Excel từ lâu đã trở nên vô cùng phổ biến đối với dân văn phòng nói chung và những người làm kế toán nói riêng. Tuy nhiên, excel không phải đơn giản chỉ là việc lập các bảng biểu và nhập các con số. Đôi khi, bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề khi sử dụng phần mềm này không phải ai cũng biết cách sửa.
Vì vậy, ***** xin chia sẻ đến các bạn bài viết này để giúp các bạn nắm bắt được các lỗi thường gặp trong excel cũng như biết cách sửa lỗi một cách nhanh chóng.
Một điểm nhận diện chung của Excel khi bạn thao tác sai là excel sẽ báo lỗi bằng một biểu tượng hình tam giác màu xanh ở góc trên bên trái cell đó.
Lúc này, nếu bạn nhấp vào biểu tượng chữ "i" như trong hình dưới, thì excel sẽ cung cấp cho bạn các thông tin để sửa lỗi. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp thì vấn đề không hề dễ nếu muốn giải quyết thật nhanh chóng.
1. #VALUE!
Excel hiển thị lỗi #VALUE khi nó phát hiện trong công thức có khoảng trống, ký tự hoặc text mà đáng lẽ ra vị trí đó phải nhập số.
Trừ trường hợp sử dụng dấu ngoặc kép, nếu không, Excel chỉ cho phép nhập số. Do vậy, nếu như sau khi bạn nhập mà Excel không có phản hồi hoặc báo lỗi thì chứng tỏ công thức đó đã chứa đối số "lạ".
Cách sửa:
Cách đơn giản để sửa lỗi này đó là nhấp chuột hai lần vào công thức và chắc chắn là bạn chỉ nhập các con số. Nếu vẫn báo lỗi, hãy kiểm tra các cell khác, xem thử liệu bạn đã nhập giá trị vào những cell đó chưa hoặc chúng có chứa ký tự lạ hay không?
Trong ví dụ trên, cột "Sum" ám chỉ các cell trống (chưa được nhập giá trị). Excel không thể tính toán tổng của những ô không có giá trị, thế nên, nó sẽ báo lỗi.
2. #####
Khi nhìn thấy ##### được hiển thị trong cell, lỗi này có thể khiến những ai mới làm việc với Excel sẽ cảm thấy có chút sợ hãi. Tuy nhiên, đáng mừng là lỗi này đơn giản chỉ có nghĩa là cột đó không đủ rộng để chứa các giá trị mà bạn đã nhập vào và tất nhiên, cách giải quyết vô cùng dễ.
Cách sửa:
Đưa con trỏ chuột vào mép phải của tên cột, tương ứng với cột hoặc dòng muốn chỉnh độ rộng. Khi con trỏ chuột chuyển thành mũi tên giao giao với đường kẻ như hình dưới thì bạn nhấn và giữ chuột.
Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột hai lần vào vị trí này để tự động điều chỉnh chiều rộng của ô.
3. #DIV/0!
Khi xảy ra lỗi #DIV/0! nghĩa là bạn nhập sai công thức (chẳng hạn =4/0) hoặc khi công thức tham chiếu đến một ô bằng 0 hoặc để trống. Trong Excel, biểu thức này không thể thực hiện.
Cách sửa:
Hãy chắc chắn là số chia trong hàm hoặc công thức không phải là ô có giá trị bằng 0 hoặc ô trống.
4. #REF!
Lỗi #REF! xuất hiện khi công thức tham chiếu đến một ô không hợp lệ, thường xảy ra nhất khi ô được tham chiếu bởi công thức đã bị xóa hoặc dán.
Chẳng hạn, trong hình ảnh dưới, cột Outcome được tham chiếu bởi công thức: =SUM(A2,B2,C2). Nếu như xóa cột "Number 2" thì Excel sẽ báo lỗi #REF!
Cách sửa:
Nếu vô tình xóa hàng hoặc cột, ngay lập tức hãy bấm nút Undo (hoàn tác) trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z(đối với Windows) hoặc Command + Z (đối với Mac).
Điều chỉnh công thức để nó sử dụng một tham chiếu phạm vi thay vì ô riêng lẻ, chẳng hạn như =SUM(A1;B1). Lúc này, khi xóa bất kỳ cột nào trong phạm vi tổng thì Excel sẽ tự động điều chỉnh công thức tương ứng.
5. #NULL!
Lỗi #NULL! Xảy ra khi bạn dùng toán tử phạm vi ô không đúng trong công thức hoặc khi dùng toán tử giao (ký tự khoảng trống) giữa tham chiếu phạm vi ô để xác định giao điểm của hai phạm vi không giao cắt.
Để dễ hiểu hơn, bạn cần ghi nhớ hai điều sau:
·Dấu hai chấm
) để phân cách ô đầu tiên khỏi ô cuối cùng khi bạn tham chiếu đến phạm vi ô liên tục trong công thức, chẳng hạn như =SUM (A1:A5) tham chiếu đến phạm vi bao gồm các ô A1 đến A5.
·Dấu phẩy (,) là toán tử liên kết khi tham chiếu đến hai vùng không giao nhau. Chẳng hạn, nếu công thức tính tổng hai phạm vi (=SUM (A1:A5, B11:B5)), hãy chắc chắn có dấu phẩy phân cách giữa chúng.
Cách sửa:
Đầu tiên, hãy kiểm tra xem thử bạn đã sử dụng đúng cú pháp trong công thức.
Thứ hai, nếu vẫn xuất hiện lỗi này thì chứng tỏ bạn đã dùng dấu cách giữa các phạm vi không giao nhau, lúc này, hãy thay đổi tham chiếu hoặc sử dụng đúng các dấu.
6. #N/A
Khi xuất hiện lỗi #N/A nghĩa là các con số đang tham chiếu trong công thức không thể tìm thấy. Ngoài ra, một nguyên nhân phổ biến khác đó là khi sử dụng hàm VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP hoặc MATCH và một công thức không thể tìm một giá trị được tham chiếu, chẳng hạn như giá trị tra cứu không tồn tại trong dữ liệu nguồn.
Cách sửa:
Kiểm tra lại tất cả các công thức và xem thử có sheet hoặc hàng nào đã bị xóa hoặc được tham chiếu không chính xác.
7. #NUM!
Nếu công thức chứa các giá trị số không hợp lệ, lỗi #NUM! sẽ xuất hiện. Thông thường, tình huống này xảy ra khi bạn đã nhập giá trị số dùng kiểu dữ liệu hoặc định dạng số không được hỗ trợ trong phần đối số của công thức, chẳng hạn như không thể nhập giá trị $1,000 theo định dạng tiền tệ.
Cách sửa:
Kiểm tra liệu rằng bạn có nhập ở định dạng tiền tệ, ngày hay biểu tượng đặc biệt vào công thức hay không? Sau đó, hãy loại bỏ chúng khỏi công thức và chỉ giữ lại các con số.
>> Xem thêm thông tin hay tại: http://*****.com.vn/newsdetail/Nhung-loi-Excel-thuong-gap-nhat-va-cach-sua-loi.aspx?id=1157
Công ty Phần mềm ***** chúc Anh/Chị làm việc tốt!
Vì vậy, ***** xin chia sẻ đến các bạn bài viết này để giúp các bạn nắm bắt được các lỗi thường gặp trong excel cũng như biết cách sửa lỗi một cách nhanh chóng.
Một điểm nhận diện chung của Excel khi bạn thao tác sai là excel sẽ báo lỗi bằng một biểu tượng hình tam giác màu xanh ở góc trên bên trái cell đó.
Lúc này, nếu bạn nhấp vào biểu tượng chữ "i" như trong hình dưới, thì excel sẽ cung cấp cho bạn các thông tin để sửa lỗi. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp thì vấn đề không hề dễ nếu muốn giải quyết thật nhanh chóng.
http://*****.com.vn/CMS/Uploads/Images/ThongTin/HinhNoiDung/1.8.1.png
1. #VALUE!
Excel hiển thị lỗi #VALUE khi nó phát hiện trong công thức có khoảng trống, ký tự hoặc text mà đáng lẽ ra vị trí đó phải nhập số.
http://*****.com.vn/CMS/Uploads/Images/ThongTin/HinhNoiDung/1.8.2.png
Trừ trường hợp sử dụng dấu ngoặc kép, nếu không, Excel chỉ cho phép nhập số. Do vậy, nếu như sau khi bạn nhập mà Excel không có phản hồi hoặc báo lỗi thì chứng tỏ công thức đó đã chứa đối số "lạ".
Cách sửa:
Cách đơn giản để sửa lỗi này đó là nhấp chuột hai lần vào công thức và chắc chắn là bạn chỉ nhập các con số. Nếu vẫn báo lỗi, hãy kiểm tra các cell khác, xem thử liệu bạn đã nhập giá trị vào những cell đó chưa hoặc chúng có chứa ký tự lạ hay không?
Trong ví dụ trên, cột "Sum" ám chỉ các cell trống (chưa được nhập giá trị). Excel không thể tính toán tổng của những ô không có giá trị, thế nên, nó sẽ báo lỗi.
2. #####
http://*****.com.vn/CMS/Uploads/Images/ThongTin/HinhNoiDung/1.8.3.png
Khi nhìn thấy ##### được hiển thị trong cell, lỗi này có thể khiến những ai mới làm việc với Excel sẽ cảm thấy có chút sợ hãi. Tuy nhiên, đáng mừng là lỗi này đơn giản chỉ có nghĩa là cột đó không đủ rộng để chứa các giá trị mà bạn đã nhập vào và tất nhiên, cách giải quyết vô cùng dễ.
Cách sửa:
Đưa con trỏ chuột vào mép phải của tên cột, tương ứng với cột hoặc dòng muốn chỉnh độ rộng. Khi con trỏ chuột chuyển thành mũi tên giao giao với đường kẻ như hình dưới thì bạn nhấn và giữ chuột.
http://*****.com.vn/CMS/Uploads/Images/ThongTin/HinhNoiDung/1.8.4.png
Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột hai lần vào vị trí này để tự động điều chỉnh chiều rộng của ô.
http://*****.com.vn/CMS/Uploads/Images/ThongTin/HinhNoiDung/1.8.5.png
3. #DIV/0!
Khi xảy ra lỗi #DIV/0! nghĩa là bạn nhập sai công thức (chẳng hạn =4/0) hoặc khi công thức tham chiếu đến một ô bằng 0 hoặc để trống. Trong Excel, biểu thức này không thể thực hiện.
Cách sửa:
http://*****.com.vn/CMS/Uploads/Images/ThongTin/HinhNoiDung/1.8.6.png
Hãy chắc chắn là số chia trong hàm hoặc công thức không phải là ô có giá trị bằng 0 hoặc ô trống.
4. #REF!
Lỗi #REF! xuất hiện khi công thức tham chiếu đến một ô không hợp lệ, thường xảy ra nhất khi ô được tham chiếu bởi công thức đã bị xóa hoặc dán.
http://*****.com.vn/CMS/Uploads/Images/ThongTin/HinhNoiDung/1.8.7.png
Chẳng hạn, trong hình ảnh dưới, cột Outcome được tham chiếu bởi công thức: =SUM(A2,B2,C2). Nếu như xóa cột "Number 2" thì Excel sẽ báo lỗi #REF!
http://*****.com.vn/CMS/Uploads/Images/ThongTin/HinhNoiDung/1.8.8.png
Cách sửa:
Nếu vô tình xóa hàng hoặc cột, ngay lập tức hãy bấm nút Undo (hoàn tác) trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z(đối với Windows) hoặc Command + Z (đối với Mac).
Điều chỉnh công thức để nó sử dụng một tham chiếu phạm vi thay vì ô riêng lẻ, chẳng hạn như =SUM(A1;B1). Lúc này, khi xóa bất kỳ cột nào trong phạm vi tổng thì Excel sẽ tự động điều chỉnh công thức tương ứng.
5. #NULL!
Lỗi #NULL! Xảy ra khi bạn dùng toán tử phạm vi ô không đúng trong công thức hoặc khi dùng toán tử giao (ký tự khoảng trống) giữa tham chiếu phạm vi ô để xác định giao điểm của hai phạm vi không giao cắt.
http://*****.com.vn/CMS/Uploads/Images/ThongTin/HinhNoiDung/1.8.9.png
Để dễ hiểu hơn, bạn cần ghi nhớ hai điều sau:
·Dấu hai chấm
) để phân cách ô đầu tiên khỏi ô cuối cùng khi bạn tham chiếu đến phạm vi ô liên tục trong công thức, chẳng hạn như =SUM (A1:A5) tham chiếu đến phạm vi bao gồm các ô A1 đến A5.·Dấu phẩy (,) là toán tử liên kết khi tham chiếu đến hai vùng không giao nhau. Chẳng hạn, nếu công thức tính tổng hai phạm vi (=SUM (A1:A5, B11:B5)), hãy chắc chắn có dấu phẩy phân cách giữa chúng.
http://*****.com.vn/CMS/Uploads/Images/ThongTin/HinhNoiDung/1.8.10.png
Cách sửa:
Đầu tiên, hãy kiểm tra xem thử bạn đã sử dụng đúng cú pháp trong công thức.
Thứ hai, nếu vẫn xuất hiện lỗi này thì chứng tỏ bạn đã dùng dấu cách giữa các phạm vi không giao nhau, lúc này, hãy thay đổi tham chiếu hoặc sử dụng đúng các dấu.
6. #N/A
Khi xuất hiện lỗi #N/A nghĩa là các con số đang tham chiếu trong công thức không thể tìm thấy. Ngoài ra, một nguyên nhân phổ biến khác đó là khi sử dụng hàm VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP hoặc MATCH và một công thức không thể tìm một giá trị được tham chiếu, chẳng hạn như giá trị tra cứu không tồn tại trong dữ liệu nguồn.
Cách sửa:
Kiểm tra lại tất cả các công thức và xem thử có sheet hoặc hàng nào đã bị xóa hoặc được tham chiếu không chính xác.
7. #NUM!
Nếu công thức chứa các giá trị số không hợp lệ, lỗi #NUM! sẽ xuất hiện. Thông thường, tình huống này xảy ra khi bạn đã nhập giá trị số dùng kiểu dữ liệu hoặc định dạng số không được hỗ trợ trong phần đối số của công thức, chẳng hạn như không thể nhập giá trị $1,000 theo định dạng tiền tệ.
Cách sửa:
Kiểm tra liệu rằng bạn có nhập ở định dạng tiền tệ, ngày hay biểu tượng đặc biệt vào công thức hay không? Sau đó, hãy loại bỏ chúng khỏi công thức và chỉ giữ lại các con số.
>> Xem thêm thông tin hay tại: http://*****.com.vn/newsdetail/Nhung-loi-Excel-thuong-gap-nhat-va-cach-sua-loi.aspx?id=1157
Công ty Phần mềm ***** chúc Anh/Chị làm việc tốt!
