Các khó khăn và kinh nghiệm thực tiễn trong việc tách riêng bảng cân đối kế toán đối với doanh nghiệp có nhiều chức năng kinh doanh.

[Son.Tran]

Dưới đây là phần tổng hợp các khó khăn và kinh nghiệm thực tiễn trong việc tách riêng bảng cân đối kế toán đối với doanh nghiệp có chức năng sản xuất, thương mại và dịch vụ – một bài toán phức tạp mà các Giám đốc Tài chính (CFO) và Kế toán trưởng thường xuyên phải đối mặt.

I. Khó khăn trong việc tách riêng bảng cân đối kế toán
1. Hệ thống kế toán không được thiết kế theo đơn vị hoạt động

• Nhiều doanh nghiệp chỉ xây dựng hệ thống kế toán tổng hợp chung cho cả doanh nghiệp.
• Việc không phân chia theo trung tâm chi phí (cost center) hay mã bộ phận khiến việc bóc tách tài sản, công nợ và nguồn vốn của từng mảng trở nên rất khó khăn.

2. Chi phí và tài sản dùng chung giữa các mảng

• Ví dụ: Văn phòng, kho bãi, nhân sự hỗ trợ như kế toán, IT, bảo vệ… đều phục vụ cho cả sản xuất, thương mại và dịch vụ.
• Việc phân bổ giá trị tài sản, chi phí thuê, khấu hao hay lương cho từng lĩnh vực đòi hỏi các tiêu chí phân bổ khoa học – điều mà không phải lúc nào cũng có sẵn.

3. Thiếu công cụ quản trị hoặc phần mềm ERP phù hợp

• Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) chưa đầu tư phần mềm kế toán/ERP có khả năng tách báo cáo theo bộ phận hoặc lĩnh vực.
• Việc bóc tách phải thực hiện thủ công trên Excel, dễ dẫn đến sai sót và thiếu nhất quán.

4. Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận

• Kế toán chỉ thực hiện hạch toán mà không nắm được thực tế vận hành từng mảng.
• Phòng kinh doanh, sản xuất, dịch vụ không chủ động cung cấp dữ liệu nội bộ hoặc không có thói quen phân chia chi tiết hoạt động.

5. Thiếu quy trình chuẩn để phân loại giao dịch

• Cùng một giao dịch có thể liên quan đến nhiều lĩnh vực (ví dụ: mua nguyên vật liệu phục vụ cả sản xuất và dịch vụ).
• Việc không có hướng dẫn hoặc tiêu chuẩn hóa việc phân loại dễ dẫn đến chồng chéo hoặc trùng lặp số liệu.

II. Kinh nghiệm thực tiễn để tách riêng hiệu quả
1. Thiết kế hệ thống kế toán theo trung tâm lợi nhuận (Profit Center)

• Áp dụng mô hình quản trị theo đơn vị kinh doanh (Business Unit).
• Mỗi mảng hoạt động (sản xuất, thương mại, dịch vụ) được xem như một “công ty con” trong nội bộ.
• Gắn mã hoạt động cho từng chứng từ, giao dịch ngay từ khâu phát sinh.

2. Xây dựng quy trình phân bổ chi phí và tài sản dùng chung

• Xác định tiêu chí rõ ràng: diện tích sử dụng, nhân sự sử dụng, thời gian sử dụng,...
• Tạo bảng phân bổ chuẩn định kỳ theo tháng/quý/năm để đảm bảo tính nhất quán.

3. Đầu tư phần mềm kế toán/ERP hỗ trợ phân tích theo chiều

• Ưu tiên hệ thống có khả năng hạch toán theo nhiều chiều (mảng hoạt động, bộ phận, dự án…).
• Một số phần mềm Việt Nam như MISA, FAST, Bravo hoặc quốc tế như SAP, Oracle, Odoo có hỗ trợ tính năng này.

4. Huấn luyện bộ phận kế toán và liên phòng ban

• Đào tạo nhân sự kế toán cách phân tích số liệu theo mảng.
• Yêu cầu các phòng ban ghi nhận chi tiết thông tin hoạt động để hỗ trợ phân loại giao dịch.

5. Rà soát và điều chỉnh định kỳ

• Sau mỗi kỳ kế toán (tháng/quý), CFO/Kế toán trưởng cần tổ chức đối chiếu, kiểm tra và chuẩn hóa việc phân bổ.
• Có thể kết hợp phân tích tỷ lệ tài chính để phát hiện bất hợp lý giữa các mảng.

Kết luận: Việc tách riêng bảng cân đối kế toán trong doanh nghiệp hoạt động đa lĩnh vực không chỉ là một thách thức kỹ thuật, mà còn đòi hỏi tư duy quản trị và khả năng phối hợp liên phòng ban. Những khó khăn về hạ tầng, quy trình và nhận thức là điều không thể tránh, nhưng với kinh nghiệm, quy chuẩn và sự đầu tư hợp lý, các CFO/Kế toán trưởng hoàn toàn có thể biến đây thành công cụ mạnh mẽ để quản trị hiệu quả và ra quyết định chiến lược.

Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Các bạn có thể tham gia cùng chúng tôi tại các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online