Các khoản phải thu

Đan Thy

Member
Hội viên mới
1. Các vấn đề chung
Trong quá trình kinh doanh, khi doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa được khách hàng thanh toán sẽ hình thành khoản nợ phải thu. Ngoài ra nợ phải thu còn phát sinh trong các trường hợp như bắt bồi thường, cho mượn vốn tạm thời, khoản ứng trước tiền cho người bán, các khoản tạm ứng, các khoản ký quỹ, ký cược… Như vậy, nợ phải thu chính là tài sản của doanh nghiệp do người khác nắm giữ, doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ và có biện pháp thu hồi nhanh chóng.
Phân loại Nợ phải thu
Phân loại cho mục đích trình bày thông tin trên Báo cáo tình hình tài chính
Phân loại nợ phải thu theo thời hạn thanh toán còn lại kể từ ngày lập Báo cáo tài chính: chia thành 2 loại: Nợ phải thu ngắn hạn và Nợ phải thu dài hạn.
- Đối với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường trong vòng 12 tháng: Nợ phải thu được thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày lập Báo cáo tài chính được xếp vào loại Nợ phải thu ngắn hạn; sau 12 tháng được xếp vào loại Nợ phải thu dài hạn.
- Đối với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường dài hơn 12 tháng: Nợ phải thu được thanh toán kể từ ngày lập Báo cáo tài chính trong vòng một chu kỳ kinh doanh bình thường được xếp vào loại Nợ phải thu ngắn hạn; dài hơn một chu kỳ kinh doanh bình thường được xếp vào loại Nợ phải thu dài hạn.
Phân loại cho mục đích quản lý công nợ phải thu.
Phân loại theo nội dung có nhiều loại nợ phải thu: phải thu của khách hàng, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu nội bộ, phải thu khác…
Trong phạm vi chương này chỉ trình bày khoản phải thu của khách hàng và phải thu khác.
Quy định hạch toán
- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết từng đối tượng phải thu, từng thời hạn thanh toán, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn.
- Các khoản nợ phải thu nếu có liên quan đến vàng tiền tệ thì phải được theo dõi chi tiết theo số lượng, chất lượng, quy cách và giá trị theo giá quy định. - Định kỳ tiến hành đối chiếu công nợ, xác định được các loại nợ trả đúng hạn, khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc có khoản nợ không đòi được để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xử lý đối với khoản nợ không đòi được.
2. Kế toán phải thu của khách hàng
Trong các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp, khoản phải thu của khách hàng thường phát sinh nhiều nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất và cũng chứa đựng nhiều rủi ro nhất. Vì vậy khi quyết định một hợp đồng bán hàng được phép trả chậm, doanh nghiệp cần xem xét kỹ khả năng về tài chính của khách hàng để tránh tình trạng bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán.
Kiểm soát nội bộ
Nợ phải thu của khách hàng gắn liền với quá trình bán hàng. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu về quá trình bán hàng chắc chắn sẽ giảm thiểu những rủi ro có thể phát sinh trong việc thu hồi các khoản nợ phải thu của khách hàng. Một số nguyên tắc chung mà các doanh nghiệp cần phải thực hiện để tránh những tiêu cực hoặc rủi ro có thể xảy ra:
- Xây dựng một chính sách bán hàng rõ ràng, cụ thể: Một khó khăn lớn cho các doanh nghiệp là muốn tăng doanh số bán bằng cách thực hiện chính sách bán hàng trả chậm nhưng lại muốn giảm thiểu những hậu quả do việc bán trả chậm có thể xảy ra, đó là các khoản nợ không có khả năng thu hồi. Do đó phải cập nhật được các thông tin về tài chính của khách hàng, cho khách hàng hưởng chiết khấu khi họ thanh toán nhanh hoặc khi họ mua hàng với khối lượng nhiều…
- Không phân công kiêm nhiệm cho một người phụ trách nhiều công việc trong chu trình bán hàng. Ví dụ nhân viên kế toán theo dõi nợ phải thu của khách hàng không thể phụ trách luôn việc thu tiền vì trong trường hợp này rất có thể nhân viên này chiếm dụng luôn khoản tiền thu được mà không ghi vào sổ sách kế toán… Khi sử dụng nhiều người phụ trách những công việc khác nhau, việc kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận sẽ dễ phát hiện được những sai phạm và giảm bớt những hành vi gian lận. Nguyên tắc này thường bị vi phạm ở những doanh nghiệp nhỏ vì số lượng nhân viên ít nên thường hay phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Trong trường hợp này, việc sử dụng con người tin cậy là rất quan trọng.
- Theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi các khoản nợ: Để thu hồi nợ nhanh chóng và chặt chẽ, bộ phận bán chịu cần liệt kê các khoản nợ phải thu theo tuổi nợ và phân công trách nhiệm đòi nợ cho từng nhân viên. Định kỳ đối chiếu với khách hàng các khoản nợ, thông báo cho khách hàng biết trước các khoản nợ đã đến hạn trả để họ chuẩn bị trước và doanh nghiệp có thể thu hồi nợ nhanh chóng.
Chứng từ
Chứng từ để kế toán căn cứ ghi chép vào sổ cái tài khoản “Phải thu của khách hàng” là các hóa đơn bán hàng kèm theo lệnh bán hàng đã được phê duyệt bởi bộ phận phụ trách bán chịu. Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng thì kế toán phải tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu. Ngoài ra còn có các chứng từ khác có liên quan: Phiếu chi (trong trường hợp chi hộ khách hàng), Phiếu thu (khi thu tiền hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng), Biên bản bù trừ công nợ…
Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 131 - Phải thu của khách hàng để theo dõi khoản nợ phải thu của khách hàng
1679628579871.png

Ví dụ 5.7 Bán hàng trả chậm, có phát sinh chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thanh toán: là khoản chiết khấu cho người mua hưởng do người mua thanh toán trước thời hạn.
1- Theo hóa đơn GTGT số …ngày 20/6/N: bán hàng cho khách hàng M có giá chưa thuế trên hóa đơn 20.000.000đ, thuế suất GTGT 5% theo phương thức trả chậm. Điều kiện thanh toán 1/5,n/30 (thanh toán trong vòng 5 ngày đầu được hưởng chiết khấu thanh toán 1% tổng số tiền phải trả, thời hạn nợ là 30 ngày).
Khi bán hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT, bút toán nhật ký:
Nợ TK 131 21.000.000
Có TK 511 20.000.000
Có TK 333(33311) 1.000.000
Sau khi ghi bút toán nhật ký vào sổ Nhật ký kế toán ghi vào Sổ cái theo dõi TK 131, TK 511 và TK 3331, đồng thời mở sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng M để theo dõi.
2- Ngày 24/6/N, doanh nghiệp nhận được giấy báo Có của Ngân hàng về khoản tiền khách hàng M thanh toán đủ tiền hàng sau khi trừ CKTT được hưởng.
Khoản chiết khấu thanh toán cho người mua hưởng làm giảm đi khoản phải thu về từ khách hàng, doanh nghiệp ghi tăng vào TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính.
Bút toán nhật ký:
Nợ TK 112 20.790.000
Nợ TK 635 210.000
Có TK 131 21.000.000
3. Kế toán phải thu khác
Phải thu khác là các khoản phải thu không mang tính chất thương mại như:
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất, các khoản cho mượn có tính chất tạm thời không lấy lãi, các khoản chi hộ, các khoản tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính…
- Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý.
Chứng từ sử dụng trong trường hợp này là Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản kiểm kê, Biên bản xử lý tài sản thiếu, Hợp đồng mượn, kèm theo Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Phiếu chi…
Kế toán sử dụng TK 138 - Phải thu khác để theo dõi các khoản phải thu khác. Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh trị giá tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý.
- TK 1385- Phải thu về cổ phần hoá: Phản ánh số phải thu về cổ phần hoá mà doanh nghiệp đã chi ra trong doanh nghiệp cổ phần hoá. Trong phạm vi chương này, không trình bày khoản phải thu về cổ phần hoá.
- TK 1388- Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị ngoài các khoản phải thu phản ánh ở các tài khoản 131,133,136,1381,1385.
1679628858693.png

1679628882975.png

Ví dụ 5.9 Phải thu khác
Theo Biên bản kiểm kê vật liệu số…ngày 30/6/N: Trị giá vật liệu A trên sổ kế toán: 20.000.000đ, theo số liệu kiểm kê: 18.000.000đ, trị giá vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân.
Ngày 2/7: Theo quyết định của ban giám đốc: xử lý bắt thủ kho phải bồi thường 3/4, số còn lại tính vào giá vốn hàng bán. Đã lập Biên bản xử lý hàng thiếu số…, ngày 2/7.
Ngày 5/7: Theo Phiếu thu số…: Thủ kho đã bồi thường đủ bằng tiền mặt 1.500.000đ
Bút toán nhật ký:
- Ngày 30/6:
Nợ TK 138(1381) 2.000.000
Có TK 152 2.000.000
- Ngày 2/7:
Nợ TK 632 500.000
Nợ TK 138(1388) 1.500.000
Có TK 138(1381) 2.000.000
- Ngày 5/7:
Nợ TK 111 1.500.000
Có TK 138(1388) 1.500.000
4. Kế toán dự phòng phải thu khó đòi
Lập dự phòng là ghi nhận trước vào chi phí một khoản tổn thất sẽ xảy ra trong tương lai khi có bằng chứng chắc chắn về các khoản thiệt hại không thu hồi được.
Nguyên tắc kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó đòi và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn có bản chất tương tự có khả năng không đòi được để trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi.
- Doanh nghiệp trích lập dự phòng phải thu khó đòi khi:
+ Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên;
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn;
- Điều kiện, căn cứ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
+ Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ...
+ Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi thực hiện theo quy định hiện hành.
+ Các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
Kế toán sử dụng TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản.
Tài khoản này thuộc loại TK điều chỉnh giảm tài sản. Tài khoản này có 4 tài khoản cấp 2:
TK 2291 – Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh
TK 2292 – Dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác
TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
TK 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
 

CẨM NANG KẾ TOÁN TRƯỞNG


Liên hệ: 090.6969.247

KÊNH YOUTUBE DKT

Kỹ thuật giải trình thanh tra BHXH

Đăng ký kênh nhé cả nhà

SÁCH QUYẾT TOÁN THUẾ


Liên hệ: 090.6969.247

Top