Quy trình tiếp nhận xử lý và cấp mã đối với hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được quy định như thế nào?
(Ảnh sưu tầm)
I. Cơ sở pháp lý
Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ:
+ Tại Điều 13 quy định về áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
“1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, riêng trường hợp rủi ro cao về thuế thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
2. Quy định về cấp và kê khai xác định nghĩa vụ thuế khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh như sau:
a) Loại hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh
…
a.2) Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuộc các trường hợp sau:
…
+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
…
b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định này đến cơ quan thuế và truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để lập hóa đơn điện tử.
Sau khi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đã khai, nộp thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế, phí khác (nếu có), ngay trong ngày làm việc cơ quan thuế cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân lập.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được cơ quan thuế cấp mã...”
II. Quy trình tiếp nhận, xử lý và cấp mã đối với hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh (Căn cứ Điều 12 Quyết định số 1447/QĐ-TCT ngày 05/10/2021 của Tổng cục Thuế)
1. Tiếp nhận đề nghị cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh (Mẫu số 06/ĐN-PSĐT):
a) Tiếp nhận đề nghị cấp HĐĐT có mã theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT theo phương thức điện tử trong trường hợp NNT đã có chữ ký số hoặc tài khoản sử dụng Cổng điện tử:
Cổng điện tử tiếp nhận đề nghị cấp HĐĐT có mã do NNT lập và gửi theo các phương thức quy định tại khoản 1 Điều 6 Quy trình này.
Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được đề nghị cấp HĐĐT có mã, Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin và tạo, gửi thông báo (Mẫu số 01/TB-KTDL) theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình này.
Công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu tiếp nhận trực tiếp các tài liệu liên quan tới đề nghị cấp HĐĐT có mã của NNT theo các văn bản quy định về việc cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh (như hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý,...).
b) Tiếp nhận đề nghị cấp HĐĐT có mã của CQT theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT trong trường hợp NNT chưa có chữ ký số và tài khoản sử dụng Cổng điện tử:
Công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu tiếp nhận đề nghị Mẫu số 06/ĐN-PSĐT bản giấy có ký, đóng dấu (nếu có) của NNT và các tài liệu liên quan theo các văn bản quy định về việc cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh (như hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý, ...).
2. Đối chiếu và hướng dẫn NNT hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn có mã CQT theo lần phát sinh:
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi CQT nhận được hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn có mã theo lần phát sinh, công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu thực hiện đối chiếu và hướng dẫn NNT để đảm bảo:
- NNT gửi đề nghị cấp hóa đơn có mã đến đúng CQT.
- Trạng thái MST của NNT khác trạng thái 06.
- NNT thuộc trường hợp được sử dụng HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Thông tin trên chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân/hộ chiếu của người nhận hóa đơn khớp đúng với thông tin trên Mẫu số 06/ĐN-PSĐT.
- Hướng dẫn NNT đăng ký bổ sung hồ sơ cấp MST theo quy định pháp luật trong trường hợp NNT chưa có MST.
- Đối với trường hợp NNT đang bị cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, Bộ phận tiếp nhận dữ liệu đối chiếu thêm hồ sơ của Bộ phận Quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế chuyển sang.
Khi hồ sơ của NNT đáp ứng các nội dung nêu trên, công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu hướng dẫn NNT thực hiện các thủ tục khai, nộp thuế theo quy định. Bộ phận tiếp nhận dữ liệu chuyển hồ sơ khai thuế đến bộ phận xử lý hồ sơ khai thuế (trừ trường hợp NNT đã nộp hồ sơ khai thuế theo phương thức điện tử).
3. Trình, phê duyệt hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn có mã CQT theo lần phát sinh:
Khi NNT bổ sung chứng từ nộp thuế, ngay trong ngày làm việc, công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu đối chiếu thông tin chứng từ nộp thuế đảm bảo khớp đúng loại thuế, số tiền thuế mà NNT phải nộp theo quy định. Trường hợp NNT không nộp thuế theo phương thức điện tử và nhận chứng từ giấy thì công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu thực hiện lưu trữ bản chụp chứng từ nộp thuế vào NSNN sau khi đối chiếu với bản gốc của NNT lưu giữ.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi NNT bổ sung đầy đủ chứng từ nộp thuế, công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu trình Phụ trách bộ phận phê duyệt hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh. Phụ trách Bộ phận xem xét và trình Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) duyệt hồ sơ cấp hóa đơn có mã theo lần phát sinh. Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) phê duyệt đề nghị cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh. Công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu cấp mã cho hồ sơ của NNT và cấp tài khoản cho NNT sử dụng để lập hóa đơn trực tiếp trên Cổng điện tử (trường hợp NNT chưa có tài khoản sử dụng Cổng điện tử). Tài khoản và mã hồ sơ được gửi đến địa chỉ thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại của NNT đăng ký trên Mẫu số 06/ĐN-PSĐT.
Trường hợp chứng từ nộp thuế không hợp lệ, trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ của NNT, công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu lập thông báo phản hồi về hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh theo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT, trong đó ghi rõ lý do không chấp nhận hồ sơ, chuyển Phụ trách Bộ phận phê duyệt. Phụ trách Bộ phận xem xét, phê duyệt và trình thủ trưởng CQT hoặc người được ủy quyền ký ban hành thông báo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT. Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) phê duyệt, ký thông báo theo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT. Công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện ban hành thông báo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT. Công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu gửi thông báo cho NNT (gửi bản giấy đối với trường hợp NNT nộp bản giấy, Hệ thống HĐĐT tự động gửi cho NNT đối với trường hợp NNT nộp theo phương thức điện tử).
4. Tiếp nhận và xử lý HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh:
NNT sử dụng tài khoản trên Cổng điện tử để lập HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh.
Chậm nhất đầu giờ ngày làm việc tiếp theo kể từ khi NNT gửi HĐĐT, Bộ phận tiếp nhận dữ liệu đối chiếu thông tin hóa đơn điện tử đề nghị cấp mã với hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh. Trường hợp thông tin khớp đúng, Bộ phận tiếp nhận dữ liệu thực hiện xác nhận để Hệ thống HĐĐT tự động cấp mã theo quy định tại Điều 9 Quy trình này. Trường hợp thông tin không khớp đúng, Bộ phận tiếp nhận dữ liệu lập thông báo theo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT theo quy định tại khoản 3 Điều này và gửi cho NNT.
Công văn 37935/CTHN-TTHT
Trường hợp Công ty nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn thì thuộc trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ đến cơ quan thuế và truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP .
