Căn cứ:
- Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
- Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC
1. Hóa đơn điện tử có mã của CQT bị lập sai nhưng chưa được cấp mã của cơ quan thuế
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa được cấp mã CQT thì người bán chỉ cần thực hiện điều chỉnh lại nội dung bị sai trên hóa đơn điện tử bằng cách sửa nội dung bị sai thành nội dung đúng sau đó ký phát hành, gửi hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế để cấp mã. Người bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn.
- Trường hợp người nộp thuế nhận được thông báo của cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót (Trạng thái "Từ chối cấp mã") thì theo thời hạn ghi trên thông báo, người bán phải xem chi tiết lý do CQT từ chối và cách xử lý đã được ghi sẵn trong thông báo và phản hồi với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123 về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
2. Hóa đơn điện tử có mã của CQT bị lập sai đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì:
+ Bước 1: người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót
+ Bước 2: lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua
(Theo khoản 1 điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
** Trường hợp người bán lựa chọn lập Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn sai sót thì không phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế
3. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế lập sai đã gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã được cơ quan thuế cấp mà và đã gửi cho người mua sau đó thì người mua hoặc người bán phát hiện ra hóa đơn điện tử có sai sót thì xử lý như sau:
TH1: Chỉ sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:
+ Bước 1: người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
+ Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
TH2: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế:
+ Bước 1: Người bán và người mua thỏa thuận lập văn bản ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
+ Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn sai sót:
Hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trên hóa đơn điều chỉnh hóa đơn có sai sót thì doanh nghiệp được: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
4. Trường hợp khách hàng hủy không lấy hàng do sản phẩm không đúng quy cách và chất lượng
Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có sử dụng hóa đơn:
+ Khi trả lại hàng hóa người mua lập hóa đơn giao cho người bán, trên hóa đơn ghi rõ rõ hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).
+ Căn cứ hóa đơn trả lại hàng hóa, người mua và người bán thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu, thuế GTGT đầu vào và đầu ra.
Trường hợp người mua không phải là cơ sở kinh doanh:
+ Người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập, người bán thông báo với cơ quan thuế việc hủy hóa đơn điện tử đã lập
+ Thực hiện khai điều chỉnh giảm doanh thu, thuế GTGT đầu ra tại thời điểm nhận lại hàng hóa.
- Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
- Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC
1. Hóa đơn điện tử có mã của CQT bị lập sai nhưng chưa được cấp mã của cơ quan thuế
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa được cấp mã CQT thì người bán chỉ cần thực hiện điều chỉnh lại nội dung bị sai trên hóa đơn điện tử bằng cách sửa nội dung bị sai thành nội dung đúng sau đó ký phát hành, gửi hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế để cấp mã. Người bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn.
- Trường hợp người nộp thuế nhận được thông báo của cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót (Trạng thái "Từ chối cấp mã") thì theo thời hạn ghi trên thông báo, người bán phải xem chi tiết lý do CQT từ chối và cách xử lý đã được ghi sẵn trong thông báo và phản hồi với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123 về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
2. Hóa đơn điện tử có mã của CQT bị lập sai đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì:
+ Bước 1: người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót
+ Bước 2: lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua
(Theo khoản 1 điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
** Trường hợp người bán lựa chọn lập Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn sai sót thì không phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế
3. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế lập sai đã gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã được cơ quan thuế cấp mà và đã gửi cho người mua sau đó thì người mua hoặc người bán phát hiện ra hóa đơn điện tử có sai sót thì xử lý như sau:
TH1: Chỉ sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:
+ Bước 1: người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
+ Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
TH2: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế:
+ Bước 1: Người bán và người mua thỏa thuận lập văn bản ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
+ Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn sai sót:
Hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trên hóa đơn điều chỉnh hóa đơn có sai sót thì doanh nghiệp được: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
4. Trường hợp khách hàng hủy không lấy hàng do sản phẩm không đúng quy cách và chất lượng
Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có sử dụng hóa đơn:
+ Khi trả lại hàng hóa người mua lập hóa đơn giao cho người bán, trên hóa đơn ghi rõ rõ hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).
+ Căn cứ hóa đơn trả lại hàng hóa, người mua và người bán thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu, thuế GTGT đầu vào và đầu ra.
Trường hợp người mua không phải là cơ sở kinh doanh:
+ Người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập, người bán thông báo với cơ quan thuế việc hủy hóa đơn điện tử đã lập
+ Thực hiện khai điều chỉnh giảm doanh thu, thuế GTGT đầu ra tại thời điểm nhận lại hàng hóa.
