Ðề: công thức dùng để làm sổ cái
Một nguyên tắc khi ghi sổ cho những TK có mở tiểu khoản là khi ghi nhận NVKT phát sinh trên tiểu khoản thì cũng đồng thời ghi nhận NV đó trên TK tổng hợp. TK 154 được mở (theo QĐ 48-) thêm 3 tiểu khoản 1541,1542,1547 để giống như 621,622,627 của QĐ15 . Khi phát sinh NV mua nguyên vật liệu chẳng hạn, ta ghi nhận vào 1541 thì đồng thời trên TK 154 số liệu cũng được cập nhật luôn.
Công thức bên Nợ ở TK 154 được diẽn dịch như sau : Nếu TK 154 được định khoản Nợ hoặc không có lỗi (NOT(ISERROR))trong việc tìm kiếm "chuỗi giá trị 154" trong chuỗi giá trị định khoản Nợ thì gán giá trị tương ứng tại cột G vào bên Nợ TK 154.
Công thức bên Có 154 cũng tương tự.
Ví dụ định khoản nợ là 1541 : Hàm Find("154";"1541";1) cho giá trị là 1. do tìm được chuỗi 154 trong chuỗi 1541 ở vị trí 1. Trong trường hợp định khoản Nợ không là 1541 thì hàm Find sẽ không tìm được và trả về giá trị lỗi #VALUE, Cơ sở dữ liệu của ta sẽ mang giá trị VALUE nếu có những số liệu liên quan đến giá trị này. Để khắc phục giá trị lỗi #VALUE (nghĩa là ta biến 1 giá trị không tính toán được thành giá trị có thể tính toán được) ta dùng các hàm bẫy lỗi. Ở đây tôi sử dụng hàm ISERROR(value), hàm cho giá trị True (tương đương với 1) nếu Value là một lỗi của Excel (#VALUE, #NA, #REF...) và cho giá trị False (tương đương với số 0) nếu Value không là lỗi.