Khi gõ nhập dữ liệu trong Word ta thường dùng kiểu dấu chấm để phân cách hàng ngìn và dấu phẩy phân cách hàng đơn vị với hàng thập phân, có dang như sau:
100.215,5
Nó không nằm ở dạng Text và cũng không nằm ở dạng số mà do nó thừa ký tự là dấu chấm, trong Excel để xử lý nó ta chỉ cần bỏ dấu chấm phân cách hàng ngìn đi, sau khi bỏ dấu chấm mà các con số vẫn nằm bên trái thì ta hiểu là định dạng dấu trong Control Panel.
Theo kinh nghiệm của tôi thì không cần vào Control Panel để sửa định dạng lại chi cho mất công, ta chỉ cần sửa dấu phẩy phân cách hàng đơn vị với hàng thập phân thành dấu chấm là được rồi.
Việc dùng phím tắt Ctrl+H sử dụng cửa sổ Find and Replace để thay thế hàng loạt thì nên sử dụng đối với trường hợp cột chứa nhiều dữ liệu. Với số liệu như dạng ở trên, ta thực hiện việc thay đổi dấu như cách sau:
- Trước tiên loại bỏ dấu chấm phân cách hàng ngìn bằng cách: Chọn cột chứa dữ liệu, Ctrl+H cửa sổ Find and Replace xuất hiện, trong khung Find What ta gõ dấu chấm, xong nhấn Replace All. nhấn OK và nhấn close, xem dữ liệu đã chuyển sang phải chưa, nếu chưa sang phải thì chuyển sang bước 2 (thay thế dấu phẩy thành dấu chấm).
- Bước 2 thay thế dấu phẩy thành dấu chấm: Trong khung Find What ta gõ dấu phẩy, trong khung Replace With gõ dấu chấm, xong nhấn Replace All. nhấn OK và nhấn close.
Vậy là các con số đã tính toán được.
