Hàng tháng sau khi tính lương, thanh toán lương cho nhân viên, các bạn cần thực hiện việc gửi tới cán bộ nhân viên Phiếu lương chi tiết hàng tháng của họ. Đối với công ty có nhiều nhân viên sẽ rất mất thời gian nếu chúng ta không biết sử dụng những ứng dụng sẵn có của Word, Excel,… vào công việc của mình.
Các bước thực hiện:
– Chuẩn bị sẵn bảng lương excel
– Tạo Phiếu lương mẫu word
– Dùng Mail Merge trộn thư tạo thành hàng loạt phiếu lương
Bước 1: Chuẩn hóa bảng lương
Download Bảng lương bên dưới theo file đính kèm
Để lấy file excel trộn thư thì các tiêu đề cột là các dòng đơn – không được ghép/hợp dòng (merge) => Chèn thêm một dòng tiêu đề phụ trong bảng lương:
Sau đó xóa đi dòng tiêu đề ở trên => Lưu file lại
Lưu ý: Để xóa dòng mà không làm ảnh hưởng đến công thức tính toán ta bấm Ctrl A => Copy => Paste Value dưới dạng số => Ẩn đi những cột không cần thể hiện trên phiếu lương.
Bước 2: Tạo phiếu lương trên file word theo mẫu phù hợp
Download phiếu lương lương mẫu bên dưới theo file đính kèm
Bước 3: Thực hiện trộn thư
Chọn thẻ Mailing => Start Mail Merge => Step by Step Mail Merge Wizard
Chọn định dạng Letter ở Step 1 of 6 (góc trái – phía cuối màn hình)
Next tới Step 2 of 6: chọn Use the current document (Nguồn tài liệu hiện tại)
Next tới Step 3 of 6: Bấm vào Browse chọn file dữ liệu nguồn (Bảng lương đã chuẩn hóa ở bước 1) => chọn Open để mở file nguồn
Chọn sheet chứa dữ liệu nguồn (ở đây là sheet 1, tuy nhiên, nên đổi tên sheet chứa dữ liệu nguồn ở dạng tiếng Việt không dấu để tránh nhầm lẫn) => OK.
Dữ liệu sau khi chọn file nguồn sẽ hiển thị như sau:
Tiếp tục nhấn OK để chuyển qua Step 4 of 6.
Chèn trường dữ liệu tương ứng với số lượng thông tin muốn hiển thị ở Phiếu lương mẫu đã tạo:
Tại Step 4 of 6: chọn More items => Insert để chèn trường dữ liệu tương ứng.
Hoặc bấm Insert Merge Field trên thanh công cụ:
Làm tương tự cho đến toàn bộ Phiếu lương.
Next qua Step 5 of 6 để xem trước hình ảnh hiển thị của Phiếu lương hoàn thiện:
Lưu ý: Tại bước này nếu để sót trường dữ liệu hoặc trường dữ liệu không khớp hoặc trường dữ liệu chèn không có dữ liệu gốc thì tại các điểm chèn sẽ báo lỗi hoặc để trắng.
Nếu phiếu lương không báo lỗi, Next qua Step 6 of 6: hoàn thiện việc trộn thư.
Bước 4: Muốn xem phiếu lương của từng người:
Trong thẻ Preview Results sử dụng hình mũi tên để di chuyển tới/lùi đến số thứ tự nhân viên muốn xem phiếu lương, hoặc gõ trực tiếp số thứ tự của nhân viên trong Bảng lương ở bước 1 vào ô số.
Bước 5: Chỉnh sửa định dạng sau khi Mail Merge
– Muốn in nghiêng, in đậm => Bôi đen trường muốn chọn rồi in nghiêng, in đậm
– Định dạng lại số: Chọn trường muốn định dạng => Bấm chuột phải => MergeField => Field Codes
Định dạng lại số: Giữ nguyên tên trường #,###,###
Chỉnh sửa tương tự với các trường còn lại ta được kết quả như sau:
Bước 6: Xuất phiếu lương lưu trữ ở dạng file word:
Vào thẻ Finish & Merge => chọn Edit Individual Documents:
Chọn All nếu muốn xuất toàn bộ
Chọn Current Record nếu muốn xuất vị trí đang xem
Chọn From… To nếu muốn xuất giới hạn số lượng nhân viên.
Các bước thực hiện:
– Chuẩn bị sẵn bảng lương excel
– Tạo Phiếu lương mẫu word
– Dùng Mail Merge trộn thư tạo thành hàng loạt phiếu lương
Bước 1: Chuẩn hóa bảng lương
Download Bảng lương bên dưới theo file đính kèm
Để lấy file excel trộn thư thì các tiêu đề cột là các dòng đơn – không được ghép/hợp dòng (merge) => Chèn thêm một dòng tiêu đề phụ trong bảng lương:
Sau đó xóa đi dòng tiêu đề ở trên => Lưu file lại
Lưu ý: Để xóa dòng mà không làm ảnh hưởng đến công thức tính toán ta bấm Ctrl A => Copy => Paste Value dưới dạng số => Ẩn đi những cột không cần thể hiện trên phiếu lương.
Bước 2: Tạo phiếu lương trên file word theo mẫu phù hợp
Download phiếu lương lương mẫu bên dưới theo file đính kèm
Bước 3: Thực hiện trộn thư
Chọn thẻ Mailing => Start Mail Merge => Step by Step Mail Merge Wizard
Chọn định dạng Letter ở Step 1 of 6 (góc trái – phía cuối màn hình)
Next tới Step 2 of 6: chọn Use the current document (Nguồn tài liệu hiện tại)
Next tới Step 3 of 6: Bấm vào Browse chọn file dữ liệu nguồn (Bảng lương đã chuẩn hóa ở bước 1) => chọn Open để mở file nguồn
Chọn sheet chứa dữ liệu nguồn (ở đây là sheet 1, tuy nhiên, nên đổi tên sheet chứa dữ liệu nguồn ở dạng tiếng Việt không dấu để tránh nhầm lẫn) => OK.
Dữ liệu sau khi chọn file nguồn sẽ hiển thị như sau:
Tiếp tục nhấn OK để chuyển qua Step 4 of 6.
Chèn trường dữ liệu tương ứng với số lượng thông tin muốn hiển thị ở Phiếu lương mẫu đã tạo:
Tại Step 4 of 6: chọn More items => Insert để chèn trường dữ liệu tương ứng.
Hoặc bấm Insert Merge Field trên thanh công cụ:
Làm tương tự cho đến toàn bộ Phiếu lương.
Next qua Step 5 of 6 để xem trước hình ảnh hiển thị của Phiếu lương hoàn thiện:
Lưu ý: Tại bước này nếu để sót trường dữ liệu hoặc trường dữ liệu không khớp hoặc trường dữ liệu chèn không có dữ liệu gốc thì tại các điểm chèn sẽ báo lỗi hoặc để trắng.
Nếu phiếu lương không báo lỗi, Next qua Step 6 of 6: hoàn thiện việc trộn thư.
Bước 4: Muốn xem phiếu lương của từng người:
Trong thẻ Preview Results sử dụng hình mũi tên để di chuyển tới/lùi đến số thứ tự nhân viên muốn xem phiếu lương, hoặc gõ trực tiếp số thứ tự của nhân viên trong Bảng lương ở bước 1 vào ô số.
Bước 5: Chỉnh sửa định dạng sau khi Mail Merge
– Muốn in nghiêng, in đậm => Bôi đen trường muốn chọn rồi in nghiêng, in đậm
– Định dạng lại số: Chọn trường muốn định dạng => Bấm chuột phải => MergeField => Field Codes
Định dạng lại số: Giữ nguyên tên trường #,###,###
Chỉnh sửa tương tự với các trường còn lại ta được kết quả như sau:
Bước 6: Xuất phiếu lương lưu trữ ở dạng file word:
Vào thẻ Finish & Merge => chọn Edit Individual Documents:
Chọn All nếu muốn xuất toàn bộ
Chọn Current Record nếu muốn xuất vị trí đang xem
Chọn From… To nếu muốn xuất giới hạn số lượng nhân viên.
Nguồn: Kế toán An Tâm
