Chu kỳ lập kế hoạch hàng năm để phát triển công ty là khi nào?

Son.Tran

Member
Hội viên mới
Mặc dù năm tài chính của chúng ta thường bắt đầu từ ngày 01/01 năm sau. Vậy nên lập kế hoạch vào thời điểm nào? Trong bài viết này mình sẽ chia sẻ chu kỳ và cách sử dụng nó để thúc đẩy sự phát triển Công ty. Nếu không có kế hoạch phù hợp, một công ty sẽ gặp khó khăn trong việc đạt được các mục tiêu của mình.
Mình nhận thấy rằng có ba giai đoạn xảy ra trong năm:
  • Lập kế hoạch và chuẩn bị (từ tháng 9 đến tháng 12)
  • Thực thi (từ tháng 1 đến tháng 5 và từ tháng 9 đến tháng 12)
  • Suy ngẫm, xem xét và điều chỉnh (từ tháng 6 đến tháng 8)
Ngoài ra, chúng ta cần có một tầm nhìn ba năm liên tục cho công ty. Điều này cho phép tạo ra các mục tiêu dài hạn và đưa chúng vào kế hoạch làm việc hàng năm khi cần thiết và phải làm việc với nó trong suốt cả năm.
1. Lập kế hoạch và chuẩn bị (từ tháng 9 đến tháng 12)
Có ba phần cho phần lập kế hoạch và chuẩn bị của chu trình.
  • Đầu tiên, với sự giúp đỡ của nhóm quản lý, thực hiện việc tranh luận, thảo luận và thống nhất về tầm nhìn và mục tiêu dài hạn của công ty, sau đó đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được (mình sử dụng mục tiêu và kết quả chính , hoặc OKR) cho năm dương lịch sắp tới.
  • Sau đó, mỗi bộ phận phát triển các nhiệm vụ sẽ giúp công ty đạt được các mục tiêu của mình.
  • Cuối cùng, xây dựng mô hình tài chính và nguồn lực cần thiết cho các nhiệm vụ được giao.
Trao đổi với Giám đốc điều hành bằng cách xem xét các mục tiêu và tầm nhìn dài hạn của công ty, đồng thời thực hiện phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, mối đe dọa) về tình hình hiện tại. Giám đốc điều hành phải luôn có trong tay tầm nhìn ba năm về nơi công ty sẽ đi và trong giai đoạn đầu của chu kỳ lập kế hoạch, người điều hành sẽ xem xét ba hoặc bốn điều (các mục tiêu chính) mà công ty cần tập trung vào trong năm dương lịch sắp tới để biến các yếu tố của tầm nhìn dài hạn đó thành hiện thực.
Khi xem xét các mục tiêu, phải luôn đảm bảo rằng chúng có thể đo lường được. Bất kể mục tiêu mà nhóm quản lý đặt ra là gì, tại thời điểm này, kết quả chính có thể đo lường được luôn ở mức cao và càng ít càng tốt. Sau đó, xem từng bộ phận có thể đóng góp như thế nào để đạt được kết quả cấp cao.
Khi mỗi bộ phận đã cân nhắc với một đề xuất, mình sẽ xem xét những nguồn lực tài chính nào cần thiết để họ hành động.
Đây là lúc thực tế bắt đầu: Liệu kế hoạch có quá tốn kém không? Tự tin vượt kế hoạch là gì? Điều gì cần đánh giá lại? Trong bất kỳ trường hợp nào, tất cả các thành phần của kế hoạch lịch năm tới - nó đòi hỏi những gì, nguồn lực cần thiết và cách đo lường kết quả - phải được thực hiện trước khi kết thúc năm dương lịch hiện tại. Trên thực tế, kế hoạch hoàn chỉnh phải được sẵn sàng sớm để hội đồng quản trị có thể tư vấn và thông qua trước khi có hiệu lực.
Về lý thuyết, chúng ta không cần phải chuẩn bị sẵn kế hoạch làm việc cho năm tới cho đến ngày 31 tháng 12. Thực tế là đối với nhiều công ty, bao gồm cả mình, tháng 12 là một thời điểm kỳ lạ trong năm. Cuộc sống cá nhân và cuộc sống kinh doanh va chạm với nhau, khi mọi người chuẩn bị cho Giáng sinh, đi dự tiệc và có lẽ lên kế hoạch du lịch trong kỳ nghỉ trong khi gấp rút hoàn thành các dự án hiện tại, đạt mục tiêu doanh thu và dọn dẹp kho cho năm sau.
Quy tắc của mình cho tháng 12 rất đơn giản: Để giảm thiểu sự hoảng sợ, hãy đảm bảo mọi thứ quan trọng được hoàn thành trước khi mùa Yuletide bắt đầu. Điều đó bao gồm cả kế hoạch làm việc của năm tới.
2. Thực hiện (từ tháng 1 đến tháng 5 và tháng 9 đến tháng 12)
Có ba thành phần khác biệt đối với phần này của chu trình kế hoạch làm việc:
  • Truyền đạt kế hoạch cho nhân viên.
  • Phối hợp mọi thứ để nó diễn ra suôn sẻ.
  • Chỉnh sửa khi cần thiết.
Mình bắt đầu mỗi năm dương lịch bằng cách thông báo cho nhân viên các mục tiêu của công ty và kết quả mong đợi trong năm.
Ngoài việc biết những gì họ dự kiến sẽ làm, mọi người cần phải hiểu tại sao chúng tôi đang làm điều đó. Nhân viên càng hiểu lý do tại sao họ được giao một nhiệm vụ cụ thể, họ càng cảm thấy mình đang đóng góp vào sự thành công của công ty.
Phải đảm bảo sứ mệnh và tầm nhìn của Công ty luôn hiển thị cho nhân viên. Chúng tôi thường xuyên nói về các sáng kiến hỗ trợ các mục tiêu của chúng tôi tại các cuộc họp chung. Và sau đó, mỗi bộ phận sẽ thông báo cho các thành viên của mình những mục tiêu mà bộ phận đó sẽ thực hiện.
Khi các dự án và sáng kiến được triển khai, điều rất quan trọng là phải có sự phối hợp triển khai .
Khách hàng không quan tâm đến các phòng ban hoặc nhóm của chúng tôi; những gì khách hàng muốn là một hành trình thú vị từ A đến B.
Rất dễ dàng cho các bộ phận khác nhau di chuyển theo một nhịp điệu khác nhau, vì vậy việc phối hợp nhịp nhàng và liên tục trong việc thực hiện tổng thể là điều cần thiết. Hãy nghĩ về một câu chuyện được viết bởi nhiều tác giả. Ngay cả khi câu chuyện được kể, sự mâu thuẫn trong giọng điệu, căng thẳng và con người có thể khiến người đọc rất bối rối. Chúng tôi muốn mọi người và mọi đội nghĩ đến toàn bộ hành trình của khách hàng. Một cách để làm điều đó là đặt ra các mục tiêu ngắn hạn.
Mặc dù toàn công ty có thể đo lường các mục tiêu của mình hàng năm, nhưng các bộ phận cần đo lường chúng trong những khoảng thời gian ngắn hơn nhiều để đảm bảo rằng chúng đang đi đúng hướng.
Cuối cùng, chúng tôi điều chỉnh các dự án của mình khi cần thiết.
Bởi vì chúng tôi luôn đo lường kết quả, chúng tôi có thể sửa kế hoạch của mình khá nhanh chóng. Ngoài ra, chúng tôi dành thời gian để học hỏi từ mỗi công việc mà chúng tôi thực hiện. Chúng tôi hỏi tại sao nó hoạt động (hoặc không hoạt động)? Tại sao khách hàng thích (hoặc không thích)? Và chúng ta luôn hỏi: Chúng ta có đang đi đúng hướng không?
3. Suy ngẫm, xem xét và điều chỉnh (từ tháng 6 đến tháng 8)
Đối với nhiều doanh nghiệp, mọi thứ chậm lại trong mùa hè. Có tới một phần tư nhân viên của chúng tôi có thể đi nghỉ bất cứ lúc nào trong những tháng mùa hè và một số lượng tương tự khách hàng của chúng tôi cũng thường đi nghỉ.
Nếu mọi thứ đang chậm lại, hãy tận dụng thời gian đó để Suy ngẫm, xem xét và điều chỉnh . Chúng tôi thường lên kế hoạch cho một phiên chiến lược giữa năm vào mùa hè và tôi khuyến khích mọi người dành thời gian để suy nghĩ về tương lai khi mọi thứ bớt bận rộn hơn.
Kế hoạch ba năm
Giám đốc Tài chính phải lập kế hoạch dài hạn phải được thực hiện theo chu kỳ hàng năm. Điều đó có nghĩa là có một kế hoạch ba năm liên tục đưa ra phương hướng mà công ty muốn phát triển và hành động theo từng phần của kế hoạch đó mỗi năm. Làm việc theo kế hoạch ba năm có chu kỳ riêng của nó.
Kế hoạch, sau khi được lập, nên được xem xét hàng năm vào gần cuối quý đầu tiên. Điều đó có nghĩa là dành thời gian để xem xét lại tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, và đặt câu hỏi: Ba năm sau chặng đường, chúng tôi muốn trở thành một công ty ở đâu? Ví dụ, chúng ta muốn phục vụ một thị trường mới hay phát triển một dòng sản phẩm mới?
Trong quý thứ hai, đã đến lúc bắt đầu hoàn thiện những mục tiêu đó bằng cách đặt câu hỏi chúng ta có những sáng kiến lớn trong nhiều năm để đạt được mục tiêu dài hạn của mình? Làm thế nào những sáng kiến đó sẽ giúp chúng tôi đạt được các mục tiêu dài hạn được xác định trong Q1?
Vào mùa thu, khi chúng tôi bắt đầu lên kế hoạch hàng năm cho năm tới, chúng tôi nên hỏi xem chúng tôi có thể thực hiện những sáng kiến nào trong năm tới để giúp chúng tôi đạt được các mục tiêu dài hạn của mình. Và từ đó trở đi, các yếu tố của kế hoạch dài hạn được đưa vào các mục tiêu cho năm tới.
Theo quan điểm của Gord, sai lầm phổ biến nhất mà các công ty khởi nghiệp mắc phải là không suy nghĩ đủ về những điều dài hạn mà họ cần để tiếp tục phát triển - những điều không có kết quả cuối cùng trong năm hiện tại. Nói cách khác, nếu bạn không dành thời gian để suy nghĩ một cách thoải mái và sáng tạo về cách bạn sẽ nhảy cóc trong cuộc thi của mình, bạn sẽ rất khó làm được như vậy.
Một lời cuối cùng cho những người khôn ngoan: Các kế hoạch được đặt ra tốt nhất hầu như sẽ không bao giờ thực hiện suôn sẻ. Hoàn cảnh chắc chắn sẽ thay đổi. Nhận ra rằng bất cứ điều gì bạn đã lên kế hoạch, bạn sẽ luôn đánh giá lại.
 

CẨM NANG KẾ TOÁN TRƯỞNG


Liên hệ: 090.6969.247

KÊNH YOUTUBE DKT

Kỹ thuật giải trình thanh tra BHXH

Đăng ký kênh nhé cả nhà

SÁCH QUYẾT TOÁN THUẾ


Liên hệ: 090.6969.247

Top