văn bản ủy quyền của công ty cần ghi rõ những nội dung cơ bản như sau:
+ Quyết định uỷ quyền của giám đốc
+ Phạm vi ủy quyền của công ty
+ Văn bản được ủy quyền trong khoảng thời gian nào
– Quyết định ủy quyền ký thay trên hóa đơn phải thông báo công khai để khách hàng được biết về người ký thay trên hóa đơn. Góc trái ở phía trên của hóa đơn khi ký thay trên hóa đơn của liên 2 phải đóng dấu của đơn vị.
–Trường hợp, người được ủy quyền được thực hiện công việc giới hạn trong phạm vi ủy quyền, quy định thực hiện công việc ngoài phạm vi ủy quyền có sự chấp thuận của bên ủy quyền. Những công việc mà người được ủy quyền thực hiện không trong phạm vi ủy quyền dựa vào hành vi đó sẽ do chính người được ủy quyền chịu trách nhiệm trong trường hợp người ủy quyền biết hành vi vượt quá phạm vi ủy quyền mà không phản đối.
=> Lưu ý:
–Khi làm ủy quyền ký thay cho phó giám đốc còn giám đốc và thủ trưởng vẫn phải chịu trách nhiệm toàn diện đối với mọi hậu quả do hành vi của người được uỷ quyền thực hiện nếu sau này có phát sinh sai phạm.
Nguồn: Tổng Hợp
