Câu 4: Công ty Thiên Tân, một khách hàng của công ty kiểm toán D&L, nhờ D&L tư vấn về việc phân công phân nhiệm để kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Phòng kế toán công ty Thiên Tân gồm có ba nhân viên kế toán có năng lực và họ không thực hiện những nhiệm vụ nào khác ngoài các công việc dưới đây:
a) Theo dõi và ghi chép vào sổ cái.
b) Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải trả.
c) Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải thu.
d) Theo dõi và ghi chép vào sổ nhật ký chi tiền và lập séc để trình ký.
e) Lập bảng theo dõi cho các nghiệp vụ về hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán.
f) Lập bảng chỉnh hợp tiền giải ngân hàng
g) Giữ tiền và gửi số tiền thu được vào ngân hàng.
Yêu cầu
1/ Hãy liệt kê bốn trường hợp nếu bố trí nhân viên kiêm nhiệm sẽ có thể dẫn đến các sai phạm? Hãy nêu thí dụ về sai phạm có thể xảy ra đối với mỗi trường hợp?
2/ Giả sử khối lượng công việc lập bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng và theo dõi nghiệp vụ về hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán là không đáng kể, bạn hãy đề nghị cách thức phân công cho ba nhân viên kế toán sao cho khối lượng công việc của họ tương đối nhau?
Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải trả (b) với việc theo dõi và ghi chép vào sổ nhật ký chi tiền và lập séc để trình ký (d). Thí dụ sai phạm có thể xảy ra là sau khi séc được ký, nhân viên này sử dụng tiền cho mục đích cá nhân. Một thời gian sau nhân viên này mới thực hiện việc chi trả tiền cho nhà cung cấp và ghi giảm nợ phải trả.
Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải thu (c) với việc giữ và gửi số tiền thu được vào ngân hàng (g). Thí dụ sai phạm có thể xảy ra là sau khi thu được tiền nhân viên này sẽ sử dụng tiền cho mục đích cá nhân. Một thời gian sau nhân viên này mới mang tiền về cho thủ quỹ công ty, đồng thời ghi giảm nợ phải thu.
Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải thu (c) với việc lập bảng theo dõi các nghiệp vụ về hàng bán trả lại và giảm giá hàng bán (e). Thí dụ sai phạm có thể xảy ra là người này có thể (một mình hoặc thông đồng với nhân viên bản hàng) lập khống danh sách các khoản hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán để chiếm đoạt tiền trả lại cho khách hàng do hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán.
Theo dõi và ghi chép vào sổ nhật ký chi tiền và lập séc để trình kỹ (d) với việc thực hiện lập bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng (1). Thí dụ sai phạm có thể xảy ra là người này sẽ sử dụng séc đã ký để rút tiền cho mục đích cá nhân, và một thời gian sau mới thực hiện việc chi trả tiền. Phân chia công việc cho 3 nhân viên:
- Một nhân viên theo dõi và ghi chép vào sổ cái, lập bảng theo dõi các nghiệp vụ về hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bản và lập bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng.
- Một nhân viên theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải trả với việc giữ và gửi số tiền thu được vào ngân hàng.
- Một nhân viên theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải thu với việc theo dõi và ghi chép vào sổ nhật ký chi tiền và lập séc để trình ký.
Câu 5: Dưới đây là các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong một công ty:
a) Nhân viên bảo vệ giám sát xem các nhân viên khí ra, vào công ty có thực hiện đúng quy định về quẹt thẻ trên máy chấm công không.
b) Để xét duyệt thanh toán cho nhà cung cấp, hóa đơn phải kèm theo đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng.
c) Trước khi giao hóa đơn cho khách hàng, một nhân viên kiểm tra đơn giá, số lượng hàng và số tổng cộng của tất cả các hóa đơn bán hàng có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, sau đó kỷ nháy vào liên hóa đơn bản hàng lưu giữ tại công ty.
Yêu cầu: Hãy trình bày những thử nghiệm kiểm soát mà kiểm toán viên có thể thực hiện đối với mỗi thủ tục kiểm soát nêu trên?
Câu 6: Công ty TNHH Du lịch An Binh đã đầu tư tôn tạo khu di tích Rừng Thiêng. Do chủ trương khuyến khích đầu tư cho ngành du lịch địa phương nên Công ty An Binh được miễn tất cả các khoản thuế và vì thế nên không bị bắt buộc phải sử dụng vé vào cửa do cơ quan thuế phát hành. Trong giờ khu di tích mở cửa, hai nhân viên sẽ trực ở cửa để thu trực tiếp tiền vào cửa là 5.000 đồng/người. Theo quy định của công ty, các hướng dẫn viên du lịch có thẻ hành nghề của Sở Du lịch được miễn tiền vào cửa. Vào cuối ngày, một trong hai nhân viên thu tiền sẽ mang tiền nộp cho ông Ngà, cán bộ quản lý khu di tích. Ông Ngà kiểm tra số tiền và cất vào két sắt. Thứ sáu hàng tuần, ông Ngà và một nhân viên mang tiền đi nộp Ngân hàng và gửi Bảng kê nộp tiền về Công ty. Sau một năm hoạt động, Giám đốc Công ty An Bình nhận thấy khu di tích không mang lại hiệu quả kinh tế như mong đợi do thu nhập thấp hơn so với chi phí. Một trong những vấn đề được Giám đốc đặt ra là phải cải tiến kiểm soát nội bộ đối với khâu thu tiền. Bạn được giao nhiệm vụ đề xuất các biện pháp cải tiến trên cơ sở nhận dạng các yếu kém của kiểm soát nội bộ.
Yêu cầu: Hãy lập bảng theo biểu mẫu sau để mô tả các yếu kém của kiểm soát nội bộ và tương ứng với mỗi yếu kém đó bạn hãy đề xuất một kiến nghị để khắc phục.
a) Theo dõi và ghi chép vào sổ cái.
b) Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải trả.
c) Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải thu.
d) Theo dõi và ghi chép vào sổ nhật ký chi tiền và lập séc để trình ký.
e) Lập bảng theo dõi cho các nghiệp vụ về hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán.
f) Lập bảng chỉnh hợp tiền giải ngân hàng
g) Giữ tiền và gửi số tiền thu được vào ngân hàng.
Yêu cầu
1/ Hãy liệt kê bốn trường hợp nếu bố trí nhân viên kiêm nhiệm sẽ có thể dẫn đến các sai phạm? Hãy nêu thí dụ về sai phạm có thể xảy ra đối với mỗi trường hợp?
2/ Giả sử khối lượng công việc lập bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng và theo dõi nghiệp vụ về hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán là không đáng kể, bạn hãy đề nghị cách thức phân công cho ba nhân viên kế toán sao cho khối lượng công việc của họ tương đối nhau?
1/ Bốn (4) trường hợp mà nếu nhân viên kiêm nhiệm có thể dẫn đến sai phạm là:Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải trả (b) với việc theo dõi và ghi chép vào sổ nhật ký chi tiền và lập séc để trình ký (d). Thí dụ sai phạm có thể xảy ra là sau khi séc được ký, nhân viên này sử dụng tiền cho mục đích cá nhân. Một thời gian sau nhân viên này mới thực hiện việc chi trả tiền cho nhà cung cấp và ghi giảm nợ phải trả.
Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải thu (c) với việc giữ và gửi số tiền thu được vào ngân hàng (g). Thí dụ sai phạm có thể xảy ra là sau khi thu được tiền nhân viên này sẽ sử dụng tiền cho mục đích cá nhân. Một thời gian sau nhân viên này mới mang tiền về cho thủ quỹ công ty, đồng thời ghi giảm nợ phải thu.
Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải thu (c) với việc lập bảng theo dõi các nghiệp vụ về hàng bán trả lại và giảm giá hàng bán (e). Thí dụ sai phạm có thể xảy ra là người này có thể (một mình hoặc thông đồng với nhân viên bản hàng) lập khống danh sách các khoản hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán để chiếm đoạt tiền trả lại cho khách hàng do hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán.
Theo dõi và ghi chép vào sổ nhật ký chi tiền và lập séc để trình kỹ (d) với việc thực hiện lập bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng (1). Thí dụ sai phạm có thể xảy ra là người này sẽ sử dụng séc đã ký để rút tiền cho mục đích cá nhân, và một thời gian sau mới thực hiện việc chi trả tiền. Phân chia công việc cho 3 nhân viên:
- Một nhân viên theo dõi và ghi chép vào sổ cái, lập bảng theo dõi các nghiệp vụ về hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bản và lập bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng.
- Một nhân viên theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải trả với việc giữ và gửi số tiền thu được vào ngân hàng.
- Một nhân viên theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải thu với việc theo dõi và ghi chép vào sổ nhật ký chi tiền và lập séc để trình ký.
Câu 5: Dưới đây là các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong một công ty:
a) Nhân viên bảo vệ giám sát xem các nhân viên khí ra, vào công ty có thực hiện đúng quy định về quẹt thẻ trên máy chấm công không.
b) Để xét duyệt thanh toán cho nhà cung cấp, hóa đơn phải kèm theo đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng.
c) Trước khi giao hóa đơn cho khách hàng, một nhân viên kiểm tra đơn giá, số lượng hàng và số tổng cộng của tất cả các hóa đơn bán hàng có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, sau đó kỷ nháy vào liên hóa đơn bản hàng lưu giữ tại công ty.
Yêu cầu: Hãy trình bày những thử nghiệm kiểm soát mà kiểm toán viên có thể thực hiện đối với mỗi thủ tục kiểm soát nêu trên?
Thủ tục kiểm soát | Thử nghiệm kiểm soát |
| a) Nhân viên bảo vệ giám sát xem các nhân viên khi ra, vào công ty có thực hiện đúng quy định về quẹt thẻ trên máy chấm công không | Quan sát, phỏng vấn nhân viên bảo vệ |
| b) Để xét duyệt thanh toán cho nhà cung cấp, hóa đơn phải kèm theo đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng. | Kiểm tra tài liệu xem các chứng từ có đính kèm hóa đơn mua hàng không. Đồng thời kiểm tra các dấu vết như: chủ ký nháy, “duyệt chi” |
| c) Trước khi giao hóa đơn cho khách hàng, một nhân viên kiểm tra đơn giá, số lượng hàng và số tổng cộng của tất cả các hóa đơn bán hàng có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, sau đó kỷ nháy vào liên hóa đơn bán hàng lưu giữ tại công ty. | Kiểm tra tài liệu chọn mẫu hóa đơn bán hàng, cộng số học, kiểm tra chữ ký nháy của nhân viên này |
Câu 6: Công ty TNHH Du lịch An Binh đã đầu tư tôn tạo khu di tích Rừng Thiêng. Do chủ trương khuyến khích đầu tư cho ngành du lịch địa phương nên Công ty An Binh được miễn tất cả các khoản thuế và vì thế nên không bị bắt buộc phải sử dụng vé vào cửa do cơ quan thuế phát hành. Trong giờ khu di tích mở cửa, hai nhân viên sẽ trực ở cửa để thu trực tiếp tiền vào cửa là 5.000 đồng/người. Theo quy định của công ty, các hướng dẫn viên du lịch có thẻ hành nghề của Sở Du lịch được miễn tiền vào cửa. Vào cuối ngày, một trong hai nhân viên thu tiền sẽ mang tiền nộp cho ông Ngà, cán bộ quản lý khu di tích. Ông Ngà kiểm tra số tiền và cất vào két sắt. Thứ sáu hàng tuần, ông Ngà và một nhân viên mang tiền đi nộp Ngân hàng và gửi Bảng kê nộp tiền về Công ty. Sau một năm hoạt động, Giám đốc Công ty An Bình nhận thấy khu di tích không mang lại hiệu quả kinh tế như mong đợi do thu nhập thấp hơn so với chi phí. Một trong những vấn đề được Giám đốc đặt ra là phải cải tiến kiểm soát nội bộ đối với khâu thu tiền. Bạn được giao nhiệm vụ đề xuất các biện pháp cải tiến trên cơ sở nhận dạng các yếu kém của kiểm soát nội bộ.
Yêu cầu: Hãy lập bảng theo biểu mẫu sau để mô tả các yếu kém của kiểm soát nội bộ và tương ứng với mỗi yếu kém đó bạn hãy đề xuất một kiến nghị để khắc phục.
| Yếu kém | Kiến nghị |
| 1. Không sử dụng vé vào cửa –Thu tiền trực tiếp tại cửa 2. Miễn tiền vào cửa cho hướng dẫn viên nhưng không có biện pháp xác minh chính chủ 3. Ông Ngà kiêm nhiệm 2 công việc 4. Nhân viên có thể biển thủ, dẫn người nhà đi vào miễn phí 5. Tiền để từ thứ 2 - thứ 6 | 1. Nên sử dụng vé vào cửa. Người bán về phải khác với người kiểm soát vé. 2. Kiểm soát giấy tờ tùy thân, thẻ hành nghề của hướng dẫn viên du lịch 3. Thuê thêm 1 người giữ két sắt 4. Ứng dụng công nghệ thông tin
6. Ra quy định có hạn mức tiền quỹ ? Nếu số tiền quỹ nhiều hơn hạn mức tồn quỹ. Tiền nên gửi vào NH không cần ngày cố định. 7. Ông Ngà đi giám sát định kỳ 2 nhân viên hoặc kiểm tra đột xuất 8. Đối chiếu bảng kê nộp tiền, phiếu nộp tiền, Phiếu nhận chi |
