Từ ngày 01/6/2014, Thông tư 39/2014/TT-BTC đã có hiệu lực, thay thế cho Thông tư 64/2013/TT-BTC về vấn đề hóa đơn tài chính của các doanh nghiệp. Dưới đây Phần mềm kế toán Link Q xin tổng hợp một số câu hỏi tình huống liên quan đến hóa đơn GTGT đang được các kế toán rất quan tâm thắc mắc.
1. Công ty chúng tôi thuộc diện đặt in hóa đơn, đã đặt in hóa đơn nhưng chưa thông báo phát hành mà đã sử dụng thì có được không?
Trả lời:
Về qui định phát hành hóa đơn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, tại khoản 1, khoản 4, Điều 9, Chương II Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì: Tổ chức, cá nhân kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ (trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế) phải lập Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.5, phụ lục 3) và gửi kèm theohóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Như vậy, trường hợp công ty bạn đặt in hóa đơn nhưng chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng là hành vi: “sử dụng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng” và theo qui định tại Điều 22, Chương III, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 15/05/2013 của Bộ tài chính thì công ty bạn đã sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Theo đó, Công ty bạn sẽ bị xử phạt về hành vi vi phạm qui định về phát hành hóa đơn tại Điều 37, Nghị Định số 109/2013/NĐ-CP ngày 24/09/2013 của Chính Phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn của Chính Phủ. Mức phạt cụ thể cũng được qui định tại Khoản 5, Điều 38, Nghị Định số 109/2013/NĐ-CP ngày 24/09/2013 của Chính Phủ. “Phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (trừ hành vi vi phạm qui định tại khoản 2, Điều 37 Nghị định này)”.
Tuy nhiên, Doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/06/2014 phải lưu ý theo Điều 6 của TT 39/2014/TT-BTC như sau: Theo quy định tại Điều 6 Thông tư là “Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn” mới được tự in hóa đơn GTGT.
Đối chiếu với các quy định về vốn pháp định của ngân hàng thì rõ ràng các Ngân hàng đã được thành lập thì mặc nhiên đáp ứng điều kiện này.
Đối với các Doanh nghiệp, thì so với điều kiện trước đây chỉ là vốn điều lệ trên 01 tỷ đồng thì đây là mức thay đổi rất lớnnhư sau:
- Trường hợp Doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/6/2014 có vốn điều lệ dưới 15 tỷ muốn tự in hóa đơn thì phải có “thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn”.
- Doanh nghiệp thành lập trước ngày này (mà vốn dưới 15 tỷ) thì được sử dụng số hóa đơn đã có thông báo phát hành còn lại, sau ngày này thì phải mua của cơ quan Thuế. (khoản 2 Điều 32)
- Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế muốn tự in hóa đơn thì phải sử dụng phần mềm do cơ quan thuế cung cấp, để cơ quan thuế đảm bảo được toàn bộ dữ liệu của hóa đơn tự in.
2. Chúng tôi là đơn vị bán đại lý mua bán rất nhiều mặt hàng. Một lần bán hàng có giá trị thanh toán 200.000 đồng trở lên, nhưng khách hàng không lấy hóa đơn. Xin hỏi chúng tôi có phải lập hóa đơn không và nếu lập thì lập thế nào?
Trả lời:
Theo quy định của mục b, Khoản 1, Điều 16, Chương III, Thông tư 39/2014/TT-BTC có nội dung “b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.” Công ty bạn vẫn phải lập hóa đơn GTGT.
Có 2 cách có thể áp dụng đối với trường hợp công ty bạn như sau:
• Trường hợp 1: Khi bán hàng xuất hóa đơn luôn, trên tiêu thức “ Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua “ ghi rõ là người mua không lấy hóa đơn.
• Trường hợp 2: Tập hợp toàn bộ hóa đơn bán hàng, cuối kỳ lập bảng kê và xuất hóa đơn 1 lần cho bảng kê đó trên tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua“ ghi rõ là Khách lẻ, chi tiết theo bảng kê.
3. Thông thường tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” là do Giám đốc công ty tôi ký. Nay Giám đốc công ty đi nước ngoài thì người trực tiếp bán hàng ký có được không?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm d, Khoản 2, Điều 16, Chương III, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính: “d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”:Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Trường hợp Giám đốc công ty bạn đi nước ngoài thì người trực tiếp bán hàng có thể ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn nhưng phải có giấy ủy quyền của Giám đốc công ty cho người trực tiếp bán ký và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
4. Công ty tôi thường xuyên bán hàng hóa thông qua điện thoại hoặc FAX do vậy không có chữ ký của người mua hàng trên hóa đơn. Xin hỏi chúng tôi phải ghi như thế nào vào chỉ tiêu này?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 16, Chương III, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính “đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên): Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX. Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.”
Trường hợp Công ty bạn bán hàng thông qua điện thoại hoặc FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, Công ty bạn phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, FAX.
Nguồn: Phần mềm kế toán Link Q
1. Công ty chúng tôi thuộc diện đặt in hóa đơn, đã đặt in hóa đơn nhưng chưa thông báo phát hành mà đã sử dụng thì có được không?
Trả lời:
Về qui định phát hành hóa đơn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, tại khoản 1, khoản 4, Điều 9, Chương II Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì: Tổ chức, cá nhân kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ (trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế) phải lập Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.5, phụ lục 3) và gửi kèm theohóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Như vậy, trường hợp công ty bạn đặt in hóa đơn nhưng chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng là hành vi: “sử dụng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng” và theo qui định tại Điều 22, Chương III, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 15/05/2013 của Bộ tài chính thì công ty bạn đã sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Theo đó, Công ty bạn sẽ bị xử phạt về hành vi vi phạm qui định về phát hành hóa đơn tại Điều 37, Nghị Định số 109/2013/NĐ-CP ngày 24/09/2013 của Chính Phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn của Chính Phủ. Mức phạt cụ thể cũng được qui định tại Khoản 5, Điều 38, Nghị Định số 109/2013/NĐ-CP ngày 24/09/2013 của Chính Phủ. “Phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (trừ hành vi vi phạm qui định tại khoản 2, Điều 37 Nghị định này)”.
Tuy nhiên, Doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/06/2014 phải lưu ý theo Điều 6 của TT 39/2014/TT-BTC như sau: Theo quy định tại Điều 6 Thông tư là “Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn” mới được tự in hóa đơn GTGT.
Đối chiếu với các quy định về vốn pháp định của ngân hàng thì rõ ràng các Ngân hàng đã được thành lập thì mặc nhiên đáp ứng điều kiện này.
Đối với các Doanh nghiệp, thì so với điều kiện trước đây chỉ là vốn điều lệ trên 01 tỷ đồng thì đây là mức thay đổi rất lớnnhư sau:
- Trường hợp Doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/6/2014 có vốn điều lệ dưới 15 tỷ muốn tự in hóa đơn thì phải có “thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn”.
- Doanh nghiệp thành lập trước ngày này (mà vốn dưới 15 tỷ) thì được sử dụng số hóa đơn đã có thông báo phát hành còn lại, sau ngày này thì phải mua của cơ quan Thuế. (khoản 2 Điều 32)
- Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế muốn tự in hóa đơn thì phải sử dụng phần mềm do cơ quan thuế cung cấp, để cơ quan thuế đảm bảo được toàn bộ dữ liệu của hóa đơn tự in.
2. Chúng tôi là đơn vị bán đại lý mua bán rất nhiều mặt hàng. Một lần bán hàng có giá trị thanh toán 200.000 đồng trở lên, nhưng khách hàng không lấy hóa đơn. Xin hỏi chúng tôi có phải lập hóa đơn không và nếu lập thì lập thế nào?
Trả lời:
Theo quy định của mục b, Khoản 1, Điều 16, Chương III, Thông tư 39/2014/TT-BTC có nội dung “b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.” Công ty bạn vẫn phải lập hóa đơn GTGT.
Có 2 cách có thể áp dụng đối với trường hợp công ty bạn như sau:
• Trường hợp 1: Khi bán hàng xuất hóa đơn luôn, trên tiêu thức “ Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua “ ghi rõ là người mua không lấy hóa đơn.
• Trường hợp 2: Tập hợp toàn bộ hóa đơn bán hàng, cuối kỳ lập bảng kê và xuất hóa đơn 1 lần cho bảng kê đó trên tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua“ ghi rõ là Khách lẻ, chi tiết theo bảng kê.
3. Thông thường tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” là do Giám đốc công ty tôi ký. Nay Giám đốc công ty đi nước ngoài thì người trực tiếp bán hàng ký có được không?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm d, Khoản 2, Điều 16, Chương III, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính: “d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”:Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Trường hợp Giám đốc công ty bạn đi nước ngoài thì người trực tiếp bán hàng có thể ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn nhưng phải có giấy ủy quyền của Giám đốc công ty cho người trực tiếp bán ký và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
4. Công ty tôi thường xuyên bán hàng hóa thông qua điện thoại hoặc FAX do vậy không có chữ ký của người mua hàng trên hóa đơn. Xin hỏi chúng tôi phải ghi như thế nào vào chỉ tiêu này?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 16, Chương III, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính “đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên): Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX. Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.”
Trường hợp Công ty bạn bán hàng thông qua điện thoại hoặc FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, Công ty bạn phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, FAX.
Nguồn: Phần mềm kế toán Link Q
